Заявки на закрытие вакансий.

Для перехода в режим работы с заявками на закрытие вакансий нужно выполнить команду главного меню Заявки►Список заявок. Также для этого можно нажать кнопку Заявки, расположенную в инструментальной панели, а затем в открывшемся окне – кнопку Заявки. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Список заявок.

В данном окне содержится перечень сформированных ранее заявок на закрытие вакансий. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается номер заявки, дата открытия вакансии (дата создания заявки), наименование структурного подразделения предприятия, в котором открыта вакансия (колонка Фирма), название вакантной должности и произвольная краткая ее характеристика.

При первом открытии данного окна оно не будет содержать ни одной позиции.

На рисунке видно, что над списком заявок расположен переключатель База, который может принимать одно из следующих положений:

♦ Действующие;

♦ Архивные;

♦ Действующие + Архивные;

♦ Удалены.

Положение переключателя определяет базу данных, с которой будет работать пользователь. База данных Архивные включает в себя заявки, которые переведены в архив (например, это могут быть закрытые либо любые другие заявки, которые в данный момент не актуальны). В базе Удалены хранятся заявки, удаленные с помощью кнопки Удалить, которая расположена в инструментальной панели данного окна (при удалении любой заявки она помещается именно в эту базу, откуда при необходимости ее можно восстановить).

Если переключатель База установлен в положение Действующие+Архивные, то в списке будут показаны одновременно актуальные в данный момент и перемещенные в архив заявки на закрытие вакансий.

Любую заявку можно переместить в базу Действующие либо в базу Архивные. Для этого нужно в списке заявок выделить курсором заявку, которую следует переместить, и нажать кнопку Передать, которая находится правее переключателя База. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, которое представлено на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Передача заявки в другую базу данных.

В данном окне с помощью соответствующего переключателя нужно указать базу данных, в которую следует переместить текущую заявку, и нажать кнопку ОК. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без передачи заявки в другую базу данных.

Теперь рассмотрим назначение кнопок, которые расположены в инструментальной панели окна списка заявок (см. рис. 2.7).

С помощью кнопки Новая осуществляется переход в режим формирования новой заявки на закрытие вакансии. Необходимые действия выполняются в окне Заявка: требования, которое открывается на экране при нажатии на данную кнопку. Это окно изображено на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формирование новой заявки.

В верхней части данного окна вводится информация, по которой текущую заявку можно идентифицировать в списке заявок. В поле Дата указывается дата формирования заявки (обычно в качестве даты формирования заявки указывается дата открытия вакансии). Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого с помощью расположенной в конце данного поля кнопки выбора.

В поле Фирма из раскрывающегося списка выбирается название структурного подразделения предприятия, от имени которого формируется заявка (иначе говоря – в котором открыта вакансия). Содержимое этого списка формируется в справочнике подразделений предприятия (см. выше раздел «Формирование структуры предприятия»).

Название вакантной должности вводится с клавиатуры в поле Вакансия, а в поле Характеристика также с клавиатуры вводится произвольная дополнительная характеристика данной вакансии.

В правом верхнем углу окна находится переключатель Статус, который может принимать одно из двух значений: Открыта или Закрыта. По умолчанию данный переключатель установлен в положение Открыта. Если ему присвоить значение Закрыта, то в расположенном ниже поле нужно указать дату закрытия заявки (это поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря).

ПРИМЕЧАНИЕ. В окне списка заявок (см. рис. 2.7) закрытые заявки подсвечиваются другим цветом. Такие заявки рекомендуется перевести в архив.

Центральная часть интерфейса состоит из вкладок Условия отбора, Требования заказчика и Направленные кандидаты, причем вкладки Условия отбора и Требования заказчика, в свою очередь, также состоят каждая из трех вкладок: Стр.1, Стр.2 и Стр.3. Рассмотрим основные параметры каждой вкладки. Отметим, что содержимое вкладок Условия отбора и Требования заказчика (включая подчиненные вкладки Стр.1, Стр.2 и Стр.3) практически идентично, поэтому знакомиться с ними мы будем на примере вкладки Условия отбора. В принципе, для работы с кандидатами внутри предприятия достаточно вкладки Условия отбора; вкладка Требования заказчика реализована главным образом для кадровых агентств.

На рис. 2.9 показано содержимое вкладки Условия отбора, подчиненная вкладка Стр.1. Здесь в полях Возраст с по с клавиатуры указываются возрастные рамки, которым должен удовлетворять кандидат на замещение данной должности. Если одним из критериев отбора кандидата является его семейное положение, то требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Семейное положение (например, если работа связана с командировками, то многие работодатели на такую должность предпочитают брать сотрудников, не имеющих семьи).

Поля Оклад с по заполняются с клавиатуры; здесь указывается минимальная и максимальная величина оклада, которую планируется предложить кандидату на данную должность. В расположенном правее поле Валюта оклада из раскрывающегося списка выбирается валюта, в которой указан оклад.

Если одним из критериев отбора кандидата является место его жительства, то в поле Район проживания из раскрывающегося списка выбирается требуемый район либо город.

Требуемые параметры образования указываются в группе полей Образование. Если для выполнения служебных обязанностей необходимо наличие образования строго определенного профиля (например, техническое), то требуемый вариант выбирается в раскрывающемся списке поля Профиль. Расположенное ниже поле Специализация следует заполнить в большинстве случаев – здесь указывается специализация кандидата. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке; примеры значений данного поля – Бухгалтерский учет, Маркетинг, САПР и др.

В правом нижнем углу окна находится переключатель Пол, который может принимать одно из трех значений: Не важен, Муж или Жен.

Теперь рассмотрим содержимое подчиненной вкладки Стр.2 (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Вкладка Стр.2.

На данной вкладке задаются следующие критерии отбора кандидата: степень владения компьютером, наличие водительских прав и личного автомобиля, а также степень владения иностранным языком.

В левой части вкладки расположен переключатель Владение ПК, положение которого определяет соответствующий критерий отбора кандидата. Возможные варианты – Не важно (в данном случае степень владения компьютером не рассматривается в качестве критерия отбора), Пользователь, Опытный пользователь, Программист и Системный администратор.

Если для выполнения служебных обязанностей на данной должности необходимо наличие водительских прав, то следует установить флажок Водит. права. При установленном данном флажке становится доступным расположенный правее переключатель Категория прав. Положение данного переключателя определяет категорию прав, которую необходимо иметь кандидату на замещение данной должности. Если этот переключатель установлен в положение Не важна, значит, кандидат может иметь любую категорию прав.

Возможно, что одним из условий рассмотрения кандидата будет являться наличие у него собственного автомобиля. В этом случае нужно установить флажок Личн. автомобиль, который расположен сразу под флажком Водит. права.

Если кандидат должен владеть иностранным языком, то в поле Иностр. язык из раскрывающегося списка выбирается название нужного языка; в противном случае в данном поле следует указать значение Не требуется (это значение установлено по умолчанию). В расположенном ниже поле указывается требуемая степень владения иностранным языком, указанным в поле Иностр. язык. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Не требуется (в данном случае степень владения иностранным языком не важна), Со словарем, Устно, Письменно, Свободно и Спец. лексика.

На вкладке Стр.3 содержится два поля: Область и Направление. Значения данных полей выбираются из соответствующих раскрывающихся списков. В поле область указывается область деятельности, к которой относится данная вакансия, а в поле Направление – направление деятельности. Чтобы было понятнее, приведем примеры значений этих полей.

♦ Поле Область – Банки, Госслужба, Питание, Производство, Строительство, и др.

♦ Поле Направление – Производство: Напитки, Производство: Продовольствие, Компьютеры: Сборка, Компьютеры: Торговля, и т. д.

На вкладке Направленные кандидаты содержится список кандидатов, направленных по данной заявке. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата, фамилия, имя и отчество кандидата, его регистрационный номер и примечание. С помощью кнопки Удалить можно удалить из списка любого кандидата; кнопка Редактировать предназначена для перехода в режим просмотра и редактирования данных о кандидате. О порядке направления кандидатов по заявкам будет рассказано ниже.

Теперь вернемся к рассмотрению инструментальной панели окна списка заявок (см. рис. 2.7).

Кнопка Удалить предназначена для удаления заявки, на которой установлен курсор, из списка заявок и помещения ее в базу Удалены. При работе в базе Удалены данная кнопка используется для окончательного удаления заявки из базы данных; после этого ее восстановление невозможно. В любой базе данных при нажатии на кнопку Удалить программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Кнопка Подробно предназначена для перехода в режим просмотра и редактирования введенной ранее информации о той заявке, на которой в списке установлен курсор. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.9, в котором будет доступна кнопка Редактировать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна). Изменение любой информации в данном окне (либо ввод новой информации) возможно только после нажатия на данную кнопку. Для сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Сохранить (эта кнопка становится доступной только после нажатия кнопки Редактировать).

С помощью кнопки Печать осуществляется формирование печатной формы документа. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно предварительного просмотра, из которого осуществляется вывод заявки на печать. При необходимости можно сохранить печатную форму заявки в отдельном файле; этот файл будет иметь расширение *.QRP. Для этого нужно нажать кнопку Save Report, расположенную в инструментальной панели (название кнопки отобразится в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла.

Кнопка Отбор предназначена для перехода в режим работы с кандидатами, которые удовлетворяют условиям данной заявки (о порядке ввода информации о кандидатах будет рассказано ниже, в соответствующем разделе). При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Отбор по заявке.

Все основные действия в данном окне выполняются с помощью кнопок, которые расположены в его правой части. Рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Посмотреть заявку осуществляется переход в режим просмотра и возможного редактирования параметров текущей заявки. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Заявка: требования (см. рис. 2.9), описание которого приведено выше.

Кнопка Отбор по условиям заявки предназначена для быстрого отбора из списка кандидатов тех из них, которые удовлетворяют условиям текущей заявки. Список отобранных кандидатов отображается в левой части окна; при этом для каждого из них показывается регистрационный номер и фамилия, имя и отчество.

Кнопка Добавить предназначена для ручного заполнения списка кандидатов, расположенного в левой части окна. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Добавление кандидата в список.

Как видно на рисунке, данное окно включает в себя два поля: Заявка № и Кандидат. В поле Заявка № указывается номер заявки, для которой будет добавлен кандидат. По умолчанию в данном поле отображается номер текущей заявки, но при необходимости это значение можно изменить, выбрав нужный номер заявки в раскрывающемся списке.

В поле Кандидат из раскрывающегося списка выбирается кандидат, которого нужно добавить к текущей заявке.

После заполнения полей Заявка № и Кандидат нужно в данном окне нажать кнопку ОК – в результате выбранный кандидат будет добавлен в список окна Отбор по заявке (см. рис. 2.11). С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Любого кандидата из списка можно направить по текущей заявке – для этого нужно установить на него курсор и нажать кнопку Направить. При нажатии на данную кнопку программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. После того, как сотрудник направлен по заявке, он появится в окне Заявка: Требования на вкладке Направленные кандидаты.

Кнопка Удалить одного предназначена для удаления кандидата, на котором установлен курсор, из списка по данной заявке. При нажатии на эту кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Для удаления всех кандидатов из списка по заявке нужно воспользоваться кнопкой Очистить список (в данном случае программа также выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции).

С помощью кнопки Карточка осуществляется переход в режим просмотра и редактирования карточки кандидата, на котором в списке установлен курсор. Подробное описание карточки кандидата и порядка работы с ней приводится ниже.

Кнопка Печать предназначена для вывода на печать списка кандидатов по данной заявке.

В инструментальной панели окна списка заявок (см. рис. 2.7) мы не рассмотрели только две кнопки: Справка и Выход. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации, а с помощью кнопки Выход осуществляется выход из данного режима.