День 12.

Выберите систему контроля запасов и приемки заказов. определите точку возобновления заказа

СОСТАВИТЬ СПИСОК

II. План компании

ОПЕРАЦИОННЫЙ ПЛАН

♦ Контроль запасов

♦ Учет и выполнение заказов

Контроль запасов.

Отнеситесь серьезно к созданию и контролю запасов. Недостаточные или слишком крупные закупки быстро вызовут финансовые проблемы. Лишний товар быстро устаревает, после чего его довольно трудно сбыть. У покупателей не займет много времени, чтобы понять, что вы сделали неудачный или недостаточный выбор. Такой вывод заставит их обратиться к другим торговцам. Чтобы избежать этой проблемы и максимизировать прибыль, установите систему контроля и управления запасами, пройдя следующие 4 этапа.

Информационная технология и бизнес стали неразрывно связаны между собой. Не думаю, что кто-либо может осмысленно говорить об одной сфере, не подразумевая другую БИЛЛ ГЕЙТС

Шаг 1. Определите идеальный для вас уровень запасов.

♦ Вычислите средний коэффициент оборачиваемости запасов в вашей отрасли (для этого просмотрите торговые периодические издания). ♦ Определите идеальный уровень запасов, учитывая такие факторы, как доступность капитала, потребительский спрос, ретроспективная динамика продаж, размеры скидок, свободная площадь для складирования, интенсивность поставок. ♦ Подсчитайте накладные расходы. ♦ Вычислите оптимальный размер заказа и коэффициент оборачиваемости запасов.

Шаг 2. Составьте план закупок. ♦ Сформулируйте принципы закупки и продажи товарных единиц. ♦ Найдите поставщиков. ♦ Разработайте политику приемки поступающих товаров.

♦ Вычислите точку возобновления заказа для каждой единицы запасов. ♦ Разработайте политику отказа от размещения заказов (см. раздел «День 9. План закупок»).

Шаг 3. Введите систему учета запасов.♦ Выберите метод периодического или постоянного учета. ♦ Определите величину периодов, которые охватываются учетными записями. ♦ Определите принципы учета товара, имеющегося в наличии.

Шаг 4. Рассмотрите другие аспекты.♦ С формулируйте принципы установления скидок на плохо продающиеся товары. ♦ Разработайте политику оценки запасов с целью определения себестоимости реализованных товаров для уплаты налога на прибыль (используйте методы FIFO, LIFO, себестоимости каждой единицы или расчета средней себестоимости).

ЧТО ТАКОЕ ЗАПАСЫ? Термин «запасы» включает в себя понятия розничных и оптовых партий товара, материалов, сырья, полуфабрикатов, конечных продуктов и составляющих, которые физически становятся предметами, предназначенными для продажи.

Определение идеального уровня запасов.

Производственное или сервисное предприятие должно поддерживать такой объем запасов, который позволяет сохранять эффективность работы. Розничным или оптовым фирмам необходимо контролировать запасы, чтобы избежать снижения продаж. Для поддержания необходимого уровня запасов установите баланс следующим образом: ♦ предлагайте широкий ассортимент продуктов, но так, чтобы в нем не было слишком сильного преобладания дешевых и популярных товаров ♦ увеличьте оборачиваемость запасов, но не за счет ухудшения сервиса ♦ сохраняйте минимальные запасы, но так, чтобы не снизить эффективность производств а♦ закупайте крупные партии, чтобы получать скидки, но не снижайте оборачиваемость запасов ♦ создавайте достаточные объемы запасов, исключая из них устаревшие единицы.

Вычисление коэффициента прибыльной оборачиваемости запасов.

Цель управления запасами состоит в том, чтобы обеспечить достаточное количество товаров для проведения продаж и максимизации прибыли, поэтому вам необходимо найти эффективный метод, позволяющий определить: ♦ минимальные годовые расходы на заказ и складское хранение каждой единицы запасов ♦ средние минимальные расходы на заказ и складское хранение всех единиц запасов ♦ среднее количество единиц запасов, продающихся за определенный период времени (коэффициент оборачиваемости запасов) ♦ стоимость разового заказа.

Использование формулы оптимального размера заказа. Если вы занимаетесь перепродажей товаров, наиболее эффективным инструментом снижения расходов на закупку является формула оптимального размера заказа (ОРЗ). Она позволяет вычислить минимальные годовые расходы на заказ и складирование единицы (нескольких единиц) запасов путем математических операций со следующими переменными: общее количество единиц, проданных за год; расходы на размещение и приемку заказов; расходы на транспортировку каждой единицы. Зная оптимальный размер заказа для ВСЕХ единиц, вы можете найти среднюю величину заказа, чтобы вычислить средний коэффициент оборачиваемости запасов.

Калькуляция оптимального размера заказа (ОРЗ). В основе модели ОРЗ лежит предположение о том, что величина заказа при минимальных затратах на создание запасов может быть найдена по формуле:

Где F – затраты на размещение заказа (т. е. оплата труда, инспектирование, транспортировка, получение); S – прогнозируемые годовые продажи количества единиц; P – цена закупки единицы запасов; C – издержки хранения или складские расходы, выраженные в % к стоимости запасов (т. е. издержки, связанные со складированием, страхованием, кражами, уплатой процентов, арендой, падением рыночных цен, порчей товаров).

СОВЕТЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ. Выставляя на передний ряд витрины более старые запасы и ежедневно отслеживая их оборачиваемость, вы избежите потерь, связанных с устареванием товара. Высокий коэффициент оборачиваемости обычно свидетельствует об эффективном использовании запасов. Однако он может также указывать и на то, что вы упускаете некоторые возможности продаж, поскольку единиц, пользующихся спросом у покупателей, нет в наличии.

Пример. Предположим, вы ведете оптовую торговлю обувью, продавая 10 000 пар тапочек в год и закупая в среднем одну пару за $5. При этом затраты на размещение одного заказа составляют $500, а издержки хранения – 20 % от стоимости запасов. В этом случае, согласно формуле ОРЗ, количество пар обуви в каждом заказе будет вычисляться следующим образом:

[(2 × $500 × 10 000): ($5 × 20 %)] = [($10 000 000)/$1] = 3162 пары .

Используя вариант с подстановкой вместо количества единиц их стоимости в долларах, мы можем вычислить коэффициент оборачиваемости запасов:

10 000 единиц в год: 3162 единицы = 3,162 раза в год.

Коэффициент оборачиваемости, равный 3,162, указывает на то, что вам нужно размещать повторные заказы каждые 115 дней (365 дней в году разделить на 3,162).

Использование правила «Общие объемы продаж, поделенные на 6». Большинство предприятий оборачивают общие запасы, как минимум, 6 раз в году. С помощью этого правила вы можете вычислить, сколько вам нужно потратить денег на запасы, разделив на 6 стоимость товаров, проданных за год. Например, если ваши годовые продажи составляют $400 000, а стоимость всех проданных товаров – $240 000, вам нужно инвестировать каждый раз $40 000.

СОВЕТЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ. Сейчас наблюдается тенденция уменьшения запасов за счет более эффективной транспортировки и приемки заказов Многие компании стремятся повысить коэффициент оборачиваемости, полагая, что чем меньше денег они будут тратить на запасы, тем лучших результатов добьются. Эта стратегия помогает им быстро реинвестировать денежные средства, чтобы удовлетворять новые запросы потребителей. Чтобы подготовиться к возможному росту продаж, имеет смысл создать «резервные запасы». Их объем определяется путем сравнения расходов на формирование «резерва» с потерями, которые могут возникнуть вследствие потери продаж.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если вы планируете продавать дорогие товары (оборачиваемость которых обычно бывает низкой), более реалистично будет разделить общие продажи на 4 или 4,5.

Вычисление коэффициента прибыльной оборачиваемости для производственных предприятий. Производственным предприятиям имеет смысл вместо того, чтобы выражать запасы в долларах, оценивать их в днях продаж. Рассмотрим следующий пример: исходя из прогнозируемых продаж, производитель обуви планирует создать минимальный запас сандалий на 3 недели (15 рабочих дней), чтобы удовлетворить спрос (максимальные запасы не должны превышать объема 6-недельных продаж, чтобы ограничить расходы на закупку сырья). Если предприятие продает 150 пар сандалий в день, в таком случае планируемые запасы на 3 недели должны составлять 2250 пар. Если производство одной пары стоит $10, то стоимость планируемых запасов составит $22 500 (2250 пары х на $10), а ежедневные затраты – $1500 в день.

СОВЕТ, КАСАЮЩИЙСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ. При отсутствии надлежащего контроля закупки больших партий за наличные и крупные инвестиции в бизнес могут привести к банкротству предприятия Таким образом, важнейшая задача любого контроля запасов и управления ими состоит в том, чтобы закупать ровно столько товаров, сколько необходимо для поддержания нормальной работы предприятия – не больше и не меньше.

Создание системы учета запасов.

Система учета запасов используется, прежде всего, для определения себестоимости реализованной продукции, а также для получения информации, необходимой для составления финансовых отчетов. Она помогает повысить качество обслуживания потребителей. Например, вам нужно выставлять на витрины невостребованные единицы, сохраняя в ассортименте те, которые пользуются высоким спросом; следить за тем, чтобы запасы не пропадали, не портились и не грязнились. Чтобы вы смогли решить эти задачи, ваши учетные записи должны прояснять следующие три аспекта:

1) Сколько в точности или приблизительно единиц имеется у вас в наличии в любой момент времени. Эта информация нужна вам для того, чтобы поддерживать достаточный уровень популярных единиц, удовлетворяющих потребительский спрос (см. табл. 12.2).

2) Какие в точности запасы вы имеете в наличии и продали к концу месяца, квартала, года. Вам необходимо владеть этой информацией, чтобы вести бухгалтерскую отчетность, контролировать объемы продаж и выбрать «периодическую» или «постоянную» систему учета запасов: а) в постоянной системе стоимость запасов оценивается регулярно (ежедневно, ежемесячно) и в случае компьютеризации – в режиме реального времени (см. табл. 12.1); б) в периодической системе стоимость запасов оценивается в конце отчетного периода или года (см. табл. 12.3-12.4).

3) Сколько единиц заказывается. Эта информация помогает избежать дублирования в заказах.

По мере роста вашей компании вам следует: ♦ интегрировать систему учета запасов в системы учета продаж, производства и закупок ♦ регулярно сравнивать прогнозы с фактическими результатами и анализировать различия ♦ вводить процедуры решения возникающих проблем, чтобы улучшать результаты работы предприятия.

Таблица 12.1[22]

Таблица 12.2

Таблица 12.3[23]

Таблица 12.4

Проведение политики оценки запасов.

В конце каждого финансового года вы должны определить ваш доход, чтобы рассчитать налоговые отчисления. Чтобы выполнить эту задачу, нужно провести годовую инвентаризацию и вычислить себестоимость реализованной продукции. Годовая инвентаризация – это составление списка товаров, остающихся в продаже в конце года (см. помещенную выше таблицу «Запасы на конец учетного периода»). Выбирая метод оценки запасов, помните, что эта оценка очень важна для отчисления налога на прибыль. Выбрав метод, придерживайтесь его, поскольку от этого зависит жизнеспособность вашего бизнеса. Хотя во всем мире существует большое разнообразие методов учета запасов, но из них выделяются четыре основных, которые используются в США и Японии.

Метод учета по стоимости каждой единицы. Используется в тех случаях, когда запасы состоят из уникальных и дорогих единиц, имеющихся в небольшом количестве. Это могут быть, например, ювелирные украшения или автомобили.

1. Метод учета стоимости каждой единицы. Применяется для определения себестоимости общих запасов (или их рыночной стоимости) по стоимости каждой единицы запасов (см. пример использования метода «выбор меньшей из двух величин» (LCM) в разделе «Рабочие листы 13-го дня»). а) Розничные и оптовые торговцы включают в стоимость запасов все прямые и непрямые расходы на их приобретение, например, издержки, связанные с закупками, скидками, порчей, возвратами, транспортировкой и т. д. б) Производители включают в стоимость запасов имеющееся сырье, трудовые затраты и накладные расходы производства, полуфабрикаты и конечные продукты.

2. Метод FIFO. Метод FIFO («первым прибыл, первым обслужен») предполагает, что любые из проданных вами запасов были приобретены в первую очередь (раньше других). В рамках данного метода стоимость запасов в конце финансового года оценивается исходя из стоимости единиц одного типа, которые вы чаще всего закупаете или производите. Внутренняя налоговая служба США отдает предпочтение именно этому методу. Он легок в использовании, систематичен, объективен и осложняет различные манипуляции. FIFO также связан с распространенной в бизнесе практикой, когда первые по закупке или производству единицы продаются раньше других во избежание их устаревания.

3. Метод LIFO. Метод LIFO («прибыл последним, обслужен первым») предполагает, что любые проданные вами запасы были из тех, что вы приобрели в последнюю очередь. В рамках этого метода стоимость единиц запасов, остающихся в концу финансового года, определяется исходя из стоимости единиц в начале финансового года. Компании стремятся применять этот метод в периоды сильной инфляции, однако Внутренняя налоговая служба США не любит его. Правила здесь более сложные и требуют дополнительной отчетности. Например, фирмы, выбравшие LIFO, должны указать в приложении отчета разницу между оценкой запасов методом LIFO и FIFO. Эта разница называется «резервом LIFO».

4. Метод средней стоимости. Используется для оценки стоимости проданных товаров и имеющихся запасов на основе средней стоимости всех единиц, приобретенных в течение финансового года. Хорошо сочетается с системой периодического учета запасов.

FIFO, LIFO и метод средней стоимости. Используйте эти методы, если не можете идентифицировать отдельные единицы по их стоимости или если единицы смешиваются и не могут быть обозначены в счетах-фактурах Данные методы применяются компаниями, имеющими крупные, быстро изменяющиеся запасы.

Проблемы, с которыми вам наверняка придется столкнуться во время оценки запасов. Подсчет количества единиц имеющихся запасов не представляет собой очень сложной задачи. Однако при определении их точной стоимости могут возникнуть трудности. Одна из возможных проблем – оценка незавершенного производства. Она возникает по той причине, что перед вами открывается широкий выбор методов в зависимости от того, как вы наладили поток товаров. Изберите самый простой метод и придерживайтесь его. Другая проблема появляется в ситуациях, когда у вас одинаковые единицы, имеющие различную стоимость, поскольку вы закупали их в разные периоды или у разных поставщиков. Обе эти проблемы еще более усугубляются, если учитываемые товары, материалы, полуфабрикаты и готовые продукты имеют двойное значение. Во-первых, сумма, показанная в балансовом отчете как текущий актив, является частью оборотного капитала (акционерам и инвесторам нравится, когда компания обладает крупным оборотным капиталом). Во-вторых, бухгалтерская оценка, в которую вы включаете запасы, напрямую влияет на чистый доход и, следовательно, на размер налогов (чтобы получить дополнительную информацию на данную тему проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом или бухгалтером).

Предприниматели постоянно озабочены тем, чтобы все делать быстрее, лучше и дешевле. ЛАЙЛ СПЕНСЕР Стремление добиться цели как можно быстрее лишает действия основательности. КОНФУЦИЙ Я самый плохой в мире продавец, поэтому я должен делать так, чтобы люди легко совершали покупки. Ф. В. ВУЛВОРТ

Учет и выполнение заказов.

Система учета и выполнения заказов помогает контролировать процесс обслуживания потребителей. Эффективная система, основывающаяся на моделях поведения потребителей, чутко воспринимающих политику предприятия, упрощает процедуры покупки. В частности, она охватывает аспекты, связанные с принятием решений о покупке и устранением возможных препятствий. Здесь могут использоваться расписки покупателей о получении проданного товара, кассовые чеки, купоны, бланки, компьютерные записи (см. таблицы в разделе «Рабочие листы 12-го дня»).

Повышение эффективности информационной обработки заказов.

Мелким производственным и сервисным фирмам трудно конкурировать с гигантами индустрии в таких аспектах, как ассортимент, цена и продвижение. Однако в том, что касается методов продаж и качества обслуживания потребителей, предприятия малого бизнеса могут успешно вести конкурентную борьбу с крупными компаниями и одерживать победы в этой борьбе. Чтобы улучшить систему обработки заказов, выполните следующие действия: 1) создайте хорошо оформленные бланки заказов; 2) обучите сотрудников быстро принимать и выполнять заказы; 3) устраните причины накопления невыполненных заказов; 4) компьютеризируйте систему учета заказов, если ваше предприятие обладает крупными запасами. Ниже детально обсуждается каждая из указанных стратегий.

Говорят, что выступать против законов глобализации, все равно, что сопротивляться закону всемирного тяготения. КОФИ АННАН

Создание хорошо оформленных бланков заказов. Если вы планируете использовать бланки в системе учета заказов (скорее всего, что так оно и есть), примите в расчет следующее: плохо оформленные бланки обусловливают потери времени, денег и потребителей. Согласно сообщениям некоторых деловых изданий, ежегодно выбрасывается более 5 млрд бланков. Это происходит в тех случаях, когда покупатели, заполняя бланк, делают ошибку, что заставляет их начать оформление сначала. Опрос читателей журнала «Modern Maturity» показал, что 58 % потребителей не могут заполнить бланк с первой попытки. Чтобы создать хорошо оформленный бланк заказов:

• Упростите пункты, в которых покупатели излагают информацию о себе. Постарайтесь использовать конструкции, близкие устной речи, особенно, когда имеете дело с детьми, например: «Меня зовут Джек Бенайн. Я живу в Нью-Йорке. В доме №__на__________улице и т. д.».

• Используйте слова, понятные покупателям. Избегайте таких фраз, как «восстановление платежа аннулируется», когда вы просто хотите сказать: «вы не сможете получить свои деньги назад». Полностью исключите профессиональный жаргон. Не говорите «комиссия за удлиненную протяжку», когда вам нужно сказать «оплата дополнительных работ при прокладке провода на расстояние более 150 м от источника питания».

Обучение персонала более эффективному приему и выполнению заказов. В зависимости от выполняемых функций, сотрудников можно разделить на три типа: это лица, принимающие, выполняющие и получающие заказы. Характеристики каждого типа и стратегии улучшения работы описываются в разделе «Рабочие листы 12-го дня».

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ? Кэролин Босселла Бейджин, директор Центра дизайна документов при Американском исследовательском институте, утверждает, что улучшение формальных и содержательных составляющих документа способно повысить производительность офиса и его сотрудников на 28 %. Согласно исследованиям, 41 % респондентов сообщают, что сложная форма заполнения документа заставляла их обращаться за посторонней помощью; 31 %, что формы были слишком длинными; 31 %, что сложные формы документов помешали приобрести необходимый продукт или услугу.

Устранение заторов, мешающих приему и выполнению заказов. Процесс выполнения заказа можно разбить на 5 этапов: письменное заполнение бланка заказа, отправка, получение, обработка бланка заказа, выполнение заказа. На каждом из этих этапов могут возникнуть заторы. В параграфе В раздела «Рабочие листы 12-го дня» описываются процедуры и стратегии устранения препятствий при выполнении заказа.

Компьютеризация операций. Не так давно произошла компьютерная революция, которая позволила внедрить в производство специальные программы, ускоряющие информационную обработку и выполнение заказов. В настоящее время в условиях снижения цен на жесткие диски, появления более скоростных процессоров и широкого распространения Интернета компьютеры способны обрабатывать информацию, извлекая ее из базы данных, и улучшать процесс выполнения заказов. Вскоре они существенно изменят не только вспомогательные, но и основные операции предприятий. Благодаря компьютеризированным системам учета и выполнения заказов снижается число ошибок, повышается качество сервиса и сокращаются затраты на установление обратной связи с продавцами во время совершения продаж (более подробно об этом рассказывается в разделе «Рабочие листы 12-го дня»).

Бизнес-план за 30 дней.

Рабочие листы 12-го дня.

Выберите систему учета запасов и выполнения заказов. Определите точку возобновления заказа.

Контроль запасов

Кратко опишите вашу систему управления запасами. Укажите коэффициент оборачиваемости запасов.

Уровень запасов. Подчеркните факторы, которые играют наиболее важную роль в определении идеального уровня ваших запасов.

Опишите основные процедуры контроля запасов. Подчеркните главные принципы, например установление баланса между популярностью продуктов и разнообразием ассортимента, который может влиять на уровень ваших запасов (см. соответствующий параграф в разделе «День 12»). В чем заключается ваша политика установления скидок (см. параграф «Политика установления оптимальных цен» в разделе «Рабочие листы 21-го дня»)? Как вы собираетесь предотвращать кражи?

Опишите дополнительные факторы, например сезонные изменения спроса, определяющие идеальный уровень ваших запасов.

Оптимальный размер заказа (ОРЗ). Определите ОРЗ и коэффициент оборачиваемости для основных единиц (годовые продажи единицы /ОРЗ). Вычислите также годовой коэффициент оборачиваемости для всех запасов путем прогнозирования продаж и деления этой величины на текущий или прогнозируемый объем запасов, которые хранятся у вас в любой момент времени. Сравните полученные результаты со средними показателями в вашей индустрии.

Средний коэффициент оборачиваемости и период оборота (средние S/коэф. обор. ОРЗ) прогнозируемый или фактический коэффициент оборачиваемости и период оборота (Продажи/Запасы).

Средний для индустрии коэффициент оборачиваемости и период оборота.

Примечание. F = затраты на размещение и приемку заказа; S = годовые продажи (количество единиц); P = закупочная цена единицы запасов; С = издержки хранения, выраженные в % к стоимости запасов; Т = коэффициент оборачиваемости.

Опишите издержки складирования и рассмотрите другие вопросы, связанные с определением оптимального размера запасов. Прокомментируйте различия между коэффициентом оборачиваемости запасов вашего предприятия и средним коэффициентом в индустрии. Каков минимальный уровень запасов, который вы должны поддерживать?

Учетные записи. Кратко опишите вашу систему учета запасов. Какие типы бланков вы используете? Компьютеризирована ли ваша система? Каким образом контроль запасов связан с приемом и выполнением заказов?

Мы используем систему ♦ периодического ♦ постоянного учета и [подсчитываем, учитываем] запасы каждые [укажите период времени].

Метод оценки запасов. Укажите метод, который вы используете. Объясните, почему вы его выбрали.

Учет и выполнение заказов

Кратко опишите систему приема и выполнения заказов. Есть ли у вас особые стратегии?

♦ Система учета квитанций о продажах ♦ Система учета кассовых чеков ♦ Система учета купонов ♦ Система учета бланков заказов ♦ Компьютеризированная система.

A. Бланки заказов. Опишите методы информационной обработки бланков заказов и то, как они влияют на контроль запасов.

Б. Выполнение заказа. Сколько времени у вас уходит на то, чтобы получить, выполнить и доставить заказ. Опишите, как ваше предприятие ♦ находит ♦ получает ♦ пересылает ♦ выполняет ♦ доставляет заказы.

В. Препятствия, возникающие во время приема и выполнения заказов. Укажите, что вы намерены делать, чтобы устранять препятствия, возникающие во время приема и выполнения заказов.