Ограничения.

Для целей этой книги процесс «Управление запасами и складское хозяйство» ограничивается процессами, связанными с управлением ТМЦ, находящимися в собственности предприятия.

_{Перечень основных подпроцессов и этапов процесса}

Подпроцесс «Поступление ТМЦ на склады».

Данный подпроцесс включает в себя четыре основных этапа:

• приемка груза;

• организация передачи груза на склад после завершения процесса приемки;

• оприходование ТМЦ;

• входной контроль по качеству.

См. описание соответствующих этапов в процессе «Закупки».

Подпроцесс «Складской учет и отчетность».

Данный подпроцесс включает в себя два основных этапа:

• отражение в учете установленных операций с ТМЦ;

• формирование периодической и прочей отчетности.

Отражение в учете установленных операций с ТМЦ. Формирование периодической и прочей отчетности. Складской учет первичен по отношению к бухгалтерскому учету. Это означает, что в любой момент данные складского учета по номенклатуре и количеству ТМЦ, находящихся на хранении, более достоверны, чем данные бухучета. Это правило работает всегда, поэтому не бывает достоверного бухучета без достоверного складского учета. Достоверность данных складского учета достигается своевременным и правильным внесением изменений в них. На большинстве предприятий в России такие изменения вносятся вручную и весьма часто с применением бумажных носителей (карточек складского учета). Данный способ приемлем, однако по мере увеличения складских мощностей, номенклатуры и количества хранящихся ТМЦ его целесообразность сводится к нулю. Хорошей практикой является максимальная автоматизация складского учета, т. е. использование систем автоматизации. Одним из примеров является штрихкодирование. Наиболее наглядно его применение в магазинах. Аналогичным образом выстраивается система штрихкодирования и на складе. Такой способ автоматизации складского учета используется, например, на ГАЗе.

Аудитора должно настораживать отсутствие или наличие существенных проблем в складском учете. Процесс складского учета оказывает существенное воздействие на эффективность процессов закупок и производства, а также некоторое воздействие на другие процессы. Например, если на предприятии складской учет недостоверен, то там просто отсутствует возможность осуществлять обоснованные закупки – есть вероятность того, что закупаемые ТМЦ имеются в достаточном количестве на складе. В целом убогий складской учет выгоден как нечистым на руку закупщикам, так и криворуким и ушлым производственникам. Одни могут беспрепятственно закупать ТМЦ, потребность в которых сомнительна, другие – игнорировать проблему брака (за счет запаса ТМЦ на месте производства, цеховая кубышка) и заниматься в свое удовольствие «серым» производством (т. е. работать себе в карман). Эти и многие другие проблемы, связанные с недостатками складского учета, распространены на российских предприятиях.

Что касается отчетности, то при ведении складского учета вручную, особенно с использованием бумажных носителей данных, возможности по анализу данных весьма ограниченны. К тому же такой анализ будет относительно дорогостоящим (с точки зрения трудозатрат). При этом основным видом отчетности является оборотная ведомость по складу. Преимущество автоматизированных систем складского учета с точки зрения отчетности заключается в возможности гибкого подхода к формам и содержанию отчетности, которые определяются потребностями пользователей.

Отдельного внимания заслуживает процесс формирования, использования и изменения номенклатурного справочника ТМЦ, используемых на предприятии. Номенклатурный справочник в классическом виде представляет собой систему кодировки ТМЦ, позволяющую индивидуализировать ТМЦ в требуемой степени. Другими словами, можно, например, ввести номенклатурную позицию «подшипник», и любой поступающий на склад подшипник будет проводиться в учете по ней. Однако, если предприятие занимается сборкой сложных составных механизмов, количество и разнообразие используемых подшипников может быть весьма существенным (не менее нескольких десятков видов). Для таких предприятий более правильно под каждый подшипник, отличающийся параметрами, заводить отдельную номенклатурную позицию – это снизит риск остановки производства из-за отсутствия необходимых комплектующих, т. к. детальная классификация подшипников позволяет понять, какие именно подшипники необходимо закупить.

Наиболее распространенным способом кодировки является использование сочетания цифр и, нередко, букв. В зависимости от задач, решаемых номенклатурным справочником, кодировки могут быть довольно сложными, вплоть до двух-трех десятков символов. Аудитор должен понимать, что внедрение номенклатурного справочника на предприятии – это полдела. Большее значение имеет поддержание его функциональности. Нюанс заключается в том, что система управления номенклатурным справочником должна справляться с принятой системой кодировки и уровнем ее детализации, особенно в части процесса внесения изменений. Для крупных предприятий эта задача весьма нетривиальна, особенно если продуктовая линейка и/или производственные мощности постоянно обновляются, а выпускаемая продукция состоит из множества компонентов. При наличии недостатков контрольной среды вероятность проблем по линии номенклатурного справочника весьма высока – процесс управления справочником требует высокой исполнительской дисциплины.

Подпроцесс «Хранение на складах (после поставки)».

Данный подпроцесс включает в себя восемь основных этапов:

• определение номенклатуры и объема ТМЦ, которые будут храниться;

• выявление и соблюдение требований к условиям хранения ТМЦ (производителей, госорганов и т. д.);

• формирование и соблюдение предприятием собственных требований;

• обеспечение условий хранения (территория, ограждение, климат, охрана, оборудование склада);

• размещение ТМЦ на местах хранения;

• определение остатков ТМЦ на местах хранения;

• инвентаризации;

• проверки качества хранимых ТМЦ на предмет возможного его ухудшения.

Определение номенклатуры и объема ТМЦ, которые будут храниться. Выявление и соблюдение требований к условиям хранения ТМЦ (производителей, госорганов и т. д.). Формирование и соблюдение предприятием собственных требований. Обеспечение условий хранения (территория, ограждение, климат, охрана, оборудование склада). Постановка оптимального и эффективного процесса хранения связана с решением множества вопросов. Ключевыми вопросами являются «что?», «где?» и «как?». Для обеспечения устойчивого функционирования на требуемом уровне процесс хранения может требовать значительных затрат. Не случайны усилия многих крупных компаний по минимизации издержек, связанных с хранением, за счет внедрения таких систем, как JIT (just in time) (доставка материалов точно к моменту возникновения потребности), EPOS (electronic point of sale) (формирование заказов на закупку сразу после момента продажи товара), EOQ (economic order quantity) (расчет оптимальной величины заказа) и множества других.

Определение номенклатуры предполагаемых к закупке и хранению ТМЦ, а также расчет объемов и оборота ТМЦ должны осуществляться на этапе формирования стратегии предприятия и, тем более, бизнес-плана. Ошибки и упущения при планировании могут привести к серьезным рискам. От номенклатуры и оборота ТМЦ зависят как характеристики складских помещений, так и в целом особенности построения и содержания процесса управления запасами и складским хозяйством. Например, если при производстве продукции планируется использовать огнеопасные компоненты, то может потребоваться организация пожарной части на территории предприятия. На таком предприятии процесс управления запасами и складским хозяйством будет отличаться от других предприятий наличием процессов, связанных с функционированием этой пожарной части.

В целом требования к обеспечению условий хранения можно условно разделить на две группы – требования объективные (обеспечение достижения цели процесса) и требования субъективные (обеспечение соответствия с требованиями различных инстанций). Разумеется, часть требований контролирующих и государственных органов направлена на обеспечение максимальной сохранности и сохранения исходных свойств ТМЦ. Однако большая их часть касается обеспечения общественных интересов (экология, снижение техногенных рисков и т. д.), государственных интересов (уплата пошлин, выполнение государственных программ и т. д.), а также ряда непонятно чьих интересов.

Источниками объективных требований могут быть:

• рекомендации производителей;

• опыт прошлых лет;

• нормативы технологических процессов;

• рекомендации специализированных организаций;

• страховые договоры;

• рекомендации специалистов предприятия.

Источниками субъективных требований могут быть:

• отраслевые нормативные акты и структуры, осуществляющие отраслевое регулирование;

• нормативные акты, регулирующие технические аспекты, и структуры, осуществляющие техническое регулирование;

• специальные нормативные акты и структуры, осуществляющие специализированное регулирование;

• международные нормативные акты и структуры, осуществляющие международное регулирование.

В качестве базовой подготовки аудитору полезно ознакомиться с рядом нормативных документов, посвященных нюансам процесса хранения, например, Приказом МВД РД 78.36.003–2002 «Инженерно-техническая укрепленность (ИТУ). Технические средства охраны (ТСО). Требования и нормы проектирования по защите объектов от преступных посягательств». При проведении интервью по процессу аудитору необходимо выяснить содержание требований и источники требований к процессу хранения ТМЦ. Для этого как минимум нужно провести интервью с представителями юридического и производственного подразделений. Также полезно изучить содержание актов проверок государственных и прочих контролирующих организаций, особенно осуществляющих отраслевое и техническое регулирование. Проведение этих аудиторских процедур позволит определить целесообразность дальнейшего углубления в тему исполнения требований к условиям хранения.

С точки зрения здравого смысла затраты на обеспечение условий хранения должны быть определенным образом сопоставимы с величиной потенциального ущерба в случае их отсутствия. Однако точные параметры такой сопоставимости индивидуальны для каждого предприятия. Главное, чтобы при определении целесообразности мер по обеспечению условий хранения в расчет принимался не только прямой имущественный ущерб, но и прочие факторы. Например, если сотрудники знают, что безнаказанно можно вынести с территории какое-то количество ТМЦ, то это провоцирует нездоровое поведение всего коллектива. Не исключено, что психологические аспекты, провоцируемые отсутствием адекватных условий хранения, влияют на финансовый результат деятельности предприятия больше, чем прямой ущерб в результате, например, хищений. Еще одним примером необходимости учета влияния различных факторов являются экологические и репутационные риски. Так, если на предприятии хранятся опасные химические вещества, то в случае утечки прямой имущественный ущерб будет несопоставимо меньше, чем ущерб для экологии и для здоровья находящихся поблизости людей.

Аудитору не стоит спешить с выводами в тех случаях, когда система обеспечения условий хранения выглядит впечатляюще. В моей практике было немало случаев, когда затраты по построению системы были напрасны по причине ее безалаберной эксплуатации. Например, однажды с территории одного завода была вывезена титановая болванка весом девять тонн, которую так и не удалось найти. При этом территория завода имела многорядные и технически сложные ограждения, существовала многочисленная служба безопасности и т. д.

Размещение ТМЦ на местах хранения. Определение остатков ТМЦ на местах хранения. Инвентаризации. Проверки качества хранимых ТМЦ на предмет возможного его ухудшения. При размещении ТМЦ должно соблюдаться несколько ключевых принципов:

• чем более востребованной является ТМЦ, тем более легким и оперативным должен быть доступ к ней;

• расположение ТМЦ должно обеспечивать беспрепятственную возможность ее идентификации, пересчета количества и оценки состояния;

• ТМЦ из более ранних партий должны первыми отпускаться в производство (независимо от принятого способа списания ТМЦ в бухучете);

• ТМЦ должны располагаться как можно ближе к местам их непосредственного использования;

• ТМЦ должны размещаться в местах наиболее приспособленных для их хранения.

Игнорирование этих принципов сказывается на эффективности и стоимости ряда бизнес-процессов. Например, если ТМЦ располагаются на удалении от места их использования, это влияет на процесс внутренней логистики (более протяженные и сложные схемы доставки ТМЦ от склада в цех), процесс ремонта и технического обслуживания (требуется больше оборудования для доставки, например либо более протяженные и сложные конвейеры, либо больше транспортных средств) и процесс управления персоналом (требуется больше сотрудников для обслуживания большего количества техники и контроля).

С точки зрения места расположения складские мощности можно разделить на две основные группы – складские мощности на территории предприятия и складские мощности вне территории предприятия. С точки зрения права собственности складские мощности можно разделить также на две группы – собственные и арендуемые складские мощности. С точки зрения оператора складские мощности подразделяются опять же на две группы – управляемые самостоятельно и сторонней организацией. Аудитору необходимо иметь в виду, что на практике встречаются различные сочетания этих трех классификаций. Вариант, когда складские мощности находятся в собственности предприятия, управляются самим предприятием и находятся на его территории, является наиболее распространенным. Однако и другие сочетания также встречаются. Аудитору важнее помнить о том, что у каждого вариантов свои преимущества и недостатки, а значит, и свои риски и возможности. Например, если что-то срочно потребовалось со своего склада, то это можно взять без предварительного составления требуемых документов. Однако если склад находится в собственности сторонней организации, то избежать процесса составления документов не удастся, поэтому проблемы с процессом составления документов могут отразиться на непрерывности производственного процесса.

Текущее состояние запасов ТМЦ отражается в данных складского учета, на основании которых формируются данные бухгалтерского учета. Данные об остатках ТМЦ и их физическом состоянии имеют большое значение для эффективного функционирования ряда процессов. В первую очередь информация об остатках используется для формирования заявок на закупку ТМЦ. Существенным минусом процесса «Закупки» является практика закупок без увязки с данными складского учета по наличию ТМЦ.

Также данные по остаткам важны для планирования и проведения инвентаризаций, особенно когда ресурсы, выделяемые на проведение инвентаризации, ограничены (что на практике весьма распространено). Аудитору необходимо иметь в виду, что факт закрепления ТМЦ за определенным МОЛ не гарантирует как достаточной сохранности, так и правильного учета ТМЦ. Одним из механизмов обеспечения гарантий является инвентаризация. Однако не стоит забывать, что инвентаризация – это скорее не повседневный, а финальный контроль, подводящий итоги функционирования имеющейся системы управления и контроля ТМЦ. Хотя, по сути, инвентаризация является лучшим контролем фактического состояния запасов ТМЦ, поскольку при правильном исполнении она проводится коллегиально и визуально. Инвентаризацию целесообразно проводить во всех случаях, когда условия хранения ТМЦ существенно меняются. К ним, в первую очередь, относятся:

• смена или увольнение МОЛ;

• изменение территориального расположения места хранения;

• изменение содержания и формы системы обеспечения сохранности ТМЦ (например, установка новых ограждений, изменение схемы расположения ТМЦ внутри места хранения, смена одного охранного предприятия на другое);

• форс-мажорные обстоятельства (природные катаклизмы и прочие), если они повлияли на целостность системы обеспечения сохранности ТМЦ;

• подозрения на наличие неучтенных отклонений в количестве и физическом состоянии ТМЦ.

Разновидностью инвентаризации является обследование ТМЦ с целью определения пригодности к использованию в производственном процессе. Целесообразность этого мероприятия однозначна, если ТМЦ предположительно утратила изначальные потребительские свойства.

Также см. описание подпроцесса «Инвентаризация» в разделе по процессу «Управление активами».

Подпроцесс «Выдача ТМЦ подразделению».

Данный подпроцесс включает в себя два основных этапа:

• формирование запроса на получение ТМЦ со склада с учетом установленных лимитов;

• выдача ТМЦ и организация перемещения ТМЦ на место производства.

Формирование запроса на получение ТМЦ со склада с учетом установленных лимитов. Процесс выдачи ТМЦ должен происходить при участии представителей нескольких процессов. Потребность формируется непосредственно потенциальным потребителем ТМЦ. Чаще всего таким потребителем является производственное подразделение предприятия. Обоснованность и правильность определения номенклатуры и количества требуемых ТМЦ должна подтверждаться представителем процесса, независимого от процесса производства. Чаще всего независимой стороной является представитель процесса экономического планирования (например, сотрудник ПЭО, планово-экономического отдела). Основной смысл процедуры сводится к сверке затребованного количества и номенклатуры ТМЦ вместе с уже выданным количеством и номенклатурой ТМЦ с запланированными данными по количеству и номенклатуре ТМЦ на текущий период. Другими словами, если производство просит что-либо, это должно быть в плане (бюджете). Если этого нет в плане (бюджете), то производство должно обосновать целесообразность заявки. Аудитору следует иметь в виду, что ключевым условием применимости такой схемы выдачи ТМЦ является наличие процесса годового и текущего бюджетирования на предприятии. Попросту говоря, чем разболтаннее процесс бюджетирования на предприятии (в первую очередь выражается в количестве поправок после принятия бюджета), тем бесконтрольнее выдача ТМЦ. В принципе данная ситуация на руку производственному подразделению, т. к. ему можно меньше беспокоиться о нецелевом использовании ТМЦ или о браке. Более подробно особенности процесса бюджетирования изложены в соответствующем разделе.

На многих предприятиях наряду с производственными существуют технологические подразделения. Технологи в первую очередь отвечают за процесс организации производства. Если на предприятии есть технологи, то именно они рассчитывают нормативы использования ТМЦ в зависимости от номенклатуры выпускаемой продукции. Технологи также должны участвовать в процессе авторизации внеплановой заявки на ТМЦ, т. к. они более квалифицированно могут проверить обоснованность и целесообразность затребованного количества и номенклатуры ТМЦ. Таким образом, при наличии на предприятии технологов процесс выдачи выглядит следующим образом:

• производственники загодя формируют потребность на месяц;

• технологи проверяют обоснованность потребности;

• экономисты формируют бюджет;

• производственники получают ТМЦ по заявкам в течение месяца;

• экономисты проверяют соответствие заявленной потребности и плановой потребности;

• технологи проверяют обоснованность отклонений заявленной потребности от плановой потребности.

Аудитор должен понимать, что у этой схемы есть существенное ограничение – степень независимости технологов. Хорошей практикой является подчинение технологического подразделения напрямую генеральному директору. В таком случае есть, например, заместитель генерального директора по производству и заместитель генерального директора по технологии (главный технолог). Конечно, это не устраняет полностью возможность сговора с целью манипуляции нормативами, но все же лучше ситуации, когда директор по производству и главный технолог подчиняются, например, заместителю генерального директора по производству (техническому директору), который в свою очередь подчиняется генеральному директору.

Выдача ТМЦ и организация перемещения ТМЦ на место производства. С технической точки зрения сырье и материалы могут поступать в производство по-разному, а именно:

• представитель производственного подразделения лично забирает требуемые ТМЦ со склада (ручной способ);

• ТМЦ подаются в производство автоматически с использованием транспортеров или иных механических способов подачи (автоматический способ);

• ТМЦ доставляются к началу производственного процесса с использованием транспортных средств (в основном автомобилей, реже поездов; механизированный способ).

В зависимости от способа перемещения ТМЦ на место производства используются разные варианты контроля лимитов выдачи.

Ручной способ. ТМЦ выдаются на основании разовой заявки либо лимитно-заборной карты (ЛЗК). В отличие от заявки в ЛЗК указывается лимит выдачи ТМЦ, поэтому ЛЗК может использоваться несколько раз (пока не будет выбран лимит ТМЦ). Разовая заявка гасится после выдачи указанных в ней ТМЦ. Ручной способ используется в мелкосерийном и позаказном производстве, когда потребность в ТМЦ в каждый момент времени уникальна. Также этот способ используется при выдаче ТМЦ вспомогательным и обслуживающим подразделениям, например ремонтным службам. Аудитору необходимо иметь в виду, что нередко возникает необходимость возврата части выданных ТМЦ по причине отличия их стандартных характеристик (чаще всего размеров) от требуемых характеристик. Например, существуют разные виды металлозаготовок. Несмотря на разнообразие размеров, нередки ситуации, когда размеры металлозаготовки позволяют использовать только ее часть для производства изделия (например, стандартный прут длиной 10 м, а нужно только 8 м). Остальное должно возвращаться на склад для последующего использования по прямому назначению либо в качестве металлолома. На многих российских предприятиях этот процесс довольно плохо контролируется.

Автоматический способ. ТМЦ поступают в процесс производства практически без участия человека. Показатели выдаваемых ТМЦ фиксируются автоматическими системами оценки. Например, если ТМЦ подаются по транспортеру, то транспортер оснащен динамическими весами, которые взвешивают подаваемые ТМЦ в процессе их перемещения. При использовании автоматического способа отсутствует необходимость контролировать разовую выдачу ТМЦ. Лимиты формируются более укрупненно, например заявка на резервирование определенного количества ТМЦ на месяц или на неделю. Однако по причине жесткой зависимости количества и номенклатуры потребляемых ТМЦ от темпов и объема производства такие заявки носят условный характер. Также во многих случаях подачу ТМЦ в производственный процесс просто нецелесообразно останавливать (например, в химическом производстве). Поэтому основной контроль лимитов ТМЦ происходит постфактум, путем сопоставления нормативного расхода (формируется с участием нескольких подразделений, как минимум технологов и производственников) с фактическим. Если фактический расход превышает нормативный, причины выясняются. Нередки ситуации, когда отклонения вызваны изменением состава ТМЦ (например, снижена доля полезного вещества в исходной ТМЦ) либо дефектами оборудования.

Механизированный способ. Во многих ситуациях, когда доставка ТМЦ происходит транспортом, процесс заявок отсутствует. Это связано с тем, что чаще всего механизированный способ используется для доставки добываемого сырья. Контроль лимитов при использовании данного способа отсутствует.

Подпроцесс «Перемещение между складами (или между цехами)».

В целом особенности данного подпроцесса освещены в разделе по процессу «Управление активами».

Аудитор должен понимать, что при перемещении ТМЦ (в отличие от ОС) имеет смысл ожидать определенную их утрату. По-хорошему любое предприятие должно разработать нормативы потерь ТМЦ при внутренних перемещениях. Особенно это актуально для ТМЦ с высокой ликвидностью, т. е. таких, которые можно легко продать на сторону.

Подпроцесс «Общий анализ запасов».

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• определение неснижаемых остатков ТМЦ;

• определение EOQ (Economic Order Quantity);

• определение оптимального объема запасов.

Определение неснижаемых остатков ТМЦ. Можно выделить основные два вида неснижаемых остатков:

• фиксированный неснижаемый остаток;

• динамичный неснижаемый остаток.

Фиксированный неснижаемый остаток. Основная цель создания такого резерва ТМЦ – это обеспечение непрерывности деятельности с технологической точки зрения. Например, некоторые компоненты производственного оборудования могут иметь длительные сроки поставки или не подлежать ремонту вообще либо без использования специальных приспособлений, которых у предприятия нет. В такой ситуации предприятию имеет смысл иметь данные компоненты в запасе, чтобы минимизировать риск простоя.

При определении фиксированных неснижаемых остатков предприятие должно исходить из соотношения стоимости создания и хранения таких остатков и величины риска последствий их отсутствия. Такие расчеты могут представлять собой серьезное аналитическое упражнение.

Динамичный неснижаемый остаток. Основная цель такого резерва ТМЦ – это обеспечение непрерывности деятельности с производственной точки зрения. Одним из простых способов определения величины остатка является расчет объема и номенклатуры основных ТМЦ, потребляемых в процессе производства в среднем за период максимально вероятной продолжительности задержки поставки этих ТМЦ. Волатильность данному остатку придает динамика производства. Поэтому в зависимости от объемов и номенклатуры производимой продукции должны меняться величины и номенклатура неснижаемых остатков ТМЦ. Это предполагает определенную периодичность пересчета остатков, а также определение перечня ситуаций, когда пересчет инициируется (помимо установленной периодичности). Например, предприятие установило, что пересчет динамичных неснижаемых остатков осуществляется раз в полгода. Однако, если в течение шести месяцев после последнего пересчета происходит определенное событие (например, установка нового оборудования), неснижаемые остатки также пересчитываются.

В процессе расчета неснижаемых остатков необходимо соблюсти компромисс между интересами производства и желаемыми ликвидностью активов и финансовыми результатами деятельности предприятия. Правильный производственник стремится подстраховаться по максимуму. Правильный финансист стремится максимизировать оборотный капитал. По своей сути эти интересы противоположны, т. к. при прочих равных максимизация неснижаемых остатков минимизирует оборотный капитал и наоборот. Аудитор должен уметь оценить правильность и оптимальность выбранного предприятием соотношения.

Определение EOQ (оптимального уровня закупки ТМЦ). В своей практике я не встречал российских предприятий, которые использовали бы данный инструмент оптимизации процесса управления запасами. Однако я знаю, что они есть.

При расчете EOQ получается такая величина разовой закупки ТМЦ, при которой ее стоимость и расходы на хранение минимальны. Базовая формула расчета EOQ выглядит следующим образом:

Где Q* – оптимальная величина разовой закупки; D – годовая потребность в ТМЦ; S – затраты на размещение и выполнение разового заказа как процедуры (т. е. затраты сверх стоимости самой ТМЦ); H – величина затрат на хранение одной единицы ТМЦ. Применение такого расчета на практике, как это часто бывает, имеет ограничения и допущения. Допущений всего пять:

• затраты на размещение и выполнение заказа имеют фиксированный размер;

• спрос имеет постоянную величину;

• время на выполнение заказа фиксировано;

• цена закупки постоянна (например, не применяются какие-либо скидки);

• заказ доставляется целиком за один раз.

Основное ограничение собственно и заключается в допущениях. Однако использование категорий данного расчета при принятии решений по процессу «Управление запасами» уже само по себе способно принести пользу, т. к. заставляет задуматься о ключевых параметрах процесса.

Определение оптимального объема запасов. В данном случае речь идет о так называемой модели ньюсвендора (Newsvendor model). Расчеты в рамках модели позволяют определить оптимальный объем запасов (величина q). Базовая формула расчета q выглядит следующим образом:

Где q – оптимальная величина запасов; p – цена продажи единицы ТМЦ; с – стоимость закупки единицы ТМЦ; F –1 – функция спроса или Dmax + (Dmax – Dmin) (где D – это величина спроса в единицах). Данная модель имеет одно существенное допущение – предполагается, что варианты величины спроса имеют нормальное распределение с точки зрения статистики. Вышеуказанный вариант модели ньюсвендора является наиболее простым и применим к деятельности только торговых предприятий. Однако существуют более сложные варианты, которые можно применить к деятельности производственных предприятий.

Помимо описанных методов анализа аспектов процесса «Управление запасами» существуют и другие, например модель динамичного размера лота (dynamic lot size model), определение момента размещения заказа (reorder point). Описание этих методов выходит за рамки данной книги. Однако хотелось бы, чтобы специалисты по профилю и аудиторы помнили, что помимо широко используемой в российской практике интуиции существуют разные варианты оптимизации процедур процесса «Управление запасами». И самое главное, чтобы стремились применять их на практике.

Подпроцесс «Работа с неликвидами».

Данный подпроцесс включает в себя два основных этапа:

• процедура по выявлению и определению номенклатуры неликвидных ТМЦ;

• определение стоимости неликвидов и вариантов их дальнейшего использования.

Процедура по выявлению и определению номенклатуры неликвидных ТМЦ. Наиболее распространенной практикой является проведение этой процедуры в процессе инвентаризации. Обязательным условием осуществления оценки состояния ТМЦ является участие в процедуре инвентаризации экспертов по соответствующим категориям ТМЦ. Чтобы решение было более обоснованным, оно должно приниматься как минимум двумя экспертами с максимально противоположными интересами. Например, если в качестве эксперта привлекается производственник, то в спорных ситуациях он будет склонен признать пригодную к использованию ТМЦ, требующую корректировок производственного процесса или дополнительной обработки непригодной. Участие, например, технолога может добавить оценке объективности или как минимум плюрализма.

Хорошей практикой является создание системы управления запасами, которая стимулирует минимизацию неликвидных ТМЦ как с точки зрения образования, так и с точки зрения хранения, например за счет развития подпроцесса «Общий анализ запасов». К наиболее простым мерам минимизации объемов неликвидных ТМЦ относится соблюдение предписанных условий хранения и минимизация в целом запасов ТМЦ, находящихся на хранении, например за счет правильного расчета неснижаемых остатков и соблюдения принципа «первый пришел – первый вышел» при выдаче ТМЦ в производство.

Определение стоимости неликвидов и вариантов их дальнейшего использования. С определенными ограничениями содержание данного подпроцесса аналогично содержанию соответствующего подпроцесса в разделе «Управление активами».

Подпроцесс «Образование и движение металлолома».

Хотя данный подпроцесс больше относится к подпроцессам частного порядка, здесь он отнесен к подпроцессам общего порядка ввиду особой значимости. Она является следствием относительно высокой ликвидности и стоимости металлолома как материального актива. Ряд российских предприятий подчеркивают важность управления металлоломом путем создания отдельного процесса и формирования внутренних регламентов, регулирующих его. Для большинства предприятий металлолом является выходом из подпроцесса «Выбытие основных средств». Также металлолом может образовываться в результате фактического вывода из эксплуатации оборотных ТМЦ, т. е. ТМЦ, которые не потребляются в процессе использования (по аналогии с основными средствами), однако по своим признакам (в первую очередь стоимостным) не могут быть отнесены к основным средствам. Поэтому предприятие, которое хочет контролировать подпроцесс «Образование и движение металлолома», должно в первую очередь построить систему контроля подпроцесса «Выбытие основных средств».

Особенностью рассматриваемого подпроцесса является то, что часто его значительная часть может быть без особого ущерба передана на аутсорсинг. То есть все функции по подготовке и обработке металлолома, начиная с процесса его образования, могут осуществляться с использованием ресурсов стороннего контрагента. Аудитор должен иметь в виду, что наиболее существенным моментом в этом подпроцессе является определение грейда (сорта) металлолома и соответствующей грейду (сорту) цены. Что касается вопросов хранения, то при соответствующем обороте металлолом можно хранить на любой площадке подходящего размера с минимальными возможностями физической защиты, главное – это отсутствие возможности беспрепятственного и неконтролируемого вывоза металлолома грузовым транспортом.

_{Перечень и содержание базовых и специфичных рисков процесса}

_{Перечень и содержание базовых контрольных процедур процесса (см. рис. 12)}

^{Рис. 12. Базовая схема процесса «Управление запасами и складское хозяйство» с указанием ключевых точек контроля}

_{Перечень и содержание базовых тестов}

_{Перечень и содержание лучших практик по процессу}