Глава 16. Управление многоплановой организацией.

В предыдущей главе я утверждал, что можно достичь большего благодаря внутреннему сотрудничеству в фирме. Но по мере роста, диверсификации и усложнения структуры фирм становится все труднее обеспечивать сотрудничество между разными частями организации. В этой главе, написанной в соавторстве с Патриком Маккенной, исследуются некоторые связанные с этим проблемы.

Сегодня фирмы по оказанию профессиональных услуг обладают сложной организационной структурой, в которой многие старшие руководители перегружены обязанностями, отнимающими много времени и нередко противоречащими друг другу. Организация часто разделяется на следующие категории:

– рынки или местные представительства (по географическому признаку);

– предложения линейки продукции/услуг;

– группы по отраслям (или секторам деятельности клиента);

– команды по обслуживанию основных клиентов;

– подразделения или отделы;

– комитеты (по найму, обучению персонала);

– временные рабочие группы или команды проектов (по новаторским услугам, новым предложениям).

Время от времени каждая из этих организационных категорий в своей деятельности пересекается с другими – из‑за одинаковых заданий, общих участников и ресурсов.

Во многих фирмах нет полной ясности в том, что обязана делать каждая из этих категорий и как нужно координировать и оценивать ее действия. А кто‑то из ключевых сотрудников может участвовать в нескольких группах сразу и тратить слишком много времени на совещания. Профессиональные фирмы применяют способы организации и управления, которые больше не соответствуют их возросшей сложности. В конечном счете это будет серьезной помехой постоянному успеху.

Мало того что в современных компаниях теперь больше типов организационных категорий, чем раньше, так и обязанности этих групп расширились по сравнению с простыми задачами в прошлом – «завоевывать и обслуживать клиентов». Чтобы выживать и процветать, отдельные группы в сегодняшних организациях должны отчитываться за лояльность клиентов, передачу знаний, развитие своих сотрудников (младших и старших) и по многим другим показателям.

В довершение всего многие такие группы находятся в разных офисах, и их сотрудники редко встречаются друг с другом. Они будто существуют в «виртуальной» организации и могут даже не знать в лицо своих коллег по рабочим группам, с которыми регулярно общаются.

Марсель Гольдштейн из глобальной РR‑фирмы Ogilvy написал нам:

«В современных фирмах по оказанию профессиональных услуг формальная структура развита слабо, по крайней мере по сравнению с производственными компаниями, правительственными учреждениями и другими организациями. Это большой плюс, поскольку такие фирмы могут проявлять гибкость, творческие способности и автономность, необходимые для адаптации к потребностям клиента. Но есть и обратная сторона медали: неэффективность, путаница и разлад в процессах.

Во многих видах профессиональных услуг клиенты требуют сотрудничества между представителями разных направлений работы. Но есть ли у нас нужные структуры и комплексы личных навыков, чтобы успешно управлять интеграцией специализированных знаний и умений? Отрасль профессиональных услуг во многом построена по типу матриц и погружается в настоящий хаос во времена больших изменений: поглощений/слияний, освоения новых технологий и перехода на оказание интегрированных услуг с помощью команд – представителей из разных функциональных областей.

Нам необходимы структуры, которые не мешают гибкости и не подавляют творческие способности, а минимизируют неэффективность и путаницу. Мы нуждаемся в помощи при освоении комплексов личных навыков, которые позволят нам управлять собой и окружающими в таких условиях, особенно в периоды масштабных изменений».

Исследуйте структуру, процессы и людей.

Каждая фирма обязательно должна учитывать три аспекта своей организации: структуру (формальные принципы, на которых построена организация), процессы (как должны приниматься различные типы решений и что делать в случае конфликтов и компромиссов) и людей (правильный выбор людей для выполнения сложных обязанностей, чтобы организация работала эффективно).

Ни один из этих аспектов не решит проблему сам по себе, необходимо исследовать все три. Но они различаются по важности: на первом месте – люди, потом процессы, а затем – структура.

Правильно выбирайте лидеров групп.

Многие организации убеждены, что правильный выбор (и достаточное количество) лидеров важнее структуры и процессов.

Питер Кэлис, управляющий партнер юридической фирмы Kirkpatrick & Lockhart, подчеркивает: «Хотя структура и процессы так же необходимы для фирмы, как скелет и нервная система – для человека, они склонны к окаменению и поэтому противоречат динамике рынка. А люди не подвержены этому недостатку. Мы пытаемся ставить полномочия сотрудников выше организационных тонкостей структуры и процессов, за исключением тех случаев, когда эти свойства структуры и процессов помогают расширить возможности работников фирмы».

Правильный выбор людей на лидерские позиции всегда был важен, но особую значимость он приобретает именно в комплексных организациях. Вот лишь несколько навыков, которыми, скорее всего, должен сегодня обладать лидер группы (возможно, эти навыки стали важны лишь недавно):

– умение влиять на людей и мотивировать их, не встречаясь с ними лично;

– умение делегировать обязанности и доверять другим в управлении важными отношениями;

– умение играть роль «соединительного звена»: думая о пользе для фирмы в целом, одновременно заботиться о потребностях групп, за которые этот лидер отвечает;

– умение управлять людьми, которые отличаются от лидера по основной специализации.

Эффективное управление всегда требовало и требует сложного комплекса социальных, психологических, дипломатических и эмоциональных навыков в дополнение к острому уму и специализированным умениям, которые нужны, чтобы подняться на вершину. С усложнением организаций наличие (и развитие) этих так называемых мягких навыков должно все больше определять выбор будущего менеджера или лидера.

К сожалению, такие соображения не всегда имеют решающее значение при выборе лидеров групп. Нередко важными считаются все инициативы (команд по обслуживанию клиентов, отраслей, географических единиц, функциональных направлений и т. д.), и во всех соответствующих комитетах оказываются одни и те же старшие сотрудники – часто по причинам, не относящимся к их управленческим способностям или даже принципам.

В результате далеко не всегда верно проводится выбор людей на эти роли, четкое определение их прав и полномочий, обсуждение и оценка их эффективности как лидеров и получение помощи или указаний в освоении этих ролей.

В первую очередь это вредит организации, так как снижает эффективность руководства командой. Кроме того, заставлять ценного сотрудника выполнять слишком широкие управленческие обязанности и/или во все вникать – значит неразумно использовать его время. Ведь есть простое экономическое соображение: ценный ресурс нужно приберечь для самого эффективного и лучшего его использования.

Установите права и полномочия каждой группы.

Даже если структура вашей организации идеальна, всегда будут возникать проблемы координирования ресурсов из ее разных частей и устранения противоречий между приоритетами. Вы не избавитесь от всех проблем с координацией, если просто измените внутренние границы в организации.

Компаниям необходимо не только создать структуру, но и наделить каждую группу четкой миссией (или правами и полномочиями), понятной всем и внутри, и вне группы. Многие фирмы запускают новые подразделения, различные комитеты или команды проектов с неоднозначными уставами, а потом влиятельным (или не очень) лидерам этих групп предоставляют право договариваться, как именно они будут взаимодействовать.

Аргументы в пользу этого подхода основаны на идее, что внутренняя конкуренция – неизбежный результат изменений внешних рыночных сил, которые влияют на каждую из групп организации по‑разному, и что гибкий подход к обязанностям и взаимодействию групп – действенный способ отреагировать на эти внешние рыночные силы.

Но когда не обсуждаются и не решаются проблемы обязанностей групп (а также формы их взаимодействия, преодоления конфликтов и заключения компромиссов), результаты редко бывают оптимальными.

При таком подходе цели групп и формы их взаимодействия определяются властью, а не принципиальными соображениями, и это снижает эффективность работы. Необходимо заранее устранить противоречия между целями и установить четкие, согласованные принципы принятия решений в ситуациях, когда требуются компромиссы.

К сожалению, многие организации ради удобства управления относятся ко всем группам одинаково, но необходимо положить этому конец. Различные типы групп можно использовать для разных целей: много небольших команд – для отношений на уровне клиента или одну большую центральную группу – для финансовых и административных услуг.

Большая, растущая и комплексная фирма не обязательно должна (да и не может) состоять из организационных единиц, которые выполняют похожие обязанности, имеют одну и ту же структуру, цели и одинаковые принципы управления (см. нашу с Патриком Маккенной книгу «Первый среди равных»).

Все эти указания можно успешно воплотить, если перестать мыслить категориями более или менее постоянных отделов и начать использовать язык команд. Организации лучше работают, когда люди чувствуют, что они добровольно вызвались участвовать в небольших, ориентированных на определенную миссию командах. Профессиональные фирмы преуспевают больше всего, проектируя свою организацию снизу вверх – через добровольный энтузиазм людей, которых затем объединяют в сплоченные команды с общими интересами.

Когда дело доходит до воплощения стратегии, фирме выгоднее иметь беспорядочный набор команд с участниками‑энтузиастами, чем правильный с логической точки зрения комплекс групп покладистых исполнителей.

Бен Джонсон из юридической фирмы Alston & Bird заметил: «Слишком многие „лидеры“ боятся, что вызовут у сотрудников чрезмерный прилив энергии и те выйдут из‑под контроля. Я же предпочитаю придать им больше энергии, чем смогу контролировать, чем не придать им энергии вообще. Я – за структурную сложность и рассредоточение руководства!».

Вместе с тем важно прояснять роли и обязанности лидеров групп и предотвращать распад организации на враждующие лагеря, что возможно, если позволить лидерам отвечать только за свои группы. Избыточное использование центров прибыли далеко не всегда идет на пользу комплексным организациям.

Разъясните соглашения в пределах групп.

Какой бы группой вы ни управляли – подразделением, командой по работе с одним из основных клиентов или временной рабочей группой с ограниченными возможностями, – она должна осознавать свою «принадлежность команде». С практической точки зрения также необходимо (хотя, к сожалению, не на всех фирмах это соблюдается) ограничивать количество команд, в которых может участвовать один человек, и количество обязанностей, которые он может выполнять.

Условиями эффективности команды являются четко сформулированные руководящие принципы (или «правила боя») и согласие сотрудников их соблюдать. Разъяснение прав и обязанностей участников команды может значительно повысить ее действенность. Даже такое простое правило, как «вы должны сделать то, что обещали», преобразовало бы некоторые организации и предотвратило бы большие потери времени на совещания и планирование.

Если участники группы работают автономно в разных местах и должны регулярно принимать решения сообща, то им нужно заранее согласовать принципы принятия этих решений. Для этого необходимо придумать и оформить разные уровни участия в команде. Скажем: а) полноправное участие в решениях – под возможным названием «лидерство в команде», или б) право давать консультации – «участие в команде», или в) право получать информацию о ходе дел – «принадлежность к команде» (это лишь примеры).

При разработке структуры признавайте изменения приоритетов.

Одни только структурные изменения не устранят противоречий между приоритетами и требованиями о выделении ресурсов, но тем не менее структура важна. Эволюция фирм, оказывающих профессиональные услуги, наводит на мысль, что одни подходы к структуре все же эффективнее других.

Большинство успешных глобальных фирм, оказывающих самые разные профессиональные услуги, сместили центр тяжести в своей организации. Уже некоторое время существует общая тенденция – придавать наибольшую важность (и предоставлять наибольшую власть в организации) категории, основанной на отрасли клиента. Ведь клиенты сейчас настаивают на том, чтобы поставщики лучше разбирались в их бизнесе.

Следующей по полномочиям и важности идет команда клиента, которому уделяется особое внимание (или команда по обслуживанию ключевого клиента). Слаженная работа команд по обслуживанию клиентов – единственный способ добиться бесперебойного обслуживания, когда задействованы разные географические области, продукты и услуги.

На третьем месте, и с постоянными потерями власти и ответственности в большинстве организаций, стоят группы, традиционно организованные по линейкам продукции или услуг и построенные на узкой специальности или дисциплине. Квалифицированные сотрудники с узкой специализацией нужны, но такой способ организации в настоящее время доминирует уже в немногих компаниях.

И наконец, настоящее революционное изменение по сравнению с прошлым: география становится наименее важным и влиятельным аспектом организационной структуры.

В прошлом директор представительства (или – в крупных фирмах – директор, отвечающий за представительства в какой‑то стране) был источником всех ресурсов и судьей в последней инстанции. Сегодня во многих организациях руководитель географической единицы может возглавлять представительство, где сотрудники входят в группы, возглавляемые и «контролируемые» влиятельным руководителем, который работает в другом месте.

Но я вовсе не умаляю роль лидера географической единицы. Боб Делл из юридической фирмы Latham & Watkins отметил: «Правильно выбранный лидер представительства может очень способствовать успеху всех работающих там групп. То, что он присутствует на рабочем месте и воспринимается как менее предубежденный по отношению к какой‑либо из групп, помогает устранить противоречия между требованиями».

Что стоит учесть на будущее.

Какой бы ни была окончательно выбранная структура, необходимо будет внедрить методы развития специальных управленческих навыков и умений, а также новые критерии, чтобы усовершенствовать измерение показателей работы организации и ее реакции на внешние силы или внутренние трудности.

Также может возникнуть необходимость в том, чтобы организация заново подтвердила свою приверженность четко понимаемому предназначению, ценностям и «правилам принадлежности»: принципам и методам, которые позволяют сотрудникам оставаться на хорошем счету в организации (см. главу 5 «О чем мы договариваемся?»).

Конечно, чтобы все эти меры сработали, ключевые сотрудники должны быть готовы позволить другим людям принимать некоторые решения самостоятельно. Но этого не происходит во многих компаниях и фирмах!

Организации смогут добиться значительных изменений, если не станут навязывать «теоретически правильные» структуры и процессы, а честно обсудят с влиятельными сотрудниками, процессы какого типа и характера в группах фирмы будут действительно выполняться.

Ведь слишком многие фирмы внедрили «для галочки» организационную структуру, на первый взгляд оправданную, хотя все знают, что некоторые основные сотрудники не будут придерживаться принятых правил.

Мы не идеалисты и признаем, что на практике нужно учитывать особенности конкретных сотрудников и ситуаций. Но мы не верим, что можно достичь успеха путем притворства или получения ложного согласия. Именно поэтому организационные решения должны разрабатываться для каждой фирмы отдельно на основе всестороннего изучения организации. Между тем на практике они зачастую – результат накопления постепенных изменений, продиктованных сиюминутными требованиями.