2.3.3. Организационные вопросы.

Для участников мероприятий конгрессной программы подготавливается специальный комплект информационных и рекламных материалов, в который могут войти:

• программа мероприятия;

• тезисы выступлений участников;

• справочный и раздаточный материал;

• рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция);

• анкета;

• ручка, блокнот/листы для записей;

• туристическая информация и др.

Участники мероприятий деловой программы обычно проходят процедуру регистрации. Предварительная регистрация практикуется в основном для крупных и международных мероприятий, а также для платных мероприятий. Регистрация участников по упрощенной форме происходит непосредственно перед началом мероприятия.

По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.

Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.

FINE POINT. Предварительная регистрация. Существует несколько форм регистрации участников мероприятий деловой программы выставки. Более сложный путь (общепринятый в мировой практике) — это предварительное заполнение регистрационных форм, высылаемых заблаговременно в адрес оргкомитета мероприятия либо дирекции выставки. Такая регистрационная форма может включать: • Ф.И.О.; • научные и почетные звания; • название организации; • должность; • адрес (полный и почтовый); • координаты (тел., факс, e-mail); • страна; • предпочтительный рабочий язык мероприятия; • специальные условия (диета, приспособления); • тип участия (участник, слушатель, почетный гость); • дата прибытия и отъезда (вид транспорта, рейс/№); • необходимость встречи/трансфера, пункт назначения; • выбор конфигурации участия: пленарные заседания, секции по выбору, визиты, культурная программа, участие в приемах и фуршетах и др.; • размещение; • даты проживания; • отель (название либо тип/класс); • тип номера (одноместный, двухместный, люкс); • размер и формы оплаты, банковские реквизиты; • санкции и процедура возмещения стоимости участия (сроки). Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва.

По окончании мероприятия организационная и «бумажная» работа не заканчивается. Хорошим тоном считается рассылка благодарственных писем участникам (докладчикам, почетным гостям). Производится также обработка материалов конференции/семинара и итоговые аннотации (briefs) высылаются участникам. Часто они дополняются фотографиями, полным списком участников, выдержками из отзывов прессы. Итоговые данные по мероприятию включаются в общий официальный отчет по выставке, размещаются на сайте выставки и, таким образом, становятся частью ее интеллектуального багажа.