Глава 22. Советы по экономии времени.

Я жила по расписанию, но ничего не делала в срок. Мэрилин Монро

Ускорение процесса.

Составление бизнес-плана требует времени. Процесс планирования в целом, от создания концепции бизнеса до окончания работы над планом, может потребовать нескольких месяцев (особенно для нового предприятия). Однако есть множество простых способов, позволяющих сэкономить время и подготовить бизнес-план достаточно быстро. Помните, что вы не должны искусственно ускорять процесс планирования. Однако не стоит и затягивать подготовку плана. Иначе у вас не останется времени на ведение бизнеса.

Иногда возникает потребность ограничиться созданием лишь общего представления о своем бизнесе. Это не идеальный способ познакомить потенциальных инвесторов с бизнес-планом, но в некоторых случаях у вас не остается иного выбора. В представленном ниже разделе «Когда вы действительно спешите» описывается процедура ускоренной разработки бизнес-плана.

Общие советы по экономии времени.

Ниже описываются несколько способов составления бизнес-плана, позволяющих упростить и ускорить этот процесс:

• Определите наиболее важные для вас области. Разделы бизнес-плана имеют различный вес. Убедитесь в том, что вы выделили достаточно времени на рассмотрение тех аспектов бизнеса, которые определяют долгосрочный успех или перспективы получения финансирования (если вы используете бизнес-план именно для этого). Не тратьте время на разделы, значение которых с точки зрения достижения конечной цели относительно невелико. Планируя процесс разработки плана, определите наиболее важные темы и уделите им первоочередное внимание.

• Разработайте план исследований. В ходе подготовки плана вам необходимо собрать большой объем информации. Вы можете начать с онлайн-поиска, но вскоре вам придется посещать отраслевые встречи, беседовать с другими предпринимателями или посещать потенциальных поставщиков. Для того чтобы оптимизировать этот процесс, очертите круг необходимой вам информации. Например, поставщик может рассказать вам не только о товарах и ценах, но и о потенциальных конкурентах, а также о предпочтениях потребителей. Возможно, вы должны будете получить ответы на все эти вопросы в течение одной встречи.

Начните работу над планом исследований с составления перечня необходимых сведений и потенциальных источников информации. Затем расположите все пункты в логическом порядке. По мере продвижения вперед вы обнаружите, что вам необходимы дополнительные сведения, но план исследований позволит вам не возвращаться по нескольку раз к одному и тому же источнику и не отклоняться от выбранного курса.

• Систематизируйте документы! В процессе подготовки бизнес-плана у вас накопится огромное количество документов. Поиск информации в разнообразных отчетах, записках и брошюрах будет занимать массу времени. Поэтому с самого начала систематизируйте материалы так, чтобы вы могли быстро и легко возвращаться к ним. Заведите картотеку или коробку для материалов к бизнес-плану. Создайте отдельные папки, соответствующие разделам вашего бизнес-плана (целевой рынок, конкуренты, операционная деятельность), а также папки для разных материалов и возможных приложений. Одна из хитростей состоит в том, чтобы использовать скоросшиватель с ярлыками, указывающими разделы бизнес-плана. Если вы находите важную информацию в Интернете, распечатайте нужные страницы и положите их в папку или сохраните в соответствующей папке в компьютере (см. ниже). Держите весь материал в одном месте и с самого начала сортируйте документы по соответствующим разделам.

• Отслеживайте появление наиболее важной информации. Исследуя свой бизнес, вы найдете важные с точки зрения подготовки плана сведения. Среди них будет масса фактов – например, статистические данные о размерах целевого рынка, показатели роста отрасли и т. д. Чтобы не возвращаться и не читать документы или исследования полностью, введите систему мониторинга, сохраняя важную информацию тогда, когда вы ее находите. Наилучший способ – создать отдельные компьютерные файлы для каждого раздела бизнес-плана (а также полезной информации) и вводить в них данные по мере их поступления. Это могут быть простые заметки; законченные предложения или информационные блоки не обязательны. Но непременно указывайте источники информации, чтобы впоследствии не пришлось искать первоисточник. Если вы не имеете в данный момент доступа к компьютеру, вооружитесь цветным маркером, отмечая наиболее важную информацию в каждом документе, чтобы при первой возможности перенести ее в соответствующий компьютерный файл. А затем зарегистрируйте материал в соответствующей папке вашей картотеки. Возможно, вам понадобится сделать копии документов, которые относятся больше чем к одному разделу бизнес-плана. Этот метод действительно сэкономит вам время. Когда вы начнете писать бизнес-план, почти вся необходимая информация будет у вас под рукой, и вы сразу увидите, в каких разделах не хватает существенной информации.

• Используйте электронные таблицы. Если вы обладаете навыками работы на компьютере, использование электронных таблиц (например, в программе Microsoft Excel) позволит проще и быстрее вносить необходимые изменения в ваши финансовые планы. Если вы не любите работать с электронными таблицами, использование даже простой бухгалтерской программы (например, Quicken) ускорит окончательное оформление финансовых документов.

• Воспользуйтесь помощью. Отнюдь не обязательно делать самому каждую часть бизнес-плана. Вы можете сэкономить время, потратив немного денег для привлечения консультантов. Услуги сторонних компаний ускоряют процесс составления бизнес-плана и улучшают качество готового продукта. Возможно, вам потребуется обратиться за помощью к профессиональному консультанту по составлению бизнес-планов и/или к компаниям, предоставляющим услуги по исследованию рынка (см. главу 2). Предположим, вы не разбираетесь в финансовых отчетах, но хотите получить средства от очень опытных инвесторов или у вас уже есть свое предприятие. Для подготовки финансовой документации вам следует обратиться к услугам аудиторской компании. Это повысит доверие инвестора к вашим отчетам.

Когда вы действительно спешите.

Иногда у вас просто нет времени, и тогда тщательность при составлении плана не так уж и важна. На первый план выходит скорость работы над подготовкой плана. Что если потенциальный инвестор захочет посмотреть ваш бизнес-план, прежде чем уедет из города на следующей неделе? Что если отделу планирования необходимо ознакомиться с бизнес-планом, прежде чем выдать вам разрешение на строительство?

Никогда не стоит чрезмерно торопиться. («Не согласится ли потенциальный инвестор ознакомиться с бизнес-планом после своего возвращения?») Но иногда у вас нет выбора. В таких случаях, для того чтобы упростить процесс, вы можете предпринять описанные ниже шаги:

1. Выясните наиболее важную информацию. Если вы ищете инвестора, то приоритетными для него обычно являются следующие темы:

• концепция бизнеса/бизнес-модель;

• размер и характер рынка;

• конкуренция;

• прогнозируемый рост;

• команда проекта.

Сосредоточьте внимание на этих вопросах.

2. Перейдите к формам подготовки плана в конце каждой главы и заполните их. Эти формы служат основой для текста бизнес-плана.

3. Перейдите к финансовым формам в главе 16. Важнейшими из них являются «Прогнозный отчет о прибылях и убытках, «Прогнозный отчет о движении денежных средств» и «Прогнозный бухгалтерский баланс». Сосредоточьтесь на этих трех формах. Если вы не знаете, где взять необходимые цифры, возвратитесь к бланкам поточного метода составления финансовой отчетности (перечисляются в главе 16). Эти бланки образуют структуру сбора информации, необходимой для заполнения всех финансовых форм.

4. Вернитесь к главе 18. В ней вы найдете советы относительно того, как подготовить бизнес-план к представлению и компьютерной презентации.

5. Если вы заинтересованы в получении внешнего финансирования, подготовьте питч компании (глава 19). Он поможет вам быстро и уверенно рассказать о своем бизнесе.

Эти шаги позволят вам быстро подготовить план – возможно, за выходные! Но помните, что созданная на скорую руку картина не должна искажать ни ваш образ, ни образ вашего бизнеса. Возможность произвести первое хорошее впечатление предоставляется только один раз.

Чего следует избегать.

Не поддавайтесь соблазну и не приобретайте компьютерные программы со стандартными текстами или шаблонами, куда вы просто вписываете название компании, отрасль и финансовые показатели. Шаблонный подход может оказаться контрпродуктивным, особенно если вы собираетесь использовать бизнес-план для привлечения финансирования. Обладатели денежных ресурсов будут задавать вам не только простые, но и сложные вопросы. Они должны будут убедиться, что вы понимаете смысл изложенной на бумаге информации.

Помните, что самый важный момент подготовки бизнес-плана – собственно планирование. Вы должны задать себе вопросы и проработать материал так, чтобы четко определить факторы успеха.

Краткий обзор главы.

Опасения, возникающие в связи с перспективой подготовки бизнес-плана (если вы никогда не делали этого раньше), естественны. Ваши страхи могут привести к пустой трате времени. Попробуйте избавиться от страха и заняться составлением бизнес-плана в пошаговом режиме. Но не следует составлять план второпях, лишь для того, чтобы подготовить письменный документ. Вы должны знать, что скрывается за написанными на бумаге словами.

Помните, что бизнес-план не должен быть идеальным; ни один план не является самим совершенством. Ваша задача – приложить максимальные усилия и проявить добросовестность. Не пытайтесь заранее предвидеть любую возможную ситуацию. Отнюдь не обязательно в стремлении к идеалу постоянно пересматривать план. Никакой готовый план не бывает по-настоящему законченным. Каждый план можно улучшить, и каждый план продолжает подвергаться изменениям, даже когда он считается завершенным. Так что, как говорится в рекламе: «Просто делайте это!».