Глава 4. Принят новый работник.

4.1. Введение в должность.

На этом этапе работа службы персонала направлена не только на продолжение тестирования нового работника, но и на формирование у него таких важных качеств, как лояльность, ответственность, преданность коллективу и руководству, уважение к корпоративной культуре и т. п.

Введение работника в должность ? результат той работы, которая была проделана в период изучения, оценки и подбора кандидатов. Вместе с этим введению работника в должность предшествует соответствующее документальное сопровождение состоявшегося юридического факта. Последнее обусловлено требованиями законности и обоснованности формирования трудовых отношений, равно как направлено на защиту прав и законных интересов обеих сторон (работника и работодателя). Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем.

Согласно правилам трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ) прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового договора. При этом такой приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора. Содержание приказа работодателя о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (распоряжения), чтобы обеспечить работнику реальную возможность контроля за оформлением его приема на работу. При отсутствии приказа работник вправе потребовать от работодателя его издания.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения.

1. Наименование организации (строго в соответствии с Уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в Уставе).

2. Код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации.

3. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации.

4. Срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора – дата окончания работы).

5. Фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными).

6. Наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, – строго в соответствии с нормативными документами).

7. Испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. «Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций шести месяцев...» (ст. 70 ТК РФ). Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.

При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.

После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:

1) руководитель кадровой службы;

2) отдел труда и заработной платы;

3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);

4) работник бухгалтерии.

Последним непосредственно перед подписанием приказа руководителем свою визу ставит сотрудник юридической службы.

Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.

После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписывать два экземпляра приказа.

После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб.

Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку (форма Т-2) и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема человека на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке.

Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:

1) первый экземпляр передается в бухгалтерию;

2) второй экземпляр подшивается в личное дело работника;

3) третий экземпляр – в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.

По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя. Именно приказ (а не трудовой договор) является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д.

Причем если ранее основанием для издания приказа (распоряжения) работодателя, как правило, являлось личное заявление работника, то в настоящий момент таким основанием может являться только заключенный трудовой договор.

Тщательный анализ норм ТК РФ показывает, что личное заявление работника о приеме его на работу юридического значения не имеет. Это не означает, что в одночасье нужно перечеркнуть сложившуюся десятилетиями практику оформления трудовых отношений. Работник может по-прежнему при поступлении на работу писать заявление о приеме его на работу, но следует помнить, что личное заявление о приеме на работу никак не влияет на процесс юридически правильного оформления трудовых отношений.

Заметим, что решение о приеме нового сотрудника может служить основанием для заведения на него личного дела. Соответственно специалист по работе с персоналом (кадровая служба) должен своевременно отреагировать на решение руководителя и не откладывать заключение с новым лицом трудового договора.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность. В этой связи работник предупреждается, что после заключения с ним договора он должен предоставить в отдел кадров копии следующих документов:

1) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) трудовой книжки (если новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, трудовую книжку оформляет первый работодатель);

3) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, – то же правило, что и с трудовой книжкой);

4) документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

5) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Соответственно они и составят основу личного дела сотрудника.

При заключении трудового договора кадровый специалист под роспись знакомит принимаемого работника с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);

2) правилами внутреннего трудового распорядка;

3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;

4) положением по охране труда;

5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;

6) положением об оплате труда, о премировании работников;

7) положением об обработке персональных данных;

8) положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;

9) должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.

Во избежание споров целесообразнее всего составить отдельный акт об этом. Однако можно сделать и отметку об ознакомлении в приказе о приеме на работу. Но тогда такое ознакомление должно подтверждаться отдельной подписью работника. Иначе в последующем привлечь работника к ответственности за несоблюдение этих актов будет затруднительно.

В заключение отметим, что если работник впервые поступает на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и оформить пенсионное страховое свидетельство.

Вместе с тем процедура введения лица в должность не ограничивается его приемом на работу. Хотя одно неизбежно следует за другим. Введение в должность подразумевает первое знакомство работника с предстоящим ему «фронтом работ».

Отметим, что не существует универсального порядка передачи и приема дел. Соответствующий порядок предопределен образовательным уровнем кандидата, объемом производства, требованиями, предъявляемыми к занимаемой должности, должностными обязанностями и пр.

Вновь принятые работники или имевшие перерыв в работе более 6 месяцев, назначенные на новую должность, в зависимости от категории персонала получают право на самостоятельную работу после прохождения необходимых инструктажей по безопасности труда, обучения (стажировки) и проверки уровня профессиональной подготовки. Лица, допускаемые к работам, связанным с опасными, вредными и неблагоприятными производственными факторами, не должны иметь медицинских противопоказаний для выполнения этих работ.

Допуск к самостоятельной работе оформляется распорядительным документом руководителя организации или структурного подразделения. О допуске к самостоятельной работе оперативного руководителя должны быть уведомлены соответствующие оперативные службы и смежные организации, с которыми ведутся оперативные переговоры.

Действие допуска к самостоятельной работе лиц, для которых проверка знаний обязательна, сохраняется до срока очередной проверки и может быть прервана решением руководителя организации, структурного подразделения или органов государственного надзора при нарушении этими лицами норм и правил, которые они должны соблюдать согласно служебным обязанностям.

При перерыве в работе от 30 дней до 6 месяцев форму подготовки персонала для допуска к самостоятельной работе определяет руководитель организации или структурного подразделения с учетом уровня профессиональной подготовки работника, его опыта работы, служебных обязанностей и др. При этом в любых случаях должен быть проведен внеплановый инструктаж по безопасности труда.

Перед допуском персонала, имевшего длительный перерыв в работе, независимо от проводимых форм подготовки он должен быть ознакомлен:

1) с изменениями в оборудовании, схемах и режимах работы энергоустановок;

2) с изменениями в инструкциях;

3) с вновь введенными в действие нормативно-техническими документами;

4) с новыми приказами, техническими распоряжениями и другими материалами по данной должности.

При длительном простое оборудования (например, консервации) либо изменении условий его работы порядок допуска персонала к его управлению определяет руководитель организации.

Введение в должность и допуск к самостоятельной работе сопровождается в обязательном порядке передачей дел. В целях его надлежащего оформления и списания ответственности за чужие просчеты необходимо составление акта приема-передачи.

Приемо-сдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела. Вместе с тем он имеет целью показать на момент приема-сдачи дел:

1) основные финансовые показатели работы данного учреждения, предприятия, организации;

2) состояние первичной документации учета, отчетности и прежде всего материального и денежного учета;

3) мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.

Прием и сдача дел главными бухгалтерами производится на основании приказа руководителя учреждения, предприятия, организации. В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерии. В передаче дел должен участвовать представитель вышестоящей организации. В качестве своего представителя вышестоящая организация может выделить или сотрудника своей организации, обладающего необходимыми знаниями, или работника другого подведомственного учреждения, если это целесообразно по территориальным и другим условиям. Однако неявка представителя вышестоящей организации не приостанавливает прием и сдачу дел.

В том случае, если прежний сотрудник отчислен от этой должности вследствие смерти или по другой причине, делающей невозможным его участие в сдаче дел, то вновь назначенный работник и представитель вышестоящей организации составляют акт приема дел в том же порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт.

Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия, организации.

При проверке финансового состояния, постановке учета и отчетности, а также при составлении приемо-сдаточного акта используются:

1) периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а также решения вышестоящей организации по этим отчетам;

2) выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

3) финансовые планы, сметы, штатные расписания, титульные списки;

4) регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);

5) акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;

6) акты ревизий и обследований;

7) материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

После полной проверки состояния учета, отчетности и основных финансовых показателей работы составляется акт приема и сдачи дел, который подписывается принимающим и сдающим, а также представителем вышестоящей организации. Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-сдачу дел ревизионными методами. В том случае, если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее дела, вправе потребовать от вышестоящей организации назначения документальной ревизии.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки. Представитель вышестоящей организации должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию.

Приемо-сдаточный акт составляется в 3 экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, предприятия, организации, второй – направляется в бухгалтерию вышестоящей организации, третий – остается у передающего дела.

4.2. Испытательный срок.

Профессиональные качества нового работника с первого взгляда, увы, не определить. Трудовое законодательство предоставляет работодателю право в случае необходимости проверить способность работника выполнять работу, обусловленную заключаемым трудовым договором. С этой целью стороны при заключении договора оговаривают условие об установлении испытательного срока. Это возможность проверить деловые качества работника и уволить неподходящего.

В целях защиты прав и интересов работника трудовым законодательством предусмотрены определенные правила и ограничения испытательного срока:

1) условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, работник должен быть письменно ознакомлен с приказом о его приеме на работу с испытательным сроком. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Эта правовая норма, без сомнения, должна дисциплинировать некоторых руководителей коммерческих структур, грешащих набором работников с целью прекращения трудовых отношений с ними, как только истечет установленный в одностороннем порядке срок испытания. В этих случаях работнику объявляется, что трудовой договор будет заключен по результатам испытания, и зарплата соответственно будет выплачиваться со дня заключения трудового договора. Такая «кадровая карусель» позволяет длительное время бесплатно использовать большое количество сменяющих друг друга, как правило, молодых работников, не знакомых с трудовым законодательством. Чаще всего на работах, не требующих квалифицированного труда[26] ;

2) в период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения;

3) цель испытания – проверка соответствия работника поручаемой работе. В этой связи в период испытания, как и в ходе основной работы, работодателю запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Соответственно пределы проверки обусловлены исключительно профессиональной компетенцией сотрудника и не должны затрагивать его личных и иных качеств, не связанных с работой.

Поскольку испытательный срок устанавливается при заключении трудового договора, работодатель не вправе в дальнейшем принимать решение о продлении испытательного срока.

Испытательный срок не может быть установлен для следующих категорий сотрудников:

1) лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

2) беременных женщин;

3) лиц, не достигших возраста 18 лет;

4) лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

5) лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

6) лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

7) в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для сезонных работников, наоборот, срок испытания не может превышать 2 недель (ст. 294 ТК РФ).

Установленные законодательно предельные сроки испытания не могут быть произвольно увеличены работодателем даже по соглашению сторон. В последнем случае такого рода соглашение будет признано недействительным.

В испытательный срок не засчитывается:

1) временная нетрудоспособность;

2) нахождение в краткосрочном отпуске без сохранения денежного содержания;

3) нахождение в отпуске в связи с обучением;

4) другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам. К таким периодам, в частности, относятся: время выполнения государственных или общественных обязанностей, время нахождения в медицинском учреждении на обследовании, отсутствие на работе в связи со сдачей крови для переливания. В этих случаях общая продолжительность испытательного срока до и после перерыва, вызванного указанными причинами, не должна превышать установленных законодательством сроков.

Следовательно, определяя срок испытания, необходимо исходить из реально отработанного сотрудником времени и не учитывать дни, в которые он отсутствовал на работе по уважительным причинам. Однако общая продолжительность испытательного срока не должна превышать того периода времени, который определен в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

В период испытательного срока на работников в полной мере распространяется трудовое законодательство. Следовательно, не допускается установление каких-либо ограничений прав сотрудника, принятого на работу с испытательным сроком, ухудшение его положения по сравнению с другими работниками. Здесь же следует сказать и о том, что в период испытания сотрудник может быть уволен по общим основаниям, предусмотренным ТК РФ (а не только как не прошедший испытание).

По окончании испытательного срока сотруднику сообщается о результатах испытания. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание, и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях (п. 3 ст. 71 ТК РФ).

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. В случае если работник отказывается в получении уведомления и его подписания, можно поступить следующим образом. Первым делом в присутствии нескольких работников, которые своими подписями подтвердят факт вручения уведомления работнику и его отказ, составляется акт об отказе работника получить уведомление. После чего направляется экземпляр уведомления по домашнему адресу работника заказным письмом с уведомлением о вручении.

Обратим особое внимание: такое прекращение возможно только до истечения испытательного срока.

Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке. При возникновении спора работодателю нужно будет доказать в суде те обстоятельства, которые послужили основанием для признания сотрудника не выдержавшим испытания. Если работодатель не сумеет представить соответствующие доказательства, суд может восстановить уволенного работника в должности. Судебная практика показывает, что иски о восстановлении на работе лиц, уволенных по названному основанию, как правило, удовлетворяются. В большинстве случаев организация не может подтвердить указанные обстоятельства.

Если работодатель примет решение о расторжении трудовых отношений с работником в период прохождения испытания, он обязан уведомить испытуемого о принятом решении с соблюдением следующих условий:

1) сообщить свое решение письменно;

2) указать мотивы принятого им решения.

Представляется, что понятие «предупредить в письменном виде» означает «вручить, передать лично или через третьих лиц, а также направить по почте или по иным каналам связи (факсимильной, а также электронной – в виде графического файла, воспроизводящего как текст уведомления, так и рукописную подпись и оттиск печати)».

Если действия по уведомлению сотрудника не были произведены работодателем до истечения 3 дней до окончания срока испытания, а испытуемый продолжает работу, он считается выдержавшим испытание. Последующее расторжение договора будет возможно теперь только на общих основаниях (ст. 77 ТК РФ)[27] .

Статья 71 ТК РФ упоминает словосочетание «неудовлетворительный результат испытания». Вместе с тем закон требует от работодателя указать конкретные причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Неудовлетворительный результат испытания может подтверждаться, в частности, актами о выпуске бракованной продукции, некачественном выполнении поручаемой работы, объяснительными, докладными, служебными записками, приказами о наложении взысканий и другими документами. При этом бремя доказывания непригодности работника к выполнению работы лежит на работодателе. Рекомендуется четко фиксировать те моменты, когда сотрудник не справляется с порученной ему работой. В данном случае служебной записки непосредственного руководителя или устного замечания по поводу качества выполненной работы недостаточно. В такого рода случаях намного целесообразнее составить соответствующий акт (протокол). В нем следует, во-первых, зафиксировать сам факт того, что сотрудник не справился со своими трудовыми обязанностями или отнесся к ним халатно и, во-вторых, обязательно указать причины.

Кроме того, необходимо брать с сотрудника письменные объяснения о причинах допущенных им нарушений. А если результат испытания неудовлетворителен, то непосредственный руководитель работника должен направить в администрацию соответствующее заявление, приложив к нему подтверждающие документы. Но сделать это следует не позднее чем за 2 недели до окончания испытательного срока. Чтобы избежать субъективизма со стороны руководителя, окончательное решение о несоответствии работника порученной работе лучше принимать коллегиально, специальной комиссией (это может быть трудовая комиссия либо специально созданная для этого комиссия).

Оценка деловых качеств и того, насколько сотрудник справляется с порученной ему работой, имеет определенные сложности. В первую очередь они связаны со спецификой выполняемой работы, а также со сферой труда.

Так, в производственной сфере, где результатом труда является конкретный овеществленный результат, можно четко определить, насколько качественно выполняется работа. Если же есть недостатки, то не представляет большого труда выявить, с чем они связаны: с технологическими особенностями производства или с отсутствием достаточной квалификации у работника.

В сфере услуг можно принять во внимание количество претензий клиентов к качеству оказания той или иной услуги (например, претензии больных по качеству оказания стоматологических услуг).

Сложнее обстоит дело, когда работа связана с интеллектуальным трудом. То есть, когда как такового овеществленного результата труда нет. В данном случае сложно давать какие-либо общие рекомендации. Здесь должны анализироваться:

1) качество исполнения поручений руководителя;

2) соблюдение сроков исполнения заданий;

3) выполнение сотрудником общего объема предложенной работы;

4) соответствие работника профессионально-квалификационным требованиям[28] .

К типичным ошибкам при установлении испытательного срока относятся:

1) установление испытательного срока молодым специалистам, поступающим на работу после окончания профессионального учебного заведения;

2) при прохождении испытательного срока не ведется оценка деятельности работника, в результате чего впоследствии сложно доказать факт того, что работник не выдержал испытание;

3) основанием для прекращения трудового договора явились претензии работодателя, не относящиеся к трудовой деятельности, профессиональным и деловым качествам работника.

Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за 3 дня.

4.3. Процесс адаптации.

Проблема адаптации знакома многим кадровикам. С работником подписан трудовой договор, и тут перед нами встает следующая задача: как помочь человеку «мягко» адаптироваться к новым условиям, вписаться в незнакомую обстановку, как можно быстрее освоить специфику предстоящей работы, влиться в новый для него коллектив.

Как показывает практика, больше всего новички нуждаются в помощи и поддержке первые 2 недели. Глубочайший след в сознании работника оставляют первые дни или даже часы на рабочем месте в организации. Это восприятие сказывается на всей дальнейшей работе, закладывается основа дисциплинированности. Во многом достижению названных глубинных процессов способствует процедура адаптации нового сотрудника. Успешное решение проблемы адаптации работников как составной части общей системы развития человеческих ресурсов возможно при условии поддержки этой работы со стороны руководства компании. Одного лишь понимания важности адаптации сотрудника на новом рабочем месте недостаточно. Успех возможен только при условии планирования, направления и координации этой работы в масштабах всей организации. Однако, несмотря на ряд положительных аспектов, которыми обладает адаптация, по-прежнему большинство работодателей не видит в ней необходимости, сохраняя верность принципу «с корабля на бал».

Адаптация к рабочему месту – это комплексный процесс профессиональной и социальной ориентации работника по отношению к должности (рабочему месту), профессии, коллективу, организации. Адаптация – это и информирование (начиная с расписания работы столовой и заканчивая тем, в каких электронных папках какие содержатся сведения), и уточнение целей, которые ставятся перед новым сотрудником, и прояснение вопросов, связанных с его ожиданиями от работы. В связи с чем не следует заниматься подменой понятий «адаптация» и «испытание работника». В период испытания нового сотрудника процесс его адаптации будет неизбежен. Вопрос только в том, будет ли иметь место помощь со стороны трудового коллектива и непосредственно самого руководителя, или как в большинстве случаев реализацию своего «Я» работник осуществит посредством самоадаптации.

Несмотря на то обстоятельство, что сама процедура адаптации монолитна, все же в ней предпочтительно выделить два основных направления, которые во многом предопределяют дальнейшие действия работодателя. Основные усилия по адаптации нового сотрудника представитель кадровой службы должен сконцентрировать на: психологической адаптации работника в коллективе и приобщении его к освоению профессиональных секретов.

Психологическая адаптация подразумевает знакомство новичка с коллективом, организацией, оборудованием, основными нормативными документами. Конечно, такого рода знакомство ? дело не одного дня, поэтому сотрудник отдела кадров свои усилия должен сконцентрировать таким образом, чтобы не работнику представлять организацию, а наоборот. В этих целях рекомендуется проводить своего рода экскурсии по предприятию, где новичков знакомят с правилами техники безопасности, противопожарной безопасности, положением о персонале и правилами трудового распорядка, другими локальными нормативными документами компании. Далее, адаптация не только работника, но и организации под влиянием работника идет непрерывно. И чтобы она прошла успешнее, надо быть готовым к любым неожиданностям и не бояться трудностей.

Что касается первого направления, здесь следует действовать максимально осторожно. Так, важно, чтобы с самых первых дней работы человек осознал свою причастность к общему делу, органично вошел в корпоративную культуру организации, почувствовал себя комфортно.

Распределяя сотрудников по профилю, отделам и прочему, необходимо учитывать их личные психологические качества и «внутренний климат» того места, где им предстоит трудиться. Такая позиция во многом позволяет избежать возможных конфликтов, связанных с межличностными отношениями в процессе работы.

Большинство сторонников корпоративного духа и культуры придерживается мнения, что большим эффектом в процессе адаптации обладает участие в праздновании коллективных праздников и торжеств. Основная работа здесь возлагается на отдел кадров, который заранее готовит списки участников, формирует программу предстоящего праздника, заказывает подарки (куртки, ветровки, майки с логотипом компании), в общем, решает все организационные вопросы. Важным моментом также является день рождения сотрудника, концентрация внимания вокруг его персоны в этот день может сыграть свою роль в достижении положительного результата.

Время испытания при приеме на работу – это только определенный период в системе адаптации, хотя и основополагающий. Насколько успешно новичок пройдет испытание, зависит и от его непосредственного начальника. Именно в этой связи целесообразно основные обязанности по адаптации сотрудников возлагать на прямое руководство, с которым им в дальнейшем предстоит работать. Службой персонала должны ежемесячно (чаще или реже определяется с учетом специфики деятельности компании) с руководителями линейных подразделений проводиться занятия по основам педагогики и психологии личности и коллектива. В период аттестации руководителей вопрос умения организовать деятельность подчиненных является основополагающим. Понимание линейными руководителями сути процесса развития человеческих ресурсов помогает координировать и объединить все этапы процесса адаптации в организации в целом.

Адаптация работников имеет целью взаимное приспособление работника и организации, основанное на планомерном изучении работником профессиональных знаний и навыков, понимании социальных и организационно-экономических условий труда, приобщении к корпоративным ценностям компании.

Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику (ст. 70 ТК РФ).

Различают два вида адаптации: первичную и вторичную. Первичная адаптация – для лиц, вновь принятых на работу в организацию. Адаптационный период для данной категории работников предусматривается в течение всего испытательного срока.

Вторичная адаптация – для работников организации, перемещенных внутри организационной структуры из одного структурного подразделения в другое. В этом случае адаптация проводится в течение одного месяца.

Адаптация имеет свое начало и завершение. Начало процесса адаптации – это момент, когда человека заинтересовала возможность работы в нашей компании. Завершение адаптации – это переход нового сотрудника в полноправные работники организации. Процесс взаимного сближения работника и коллектива происходит постоянно. Раскрываются новые качества работника, в коллектив приходят новые сотрудники, меняются руководители разного уровня. Можно сказать, что взаимная адаптация окончательно завершается в момент убытия работника из организации.

Для надлежащей организации процесса адаптации вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, согласованному с отделом профессионального развития персонала, приказом по организации назначается наставник. В задачи наставника входит профессиональное обучение, содействующее социальной адаптации вновь принятого работника. Наставникам, осуществляющим руководство адаптацией вновь принятых работников, устанавливается доплата за наставничество в соответствии с Положением об оплате и стимулировании труда. Наставником, отделом профессионального развития персонала и адаптируемым составляется индивидуальная программа адаптационного периода, которая утверждается заместителем генерального директора по персоналу.

Индивидуальная программа формируется из конкретных мероприятий и содержит два направления: профессиональную и социально-организационную адаптацию. Профессиональная адаптация включает освоение профессиональных навыков, а также формирование профессионально необходимых качеств личности. Социально-организационная адаптация включает усвоение роли и статуса занимаемой должности (рабочего места) и места подразделения в общей организационной структуре общества, приспособление к ближайшему социальному окружению в коллективе, к стилю работы руководителей и сотрудников, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе.

Социально-психологическая адаптация работников, переведенных на нижестоящие должности внутри компании, требует особого внимания и курирования со стороны руководителя подразделения, куда переведен работник, и специалистов отдела профессионального развития персонала. Решение о сохранении работника в организации ставит задачу обеспечения удовлетворенности и подразделения, и работника состоявшимся назначением.

Адаптация различных категорий работников характеризуется определенной спецификой.

Особенности адаптации рабочих:

1) для вновь принятых рабочих, не имеющих специальности, необходимых знаний, умений и навыков, проводится производственное обучение на рабочем месте в соответствии со стандартом управления качеством серии ИСО-9000 «Персонал. Подготовка и повышение квалификации», которое заканчивается квалификационным экзаменом с присвоением работнику соответствующего квалификационного разряда по определенной профессии (специальности); с такими работниками заключается ученический договор на профессиональное обучение; период ученичества является для них частью адаптационного периода;

2) для производственного персонала, принятого на работу исходя из имеющейся квалификации по специальности (профессии), период адаптации проходит на рабочем месте под руководством наставника.

Рабочие в течение адаптационного срока должны быть ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, коллективным договором, основными положениями устава, Положения об оплате и стимулировании труда, с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к иной конфиденциальной информации компании, с краткой историей, основными положениями корпоративной культуры организации. Рабочим вручается список руководителей (с указаниями служебных телефонов), с которыми рабочий будет контактировать в своей профессиональной деятельности (отдела кадров, отдела профессионального развития персонала, отдела учета расчетов с персоналом и пр.).

Особенности адаптации руководителей и специалистов:

1) руководители и специалисты обязательно знакомятся с организационной структурой, кадровым наполнением и деятельностью не только структурного подразделения, куда они непосредственно приняты на работу, но и другими подразделениями организации;

2) для вновь принятых специалистов отделов и служб управления согласно Положению об организации производственных стажировок во время адаптационного периода проводится стажировка непосредственно в производстве по определяющему профилю.

Руководители и специалисты обеспечиваются письменными материалами, изучение которых способствует их эффективной адаптации. К числу таких материалов, в частности, относятся:

1) краткое описание истории организации;

2) организационная структура компании;

3) список руководителей структурных подразделений с указанием их служебных телефонов;

4) сформулированная философия фирмы или миссия компании;

5) политика качества компании в текущем году;

6) коллективный договор;

7) правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты, имеющие отношение к трудовым функциям руководителя (специалиста);

8) основные положения устава и локальных нормативных актов организации, которые необходимы для понимания принципов работы организации, взаимоотношений с персоналом;

9) перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и относящихся к иной конфиденциальной информации компании.

Конкретный пакет материалов, представляемых адаптируемому для ознакомления, зависит от уровня занимаемой им должности.

В целях подведения итогов адаптации руководитель подразделения может сделать заявку отделу профессионального развития персонала на организацию опроса работников компании об успешности адаптируемого.

По окончании адаптационного периода для подведения итогов адаптации и выяснения удовлетворенности работника и руководителя структурного подразделения ее результатами заместитель генерального директора по персоналу проводит собеседование.

С целью создания у работников мотивации к труду и знакомства генерального директора с кадровым пополнением организуются ежеквартальные личные встречи генерального директора с работниками, прошедшими испытательный срок и успешно адаптировавшимися в организации.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил базовые профессиональные знания, умения и навыки, принят коллективом, овладевает корпоративными ценностями компании.

Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода, то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен по ст. 71 ТК РФ (как не выдержавший испытания) или с согласия работника переведен на другую работу внутри организации.

Юридически грамотное оформление кадровых документов можно считать одним из стержневых факторов адаптации. Работник с первой секунды понимает, что в этой организации все по закону. Если трудовая книжка небрежно брошена в угол, не заключен трудовой договор, работник не ознакомлен с внутренним трудовым распорядком, мерами безопасности на рабочем месте и так далее, любой может сделать вывод – здесь человека используют в качестве «лимона»: отжали и выбросили. Квалифицированный работник незамедлительно покинет такую компанию.