3. Способы обеспечения административных и рекламно-информационных услуг на выставке.

Значительный блок услуг, предоставляемых организатором выставки, требует не столько финансовой, сколько организационной и информационной работы, и может быть обеспечен в условиях практически любой выставочной площадки.

Прежде всего, на выставочной площадке должна быть обеспечена информационная прозрачность по предлагаемым услугам. Часто посетители и экспоненты просто не знают о том, какие услуги предоставляются на выставке.

У организаторов выставки всегда есть партнеры, которые оказывают сервисные услуги по сопровождению выставочного проекта. Поэтому для достижения информационной прозрачности можно свести в единый мини-гид/справочник весь комплекс общих услуг, который обеспечивается организаторами.

FINE POINT. Структура выставочного справочника. В справочник для экспонентов и посетителей выставки можно включить информацию и контактные телефоны следующих аутсорсинговых структур: • общая информация для участников; • строительство и дизайн выставочных стендов; • дополнительное оборудование; • подключение электроэнергии, телефона, другие технические услуги; • охрана и уборка павильона; • страхование; • транспортировка грузов; • таможенные услуги; • услуги флориста; • размещение в гостинице; • трансфер; • экскурсионное обслуживание; • вызов такси; • обменный пункт/банк; • химчистка; • парикмахерская; • почта, телеграф; • врач выставки; • аптека; • общественный транспорт; • транспорт выставки; • скорая помощь; • пожарная служба и др. Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва.

При отсутствии той или иной услуги непосредственно в павильоне можно дать координаты ближайшего учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская, телеграф) — главное, чтобы посетитель или экспонент имел достоверную информацию.

Информационную прозрачность для посетителей и экспонентов обеспечивают также экспозиционные планы с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно такие планы включаются в общий путеводитель по выставке. Целесообразно указать на плане офис дирекции, бухгалтерии, информационный центр, пресс-центр, бизнес-центр, конференц-залы, рестораны/кафе, гардероб, парковки, туалеты, медпункт, склад, сувенирные киоски и т. д.

Для обеспечения ряда услуг на площадке целесообразно создание представительских офисов сервис-компаний. Это касается тех услуг, где необходимо непосредственное общение с клиентами: строительство и дизайн стендов, экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание (размещение в гостиницах, трансфер, организация экскурсий), юридические консультации, медпункт, фотоуслуги.

Важнейшие для жизнеобеспечения выставки услуги оказывает бизнес-центр выставки: ксерокопирование, телефонная и факсимильная связь, ламинирование, доступ в Интернет, работа на PC, вывод файлов на печать, передача сообщений, аренда аудиовизуальной аппаратуры.

В информационном центре выставки посетитель должен иметь возможность получить следующие услуги и консультации:

• информация обо всех видах услуг для экспонентов и посетителей;

• поиск компаний по товарным группам и по алфавитному списку;

• консультации по мероприятиям деловой программы;

• продажа каталогов, рекламной и сувенирной продукции выставки.