4.3. Процесс адаптации.

Проблема адаптации знакома многим кадровикам. С работником подписан трудовой договор, и тут перед нами встает следующая задача: как помочь человеку «мягко» адаптироваться к новым условиям, вписаться в незнакомую обстановку, как можно быстрее освоить специфику предстоящей работы, влиться в новый для него коллектив.

Как показывает практика, больше всего новички нуждаются в помощи и поддержке первые 2 недели. Глубочайший след в сознании работника оставляют первые дни или даже часы на рабочем месте в организации. Это восприятие сказывается на всей дальнейшей работе, закладывается основа дисциплинированности. Во многом достижению названных глубинных процессов способствует процедура адаптации нового сотрудника. Успешное решение проблемы адаптации работников как составной части общей системы развития человеческих ресурсов возможно при условии поддержки этой работы со стороны руководства компании. Одного лишь понимания важности адаптации сотрудника на новом рабочем месте недостаточно. Успех возможен только при условии планирования, направления и координации этой работы в масштабах всей организации. Однако, несмотря на ряд положительных аспектов, которыми обладает адаптация, по-прежнему большинство работодателей не видит в ней необходимости, сохраняя верность принципу «с корабля на бал».

Адаптация к рабочему месту – это комплексный процесс профессиональной и социальной ориентации работника по отношению к должности (рабочему месту), профессии, коллективу, организации. Адаптация – это и информирование (начиная с расписания работы столовой и заканчивая тем, в каких электронных папках какие содержатся сведения), и уточнение целей, которые ставятся перед новым сотрудником, и прояснение вопросов, связанных с его ожиданиями от работы. В связи с чем не следует заниматься подменой понятий «адаптация» и «испытание работника». В период испытания нового сотрудника процесс его адаптации будет неизбежен. Вопрос только в том, будет ли иметь место помощь со стороны трудового коллектива и непосредственно самого руководителя, или как в большинстве случаев реализацию своего «Я» работник осуществит посредством самоадаптации.

Несмотря на то обстоятельство, что сама процедура адаптации монолитна, все же в ней предпочтительно выделить два основных направления, которые во многом предопределяют дальнейшие действия работодателя. Основные усилия по адаптации нового сотрудника представитель кадровой службы должен сконцентрировать на: психологической адаптации работника в коллективе и приобщении его к освоению профессиональных секретов.

Психологическая адаптация подразумевает знакомство новичка с коллективом, организацией, оборудованием, основными нормативными документами. Конечно, такого рода знакомство ? дело не одного дня, поэтому сотрудник отдела кадров свои усилия должен сконцентрировать таким образом, чтобы не работнику представлять организацию, а наоборот. В этих целях рекомендуется проводить своего рода экскурсии по предприятию, где новичков знакомят с правилами техники безопасности, противопожарной безопасности, положением о персонале и правилами трудового распорядка, другими локальными нормативными документами компании. Далее, адаптация не только работника, но и организации под влиянием работника идет непрерывно. И чтобы она прошла успешнее, надо быть готовым к любым неожиданностям и не бояться трудностей.

Что касается первого направления, здесь следует действовать максимально осторожно. Так, важно, чтобы с самых первых дней работы человек осознал свою причастность к общему делу, органично вошел в корпоративную культуру организации, почувствовал себя комфортно.

Распределяя сотрудников по профилю, отделам и прочему, необходимо учитывать их личные психологические качества и «внутренний климат» того места, где им предстоит трудиться. Такая позиция во многом позволяет избежать возможных конфликтов, связанных с межличностными отношениями в процессе работы.

Большинство сторонников корпоративного духа и культуры придерживается мнения, что большим эффектом в процессе адаптации обладает участие в праздновании коллективных праздников и торжеств. Основная работа здесь возлагается на отдел кадров, который заранее готовит списки участников, формирует программу предстоящего праздника, заказывает подарки (куртки, ветровки, майки с логотипом компании), в общем, решает все организационные вопросы. Важным моментом также является день рождения сотрудника, концентрация внимания вокруг его персоны в этот день может сыграть свою роль в достижении положительного результата.

Время испытания при приеме на работу – это только определенный период в системе адаптации, хотя и основополагающий. Насколько успешно новичок пройдет испытание, зависит и от его непосредственного начальника. Именно в этой связи целесообразно основные обязанности по адаптации сотрудников возлагать на прямое руководство, с которым им в дальнейшем предстоит работать. Службой персонала должны ежемесячно (чаще или реже определяется с учетом специфики деятельности компании) с руководителями линейных подразделений проводиться занятия по основам педагогики и психологии личности и коллектива. В период аттестации руководителей вопрос умения организовать деятельность подчиненных является основополагающим. Понимание линейными руководителями сути процесса развития человеческих ресурсов помогает координировать и объединить все этапы процесса адаптации в организации в целом.

Адаптация работников имеет целью взаимное приспособление работника и организации, основанное на планомерном изучении работником профессиональных знаний и навыков, понимании социальных и организационно-экономических условий труда, приобщении к корпоративным ценностям компании.

Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику (ст. 70 ТК РФ).

Различают два вида адаптации: первичную и вторичную. Первичная адаптация – для лиц, вновь принятых на работу в организацию. Адаптационный период для данной категории работников предусматривается в течение всего испытательного срока.

Вторичная адаптация – для работников организации, перемещенных внутри организационной структуры из одного структурного подразделения в другое. В этом случае адаптация проводится в течение одного месяца.

Адаптация имеет свое начало и завершение. Начало процесса адаптации – это момент, когда человека заинтересовала возможность работы в нашей компании. Завершение адаптации – это переход нового сотрудника в полноправные работники организации. Процесс взаимного сближения работника и коллектива происходит постоянно. Раскрываются новые качества работника, в коллектив приходят новые сотрудники, меняются руководители разного уровня. Можно сказать, что взаимная адаптация окончательно завершается в момент убытия работника из организации.

Для надлежащей организации процесса адаптации вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, согласованному с отделом профессионального развития персонала, приказом по организации назначается наставник. В задачи наставника входит профессиональное обучение, содействующее социальной адаптации вновь принятого работника. Наставникам, осуществляющим руководство адаптацией вновь принятых работников, устанавливается доплата за наставничество в соответствии с Положением об оплате и стимулировании труда. Наставником, отделом профессионального развития персонала и адаптируемым составляется индивидуальная программа адаптационного периода, которая утверждается заместителем генерального директора по персоналу.

Индивидуальная программа формируется из конкретных мероприятий и содержит два направления: профессиональную и социально-организационную адаптацию. Профессиональная адаптация включает освоение профессиональных навыков, а также формирование профессионально необходимых качеств личности. Социально-организационная адаптация включает усвоение роли и статуса занимаемой должности (рабочего места) и места подразделения в общей организационной структуре общества, приспособление к ближайшему социальному окружению в коллективе, к стилю работы руководителей и сотрудников, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе.

Социально-психологическая адаптация работников, переведенных на нижестоящие должности внутри компании, требует особого внимания и курирования со стороны руководителя подразделения, куда переведен работник, и специалистов отдела профессионального развития персонала. Решение о сохранении работника в организации ставит задачу обеспечения удовлетворенности и подразделения, и работника состоявшимся назначением.

Адаптация различных категорий работников характеризуется определенной спецификой.

Особенности адаптации рабочих:

1) для вновь принятых рабочих, не имеющих специальности, необходимых знаний, умений и навыков, проводится производственное обучение на рабочем месте в соответствии со стандартом управления качеством серии ИСО-9000 «Персонал. Подготовка и повышение квалификации», которое заканчивается квалификационным экзаменом с присвоением работнику соответствующего квалификационного разряда по определенной профессии (специальности); с такими работниками заключается ученический договор на профессиональное обучение; период ученичества является для них частью адаптационного периода;

2) для производственного персонала, принятого на работу исходя из имеющейся квалификации по специальности (профессии), период адаптации проходит на рабочем месте под руководством наставника.

Рабочие в течение адаптационного срока должны быть ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, коллективным договором, основными положениями устава, Положения об оплате и стимулировании труда, с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к иной конфиденциальной информации компании, с краткой историей, основными положениями корпоративной культуры организации. Рабочим вручается список руководителей (с указаниями служебных телефонов), с которыми рабочий будет контактировать в своей профессиональной деятельности (отдела кадров, отдела профессионального развития персонала, отдела учета расчетов с персоналом и пр.).

Особенности адаптации руководителей и специалистов:

1) руководители и специалисты обязательно знакомятся с организационной структурой, кадровым наполнением и деятельностью не только структурного подразделения, куда они непосредственно приняты на работу, но и другими подразделениями организации;

2) для вновь принятых специалистов отделов и служб управления согласно Положению об организации производственных стажировок во время адаптационного периода проводится стажировка непосредственно в производстве по определяющему профилю.

Руководители и специалисты обеспечиваются письменными материалами, изучение которых способствует их эффективной адаптации. К числу таких материалов, в частности, относятся:

1) краткое описание истории организации;

2) организационная структура компании;

3) список руководителей структурных подразделений с указанием их служебных телефонов;

4) сформулированная философия фирмы или миссия компании;

5) политика качества компании в текущем году;

6) коллективный договор;

7) правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты, имеющие отношение к трудовым функциям руководителя (специалиста);

8) основные положения устава и локальных нормативных актов организации, которые необходимы для понимания принципов работы организации, взаимоотношений с персоналом;

9) перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к иной конфиденциальной информации компании.

Конкретный пакет материалов, представляемых адаптируемому для ознакомления, зависит от уровня занимаемой им должности.

В целях подведения итогов адаптации руководитель подразделения может сделать заявку отделу профессионального развития персонала на организацию опроса работников компании об успешности адаптируемого.

По окончании адаптационного периода для подведения итогов адаптации и выяснения удовлетворенности работника и руководителя структурного подразделения ее результатами заместитель генерального директора по персоналу проводит собеседование.

С целью создания у работников мотивации к труду и знакомства генерального директора с кадровым пополнением организуются ежеквартальные личные встречи генерального директора с работниками, прошедшими испытательный срок и успешно адаптировавшимися в организации.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил базовые профессиональные знания, умения и навыки, принят коллективом, овладевает корпоративными ценностями компании.

Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода, то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен по ст. 71 ТК РФ (как не выдержавший испытания) или с согласия работника переведен на другую работу внутри организации.

Юридически грамотное оформление кадровых документов можно считать одним из стержневых факторов адаптации. Работник с первой секунды понимает, что в этой организации все по закону. Если трудовая книжка небрежно брошена в угол, не заключен трудовой договор, работник не ознакомлен с внутренним трудовым распорядком, мерами безопасности на рабочем месте и так далее, любой может сделать вывод – здесь человека используют в качестве «лимона»: отжали и выбросили. Квалифицированный работник незамедлительно покинет такую компанию.