Безопасность и персонал.
5.2. Защита коммерческой тайны от разглашения.
Закон о коммерческой тайне предусматривает, что обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:
1) устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с Федеральным законом и гражданско-правовым договором;
2) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству РФ;
3) разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;
4) вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;
5) требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;
6) требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществленных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;
7) защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.
Соответственно вышеприведенный перечень правомочий имеет одно базовое основание – необходимость защиты сведений, имеющих коммерческую ценность от несанкционированного доступа к ним третьих лиц. Защита коммерческой тайны – комплекс организационных, правовых, технических и иных мер, направленных на снижение угрозы разглашение информации, обладание которой предоставляет ряд преимуществ ее владельцу на рынке товаров, работ, услуг. Цель введения мероприятий по защите коммерческой тайны – сохранение доминирующего положения лица.
Наряду с названными мерами обладатель коммерческой тайны вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности информации, а также другие, не противоречащие законодательству РФ меры.
Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:
1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
2) обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.
Для охраны конфиденциальности информации организации необходимо:
1) определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну;
2) ограничить доступ к такой информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3) организовать учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4) урегулировать отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, с работниками на основании трудовых договоров и с контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
5) нанести на документы, содержащие коммерческую тайну, гриф «коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место его жительства);
6) назначить ответственных за сохранность коммерческих сведений и за соблюдение «тайного» режима.
Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
После всех процедур коммерческую тайну можно считать созданной и полностью сформировавшейся. Теперь за ее распространение без согласия обладателя информации фирма может смело обращаться в суд и требовать компенсацию.
Однако этим мероприятия по ее защите не ограничиваются.
Допустим, что специалисты подготовили, а директор утвердил перечень информации, составляющей коммерческую тайну фирмы. Но это только полдела. Чтобы при утечке секретных сведений рассчитывать на судебную защиту, на предприятии нужно ввести так называемый режим коммерческой тайны. Это – обязательное требование. Если его не выполнить, то любые, даже совершенно секретные сведения суд признает открытыми, и никаких претензий незадачливый коммерсант ни к кому предъявить не сможет.
Потенциально опасными источниками информации, которые блокируются с помощью режима коммерческой тайны, являются документы предприятия, его персонал, деловые партнеры. Поэтому все мероприятия по обеспечению конфиденциальности условно можно поделить на внутренние (контроль за сотрудниками и охрана информации) и внешние (контроль за контрагентами и чиновниками).
С «внешними врагами» все относительно просто – любые связанные с защитой коммерческой тайны отношения между фирмой, контрагентами и контролерами регулируются договорами либо законом. С внутренними делами – сложнее. Если фирма действительно озабочена сохранностью своих секретов, ей придется решить ряд правовых, организационных и технических вопросов.
Во-первых, нужно разработать инструкцию по обеспечению сохранности коммерческой тайны и под расписку ознакомить с ней всех сотрудников. В ней следует детализировать порядок действия исполнителей, предусмотреть четкую систему документооборота, изготовление изделий, организации работ в режимных помещениях, регламентировать условия применения средств связи, приема представителей других предприятий и т. п. В такой инструкции, возможно, определить:
1) правила и процедуру присвоения и снятия грифа документам, работам и изделиям, содержащим коммерческую тайну предприятия;
2) процедуру допуска работников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;
3) обязанности и ограничения, налагаемые на исполнителей, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;
4) правила обращения (делопроизводство, учет, хранение, размножение и так далее) с документами и изделиями, содержащими коммерческую тайну предприятия;
5) правила приема представителей другого предприятия;
6) принципы организации и проведения контроля за обеспечением сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
7) ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, и другие нарушения установленного порядка их защиты.
Параллельно с инструкцией целесообразно разработать специальную памятку, положения которой будут обязательны для работников, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Она также должна содержать основные положения по обеспечению сохранности этих сведений. При небольших объемах работы с документацией и изделиями, содержащими коммерческую тайну, и малом числе работников, допущенных к ним, она может заменять собой инструкцию предприятия по данному вопросу. Прежде всего в памятку следует включить обязанности работников по сохранению коммерческой тайны, за нарушение которых может последовать установленная ответственность. Кроме того, необходимо указать, что работник обязан:
1) работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу своих служебных обязанностей;
2) знать, какие конкретно сведения подлежат защите;
3) знать, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.
В памятке также устанавливается, что при участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. Следует включить в памятку и положение о том, что запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности.
Во-вторых, нужно заключить дополнительные соглашения (или внести дополнения в трудовые договоры) с работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне. Каждый из них должен письменно подтвердить, что он ознакомлен с правилами использования секретных сведений и предупрежден об ответственности за их разглашение.
В-третьих, с каждым работником, допущенным к коммерческой тайне, следует заключить договор о полной материальной ответственности. Впрочем, эта мера носит, скорее, «психологический» характер. Дело в том, что даже полную материальную ответственность сотрудника ТК РФ ограничивает размером прямого ущерба, нанесенного работодателю (ст. 238 ТК РФ). Поэтому в лучшем случае со злоумышленника удастся взыскать лишь стоимость бумаги или дискеты, на которых содержались секретные сведения. Между тем основной ущерб от разглашения коммерческой тайны выражается в упущенной выгоде. А ее работник возмещать не обязан.
В-четвертых, надо наладить систему секретного документооборота и делопроизводства. В рамках этой системы на документы (папки документов или подшивки) нужно нанести гриф «коммерческая тайна». Электронным документам, распространение которых нежелательно, надо присвоить пароли и сообщить их под расписку только уполномоченным работникам.
Наконец, в-пятых, нужно решить, кто будет отвечать за поддержку и соблюдение тайного режима. В компаниях, деятельность которых сама по себе носит характер коммерческой тайны, например в научно-производственных организациях, стоит подумать о создании собственной службы экономической безопасности. На предприятиях, где защищать особенно нечего, можно определить структурные подразделения, где формируются или используются секретные документы, провести соответствующую работу с их сотрудниками и назначить ответственными за сохранность коммерческой тайны начальников отделов[38] .
Важное место в системе организационных, административных, правовых и других мер, позволяющих качественно решать задачи информационного обеспечения научно-производственной и коммерческой деятельности, физической сохранности материальных носителей закрытых сведений, предотвращения их утечки, сохранения коммерческой тайны занимает разрешительная система доступа исполнителей к классифицированным документам и сведениям.
Существенное значение в процессе разработки мероприятий по защите коммерческой тайны, равно как и в процессе их последующей реализации, играет грамотное распределение производственных, коммерческих и финансово-кредитных сведений, оставляющих тайну предприятия, между конкретными исполнителями соответствующих работ и документов. При распределении информации, с одной стороны, необходимо обеспечить предоставление конкретному сотруднику для качественного и своевременного выполнения порученных ему работ полного объема данных, а с другой стороны, исключить ознакомление исполнителя с излишними, не нужными ему для работы классифицированными сведениями.
В целях обеспечения правомерного и обоснованного доступа исполнителя к сведениям, составляющим коммерческую тайну фирмы, рекомендуется разрабатывать и внедрять на предприятиях соответствующую разрешительную систему.
Под доступом понимается получение письменного разрешения руководителя предприятия (или, с его санкции, других руководящих лиц) на выдачу тому или иному сотруднику конкретных (или в полном объеме) закрытых сведений с учетом его служебных обязанностей (должностных полномочий).
Оформление доступа к коммерческой тайне может производиться в соответствии с утвержденным директором Положением о разрешительной системе доступа, где юридически закрепляются полномочия должностных лиц предприятия по распределению информации и пользовании ею. Руководитель предприятия может разрешить пользование любой охраняемой информацией любому работнику данного предприятия или лицу, прибывшему на объект из другой организации для решения каких-либо вопросов, если в отношении этих сведений не установлены ограничения на ознакомление со стороны производственно-коммерческих партнеров по совместному производству и т. п.
На небольших предприятиях с ограниченным объемом закрытых работ (документов и изделий) руководитель имеет возможность лично распределять всю закрытую информацию, поступающую извне и создаваемую внутри предприятия между работниками независимо от занимаемых ими должностей. В этом случае осуществляется так называемое прямое распределение классифицированной информации. Однако прямое распределение становится невозможным на предприятии с большим объемом закрытых работ, рассредоточенным по различным подразделениям и участкам, в которых задействованы сотрудники различных должностных категорий. В этих условиях руководитель предприятия физически не имеет возможности лично регулировать потоки классифицированной информации и распределять ее между работниками. Возрастает вероятность ошибок в виде неправильного адресования сведений или разрешения на доступ лицам, не имеющим к ним прямого производственного отношения.
Для качественного выполнения управленческих функций в данных условиях руководитель предприятия часть своих прав распоряжаться движением классифицированных сведений передает (делегирует) руководителям нижестоящих уровней. При определении полномочий каждого из нижестоящих руководителей выполняется ряд условий. Полномочия должны соответствовать и осуществляться в рамках его должностного положения (прав и обязанностей) и распространяться только на определенные категории исполнителей закрытых работ и документов.
Важнейшее значение для сохранности коммерческой тайны имеет надежность сотрудника, которому разрешают работать с ценной информацией. В связи с этим система доступа должна быть основана на убеждении, что лица, получающие разрешение на доступ к закрытым сведениям, лояльны по отношению к предприятию (фирме). Такой вывод могут сделать в процессе совместной деятельности служба безопасности и отдел кадров предприятия. Эти подразделения утверждают у директора предприятия список сотрудников, кто по своим личным качествам может быть допущен (или не допущен) к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну. Соответствующие выписки передаются для учета руководителям подразделений, которым директором делегировано право выдавать разрешения на доступ к конкретным сведениям, входящим в Перечень охраняемой информации.
Руководитель, как правило, оставляет за собой право распоряжаться наиболее ценными сведениями, составляющими коммерческую тайну (конфиденциальные договоры с фирмами, отчеты о результатах работ по перспективным изделиям и т. п.). Перечень таких документов, утвержденный директором, должен находиться в службе безопасности. В соответствии с этим перечнем вся классифицированная информация и изделия, поступившие извне или созданные на предприятии, предоставляются руководству службы безопасности. Остальная информация поступает из службы безопасности непосредственно руководителям подразделений в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой. Они и распределяют ее между исполнителями. Количество уровней должностной иерархии и должностных лиц, которым могут быть предоставлены полномочия на распределение классифицированной информации, зависит от структуры предприятия, количества и сложности проводимых закрытых работ.
Эффективная работа разрешительной системы возможна только при соблюдении определенных правил:
Разрешительная система в качестве обязательного для выполнения правила включает в себя дифференцированный подход к разрешению доступа, учитывающий важность классифицированных сведений, в отношении которых решается вопрос о доступе.
Необходимо документальное отражение выданного разрешения на право пользования теми или иными защищаемыми сведениями. Это означает, что руководитель, давший разрешения на право пользования, должен его в обязательном порядке зафиксировать в письменном виде на соответствующем документе или в действующей на предприятии учетной форме. Никакие устные указания и просьбы о доступе кого бы то ни было (за исключением руководителя предприятия) не имеют юридической силы и не обязательны для работников службы безопасности. Это требование относится и к руководителям всех уровней, работающих с классифицированной информацией и ее носителями. Таким образом, только письменное разрешение руководителя (в рамках полномочий) является разрешением для выдачи тому или иному лицу охраняемых сведений.
Следует строго соблюдать принцип контроля со стороны службы безопасности. Это означает, что любое разрешение (здесь возможны изъятия по согласованию с руководителем) на ознакомление с закрытыми документами, сведениями и объектами должно быть согласовано с начальником службы безопасности. Каждое разрешение должно иметь дату его оформления и выдачи.
Широкое распространение имеет такой традиционный вид разрешения, как резолюция руководителя на самом классифицированном документе. Такое разрешение должно содержать перечень фамилий сотрудников, обязанных ознакомиться с документами или их исполнить, срок исполнения, другие указания, подпись руководителя и дату. Руководитель может при необходимости предусмотреть ограничения в доступе конкретных сотрудников к определенным сведениям.
Резолюция как вид разрешения применяется главным образом для оперативного доведения до заинтересованных лиц закрытой информации, содержащейся в документах и изделиях, поступаемых извне и создаваемых на предприятии.
Руководитель предприятия может дать разрешение на доступ в распорядительных документах: приказах, указаниях, распоряжениях по предприятию. В них должны содержаться фамилии, должности лиц, конкретные классификационные документы и изделия, к которым они могут быть допущены (ознакомлены).
Другой вид разрешений – пофамильные списки лиц, имеющих право знакомиться и производить какие-либо действия с классифицированными документами и изделиями. Пофамильные списки утверждаются директором предприятия или в соответствии с действующей разрешительной системой руководителями, занимающими, как правило, должности не ниже руководителей соответствующих подразделений.
Пофамильные списки лиц могут использоваться при организации доступа к классифицированным документам и изделиям, имеющим особо большое значение для предприятия, при оформлении доступа в режимные помещения, на различного рода закрытые мероприятия (конференции, совещания, выставки, заседания научно-технических советов и т. п.). В пофамильных списках могут быть определены конкретные руководители, которые допускаются руководителем ко всем закрытым документам и изделиям без соответствующих письменных разрешений. В них указывается фамилия, имя, отчество исполнителя работ, отдел, занимаемая должность, категория документов и изделий, к которым он допущен. На практике применим и вариант должностных списков, в которых указывается: должность исполнителя, объем документов (категории документов) и типы изделий, которыми необходимо пользоваться работникам предприятий, занимающим соответствующую списку должность. Следует отметить, что для предприятий с небольшим объемом классифицированных документов и изделий может оказаться достаточным использование таких видов разрешения, как резолюция руководителя на самом документе, пофамильные списки, должностные списки.
В организационном плане пофамильные списки должны готовиться заинтересованными руководителями структурных подразделений. Перечень сотрудников, вошедших в список, визируется начальником службы безопасности и утверждается руководителем предприятия, который может делегировать права утверждения другим лицам из числа дирекции.
Наряду со списками могут быть использованы персональные карточки-разрешения на доступ к классифицированной информации и изделиям.
Разрешительная система должна отвечать следующим требованиям:
1) распространяться на все виды классифицированных документов и изделий, имеющихся на предприятии, независимо от их местонахождения и создания;
2) определять порядок доступа всех категорий сотрудников, получивших право работать с коммерческой тайной, а также специалистов, временно прибывших на предприятие и имеющих отношение к совместным закрытым заказам;
3) устанавливать простой и надежный порядок оформления разрешений на доступ к охраняемым документам и изделиям, позволяющий незамедлительно реагировать на изменения в области информации на предприятии;
4) четко разграничивать права руководителей различных должностных уровней в оформлении доступа соответствующих категорий исполнителей;
5) исключать возможность бесконтрольной и несанкционированной выдачи документов и изделий кому бы то ни было;
6) не разрешать лицам, работающим с классифицированной информацией и объектами, вносить изменения в учетные данные, а также подменять учетные документы.
При разработке разрешительной системы особое внимание должно быть уделено выделению главных, особо ценных для предприятия сведений, что позволит обеспечить к ним строго ограниченный доступ. При наличии совместных работ с другими предприятиями (организациями), иностранными фирмами или их отдельными представителями необходимо предусмотреть порядок доступа этих категорий к коммерческой тайне предприятия. Целесообразно определить порядок взаимодействия с представителями обслуживающих государственных организаций: технадзором, санэпидемстанцией, пожарным надзором и др.
В пределах разрешительной системы руководители среднего звена управления фирмой могут:
1) давать разрешение (в рамках полномочий) на доступ к классифицированным документам и сведениям исполнителям своего подразделения, исполнителям других подразделений по ходатайству их руководителей и в пределах их функциональных обязанностей;
2) знать степень важности проводимых работ, разрабатываемых и находящихся в работе документации и изделий, задачи и функциональные обязанности своих подчиненных;
3) незамедлительно сообщать в службу безопасности об изменениях функциональных обязанностей сотрудников, не допуская адресования им документов и изделий до переоформления функциональных обязанностей в специальных решениях;
4) не допускать со стороны подчиненных действий, влекущих нарушение требований разрешительной системы, принимать меры к исключению неоправданного ознакомления с теми сведениями, которые не относятся к выполняемым обязанностям работника;
5) осуществлять контроль за адресованием классифицированных документов и изделий, ознакомлением с ними командированных лиц.
Сотрудники службы безопасности фирмы должны контролировать:
1) правомочность выдачи охраняемой информации и изделий сотрудникам предприятия и командированным лицам;
2) правомерность адресования классифицированных документов и изделий из одного подразделения в другое;
3) порядок оформления на доступ к коммерческой тайне фирмы.
В Положении о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что передача классифицированных документов и изделий от исполнителя к исполнителю возможна только в пределах структурного подразделения и с разрешения его руководителя. Передача, возврат таких документов изделий производится по установленному на фирме порядку и только в течение рабочего времени данного дня.
Вся классифицированная документация и изделия, поступившие на предприятие и разработанные на нем, принимаются и учитываются работниками службы безопасности организации. После регистрации документация передается на рассмотрение руководителю предприятия под расписку. Руководители могут передавать документы и изделия на исполнение после их регистрации только через службу безопасности.
Предварительное рассмотрение оперативной переписки, оценка степени важности изделий осуществляется начальником (либо специально выделенным референтом директора), который определяет необходимость доклада полученной информации руководителю фирмы. Документы и изделия, не требующие обязательного рассмотрения директором фирмы, докладываются другим руководителям и начальникам структурных подразделений. Рассмотренные директором входящие и внутреннего распорядка документы и изделия адресуются соответствующим руководителям и исполнителям структурных подразделений, которые дают письменное разрешение на самих документах (сопроводительных листах к изделиям), соответствующим подчиненным им исполнителям. Контроль за правильностью адресования документов и изделий осуществляется руководством подразделения экономической безопасности.
Переадресование классифицированных документов и изделий производится руководителями фирмы, указанными в разрешительной системы, начальниками структурных подразделений в пределах своего подразделения. При несоответствии назначенного документа и изделия функциональным обязанностям исполнителя вопрос решается на соответствующем уровне с участием службы безопасности.
Командированные лица могут быть допущены к закрытым сведениям только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей, которым такое право передано. Разрешение дается письменно. Письменное разрешение должно четко определять объем коммерческой тайны и круг вопросов, по которым можно предоставлять информацию. В разрешении обязательно указывается должностное лицо фирмы, ответственное за прием и работу с командированными.
В карточке о допуске командированного руководитель должен указать, какие объекты, службы, помещения имеет право посетить командированный. Командированный может присутствовать на совещаниях и советах, рассматривающих только те вопросы, которые определены для него руководителем предприятия.
В Положении о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что закрытые совещания по служебным вопросам проводятся только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей. Особые требования могут распространяться на заседания ученых советов, совещания по рассмотрению результатов НИОКР и финансово-коммерческой деятельности и т. п. На такие мероприятия рекомендуется в обязательном порядке оформлять разрешительные списки и включать в них лишь тех сотрудников предприятия, которые имеют непосредственное отношение к планируемым мероприятиям и участие в которых вызывается служебной необходимостью.
Как уже отмечалось выше, сотрудники других фирм могут участвовать в закрытых совещаниях только с персонального разрешения руководства фирмы. Готовит списки, как правило, ответственный за организацию совещания в контакте с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Список является основанием для организации контроля за допуском на данное совещание. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности предупреждает присутствующих, что обсуждаемая информация носит закрытый характер и не подлежит распространению за пределы установленной фирмой сферы обращения, и выдает инструкции по порядку ведения записей.
Важно подчеркнуть, что установление в фирме определенного порядка обращения с закрытой информацией и изделиями существенным образом повышает надежность защиты коммерческой тайны, снижает вероятность разглашения, потери носителей этих сведений.
Представленный комплекс мероприятий по защите сведений, обладающих для организации коммерческой ценностью, имеет общий характер и является в большей своей части планово-организационным, что в не меньшей степени способствует разработке отдельно взятых методик по противодействию утечки такого рода сведений. В названных целях на данном этапе защиты целесообразно определить потенциальные каналы утечки информации. Традиционно наиболее уязвимыми местами службы безопасности в аспекте защиты коммерческой тайны называют:
1) рабочий персонал;
2) работу с документами, содержащими сведения коммерческого характера;
3) органы государственной власти и управления;
4) контрагентов.
В соответствии с этим применительно к каждому отдельно взятому случаю и разрабатывают собственную методику профилактики утечки коммерческой тайны. Рассмотрим каждую из них.
Контроль за документацией должен стать самым важным делом, потому что на предприятии циркулирует огромное количество документов. Следует быть очень внимательным к установлению системы контроля за документами и регулярно ее проверять и совершенствовать.
В целях установления надлежащего контроля за хранением и использованием секретных документов необходимо выделить их из общей массы документов, находящихся в обороте на предприятии. Для этого следует ясно обозначить на лицевой обложке всех документов степень их секретности. Начните создание вашей системы защиты коммерческой тайны с изучения процесса составления, циркуляции, хранения и уничтожения документов. Составление документов представляет собой самую обязательную и, может быть, самую легкую область контроля. В первую очередь следует определить порядок и стандарты идентификации документации, которую требуется защитить от раскрытия или неправильного использования. Необходимо решить вопрос об установлении различных степеней секретности. Видимо, вам надлежит определить и объявить всем сотрудникам, какие конкретно типы документов должны быть закрыты. Напечатайте гриф «секретно» на регулярно используемых формах (к примеру, чертежах, титульных листах и т. д.). Для других документов можно использовать штамп. При этом в надписи на документе целесообразно указать, что этот документ является вашей собственностью, и определить ограничения по его использованию.
Далее, необходимо сосредоточить документы в одном месте, например, в бухгалтерии, которая с позиций безопасности отличается большей надежностью в сравнении с иными помещениями организации (в силу того, что через нее проходят финансы организации, документы, отражающие соответствующие финансовые потоки, – ее стараются обезопасить посредством введения технических средств защиты: усиление дверей, постановка на сигнализацию и т. п.). Естественно, что в такой ситуации отвечать за соблюдение тайного режима будет главный бухгалтер. Именно ему придется возглавить всю работу, связанную с секретным документооборотом. В принципе ничего сложного здесь нет. Надо только все тщательно продумать и оформить.
Прежде всего следует организовать систему учета документов с грифом «коммерческая тайна». Должна быть налажена регистрация всех входящих и исходящих документов, а также их копий (с указанием количества экземпляров и персональной рассылки). Секретные документы следует хранить отдельно от общедоступных в закрытых шкафах, ключи от которых есть только у доверенных лиц. Для надежности желательно не размещать рядом с хранилищами копировальную технику. Время от времени нужно «переоценивать» актуальность документов. Например, если на спецификации к договору гриф «коммерческая тайна» стоит со сроком «до заключения контракта», то после того как договор подписан, гриф можно снять. От «инвентаризации» освобождаются только те документы, на которых к грифу «коммерческая тайна» добавлена пометка «бессрочно».
Техника контроля за циркуляцией копий строго секретных документов включает необходимость нумерации копий, составления списка лиц, получающих эти копии, фиксирования времени получения и сдачи документов. Такая методика предусматривает и наличие формы, подписанной всеми получателями, посредством которой они обязуются никому не передавать, не копировать и возвращать документ по требованию. При этой системе достаточно одного взгляда на формуляр с фамилиями получателей, чтобы определить, сколько и где находится копий документа в обороте. В разряд документов, содержащих информацию, влияющую на конъюнктурные колебания, могут входить документы внутреннего маркетинга, финансовые документы, чертежи и оттиски, технические данные и планы. Следовало бы на каждой странице перечней программного обеспечения ЭВМ обозначить, что эта информация конфиденциальная и является собственностью предприятия. Необходимо, чтобы все тетради с проектной документацией постоянно переплетались и озаглавливались. На них должны быть напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование предприятия, гриф секретности и отметка о собственности этого предприятия.
Следует вести журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих коммерческую тайну предприятия, который будет полезен для проведения периодической инвентаризации таких документов, четкой регистрации их нахождения и уничтожения.
В работе с грифованной документацией следует избегать ее излишнего и неоправданного копирования. Необходимо установить запрет на изготовление неучтенных копий. Все черновики и вспомогательные расчеты, которые несут в себе коммерческую информацию, должны сразу же уничтожаться. Большее значение необходимо отводить работе по уничтожению документов.
Следует разработать свою программу по ликвидации конфиденциальных документов. Она должна включать прежде всего обязанность администрации регулярно просматривать инвентарные списки контролируемой документации. В том случае, если информация, содержащаяся в ней, перестает быть секретной, ее необходимо рассекречивать. Постарайтесь избежать вот какой крайности. Если вы просто будете засекречивать все документы, при этом никогда не будете отменять степени секретности, не разработаете процедуру рассекречивания, то сохранение секретности всей вашей информации станет весьма проблематичным. После отбора документов, которые могут быть рассекречены, вам необходимо найти безопасный метод ликвидации их или других ненужных копий. Не следует выбрасывать их просто в мусор, а необходимо порвать или уничтожить иным способом.
Документы, которые не предназначены для передачи в архив, уничтожаются таким же способом, причем каждую подобную операцию надо актировать.
Целесообразно ввести требование о работе с рассматриваемыми документами только в специально отведенных для этого помещениях. Однако введение такого рода требований не всегда возможно в силу объективных причин, например отсутствие большого числа производственных и офисных помещений, большая их загруженность и т. п. При работе с документами, содержащими коммерческие сведения, с использованием технических средств и устройств необходимо исключить потенциальную возможность снятия информация посредством использования технических каналов связи. Использование в современных условиях компьютеров, с одной стороны, значительно облегчило сбор и хранение необходимой информации, а с другой – весьма усложнило решение проблемы защиты коммерческой тайны предприятия. Это связано с тем, что:
1) вы вынуждены иметь дело с обширным объемом информации, требуемой защиты;
2) в процессе производства и хранения информации она становится доступной большому количеству людей;
3) обеспечение закрытости такой информации требует новых и более сложных процедур.
Ведь если видны свидетельства физического вторжения в помещение, где хранятся секретные документы, это даст основание утверждать, что совершено хищение, но такой вывод порой невозможно сделать, когда похищается информация, хранящаяся в электронной памяти. Надо обратить внимание на то, что не существует какой-то единственной системы, которая бы способна была обеспечить сохранность информации, заложенной в ЭВМ. Решение комплекса вопросов, связанных с защитой коммерческой тайны, зависит от типа используемого компьютера и степени конфиденциальности информации, которую и обрабатывает. Необходимо предпринимать особые меры предосторожности для обеспечения контроля за доступом к информации через персональные компьютеры. Следует учитывать и тип информации, которая хранится в памяти ЭВМ. По мере развития технологии обработки электронных данных будут разрабатываться и новые технологии для борьбы против «компьютерных преступлений». Учитывая такие особенности, следует высказать некоторые советы. Принимая во внимание необходимость обеспечения закрытости информации, следует установить контроль за доступом ко всем терминалам. Целесообразно регулярно изменять имена пользователей и ключевые слова, особенно если на предприятии происходит частая смена операторского состава. Вмените кому-нибудь в обязанности контролировать доступ к системе ЭВМ и процесс ее использования, а также периодически проверять проводимые на ней операции для того, чтобы вовремя определить применение необычных программ. Весьма эффективен порядок, когда при работе с компьютером, содержащим информацию о коммерческой тайне предприятия, каждый из допущенных работников имеет свой личный код, позволяющий ему пользоваться лишь теми программами и данными, которые его непосредственно касаются. Наличие указанных кодов предохраняет также от доступа посторонних к хранящейся информации.
При возникновении необходимости следует рассмотреть вопрос о закупке соответствующих программных и технических средств иностранного или отечественного производства. Если имеются возможности, целесообразно создать такие средства защиты ЭВМ самостоятельно.
Обычная деятельность предприятия немыслима без взаимодействия с другими предприятиями. Такая взаимосвязь закрепляется в хозяйственных договорах. Помимо их основного назначения (установление взаимоотношений на выполнение работ, оказание услуг и тому подобное) договоры следует использовать как средство обеспечения сохранности коммерческой тайны, что прямо предусматривает действующее законодательство (п. 1 ст. 12 Федерального закона «О коммерческой тайне»).
По своей сути договорные отношения, связанные с информацией, составляющей коммерческую тайну, основаны не на акте передачи прав на использование данной информации. Поскольку содержание прав, возникающих в отношении результатов интеллектуальной деятельности, и информации, составляющей коммерческую тайну, далеко не равнозначно, договорные отношения между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и его контрагентами строятся на раскрытии последним данной информации, в том числе посредством предоставления доступа к ней каким-либо способом, на определенных условиях. Информация, составляющая коммерческую тайну, может передаваться как в рамках договоров коммерческой концессии, так и на основе дополнительных к ним соглашений. При этом стороны могут принимать на себя различные обязательства, в большинстве случаев схожие с теми, что принимают на себя стороны в рамках договоров о передачи прав на объекты интеллектуальной собственности[39] .
Заключая большое количество договоров о передаче информации, составляющей коммерческую тайну, ее обладатель рискует не только быстро потерять контроль за этой информацией, поскольку отслеживать и пресекать случаи нарушения контрагентами принятых договорных обязательств с каждым разом будет все труднее. При заключении договоров о передаче конфиденциальной информации очень важно не переступить количественный предел таких заключенных договоров, при котором контрагенты, набрав некую критическую массу, обретают статус третьих лиц[40] .
В договоре должны быть определены условия охраны конфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора в соответствии с гражданским законодательством, а также обязанность контрагента по возмещению убытков при разглашении им этой информации вопреки договору.
Следует иметь в виду, что соглашение об условиях конфиденциальности может предшествовать заключению между будущими партнерами коммерческих соглашений о передаче лицензий, ноу-хау, договоров о создании совместных предприятий и т. д. Однако, являясь частью таких соглашений, условия конфиденциальности сохраняют свою автономность и могут действовать после прекращения основного договора.
Рекомендуется на документах с конфиденциальной информацией, адресуемой поставщикам фирмы, учинять штамп, который свидетельствовал бы о том, что изложенные в документе сведения являются частной собственностью фирмы и требуют охраны и своевременного возвращения владельцу. Соглашения о сохранении коммерческой информации следует подписать и с теми деловыми партнерами, которые предоставляют фирме разного рода сервисные услуги (ремонт оборудования, уборка помещений и т. п.).
Если ваша фирма прибегает к услугам торговых агентов или нанимает торговый персонал, то и в этом случае единственным путем сохранения коммерческих секретов будет подписание с ними соответствующего контракта.
На предварительной стадии обсуждения сделки следует воздержаться от детального обсуждения вашей охраняемой информации. Это возможно лишь после подписания соглашения о сохранении тайны. В целом же защита коммерческих тайн фирмы в общении с дружественными, лояльными лицами или же занимающими по отношению к вашему бизнесу нейтральную позицию осуществляется на основе заключения соответствующих соглашений, прямо предписанных буквой закона, либо так или иначе основанных на них.
Кроме подписания соглашений и обязательств по защите коммерческих секретов, необходимо особое внимание уделять правильности составления договоров. Что нужно знать о договоре? Самая распространенная форма участия фирм в рыночных отношениях – заключение различного рода договоров и сделок. Для того чтобы договор был действительным, необходимо соблюсти требования, которые закон предъявляет к субъектам сделки, ее содержанию и форме.
Стороны гражданско-правового договора, заключенного в отношении информации, составляющей коммерческую тайну, могут предусмотреть в этом договоре конкретные превентивные меры, которые должны быть приняты контрагентом, получающим конфиденциальную информацию от ее обладателя, в целях обеспечения конфиденциальности данной информации. В случае если иное не установлено договором между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и контрагентом, контрагент в соответствии с законодательством РФ самостоятельно определяет способы защиты информации, составляющей коммерческую тайну, переданной ему по договору.
Контрагент обязан незамедлительно сообщить обладателю информации, составляющей коммерческую тайну, о допущенном контрагентом либо ставшем ему известном факте разглашения или угрозы разглашения, незаконном получении или незаконном использовании информации, составляющей коммерческую тайну, третьими лицами.
Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, переданной им контрагенту, до окончания срока действия договора не может разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, а также в одностороннем порядке прекращать охрану ее конфиденциальности, если иное не установлено договором.
Сторона, не обеспечившая в соответствии с условиями договора охраны конфиденциальности информации, переданной по договору, обязана возместить другой стороне убытки, если иное не предусмотрено договором.
Законодатель декларирует три обязательных правила, которые работодатель в целях охраны конфиденциальности информации обязан соблюдать:
1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой является работодатель и его контрагенты;
2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Подобного рода согласие может быть оформлено дополнительным соглашением к трудовому договору, заключенному с работником. В соглашении с работником, допускаемым к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно предусмотреть следующие условия и обязательства:
1) не разглашать составляющую коммерческую тайну организации информацию, которая будет ему доверена или станет известна по работе;
2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично информацию, составляющую коммерческую тайну организации, без согласия администрации организации;
3) сохранять информацию, составляющую коммерческую тайну тех организаций, с которыми имеются деловые отношения;
4) выполнять относящиеся к работнику требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны организации;
5) не использовать информацию, составляющую коммерческую тайну организации, для занятия другой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб организации;
6) в случае попытки посторонних лиц получить от работника информацию, составляющую коммерческую тайну организации, незамедлительно известить об этом соответствующее должностное лицо;
7) незамедлительно сообщать соответствующему должностному лицу организации об утрате или недостаче носителей информации, составляющей коммерческую тайну, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны организации, а также о причинах и условиях возможной утечки информации, составляющей коммерческую тайну;
8) в случае увольнения все носители информации, составляющей коммерческую тайну организации (документы, чертежи, рукописи, магнитные ленты, перфокарты, перфоленты, диски, дискеты, распечатки, кино – и фотоматериалы, изделия и другое), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей во время работы в организации, передать соответствующему должностному лицу организации[41] .
Наряду с этим в такого рода соглашении целесообразным было бы отметить ограничительное условие на случай увольнения работника, в соответствии с которым уволившийся работник обязан в течение определенного срока (2?3 года) не разглашать и не использовать для себя или других лиц информацию, составляющую коммерческую тайну. Здесь же может быть предусмотрено и положение, предупреждающее работника о возможном наступлении гражданской, административной, уголовной либо иной ответственности в случае нарушения взятых работником обязательств. Вместе с этим отметим, что конкретный срок действия подобного ограничения устанавливается работодателем по своему усмотрению. Закон не устанавливает временных рамок исполнения обязательства о неразглашении, которое принимает на себя работник в соответствии с указанным соглашением. В противном случае, если такого рода соглашение не заключено, то работник обязан соблюдать режим коммерческой тайны в течение 3 лет, следующих с момента расторжения трудового договора и соответственно прекращения трудовых правоотношений с данным работодателем.
Работник под расписку должен быть предупрежден об ответственности за нарушение этих положений (невыполнение взятых на себя обязательств). Кроме того, в трудовом договоре (контракте) либо его неотъемлемой части (обязательстве о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну) следует предусмотреть порядок ознакомления работника с действующими в организации положениями и инструкциями по обеспечению сохранности коммерческой тайны.
В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:
1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;
3) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, заключенным в период срока действия трудового договора, или в течение 3 лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось;
4) возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
5) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.
Другой категорией субъектов коммерческой тайны является непосредственно руководитель организации. В силу своих должностных обязанностей и предоставленных ему собственником правомочий (если такой руководитель сам не является собственником организации, а значит, и обладателем коммерческой тайны) руководитель организации может быть наделен исключительными правами по организации защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Данное обстоятельство в свою очередь означает, что такой руководитель обладает также исключительными возможностями в части информированности об охраняемых законом коммерческих секретах, в том числе и о коммерческой тайне руководимой им организации.
С учетом указанных обстоятельств можно говорить о том, что на руководителя организации должны быть возложены определенные обязанности по обеспечению сохранности коммерческой тайны организации. В связи с этим в договоре, заключаемом с руководителем при его найме, назначении или избрании, целесообразно включить соответствующие положения по данному вопросу.
При формулировании указанных положений нужно исходить из следующих критериев:
1) необходимо обязать руководителя строго хранить коммерческую тайну организации и не использовать ее для занятия любой другой деятельностью в ущерб организации;
2) в контракте следует отметить, что руководитель организации несет персональную ответственность за создание необходимых условий для обеспечения сохранности коммерческой тайны организации;
3) руководитель организации, как и члены трудового коллектива, должен быть предупрежден об ответственности за нарушения режима коммерческой тайны и о том, что последствиями этого могут стать расторжение договора, а также наступление предусмотренной законом юридической ответственности.
Органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления в соответствии с федеральными законами обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Должностные лица органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления ставшую известной им в силу выполнения должностных (служебных) обязанностей информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением отдельных случаев, а также не вправе использовать эту информацию в корыстных или иных личных целях.
В случае нарушения конфиденциальности информации должностными лицами органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, государственными и муниципальными служащими указанных органов эти лица несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Как бы ни была надежна система защиты коммерческой тайны, используемая вами, периодически необходима ее проверка. К примеру, если частная информация включается в ваши документы, подготовленные для вышестоящих инстанций или правительства, вам потребуется проверить весь порядок засекречивания документов так, чтобы защитить их от раскрытия. Таким же образом, если контракты требуют возвращения документации после прекращения ваших деловых отношений, следует удостовериться в том, что у вас разработан надежный процесс возвращения документации. Процесс проверки должен включать мероприятия как по защите информации, так и по уничтожению документации. Чтобы избежать ненужного накопления старой информации, необходимо посвятить максимум времени рассекречиванию и удалению информации из системы. Более того, хотя некоторые документы больше не представляют для вас никакой пользы и подлежат рассекречиванию, содержащаяся в них информация может быть полезной для вашего конкурента, который может узнать, какую технологию вы отвергли и как вы принимаете деловые решения. В ходе проверки вам необходимо проанализировать, насколько эффективно вы уничтожаете свои записи с целью исключить возможность использования рассекреченной информации в ущерб вашим интересам. Конечным итогом системы проверки служит определение факта похищения или передачи конфиденциальной информации. Предусмотрите возможность доклада ваших сотрудников об обстоятельствах, вызывающих подозрение, внутри и вокруг предприятия.