Справочник физических лиц.

Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует заполнить ряд основных справочников. Справочник в системе 1С 8.0 представляет собой каталог, в котором хранится та либо иная информация (в зависимости от конкретного справочника), используемая в процессе работы с программой. Без заполнения нескольких основных справочников эксплуатация программы невозможна; в первую очередь к таким справочникам относится справочник физических лиц.

Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню программы Справочники►Физические лица. При активизации данной команды на экране открывается окно списка, изображенное на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Окно списка физических лиц.

Как видно на рисунке, данное окно разделено на две части. Это обусловлено тем, что в конфигурации «Управление персоналом» реализована возможность объединения физических лиц в тематические группы. Например, при группировке физических лиц по подразделениям можно создать следующие группы: Администрация, Бухгалтерия, Отдел поставок, Отдел продаж, Склад, и др. Можно выполнять группировку также по организациям, входящим в состав корпорации (пример такой группировки показан на рис. 2.25). Однако независимо от выбранного способа группировки в любом случае целесообразно создать группу физических лиц Кандидаты, для хранения в ней списка кандидатов на замещение вакантных должностей.

В левой части окна списка содержится перечень групп физических лиц, в правой части – список физических лиц, включенных в ту группу, на которой в данный момент установлен курсор. На рис. 2.25 показано содержимое группы Кандидаты. Каждая группа может включать в себя любое количество подчиненных групп. Например, на рис. 2.25 группа Физические лица включает в себя четыре подчиненные группы: Кандидаты, Оптима-Плюс, ТД Оптима и ФизЛица. Для каждой из перечисленных групп можно создать подчиненную группу – например, в группу Кандидаты можно включить группы Кандидаты-бухгалтеры, Кандидаты-менеджеры, Кандидаты-водители, и т. д.

Для создания новой группы физических лиц следует выполнить команду Действия►Новая группа (меню Действия находится в левом верхнем углу окна списка, см. рис. 2.25) либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели (при подведении к этой кнопке указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Создание новой группы). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно создания новой группы, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Создание группы физических лиц.

В данном окне в поле Группа физ. лиц следует указать родительскую группу (т. е. группу, которой будет подчинена создаваемая группа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную в конце данного поля (на этой кнопке изображены три точки, см. рис. 2.26) – в результате на экране откроется окно с перечнем созданных ранее групп физических лиц. В данном окне нужно выделить курсором требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter.

Если создаваемая группа не должна находиться в подчинении у какой-либо родительской группы, то поле Группа физ. лиц заполнять не нужно.

В поле Наименование с клавиатуры водится произвольное наименование создаваемой группы. Рекомендуется присваивать группе наименование, кратко отражающее ее суть и содержимое (например, Кандидаты-экономисты либо Кандидаты-рабочие) – это позволит в дальнейшем быстрее ориентироваться в интерфейсах списка, что особенно актуально при работе с большими объемами информации.

В поле Код указывается код создаваемой группы физических лиц. Значение данного поля формируется системой автоматически при создании новой группы, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.

Завершается процесс создания новой группы нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы добавить в группу Кандидаты информацию о новом кандидате, нужно в левой части окна списка (см. рис. 2.25) установить на нее курсор и выполнить команду Действия►Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert). Для перехода в режим просмотра и редактирования данных по введенному ранее кандидату нужно в правой части окна списка установить курсор в соответствующую позицию и выполнить команду Действия►Изменить (для этого можно воспользоваться также клавишей F2). Следует отметить, что ввод и редактирование данных по кандидатам (как и по другим физическим лицам) можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Переключение между режимами редактирования осуществляется с помощью команды Действия►Редактировать в диалоге; также для этого можно использовать соответствующую кнопку инструментальной панели – при подведении к ней указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Редактировать в диалоге.

При вводе и редактировании данных в окне списка можно изменять значение только двух параметров: Код и Наименование, при этом требуемые изменения вводятся с клавиатуры. Однако для ввода полноценной информации о кандидате следует воспользоваться специальным окном ввода и редактирования, которое показано на рис. 2.27.

Рис. 2.27. Ввод данных о физическом лице.

В первую очередь в данном окне следует веси фамилию, имя и отчество физического лица. Для этого нужно щелкнуть на ссылке Ввести фамилию, имя, отчество – в результате на экране откроется окно, состоящее из колонок: Дата, Физическое лицо, Фамилия, Имя и Отчество. В данном окне в поле Дата следует указать дату вода данных (требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по расположенной в конце данного поля кнопке), после чего в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры ввести соответствующую информацию. После закрытия данного окна ссылка Ввести фамилию, имя, отчество сменит свое название – она будет называться в соответствии с введенными данными. Например, на рис. 2.27 эта ссылка после ввода фамилии, имени и отчества кандидата стала называться Сидорова Дарья Аркадьевна.

ВНИМАНИЕ. При первом щелчке на ссылке Ввести фамилию, имя, отчество система выдаст предупреждение о том, что перед вводом этой информации следует записать документ, и предложит это сделать сейчас. На данный запрос следует ответить положительно.

После этого в поле Наименование нужно из раскрывающегося списка выбрать вариант наименования, под которым данный кандидат будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. Содержимое раскрывающегося списка формируется автоматически сразу после ввода информации о фамилии, имени и отчестве кандидата. Для примера, который показан на рис. 2.27, этот список будет включать в себя следующие варианты:

♦ Сидорова;

♦ Сидорова Дарья;

♦ Сидорова Д.;

♦ Сидорова Дарья Аркадьевна;

♦ Сидорова Д.А.

Все остальные параметры окна ввода и редактирования сгруппированы на следующих вкладках: Основные, Дополнительно, Контактная информация, Образование, Трудовая деятельность, Фото и Материалы. Рассмотрим подробнее каждую из этих вкладок.

Содержимое вкладки Основные показано на рис. 2.27. На данной вкладке вводится вся основная информация, относящаяся к данному кандидату, с помощью которой его можно идентифицировать.

В поле Дата рождения указывается дата рождения кандидата. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по расположенной в конце данного поля кнопке. После этого в полях ИНН и Страх.№ ПФР с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и его страховой номер ПФР. После заполнения поля ИНН автоматически заполняется расположенное правее поле Код ИМНС (здесь указывается код инспекции Министерства по налогам и сборам, к которой относится данный кандидат); при необходимости значение поля Код ИМНС можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол кандидата – Мужской либо Женский.

С помощью ссылки Ввести данные об удостоверении личности осуществляется переход в режим ввода данных о документе, удостоверяющем личность кандидата. При щелчке мышью на этой ссылке на экране открывается окно Паспортные данные физических лиц, предназначенное для хранения списка документов, удостоверяющих личность физического лица. Чтобы ввести информацию о новом документе, в данном окне нужно выполнить команду Действия►Добавить (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert либо соответствующей кнопкой инструментальной панели) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.28.

Рис. 2.28. Информация о документе, удостоверяющем личность.

В данном окне осуществляется ввод всей необходимой информации о документе, удостоверяющем личность кандидата.

По умолчанию в поле Дата регистрации отображается текущая дата, но это значение можно изменить как с клавиатуры, так и с помощью календаря (календарь вызывается стандартным способом). Поле Физическое лицо будет заполнено автоматически при открытии окна – здесь отобразится наименование физического лица, по которому вводится информация о документе, в соответствии со значением, выбранном в верхней части окна редактирования в поле Наименование (см. рис. 2.27).

В поле Вид документа указывается вид документа, удостоверяющего личность кандидата. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (данная кнопка находится в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter. Примеры значений данного поля – Паспорт гражданина Российской Федерации, Паспорт моряка, Свидетельство о рождении, и т. д.

Поля Серия и Номер заполняются с клавиатуры – здесь указывается соответственно серия и номер документа, удостоверяющего личность. Затем в поле Дата выдачи с клавиатуры либо с помощью календаря нужно указать дату выдачи документа, а в поле Кем выдан – название органа внутренних дел, выдавшего документ (значение данного поля вводится с клавиатуры).

Завершается процесс ввода информации о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После ввода данных о документе, удостоверяющем личность, ссылка Ввести данные об удостоверении личности, расположенная на вкладке Основные, изменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.27).

Содержимое вкладки Дополнительно представлено на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Вкладка Дополнительно.

На данной вкладке осуществляется ввод, редактирование и хранение информации и месте рождения физического лица, его гражданстве, сведениях о воинском учете и о семейном положении.

Для ввода данных о месте рождения кандидата следует щелкнуть мышью на ссылке Ввести место рождения – в результате на экране откроется окно, включающее в себя поля Город, Район, Область и Страна, предназначенные для ввода соответствующей информации. Все поля заполняются с клавиатуры, причем ни одно из этих полей не является обязательным для заполнения. После ввода информации о месте рождения ссылка Ввести место рождения сменит свое название и станет называться в соответствии с введенной информацией (см. рис. 2.29).

Информация о гражданстве кандидата вводится с помощью ссылки Ввести данные о гражданстве. При щелчке мышью на этой ссылке на экране откроется окно, состоящее из колонок Дата, Физическое лицо и Страна. В данном окне в поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является данный кандидат. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. После ввода информации о гражданстве ссылка Ввести данные о гражданстве сменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.29.

Чтобы ввести данные о воинском учете, следует воспользоваться ссылкой Ввести данные о воинском учете. При щелчке мышью на этой ссылке на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Ввод данных о воинском учете.

В данном окне нужно определить значения перечисленных ниже параметров.

♦ Дата – в данном поле указывается дата формирования записи. По умолчанию здесь отображается текущая дата, но при необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры либо с помощью календаря.

♦ Физическое лицо – это поле заполняется автоматически: в нем отображается наименование кандидата (в соответствии со значением поля Наименование, см. рис. 2.27), по которому вводится информация о воинском учете.

♦ Воинская обязанность – здесь указывается отношение данного кандидата к воинской обязанности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник.

♦ Звание – в данном поле вводится информация о воинском звании кандидата. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне воинских званий установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

♦ ВУС – поле предназначено для ввода с клавиатуры названия военно-учетной специальности кандидата.

♦ Военкомат – здесь указывается военкомат, к которому относится данный кандидат. Требуемое значение выбирается в окне справочника военкоматов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

♦ Годность – в данном поле указывается информация о годности кандидата к несению воинской службы. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из следующих вариантов:

• А – годен к военной службе;

• Б – годен к военной службе с незначительными ограничениями;

• В – ограниченно годен к военной службе;

• Г – временно не годен к военной службе;

• Д – не годен к военной службе.

♦ Воинский учет – здесь указывается отношение кандидата к воинскому учету. Для выбора значения следует воспользоваться раскрывающимся списком, который включает в себя следующие варианты:

• Состоит на воинском учете;

• Встает на воинский учет;

• Не состоит на воинском учете (но должен);

• Снят по возрасту;

• Снят по состоянию здоровья.

♦ Мобпредписание – при наличии у кандидата мобилизационного предписания в данном поле следует установить флажок.

После ввода сведений о воинском учете кандидата ссылка Ввести данные о воинском учете сменит свое название в соответствии с введенной информацией, так же, как и другие аналогичные ссылки.

В нижней части вкладки Дополнительно расположена выделенная область Состав семьи – здесь осуществляется ввод информации о семейном положении кандидата. Вначале нужно щелкнуть мышью на ссылке Ввести данные о семейном положении, после чего в открывшемся окне в поле Семейное положение указать семейное положение кандидата (предварительно нужно выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert). Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника семейных положений физических лиц выбрать требуемое значение. После ввода информации о семейном положении кандидата ссылка Ввести данные о семейном положении изменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.29).

В нижней части вкладки в табличной части формируется перечень членов семьи кандидата. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (это меню вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте табличной части).

Значение поля Степень родства выбирается в справочнике степеней родства физических лиц, открываемом с помощью кнопки выбора. Примеры значений данного поля – Жена, Муж, Сын, Дочь.

В поле Родственник указывается фамилия, имя и отчество родственника. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Поле Год рождения заполняется с клавиатуры – здесь вводится год рождения близкого родственника кандидата.

Вкладка Контактная информация предназначена для ввода и хранения контактной информации, с помощью которой можно связаться с кандидатом. На данной вкладке можно хранить несколько типов контактной информации, например: регистрационный и фактический адрес, домашний и рабочий телефон, электронный адрес, веб-страница, и т. д. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается тип контактной информации (адрес, телефон и т. д.), ее вид (например, для адреса – по регистрации либо фактический), и конкретное значение.

Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно с перечнем типов контактной информации. В данном окне нужно выбрать курсором требуемый тип и нажать кнопку ОК. При этом на экране отобразится окно, вид и состав которого зависит от выбранного типа контактной информации. Порядок работы в данном окне несложен и отдельного описания не требует.

Сведения об образовании кандидата и знании им иностранных языков хранятся на вкладке Образование в табличных частях соответственно Учебные заведения и Знание языков.

Для добавления в таблицу Учебные заведения новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем в поле Вид образования нужно указать вид полученного сотрудником образования. Для заполнения данного поля следует нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника видов образований выбрать требуемое значение. Примеры значений данного поля – Высшее образование, Среднее профессиональное образование, Неполное высшее образование, Докторантура, и др.

В поле Учебное заведение указывается наименование учебного заведения, которое окончил кандидат. Требуемое значение выбирается в окне справочника учебных заведений, открываемом с помощью кнопки выбора.

Все остальные поля таблицы Учебные заведения заполняются с клавиатуры. В поле Специальность вводится название приобретенной в результате окончания учебного заведения специальности, в поле Диплом, серия, номер – реквизиты документа, свидетельствующего об окончании учебного заведения. В поле Год окончания вводится год окончания учебного заведения, а в поле Квалификация – полученная квалификация.

Подобным образом в табличной части Знание языков вводится информация о владении кандидатом иностранными языками. Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert), после чего в поле Язык указать название иностранного языка, которым владеет кандидат, а поле Степень знания языка – степень владения языком (например, Владеет свободно, Читает и переводит со словарем, и т. д.). Значения данных полей выбираются из соответствующих справочников, вызываемых с помощью кнопок выбора.

На вкладке Трудовая деятельность хранится информация об этапах трудовой деятельности кандидата. В соответствующих полях указывается наименование организации, в которой работал кандидат, даты приема на работу и увольнения с работы, а также название занимаемой им должности. Все перечисленные поля заполняются путем ввода значений с клавиатуры; кроме этого, поля Начало работы и Окончание работы можно заполнить также с помощью календаря.

Вкладка Фото предназначена для хранения фотографии (а в случае необходимости – нескольких фотографий) данного кандидата. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Вкладка Фото.

Чтобы добавить фотографию, нужно на данной вкладке выполнить команду Действия►Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (при подведении к данной кнопке указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Добавить). При этом на экране откроется окно Выберите файл с фотографией, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу с фотографией и нажать кнопку Открыть. Сразу после этого в правой части вкладки Фото появится выбранная фотография, описание которой нужно ввести с клавиатуры в левой части вкладки в поле Описание изображения.

Подобным образом можно составить перечень из любого количества фотографий. При этом в правой части вкладки будет отображаться та фотография, на названии которой установлен курсор в поле Описание изображения. При необходимости любую фотографию из списка можно сделать основной – для этого нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Установить основное изображение, которая находится в инструментальной панели вкладки. Название фотографии, которая сделана основной, подсвечивается в списке другим цветом.

Для редактирования любой позиции списка (замена фотографии, изменение ее названия) следует установить на нее курсор и воспользоваться командой Действия►Изменить (данная команда вызывается также нажатием клавиши F2). Дальнейшие действия выполняются в отдельном окне, которое отображается на экране при активизации данной команды.

Для удаления фотографии из списка нужно установить курсор на ее название и нажать комбинацию клавиш Shift+Delete.

На вкладке Материалы при необходимости можно хранить какие-либо дополнительные материалы о кандидате – например, образцы его работ, либо предоставленное им резюме, и т. п. Табличная часть вкладки, в которой хранится перечень таких материалов, состоит из двух колонок: Файл и Описание файла. В поле Файл отображается имя файла с данными, а в поле Описание файла с клавиатуры вводится его краткое описание (например, Образец работы, либо Резюме, и т. д.).

Для добавления в список новой позиции следует активизировать команду Действия►Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно Выберите файл, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь к требуемому файлу и нажать кнопку Открыть. После этого в поле Файл отобразится имя выбранного файла, после чего останется лишь ввести его краткое описание в поле Описание файла.

После того, как на всех вкладках окна ввода и редактирования внесены необходимые данные, нужно нажать кнопку ОК либо Записать – только после этого они будут сохранены. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для вывода всей информации, введенной по данному кандидату, на печать, предназначена кнопка Печать, которая расположена внизу окна слева от кнопки ОК. Вывод информации на печать возможен только после записи изменений с помощью кнопки Записать. В противном случае при нажатии на кнопку Печать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение с предложением записать документ прямо сейчас; на этот запрос следует ответить утвердительно.