Мои семинары.

Я знаю только одного руководителя, который сделал отличную карьеру в маркетинге и при этом не провел ни одного семинара.

Семинар для клиентов был и остается одним из самых эффективных методов маркетинга в отрасли, в которой я работал.

Затрудняюсь сказать, сколько таких мероприятий провела за три года команда маркетинга из московского офиса Lucent Technologies. Хотя счет и не важен. Важно, что мы старались проводить каждый семинар все лучше и лучше. И в определенный момент мы научились делать каждый из них с максимальной эффективностью, основываясь на нашем опыте, наработках и определенном алгоритме.

Каждый семинар уникален. В этом и заключается одна из причин их эффективности. Попробуйте сделать очередной семинар, не изменяя названия, содержания докладов и докладчиков, и пригласить на него тех же самых клиентов. Кто на него придет?

При организации и проведении семинаров, как и при создании рекламы, есть определенные правила, набор приемов, и за счет их правильного применения и смешивания достигается успех.

Вот некоторые из этих приемов и правил.

Хороший семинар всегда должен делаться не с точки зрения менеджера по продажам (который чаще всего выступает инициатором его проведения), а с точки зрения клиента. Да, вы должны выслушать менеджера по продажам. Но темы семинара нужно формулировать в расчете на клиента.

Дайте аудитории то, что она хочет услышать, а не то, что вы хотите ей сказать.

Один из способов сделать семинар интересным для клиента — это предложить ему самому выбрать темы.

Так, когда мы организовывали семинары BellLabs, мы «вывесили» на сайте десять тем и предложили посетителям выбрать самые интересные. Выяснив пять самых популярных тем, мы сформировали повестку семинара, который пользовался огромным спросом: мы предложили нашим клиентам то, что им было больше всего интересно.

Сколько клиентов стоит пригласить?

Обсудите с теми, кто выступает инициатором семинара, состав гостей. Определитесь с их числом. Часто вам придется бороться с желанием пригласить как можно больше клиентов. Помните, что важно не количество, а качество. Потребуется большая подготовительная работа: вы должны пройтись по базе существующих и потенциальных клиентов и решить вместе с менеджером по продажам, кого пригласить.

Следующий шаг — определение тем и названия семинара.

Название семинара.

Оно, так же как и темы докладов, должно быть сформулировано с точки зрения клиентов. К их написанию применимы те же правила, что и к созданию рекламных заголовков. И название семинара, и его темы должны привлекать внимание, быть интересными и вызывать желание узнать о них поподробнее.

Очень важно правильно составить приглашение. Укажите в нем всю необходимую информацию.

— Что? (Название семинара и его темы.).

— Когда? (Дата, день недели, время начала семинара и его продолжительность.).

— Где? (И как добраться: подумайте о тех, кто приедет на общественном транспорте и на машинах.).

— Кто докладчики?

— Для кого этот семинар? (Четко указанная аудитория может быть дополнительным привлекательным моментом: приглашенные смогут пообщаться с коллегами из других компаний. Четкое определение целевой аудитории также подтверждает тот факт, что вы правильно все продумали, что хотите видеть определенных клиентов и «заточили» темы семинара под них. Практика показывает, что на «приглашаются все желающие» мало кто откликается).

Вы также можете указать (или быть готовыми к подобным вопросам), какие материалы посетители получат на семинаре, как одеваться, что делать иногородним (вы предусмотрительно поступите, если будете готовы отмечать командировочные удостоверения на месте проведения семинара).

Когда отправлять первое приглашение?

Общее правило: чем выше ранг приглашаемых, тем раньше вам стоит позаботиться о приглашении.

Так, на одну из конференций, которая проводилась для топ-руководителей ста крупнейших компаний Европы, приглашение высылалось и им, и их помощникам за 10 месяцев. Естественно, что семинар такого уровня невозможно провести собственными силами — требуется помощь профессионального агентства.

Оптимально, если вы сделаете первое приглашение за 4–6 недель до начала вашего семинара (в моей практике приходилось приглашать на семинар за две недели — и для клиентов, и для менеджера по маркетингу это дополнительный стресс).

Если в приглашениях указать, что количество мест ограничено, то ответы придут быстрее.

Обязательно предложите клиентам подтвердить свое участие, сделайте этот процесс максимально удобным для них. Это может быть телефонное подтверждение, заполнение анкеты на сайте, ответ по электронной почте или отправка факса. Предварительно продумайте, какие ответы вы хотите получить от потенциального посетителя.

Попробуйте сначала сами заполнить анкету регистрации: практика показывает, что очень много информации, запрашиваемой при регистрации, как правило, оказывается ненужной. Упростите анкету. Чем проще она для клиента, тем выше вероятность, что он быстро подтвердит свое участие.

Через две недели после отправки приглашений (помимо традиционной отправки приглашений по почте или, что хуже, по факсу, все чаще используется публикация приглашения в журналах, газетах или на сайтах) необходимо обзвонить клиентов. Как правило, за десять дней до даты мероприятия вы должны уже иметь представление, какова будет посещаемость вашего семинара. Эта информация позволит вам спланировать окончательные действия по приглашениям и организации семинара (может быть, потребуется увеличить или уменьшить количество посадочных мест). Окончательное количество мест определить невозможно. Всегда бывают случаи, когда кто-то отменяет свое участие в последний день, а то и в последнюю минуту.

В какой день проводить семинар?

Наименее подходящие дни — понедельник и пятница.

Понедельник, как это обычно бывает, день тяжелый, на него выпадает значительная часть внутрифирменных совещаний.

В пятницу мысли многих уже настроены на предстоящий отдых.

Среда и четверг представляются мне наилучшими днями. Постарайтесь заранее выяснить, не назначены ли на этот же день аналогичные семинары или другие события, которые могут «увести» ваших посетителей.

Наша компания достаточно часто проводит различные семинары для своих заказчиков и партнеров. Избежать внутренних накладок помогает корпоративный календарь мероприятий. Но как избежать случаев, когда другой вендор проводит семинар в этот же самый день? Всех по очереди обзванивать? Одна моя коллега предложила очень остроумное решение. Нашу отрасль обслуживают три классных переводчика. Каждый раз, когда мы проводим большое мероприятие, нам нужен кто-то из них — и мы стараемся договариваться с ними заранее. Так же поступают и другие компании. Так вот. Достаточно позвонить каждому из них с предложением переводить выступления на планируемом нами семинаре, и мы знаем, что происходит в этот день, о возможных конфликтах на эту конкретную дату.

Как долго проводить семинар?

Универсальный ответ — чем короче, тем лучше.

Сокращайте, если это возможно, однодневный семинар до семинара на полдня. Проводите 10-часовой семинар за восемь часов, а 8-часовой — за шесть. Начинайте и заканчивайте в обещанное время.

Чтобы вы смогли начать семинар в четко назначенное время, предусмотрите какой-то период на «раскачку» и социальное общение до его официального начала. Безалкогольные напитки, чай и кофе, а также небольшие закуски идеально помогут вам в этом. Обязательно укажите в приглашении все «кофейные паузы», а также будет или нет организован обед (и/или ужин).

Где проводить семинар?

Это может быть гостиница, офис (ваш или клиента), бизнес-центр.

У каждого из этих мест есть свои минусы и плюсы. Окончательное решение с учетом всех факторов должны принять вы. Иногда семинары проводят в необычных местах. Как правило, это обходится дороже, но привлекает посетителей и запоминается надолго. Двойной успех достигается, если удается связать тему семинара с местом его проведения.

Как привлечь внимание клиентов к раздаточному материалу?

Если материал интересный и пользующийся спросом, то это не проблема.

Вы можете разложить материалы (обычно это размноженные на копировальной машине презентации, брошюры, CD, образцы товара и недорогие сувениры) на столах заранее либо положить на стул (последнее гарантирует, что материал точно возьмут в руки).

Вы также можете раздавать материалы при регистрации участников. Тем самым вы не упускаете клиентов во время регистрации и создаете определенный спрос на материал («А дайте мне, пожалуйста, еще один комплект для моего коллеги — он не смог сегодня прийти»).

Вы также можете предложить выслать часть раздаточного материала после семинара, основываясь на результатах заполненных анкет обратной связи (об этом — чуть позже).

Рано вздыхать с облегчением, когда регистрация закончена и приглашенные вами клиенты проходят в отведенную для семинара аудиторию.

Начинается самое важное.

Правильно ли оборудована аудитория?

Хорошо ли видно и слышно докладчика?

Какое освещение и какая температура в помещении? (Слишком темное и слишком теплое помещение — идеальные условия для дремоты.).

Все это очень важные вопросы, и вы заранее должны позаботиться об их решении.

Будьте уверены в своих (или привлеченных со стороны) докладчиках. Именно они доносят до клиентов информацию, за которой те пришли. Сообщение на любую тему можно сделать как хорошо, так и плохо. Заранее убедитесь в том, что доклад будет интересным.

Идеальный докладчик не только начитывает материал, но и вовлекает аудиторию в общение, заставляет ее активно участвовать. В таком случае у посетителей нет ни единого шанса задремать. У такого докладчика слушатели отвечают на вопросы, задают их, проходят мини-тесты, участвуют в дискуссиях по ходу презентации (таких докладчиков аудитория любит и с удовольствием приходит на их выступления).

Одним из недостатков семинара является тот факт, что во время его проведения практически невозможно добиться моментального коммерческого результата.

Лично я не помню ни одного случая, чтобы сразу после проведения семинара кто-то из клиентов подошел и сказал: «Мне все очень понравилось, могу я подписать сегодня с вами контракт?».

Семинары проводятся для того, чтобы подготовить почву, создать заинтересованность, предпосылки для дальнейшей работы с клиентом. То, что он заинтересовался и пришел, — уже достижение. Чтобы деньги на семинар не оказались потраченными впустую, очень важно после мероприятия проводить специальную работу (follow-up). Для этого вам обязательно потребуется анкета обратной связи, которую вы должны попросить всех участников заполнить.

Вот вопросы, которые вы можете задать вашим клиентам:

— Как вам понравилось мероприятие в целом?

— Как бы вы оценили каждое выступление?

— Что вы хотите услышать в следующий раз?

Вопросов может быть и больше — только перед тем, как их задавать, решите, что вы будете делать с ответами. И помните, что клиенту должно быть легко заполнить анкету.

Так, если вы зададите открытый вопрос: «Как вам понравилась организация нашего семинара?» или вопрос с выбором ответа: «Как вам понравилась организация нашего семинара? Выберите оценку от 1 до 5, где 5 — максимально высокая оценка», то, конечно, количество ответивших на второй вариант будет гораздо больше и обработка ответов для вас будет гораздо легче. Всегда задавайте вопрос с оценкой. Он свидетельствует о качестве вашей работы по организации семинара.

Иногда бывают аудитории, которые не любят отвечать на вопросы анкеты. Как их «раскачать»?

Укажите в начале анкеты, что мнение слушателей очень важно для вас. Пообещайте приз одному или нескольким ответившим на вопросы анкеты сразу же после того, как вы их соберете. Сделать это просто: держите призы на виду у слушателей во время заполнения анкеты, потом из всей пачки анкет произвольно вытащите одну или несколько и объявите счастливчиков.

Другим стимулом может быть предложение отправить всем тем, кто заполнил анкеты обратной связи, ценную дополнительную информацию.

Есть еще один вопрос, который необходимо задать вашим клиентам. Ответ на него должен показать, насколько серьезно клиент заинтересован в вашем продукте. Спросите клиента, что ему теперь необходимо.

Ему нужна дополнительная информация?

Он хочет встретиться с менеджером по продажам?

Увидеть решение в действии?

Ответы на эти вопросы значительно увеличат ценность вашего опроса. А если вы уверены в эффективности семинара и актуальности предлагаемых решений, то можете даже включить вопрос «Хотите ли вы приобрести решение после семинара?». Те клиенты, которые положительно ответят на этот вопрос, должны стать приятным подарком для ваших менеджеров по продажам.

Вот еще один способ, который я однажды предложил использовать на семинаре. Мы представляли клиентам наше новое решение, цикл продажи которого обычно составлял более двух месяцев. Чтобы ускорить этот процесс, я предложил коммерческому директору поступить следующим образом. Перед тем как произнести заключительное слово, он взял десять своих визитных карточек, расписался на них, поставил дату и написал «-5%». «Уважаемые клиенты! — сказал он. — Спасибо за ваше внимание и интерес. Чтобы вы могли получить не только информационную выгоду от нашего семинара, но и коммерческую, я делаю вам специальное предложение. Если в течение пяти недель вы заключите с нами контракт на решение, которое мы вам сейчас представили, то цена контракта будет снижена на 5 % от той, к которой мы придем после переговоров. Для этого вам необходимо получить у меня визитную карточку сейчас или во время обеда». Результат: во время обеда он раздал все десять заготовленных визитных карточек, подписал еще четыре. А в течение пяти недель мы заключили с владельцами этих карточек пять контрактов.

После завершения семинара ваша работа не заканчивается. Необходимо обработать анкеты обратной связи, внести новых потенциальных клиентов в базу данных, желательно также подготовить быстрый и короткий отчет по результатам и довести его до заинтересованных лиц.

Обязательно пользуйтесь обратной связью, полученной от клиентов, чтобы делать ваши семинары все лучше и лучше. И когда они станут идеальными, не снижайте планку. Пусть это будет вашим стандартом.

А если вы хотите еще более высокой эффективности и результатов, то задайтесь вопросами: «Что можно еще сделать до, во время или после семинара, чего мы еще не делали и что может повысить его эффективность?».

Каждый раз, когда вы будете задавать себе такие вопросы, вы будете находить новые идеи.