4.1. Введение в должность.

На этом этапе работа службы персонала направлена не только на продолжение тестирования нового работника, но и на формирование у него таких важных качеств, как лояльность, ответственность, преданность коллективу и руководству, уважение к корпоративной культуре и т. п.

Введение работника в должность ? результат той работы, которая была проделана в период изучения, оценки и подбора кандидатов. Вместе с этим введению работника в должность предшествует соответствующее документальное сопровождение состоявшегося юридического факта. Последнее обусловлено требованиями законности и обоснованности формирования трудовых отношений, равно как направлено на защиту прав и законных интересов обеих сторон (работника и работодателя). Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем.

Согласно правилам трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ) прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового договора. При этом такой приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора. Содержание приказа работодателя о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (распоряжения), чтобы обеспечить работнику реальную возможность контроля за оформлением его приема на работу. При отсутствии приказа работник вправе потребовать от работодателя его издания.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения.

1. Наименование организации (строго в соответствии с Уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в Уставе).

2. Код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации.

3. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации.

4. Срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора – дата окончания работы).

5. Фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными).

6. Наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, – строго в соответствии с нормативными документами).

7. Испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. «Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций шести месяцев...» (ст. 70 ТК РФ). Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.

При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.

После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:

1) руководитель кадровой службы;

2) отдел труда и заработной платы;

3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);

4) работник бухгалтерии.

Последним непосредственно перед подписанием приказа руководителем свою визу ставит сотрудник юридической службы.

Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.

После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписывать два экземпляра приказа.

После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб.

Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку (форма Т-2) и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема человека на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке.

Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:

1) первый экземпляр передается в бухгалтерию;

2) второй экземпляр подшивается в личное дело работника;

3) третий экземпляр – в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.

По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя. Именно приказ (а не трудовой договор) является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д.

Причем если ранее основанием для издания приказа (распоряжения) работодателя, как правило, являлось личное заявление работника, то в настоящий момент таким основанием может являться только заключенный трудовой договор.

Тщательный анализ норм ТК РФ показывает, что личное заявление работника о приеме его на работу юридического значения не имеет. Это не означает, что в одночасье нужно перечеркнуть сложившуюся десятилетиями практику оформления трудовых отношений. Работник может по-прежнему при поступлении на работу писать заявление о приеме его на работу, но следует помнить, что личное заявление о приеме на работу никак не влияет на процесс юридически правильного оформления трудовых отношений.

Заметим, что решение о приеме нового сотрудника может служить основанием для заведения на него личного дела. Соответственно специалист по работе с персоналом (кадровая служба) должен своевременно отреагировать на решение руководителя и не откладывать заключение с новым лицом трудового договора.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность. В этой связи работник предупреждается, что после заключения с ним договора он должен предоставить в отдел кадров копии следующих документов:

1) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) трудовой книжки (если новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, трудовую книжку оформляет первый работодатель);

3) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, – то же правило, что и с трудовой книжкой);

4) документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

5) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Соответственно они и составят основу личного дела сотрудника.

При заключении трудового договора кадровый специалист под роспись знакомит принимаемого работника с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);

2) правилами внутреннего трудового распорядка;

3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;

4) положением по охране труда;

5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;

6) положением об оплате труда, о премировании работников;

7) положением об обработке персональных данных;

8) положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;

9) должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.

Во избежание споров целесообразнее всего составить отдельный акт об этом. Однако можно сделать и отметку об ознакомлении в приказе о приеме на работу. Но тогда такое ознакомление должно подтверждаться отдельной подписью работника. Иначе в последующем привлечь работника к ответственности за несоблюдение этих актов будет затруднительно.

В заключение отметим, что если работник впервые поступает на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и оформить пенсионное страховое свидетельство.

Вместе с тем процедура введения лица в должность не ограничивается его приемом на работу. Хотя одно неизбежно следует за другим. Введение в должность подразумевает первое знакомство работника с предстоящим ему «фронтом работ».

Отметим, что не существует универсального порядка передачи и приема дел. Соответствующий порядок предопределен образовательным уровнем кандидата, объемом производства, требованиями, предъявляемыми к занимаемой должности, должностными обязанностями и пр.

Вновь принятые работники или имевшие перерыв в работе более 6 месяцев, назначенные на новую должность, в зависимости от категории персонала получают право на самостоятельную работу после прохождения необходимых инструктажей по безопасности труда, обучения (стажировки) и проверки уровня профессиональной подготовки. Лица, допускаемые к работам, связанным с опасными, вредными и неблагоприятными производственными факторами, не должны иметь медицинских противопоказаний для выполнения этих работ.

Допуск к самостоятельной работе оформляется распорядительным документом руководителя организации или структурного подразделения. О допуске к самостоятельной работе оперативного руководителя должны быть уведомлены соответствующие оперативные службы и смежные организации, с которыми ведутся оперативные переговоры.

Действие допуска к самостоятельной работе лиц, для которых проверка знаний обязательна, сохраняется до срока очередной проверки и может быть прервана решением руководителя организации, структурного подразделения или органов государственного надзора при нарушении этими лицами норм и правил, которые они должны соблюдать согласно служебным обязанностям.

При перерыве в работе от 30 дней до 6 месяцев форму подготовки персонала для допуска к самостоятельной работе определяет руководитель организации или структурного подразделения с учетом уровня профессиональной подготовки работника, его опыта работы, служебных обязанностей и др. При этом в любых случаях должен быть проведен внеплановый инструктаж по безопасности труда.

Перед допуском персонала, имевшего длительный перерыв в работе, независимо от проводимых форм подготовки он должен быть ознакомлен:

1) с изменениями в оборудовании, схемах и режимах работы энергоустановок;

2) с изменениями в инструкциях;

3) с вновь введенными в действие нормативно-техническими документами;

4) с новыми приказами, техническими распоряжениями и другими материалами по данной должности.

При длительном простое оборудования (например, консервации) либо изменении условий его работы порядок допуска персонала к его управлению определяет руководитель организации.

Введение в должность и допуск к самостоятельной работе сопровождается в обязательном порядке передачей дел. В целях его надлежащего оформления и списания ответственности за чужие просчеты необходимо составление акта приема-передачи.

Приемо-сдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела. Вместе с тем он имеет целью показать на момент приема-сдачи дел:

1) основные финансовые показатели работы данного учреждения, предприятия, организации;

2) состояние первичной документации учета, отчетности и прежде всего материального и денежного учета;

3) мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.

Прием и сдача дел главными бухгалтерами производится на основании приказа руководителя учреждения, предприятия, организации. В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерии. В передаче дел должен участвовать представитель вышестоящей организации. В качестве своего представителя вышестоящая организация может выделить или сотрудника своей организации, обладающего необходимыми знаниями, или работника другого подведомственного учреждения, если это целесообразно по территориальным и другим условиям. Однако неявка представителя вышестоящей организации не приостанавливает прием и сдачу дел.

В том случае, если прежний сотрудник отчислен от этой должности вследствие смерти или по другой причине, делающей невозможным его участие в сдаче дел, то вновь назначенный работник и представитель вышестоящей организации составляют акт приема дел в том же порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт.

Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия, организации.

При проверке финансового состояния, постановке учета и отчетности, а также при составлении приемо-сдаточного акта используются:

1) периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а также решения вышестоящей организации по этим отчетам;

2) выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

3) финансовые планы, сметы, штатные расписания, титульные списки;

4) регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);

5) акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;

6) акты ревизий и обследований;

7) материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

После полной проверки состояния учета, отчетности и основных финансовых показателей работы составляется акт приема и сдачи дел, который подписывается принимающим и сдающим, а также представителем вышестоящей организации. Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-сдачу дел ревизионными методами. В том случае, если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее дела, вправе потребовать от вышестоящей организации назначения документальной ревизии.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки. Представитель вышестоящей организации должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию.

Приемо-сдаточный акт составляется в 3 экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, предприятия, организации, второй – направляется в бухгалтерию вышестоящей организации, третий – остается у передающего дела.