Учет товаров.

Товары – это материальные ценности, приобретенные с целью последующей реализации. Налоговым кодексом установлено дополнительное условие для признания расходов на оплату товаров: товары должны быть реализованы.

Данное условие не распространяется на сумму НДС в составе общей стоимости товаров (когда товары приобретаются у поставщика – плательщика НДС). Также данное условие не распространяется на расходы на доставку, хранение и обслуживание товаров. То есть указанные виды расходов признаются в общем порядке: по факту оплаты налогоплательщиком.

Для соблюдения условия признания расходов на товары необходимо вести специальный вид учета – учет товаров (или складской учет).

Для данного вида учета используются специальные регистры: товарные карточки, складские журналы. Регистры можно вести в бумажном виде или с помощью компьютерных программ (в простейшем случае – Microsoft Office Excel).

Вести учет товаров необходимо не только в интересах налогового учета. Это необходимо для бизнеса, поскольку нужно:

• контролировать сохранность товаров;

• своевременно заказывать новые поставки товаров.

В учете товаров учете должны регистрироваться все факты поступления товаров от поставщика и факты передачи товаров покупателям.

Факты поступления товаров регистрируются на основании сопроводительных документов, передаваемых поставщиком, – товарных накладных, товарно-транспортных накладных и пр. При поступлении товары учитываются по стоимости приобретения, указанной в этих документах.

Факты передачи документов покупателям можно регистрировать на основании таких документов, как товарный чек или кассовый чек.

Когда ведется торговля большим количеством мелких товаров, может быть неудобным отражать в учете товаров каждую продажу. В этом случае для учета товаров используется метод инвентаризаций. При этом методе периодически (например, в конце каждой торговой смены) все товары пересчитываются. Определяются недостачи каждого вида товаров, которые регистрируются в акте инвентаризации. Затем все недостачи регистрируются как факты передачи товаров покупателям, происшедшие после предыдущей инвентаризации.

В крупных магазинах учет товаров ведется автоматически с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов – POS-терминалов, которые объединены в компьютерную сеть и управляются торговой программой. Товары списываются, как только продавец-кассир пробивает кассовый чек. К сожалению, для малого бизнеса такая организация учета товаров является слишком дорогостоящей…

При передаче товаров покупателю определяется количество каждого товара и продажная цена. Но определить учетную стоимость товаров в этот момент может быть непросто, поскольку стоимость приобретения однотипных товаров меняется со временем.

Методы определения учетной стоимости при списании товаров.

Налогоплательщик должен выбрать метод определения учетной стоимости, по которому будут списываться однотипные товары, приобретенные по разным ценам, из следующих вариантов:

• по стоимости каждого приобретения;

• по средней стоимости;

• по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО – First input, first output);

• по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО – Last input, first output).

Первый метод – по стоимости каждого приобретения – удобно применять, когда ведется индивидуальный учет каждой товарной единицы (например, при торговле ювелирными изделиями либо автомобилями). Остальные методы применяются, когда однотипные товары не требуется различать.

Если однотипные товары не требуется различать, применяются остальные методы. При этом предполагается, что при получении от поставщика новой партии поступившие товары как бы укладываются в общую стопку с остатками аналогичных товаров от предыдущих партий.

Метод определения учетной стоимости по средней стоимости моделирует следующее поведение продавца. Когда нужно выдать покупателю очередной товар, продавец выдергивает товар из этой стопки наугад. Поэтому учетная стоимость выдаваемого товара определяется как усредненная стоимость товара во всей стопке.

Метод ФИФО предполагает, что продавец всегда выбирает товар с самого низа стопки, из самой ранней поступившей партии.

Метод ФИФО моделирует самое разумное поведение продавца, который следит за тем, чтобы товары не залеживались. Ведь практически у каждого вида товаров есть срок годности.

А метод ЛИФО предполагает, что продавец всегда выбирает из стопки самый верхний товар, из самой поздней партии.

Выбор того или иного метода определения учетной стоимости при списании товаров целесообразно зафиксировать внутренним распорядительным документом налогоплательщика.

Организации, применяющие общий режим налогообложения, перед началом каждого года обязаны составлять внутренний документ под названием Учетная политика для целей налогообложения. Налоговый кодекс не налагает подобного обязательства на налогоплательщиков, применяющих УСН. Тем не менее во избежание споров с инспекцией ФНС имеет смысл составить подобный документ и уже в нем указать выбранный метод определения учетной стоимости при списании товаров.

Подробнее о методе «по средней стоимости».

Арифметически самым простым методом определения учетной стоимости при списании товаров является метод по средней стоимости. Чтобы определить учетную стоимость списанных товаров за выбранный период времени (например, за квартал), нужно для каждого вида товаров сделать следующее:

• сложить общую учетную стоимость остатков товаров на начало периода с общей учетной стоимостью товаров, поступивших в течение периода;

• определить общее количество поступивших и имевшихся товаров аналогичным образом;

• вычислить среднюю учетную цену товара, разделив первую полученную сумму на вторую;

• вычислить общую учетную стоимость списанных товаров, умножив среднюю стоимость на количество реализованных товаров.

Данный расчет можно оформить в виде документа – справки-расчета. Этот документ будет основанием для регистрации соответствующего расхода в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Пример справки-расчета.

Рассмотрим пример справки-расчета при использовании метода по средней стоимости.

Примем следующие исходные данные:

• на начало квартала у налогоплательщика числилось 40 единиц товара на общую сумму 8000 руб.;

• в течение квартала поступило 120 единиц товара на общую сумму 26 400 руб.;

• в течение квартала было продано 130 единиц товара.

Справка-расчет для данного примера может выглядеть следующим образом.

Подобную справку-расчет можно использовать как документ-основание для признания расходов на товары, реализованные в течение квартала.

Приведенная здесь справка-расчет не является унифицированным документом. Налогоплательщик имеет право использовать самостоятельно разработанные документы, предварительно утвердив их формы. Реализацию методов ФИФО и ЛИФО мы не рассматриваем, поскольку она сложна алгоритмически. Для применения этих методов целесообразно вести учет товаров с помощью компьютерных программ. В частности, можно использовать программу «1С: Бухгалтерия», которая также выпускается в варианте «1С: Упрощенка».