Глава 18. Подготовка, презентация и отправка бизнес-плана.

Дело не в том, что вы имеете, а в том, что вы делаете с тем, что имеете.

Ваш план завершен (или практически закончен). Пришло время использовать его с пользой для компании. В идеале эта книга помогла вам разработать бизнес-план и более глубоко осознать факторы успеха в бизнесе. Даже если вы отложите план в сторону и больше никогда не взглянете на него, он принес вам огромную пользу.

Ваши знакомые – вот что важно. Обращение к услугам первоклассных консультантов полностью себя оправдывает. Установите контакты с лучшими в городе юристами и специалистами по бухгалтерскому учету в малом бизнесе. И тогда вы имеете полное право заявить: «Я нашел лучшую юридическую фирму, лучшего бухгалтера, а теперь моей команде необходим наилучший банк». Роберт Махоуни, корпоративный банкир

Но бизнес-план – это не столько учебный, сколько рабочий документ. Вероятно, у вас есть определенное представление о том, как вы намерены его использовать. Бизнес-план может применяться как: 1) инструмент получения денежных средств (инвестиций или кредитов); 2) внутренний справочный документ, способный помочь определить направление развития компании; 3) одно из средств привлечения ключевых сотрудников. Наконец, план может использоваться для достижения всех перечисленных выше целей сразу.

Независимо от предназначения бизнес-плана он должен иметь презентабельный вид. Необходимо продумать такие способы представления бизнес-плана, чтобы он мог оказать максимальное воздействие и послужить эффективным инструментом достижения ваших целей. Хотя банкиры, вероятно, захотят увидеть документ в письменном виде, инвесторы или стратегические партнеры могут потребовать что-то более убедительное, например презентацию.

Соглашение о конфиденциальности.

Очевидно, что значительная часть содержащихся в бизнес-плане сведений носит конфиденциальный характер. Вы ведь не желаете, чтобы ваши конкуренты или потенциальные соперники получили информацию о стратегии вашей компании или используемой вами технологии?

Вы стремитесь к полной конфиденциальности? Тогда вам придется забыть о венчурном капитале как источнике денежных средств. Мы умеем хранить тайну, но по ряду причин не подписываем соглашение о конфиденциальности. Впрочем, если ваши потребности на данном этапе не слишком велики, венчурный капитал вам просто не нужен. В дальнейшем, если компания будет развиваться, вы сможете запросить более выгодную цену, а вероятность получения финансирования существенно повысится. Юджин Кляйнер, венчурный инвестор

Между тем большинство начинающих предпринимателей переоценивают проблему конфиденциальности. В конце концов, очень немногие идеи в бизнесе являются действительно новыми – залог успеха не концепция, а исполнение. Как правило, банкиры и опытные инвесторы надежно хранят доверенные им секреты. Они ведь финансисты, а не предприниматели, и не слишком интересуются операциями вашего бизнеса. Однако осторожность никогда не повредит.

Возможно, для обеспечения конфиденциальности потребуется составить соглашение о конфиденциальности, подписание которого предусмотрено перед получением бизнес-плана. Как правило, аналогичные соглашения заключаются не только с не слишком опытными инвесторами, но и с потенциальными сотрудниками, поставщиками и т. д.

Многие профессиональные инвесторы (прежде всего венчурные инвесторы) не желают заключать соглашения о конфиденциальности. Это их обычная политика, а обращение с соответствующим предложением профессиональные инвесторы рассматривают как признак недостатка опыта. Венчурным инвесторам приходится рассматривать огромное число бизнес-планов, предлагаемых предприятиями самых разных отраслей. Поэтому возможность конфликта, равно как и неразглашение конфиденциальной информации, – часть их бизнеса. В данном случае на карту поставлена их репутация.

Наилучший способ защиты информации состоит в том, чтобы тщательно отбирать инвесторов, которых вы собираетесь познакомить с бизнес-планом. Изучите потенциальных получателей информации о компании и убедитесь в том, что они не финансируют ваших конкурентов. Какова репутация инвестора? Имейте дело только с уважаемыми людьми и организациями. Число экземпляров бизнес-плана должно быть ограничено. В нем нет места для специальной, содержащей коммерческую тайну информации. Вы можете предоставить ее позже и только наиболее вероятным источникам потенциального финансирования.

Для того чтобы грамотно составить соглашение о конфиденциальности (см. приведенный ниже пример), обратитесь к услугам юриста.

Подготовка бизнес-плана для рассылки.

Ваш план должен выглядеть таким же хорошим, каким на самом деле является ваш бизнес. Досадно будет, если инвесторы не заметят выдающееся предприятие только потому, что план плохо представляет компанию, не правда ли?

Прежде чем направить план для внутреннего или внешнего использования, обратитесь к главе 3. Пришло время отредактировать бизнес-план, внести необходимые коррективы. Возможно, что некоторые вопросы следует изложить короче, понятным потенциальным читателям языком. Может быть, вам следует обратиться к услугам профессионального литератора (редактура и корректура) или графического дизайнера (оформление плана, создание графиков и диаграмм).

Составляете ли вы бизнес-план самостоятельно или с помощью специалистов, убедитесь в том, что он правильно представляет компанию и визуально привлекателен. Обратите внимание на детали оформления и графики, облегчающие чтение или просмотр. А затем добавьте необходимые последние штрихи.

Титульный лист.

Первая страница бизнес-плана должна быть простым титульным листом (отличным от сопроводительного письма). При сшивании бизнес-плана с чистой передней стороной обложки (что рекомендуется) титульный лист фактически становится обложкой плана. Как таковой он призван произвести положительное первое впечатление. Титульный лист должен быть простым и аккуратным. На нем помещается следующая информация:

• слова «Бизнес-план»;

• название компании;

• дата;

• число экземпляров;

• правовые оговорки или заявление о конфиденциальности;

• название, адрес, телефонный номер и адрес электронной почты контактного лица (для внешнего распространения);

• название подразделения или отдела и имя контактного лица (для внутренних корпоративных планов);

• логотип компании (при желании).

Возможно, данный перечень покажется вам избыточным, но это не так. Всю информацию необходимо разместить на титульном листе, причем на странице должно остаться свободное место.

Если на вашей обложке титульный лист отсутствует, убедитесь в том, что на нем напечатано название компании. На столах инвесторов часто лежат груды бизнес-планов; вы должны сделать так, чтобы читатели могли легко найти ваш план, не заглядывая под обложку.

И вы, и ваши читатели обнаружите, что при обсуждении бизнес-плана нумерация страниц облегчает поиск конкретной информации. Мы рекомендуем нумеровать страницы не последовательно от начала до конца (страница 1, 2, 3 и т. д.), а по разделам и страницам. Таким образом, страницы резюме нумеровались бы как 1–1, 1–2, 1–3 и т. д.; следующего раздела – 2–1, 2–2, 2–3 и т. д.; еще одного раздела – 3–1, 3–2, 3–3 и т. д. Данный метод позволяет обновлять или изменять разделы плана без перепечатки остального его содержания. Конечно, если вам необходимо изменить порядок разделов, чтобы адаптировать бизнес-план к потребностям тех или иных инвесторов, вам придется перенумеровать все страницы текста.

Оглавление.

Оглавление необходимо любому бизнес-плану, объем которого превышает десять страниц. Поместите его в начале бизнес-плана, сразу после титульного листа и перед резюме. Назовите оглавление «Содержание» и перечислите разделы (с указанием номеров страниц). Если вы хотите привлечь внимание читателей к конкретным частям определенных разделов, сделайте это, используя в содержании подзаголовки. Но не увлекайтесь. В конце концов, бизнес-план представляет собой относительно короткий документ, и ваши читатели вряд ли потеряют ориентацию в нем.

Дата.

Поскольку получение финансирования может занять довольно много времени, будьте осторожны. Не отправляйте инвестору бизнес-план, если он может быть воспринят как устаревший. Читатель, который в ноябре получает план, датированный мартом, имеет все основания предположить, что в течение многих месяцев вы получали только отказы. Возможно, на титульном листе следует указывать только год: «Бизнес-план, 2011 г.» Или распечатывать для каждого получателя новый титульный лист, включая месяц и год: «Бизнес-план, август 2011 г.» Указание на день месяца – излишество.

Количество экземпляров.

Перед распространением пронумеруйте все экземпляры бизнес-плана и запишите, кому предназначена каждая копия. Тем самым вы получаете возможность отслеживать находящиеся в обращении копии и в случае необходимости попросить возвратить тот или иной экземпляр плана. Если же бизнес-план попал не в те руки, вам будет легче найти пропажу.

Поскольку по мере развития предприятия вы можете пересматривать бизнес-план, соответственно будет возрастать и количество его версий (вариантов или «изданий»). Для того чтобы отслеживать различные «издания», возможно, вам потребуется ввести их кодовые номера. Не стоит наносить на одну из страниц бизнес-плана надпись «Версия 16». Это произведет плохое впечатление на инвестора. Код мог бы выглядеть примерно так: «Версия В.4» (третий вариант, четвертый экземпляр). Надпись «Экземпляр 3.4» может указывать на четвертый экземпляр третьего «издания», а «Копия 7.4» – версию, которую вы закончили в июле, четвертый экземпляр.

Правовая оговорка.

Направляя бизнес-план специалистам организаций, способных предоставить внешнее финансирование, необходимо убедиться в том, что вы не окажетесь в неприятном положении с юридической точки зрения. Проблемы могут возникнуть в том случае, когда в обмен на инвестиции вы предлагаете собственность вашей компании.

Наилучший способ обезопасить себя – консультация с юристом. Кроме того, вы можете поместить на обложке плана правовую оговорку, указывающую на то, что ваш план не коммерческое предложение, а информационный документ. Данная правовая оговорка может использоваться и в целях обеспечения конфиденциальности бизнес-плана (в тех случаях, когда в нем не содержится соглашения о конфиденциальности). Возможно, ваш юрист предложит вам несколько иные формулировки, но типичная правовая оговорка могла бы выглядеть следующим образом:

«Этот документ не является предложением о продаже каких бы то ни было ценных бумаг Компании. Он носит исключительно информационный характер. Раскрываемую в нем информацию следует считать конфиденциальной и составляющей собственность Компании. Данный документ – собственность Компании; его нельзя разглашать, распространять или воспроизводить без прямо оговоренного письменного разрешения Компании______________________________». Когда бизнес-план отклоняется автоматически? Текст с обеих сторон листа. Орфографические ошибки. Неумение представлять финансовые отчеты. Всегда используйте прямые финансовые данные; не фантазируйте. Избегайте причудливых обложек; используйте черные или светлые переплеты. Напечатайте бизнес-план в типографии или с помощью настольной издательской системы. По одежке встречают не только людей. Роберт Махоуни, корпоративный банкир

Оформление, дизайн и презентация.

Поскольку общее количество страниц в бизнес-плане ограничено, вы можете поддаться соблазну заполнить каждую из них текстом, цифрами, рисунками сверху донизу. Не стоит. Переполненная информацией страница пугает читателя и может вызвать у него раздражение.

Прежде чем приступить к чтению, мы решаем, насколько страница трудна для восприятия. Следовательно, оставьте на страницах бизнес-плана достаточно свободного места, чтобы текст показался читателю привлекательным.

Поместите текст в «рамку» из «чистого белого цвета», т. е. пустого пространства листа. Обычно оставляют 2,5 см сверху и справа листа и немного больше (примерно 3 см) снизу и слева (для переплета).

Печатайте текст через один интервал, оставляя между параграфами двойные интервалы. Параграфы должны быть короткими. Выделяйте заголовки разделов подчеркнутым или полужирным шрифтом (демонстрация изменения темы).

Выбор шрифта.

При выборе шрифта для бизнес-плана следуйте перечисленным ниже руководящим принципам:

• Выберите внешне аккуратный, легко читаемый шрифт.

• Используйте в плане не более двух простых и одного курсивного шрифтов.

• Применяйте шрифт с засечками для текста и шрифт с засечками или без засечек для заголовков.

Размер шрифта измеряется в пунктах. Для текста рекомендуется шрифт размером десять пунктов (более мелкий шрифт трудно читать). Для заголовков разделов обычно используется шрифт размером 12–14 пунктов.

Заключительный шаг: редактирование бизнес-плана.

После того как вы закончили написание бизнес-плана, отложите его на некоторое время в сторону, а затем перечитайте. Во время чтения попробуйте найти способы укоротить слишком длинные предложения, чтобы облегчить их восприятие.

Удаляйте ненужные слова. Избегайте жаргона. Используйте ясный, активный язык. Например, вы можете написать: «На третьем году работы компания Teddy’s Dog Togs добьется выхода на запланированный в начале ее деятельности уровень рентабельности». То же самое можно сказать короче: «Компания Teddy’s Dog Togs получит прибыль на третьем году».

Бизнес-план должен вселять уверенность, а орфографические ошибки, опечатки и неправильная грамматика подрывают доверие. Устраните подобные ошибки и отдайте окончательный вариант плана на корректуру.

Подготовка компьютерной презентации.

Для наиболее опытных инвесторов, таких как венчурные инвесторы, возможно, вы захотите – или будете вынуждены – подготовить компьютерную презентацию с акцентом на основные моменты бизнес-плана. Компьютерная слайдовая презентация – превосходный способ рассказать о наиболее важных аспектах вашего бизнеса за короткое время. (Компьютерную презентацию иногда называют слайд-шоу. Слайд – это один кадр презентации.).

Ценность презентации в формате PowerPoint состоит в том, что вы (предприниматель) определяете «повестку дня» встречи. В противном случае получится свободное обсуждение, и мне придется управлять встречей с помощью вопросов, вместо того чтобы вы делали это через свою презентацию. Если у вас есть компьютерная презентация, вы можете быть уверены в том, что не пропустили ни одного важного момента из тех, которых хотели коснуться. Марк Горенберг, венчурный инвестор

Сегодня некоторые инвесторы предпочитают присутствовать на компьютерных презентациях, а не изучать письменные бизнес-планы. И тем не менее вам все равно необходим письменный вариант плана, так как потенциальные инвесторы будут рассматривать его до личной встречи или попросят оставить план для дальнейшего изучения после презентации.

Иногда может получиться так, что вы не будете лично представлять свой бизнес-план. Многие инвесторы могут захотеть взглянуть на ваши слайды до того, как примут решение познакомиться с бизнес-планом как таковым. В этих случаях вы пошлете вашу компьютерную презентацию по электронной почте. Поэтому ваша презентация должна быть убедительной сама по себе и не нуждаться в ведущем.

Презентация с использованием PowerPoint должна занимать не более получаса. Прежде всего мы должны понять, что именно вы «продаете». В этом суть презентации от первого до последнего слайда. Вы рассказываете историю, у которой должны быть начало, середина и конец. Не раскрывайте все секреты сразу. Расскажите историю по частям: вдохновившая вас идея, ее реализация, ваши деловые способности. Разложите все по полочкам, а затем расскажите самое главное. Закончите описанием выгод, которые могли бы нас заинтересовать. Эндрю Анкер, венчурный инвестор

Воспользуйтесь возможностями электронных средств. Подумайте: может быть, вам стоит включить в презентацию видео или аудио? Тем самым вы сможете продемонстрировать, каким образом будет реализована предоставляемая вами услуга или как выглядит местонахождение вашего предприятия, либо показать что-то иное, что сделает ваш бизнес-план более легким для восприятия и привлекательным. Вы можете приложить размещенное на YouTube и защищенное паролем видео (если вы таковым располагаете). Вы можете также выложить слайды в Интернете, на защищенном паролем сайте (подробнее об этом см. ниже).

Компьютерная презентация – превосходная возможность обосновать необходимость финансирования вашего бизнеса. Поскольку вы управляете содержанием презентации, вы выдвигаете на первый план наиболее убедительные аспекты своего бизнеса.

Конечно, компьютерная презентация должна содержать все основные пункты вашего бизнес-плана. Не обязательно представлять их в том же порядке, что и в письменном плане. Однако вам, скорее всего, потребуется дать присутствующим предварительные пояснения. Если вы будете проводить презентацию лично, инвесторы будут прерывать вас, чтобы задать вопросы, оспорить ваши допущения и т. д. Предварительно убедитесь в том, что в начале презентации вы изложите наиболее важные моменты своего плана. Если реализация вашего бизнес-плана может столкнуться с очевидной проблемой – например, крупный конкурент пытается занять ту же самую нишу, – затроньте данный вопрос прежде, чем это сделают инвесторы.

Содержание ваших слайдов должно учитывать базу знаний ваших слушателей. Вы ведь не захотите наскучить им сведениями, которые они уже знают, или теми, которые им вовсе не обязательно знать, – например, такими как мельчайшие подробности ваших ежедневных операций. Однако вы можете включить в презентацию дополнительную информацию для тех, кто в ней нуждается. Так что не забудьте о предварительной подготовке: даже неглубокое изучение ваших потенциальных инвесторов может принести значительные плоды. Если вы включите часть такой информации в свою презентацию, доверие к вам многократно возрастет.

Не пытайтесь поразить инвестора слишком большим количеством слайдов. Помните, ваши слайды призваны возбудить интерес инвесторов. Хотя и не существует определенного количества слайдов, необходимого для презентации каждого бизнеса, вам следует суметь уместить всю ключевую информацию о вашей компании в 12 слайдов. Если слайдов окажется слишком много и вы будете проводить презентацию лично, вы будете торопиться, чтобы успеть продемонстрировать их аудитории.

Как правило, текст каждого слайда состоит из коротких маркированных пунктов. Не следует помещать на слайд распространенные предложения, так как вы будете лично проводить презентацию и сможете подробно объяснить каждый из перечисленных пунктов. Маркированный список должен содержать три – пять пунктов. Вы можете использовать эффект, когда маркированные пункты появляются один за другим; это позволяет вам контролировать поток информации в течение презентации.

Прежде чем отправиться к инвесторам, проведите пробную презентацию перед знакомой аудиторией. Убедитесь в том, что вы свободно обращаетесь с компьютером и программным обеспечением, чтобы не отвлекаться в течение официальной встречи.

Двенадцать важнейших слайдов.

Титульный слайд. Здесь должно быть указано название вашей компании, ее краткое описание, имя ведущего презентацию (если таковой имеется).

• Блиц-презентация компании. Сжатое описание ваших товаров иди услуг, рынка и конкурентных преимуществ. Используйте живой язык, и если возможно, подкрепите свой рассказ видео или аудио.

• Потенциал роста. Это то, что интересует инвесторов (причем венчурных инвесторов даже в большей степени, чем бизнес-ангелов). До какого размера может вырасти ваша компания и каковы ваши планы в связи с будущим развитием?

• Ваши целевые потребители. Кто эти люди и какие запросы потребителей будет удовлетворять ваша продукция?

• Размер рынка. Сюда должны быть включены соответствующие показатели: цифры, количество денег, рост в прошлом, прогноз роста.

• Конкуренция. Дробление долей на рынке, сравнение вашей продукции с продукцией конкурентов, что в вашем плане выгодно отличает вас от конкурентов, барьеры на входе на рынок.

• Ваша команда. Кто в нее входит, их прошлые достижения и опыт и почему они подходят для вашей компании.

• Бизнес-модель. Как вы будете распространять свою продукцию, стратегия ценообразования, каким образом вы дойдете до потребителей.

• Сроки. Когда, согласно вашим ожиданиям, вы сможете пройти ключевые этапы развития?

• Финансовые показатели. Краткий обзор основных положений вашего прогнозного отчета о прибылях и убытках, прогнозного бухгалтерского баланса и/или прогноза движения денежных средств.

• Финансирование проекта. Какую сумму вы просите на этот цикл, сколько циклов вы ожидаете в будущем, сколько вы попросите на эти циклы, как будут использоваться денежные средства?

• Возможности для инвесторов. Стратегии возможного выхода из бизнеса и ставка возврата на капитал для инвесторов.

Размещение бизнес-плана в Интернете.

Некоторые предприниматели, особенно те, кто управляют интернет-компаниями или высокотехнологичным бизнесом, принимают решение о размещении бизнес-планов на собственных сайтах. Такой план доступен руководителям компании и потенциальным инвесторам, в случае необходимости его можно легко обновить.

Размещение бизнес-плана в защищенной области сайта – удобный способ представить его потенциальным читателям. С ним легко ознакомиться, напечатать, он намного удобнее, чем бумажный документ. Я могу взять диск с записью и прочитать план на экране ноутбука дома или в дороге. Я могу распечатать заинтересовавшие меня разделы, а затем избавиться от бумаг, зная, что план всегда доступен для ознакомления. Марк Горенберг, венчурный инвестор

Но не стоит забывать и о негативных последствиях такого решения – ведь под угрозой оказывается безопасность компании. Никогда не размещайте бизнес-план в Интернете, не защитив его паролем. Предположим, вы использовали для хранения плана некий неизвестный сайт. Но некоторые поисковые системы способны «путешествовать» по его страницам в процессе поиска по ключевым словам. Кроме того, инвесторы, скорее всего, скептически воспримут бизнес-план, по существу выставленный на всеобщее обозрение.

Другие неудобства размещения бизнес-плана в Интернете связаны с тем, что многие из нас не любят читать длинные документы на экране монитора (предполагается, что план не распечатывается). Его не так просто пролистать, чтобы получить общее представление о вашем предприятии. Наконец, если у потенциального читателя ограничен доступ в Интернет, он не имеет возможности взять бизнес-план с собой, чтобы ознакомиться с ним в удобное время.

Если вы действительно размещаете бизнес-план в Интернете, создайте титульную страницу с гиперссылками на каждый раздел и/или подраздел плана. Читатель должен иметь возможность добраться до интересующей его информации, не прокручивая все страницы текста.

Имейте в виду, что в Интернете особенно трудно читать финансовые формы, а при выводе их на печать форматирование может быть утрачено или искажено. Однако во многих случаях графики получаются очень хорошо.

Мы советуем вам всегда иметь при себе печатные экземпляры бизнес-плана. Интернет не должен быть единственным способом представления вашего предприятия инвестиционному сообществу.

Обновление бизнес-плана.

В некоторых случаях поиски финансирования занимают несколько месяцев. За это время планы вашей компании могут измениться (особенно если речь идет о новом предприятии). Но вы должны быть уверены, что бизнес-план соответствует текущей деловой стратегии и позиции компании.

Прежде чем отправлять план новому потенциальному инвестору, просмотрите его и в случае необходимости обновите содержание. Приведите финансовую информацию на конец прошлого месяца или квартала, пересмотрите прогнозы, чтобы учесть в них недавние события, и добавьте резюме новых менеджеров.

Не распечатывайте за один раз слишком много экземпляров бизнес-плана. Если на стеллаже лежит пачка бумаг, у вас непременно возникнет соблазн отправить инвестору старую версию.

Краткий обзор главы.

Внешне бизнес-план должен выглядеть не менее привлекательно, чем его содержание. Он должен представлять вас и вашу компанию в наиболее выгодном свете. При написании бизнес-плана используйте активный язык, графики и схемы. Продумайте оформление страниц и шрифты. Возможно, вам придется применить и другие способы презентации бизнес-плана (прежде всего компьютерное слайд-шоу).