Документы, подтверждающие доходы и расходы.

Если применяется УСН, то доходы и расходы учитываются кассовым методом. Для регистрации доходов и расходов нужны подтверждающие документы.

В первую очередь это будут документы, регистрирующие операции с денежными средствами.

Учет наличных денег.

Если налогоплательщик использует расчеты наличными денежными средствами, то он обязан соблюдать Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации.

Согласно указанному положению деньги бизнеса хранятся в специально выделенном для проведения кассовых операций месте – в кассе. Операции с наличными деньгами регистрируются в кассовой книге. Поступление денег в кассу должно оформляться унифицированным документом приходный кассовый ордер, а выдача денег из кассы – унифицированным документом расходный кассовый ордер.

К указанным документам могут прилагаться другие. Например, если из кассы была выдана заработная плата работникам, то к расходному кассовому ордеру должна быть приложена платежная ведомость. А если из кассы были выданы деньги работнику на хозяйственные нужды, к расходному кассовому ордеру должно быть приложено распоряжение руководителя организации либо предпринимателя.

Затем работник должен будет представить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие расход денег на хозяйственные нужды. Если часть денег осталась неизрасходованной, он может сдать их в кассу.

Если работнику были выданы денежные средства на командировочные расходы, то к расходному кассовому ордеру целесообразно приложить приказ на командировку и командировочное удостоверение.

По возвращении из командировки работник должен будет представить авансовый отчет, приложив к нему билеты на проезд к месту назначения и обратно и другие документы, подтверждающие его расходы.

Если деньги от покупателей принимаются от покупателей с использованием кассового аппарата, то следует иметь в виду, что денежный ящик кассового аппарата – это не касса. В конце кассовой смены деньги из кассового аппарата могут инкассироваться – передаваться специальной службе, которая отвезет деньги в банк. Затем эти деньги будут зачислены на расчетный счет налогоплательщика. Или в конце кассовой смены деньги из кассового аппарата могут сдаваться в кассу. Сдача денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером с приложением z-отчета, который формируется кассовым аппаратом.

Положение о порядке ведения кассовых операций оставляет широкий простор для интерпретаций. Так, нет явного запрета на то, чтобы назначить кассой правый карман индивидуального предпринимателя (оставив остальные карманы под хранение личных денег). Также нет указания, как именно предпринимателю следует изымать деньги из кассы на личные нужды – свой предпринимательский доход, хотя по гражданскому законодательству предприниматель должен иметь на это право. Но предпринимателю разрешено сдавать деньги из кассы на свой расчетный счет в банке, а уже оттуда снимать деньги на личные нужды (заплатив при этом за банковские услуги).

Учет безналичных денег.

Как уже говорилось, налогоплательщик должен передавать в инспекцию ФНС сведения о своих банковских счетах, используемых для предпринимательской деятельности.

Факты поступления денег на банковский счет налогоплательщика и факты списания денег подтверждаются банковскими выписками, которые банк передает налогоплательщику.

Банковская выписка – это вторичный документ. К ней должны быть приложены первичные документы, которые послужили основаниями для совершения операции с безналичными денежными средствами. Чаще всего ими являются платежные поручения.

Учет основных средств.

Иногда документа, подтверждающего оплату, недостаточно для признания расходов. Это касается основных средств, а также любых расходов на создание, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию основных средств.

Указанные расходы признаются с момента ввода основного средства в эксплуатацию. Поэтому необходимо оформить соответствующий документ – акт приемки в эксплуатацию.

Если основное средство подлежит государственной регистрации прав пользования (например, автомобиль), то необходимо получить документы, подтверждающие государственную регистрацию этих прав, или получить документ, подтверждающий подачу документов на государственную регистрацию указанных прав.

Можно напомнить, что расходы на основные средства принимаются равными долями в течение налогового периода. Например, если акт приемки в эксплуатацию был составлен во втором квартале, то одна треть расходов на основное средство будет включена в расходы второго квартала, другая – в расходы третьего квартала, а последняя треть – в расходы четвертого квартала.

Учет товаров.

Товары – это материальные ценности, приобретенные с целью последующей реализации. Налоговым кодексом установлено дополнительное условие для признания расходов на оплату товаров: товары должны быть реализованы.

Данное условие не распространяется на сумму НДС в составе общей стоимости товаров (когда товары приобретаются у поставщика – плательщика НДС). Также данное условие не распространяется на расходы на доставку, хранение и обслуживание товаров. То есть указанные виды расходов признаются в общем порядке: по факту оплаты налогоплательщиком.

Для соблюдения условия признания расходов на товары необходимо вести специальный вид учета – учет товаров (или складской учет).

Для данного вида учета используются специальные регистры: товарные карточки, складские журналы. Регистры можно вести в бумажном виде или с помощью компьютерных программ (в простейшем случае – Microsoft Office Excel).

Вести учет товаров необходимо не только в интересах налогового учета. Это необходимо для бизнеса, поскольку нужно:

• контролировать сохранность товаров;

• своевременно заказывать новые поставки товаров.

В учете товаров учете должны регистрироваться все факты поступления товаров от поставщика и факты передачи товаров покупателям.

Факты поступления товаров регистрируются на основании сопроводительных документов, передаваемых поставщиком, – товарных накладных, товарно-транспортных накладных и пр. При поступлении товары учитываются по стоимости приобретения, указанной в этих документах.

Факты передачи документов покупателям можно регистрировать на основании таких документов, как товарный чек или кассовый чек.

Когда ведется торговля большим количеством мелких товаров, может быть неудобным отражать в учете товаров каждую продажу. В этом случае для учета товаров используется метод инвентаризаций. При этом методе периодически (например, в конце каждой торговой смены) все товары пересчитываются. Определяются недостачи каждого вида товаров, которые регистрируются в акте инвентаризации. Затем все недостачи регистрируются как факты передачи товаров покупателям, происшедшие после предыдущей инвентаризации.

В крупных магазинах учет товаров ведется автоматически с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов – POS-терминалов, которые объединены в компьютерную сеть и управляются торговой программой. Товары списываются, как только продавец-кассир пробивает кассовый чек. К сожалению, для малого бизнеса такая организация учета товаров является слишком дорогостоящей…

При передаче товаров покупателю определяется количество каждого товара и продажная цена. Но определить учетную стоимость товаров в этот момент может быть непросто, поскольку стоимость приобретения однотипных товаров меняется со временем.

Методы определения учетной стоимости при списании товаров.

Налогоплательщик должен выбрать метод определения учетной стоимости, по которому будут списываться однотипные товары, приобретенные по разным ценам, из следующих вариантов:

• по стоимости каждого приобретения;

• по средней стоимости;

• по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО – First input, first output);

• по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО – Last input, first output).

Первый метод – по стоимости каждого приобретения – удобно применять, когда ведется индивидуальный учет каждой товарной единицы (например, при торговле ювелирными изделиями либо автомобилями). Остальные методы применяются, когда однотипные товары не требуется различать.

Если однотипные товары не требуется различать, применяются остальные методы. При этом предполагается, что при получении от поставщика новой партии поступившие товары как бы укладываются в общую стопку с остатками аналогичных товаров от предыдущих партий.

Метод определения учетной стоимости по средней стоимости моделирует следующее поведение продавца. Когда нужно выдать покупателю очередной товар, продавец выдергивает товар из этой стопки наугад. Поэтому учетная стоимость выдаваемого товара определяется как усредненная стоимость товара во всей стопке.

Метод ФИФО предполагает, что продавец всегда выбирает товар с самого низа стопки, из самой ранней поступившей партии.

Метод ФИФО моделирует самое разумное поведение продавца, который следит за тем, чтобы товары не залеживались. Ведь практически у каждого вида товаров есть срок годности.

А метод ЛИФО предполагает, что продавец всегда выбирает из стопки самый верхний товар, из самой поздней партии.

Выбор того или иного метода определения учетной стоимости при списании товаров целесообразно зафиксировать внутренним распорядительным документом налогоплательщика.

Организации, применяющие общий режим налогообложения, перед началом каждого года обязаны составлять внутренний документ под названием Учетная политика для целей налогообложения. Налоговый кодекс не налагает подобного обязательства на налогоплательщиков, применяющих УСН. Тем не менее во избежание споров с инспекцией ФНС имеет смысл составить подобный документ и уже в нем указать выбранный метод определения учетной стоимости при списании товаров.

Подробнее о методе «по средней стоимости».

Арифметически самым простым методом определения учетной стоимости при списании товаров является метод по средней стоимости. Чтобы определить учетную стоимость списанных товаров за выбранный период времени (например, за квартал), нужно для каждого вида товаров сделать следующее:

• сложить общую учетную стоимость остатков товаров на начало периода с общей учетной стоимостью товаров, поступивших в течение периода;

• определить общее количество поступивших и имевшихся товаров аналогичным образом;

• вычислить среднюю учетную цену товара, разделив первую полученную сумму на вторую;

• вычислить общую учетную стоимость списанных товаров, умножив среднюю стоимость на количество реализованных товаров.

Данный расчет можно оформить в виде документа – справки-расчета. Этот документ будет основанием для регистрации соответствующего расхода в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Пример справки-расчета.

Рассмотрим пример справки-расчета при использовании метода по средней стоимости.

Примем следующие исходные данные:

• на начало квартала у налогоплательщика числилось 40 единиц товара на общую сумму 8000 руб.;

• в течение квартала поступило 120 единиц товара на общую сумму 26 400 руб.;

• в течение квартала было продано 130 единиц товара.

Справка-расчет для данного примера может выглядеть следующим образом.

Подобную справку-расчет можно использовать как документ-основание для признания расходов на товары, реализованные в течение квартала.

Приведенная здесь справка-расчет не является унифицированным документом. Налогоплательщик имеет право использовать самостоятельно разработанные документы, предварительно утвердив их формы. Реализацию методов ФИФО и ЛИФО мы не рассматриваем, поскольку она сложна алгоритмически. Для применения этих методов целесообразно вести учет товаров с помощью компьютерных программ. В частности, можно использовать программу «1С: Бухгалтерия», которая также выпускается в варианте «1С: Упрощенка».

Архив документов.

Федеральная налоговая служба и государственные внебюджетные фонды имеют право проверять хозяйственную деятельность налогоплательщика за последние три года. Поэтому документы, подтверждающие доходы и расходы, следует хранить как минимум в течение этого срока.

На многие виды документов законодательно установлены более длительные сроки хранения.

Налогоплательщик может организовать систему хранения документов по своему усмотрению. Тем не менее упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

• Документы одного вида группируются в так называемые дела, то есть папки. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

• На обложке папки должны быть указаны наименование налогоплательщика и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

• Дело содержит опись хранящихся в нем документов.

• Документы следует помещать в дело в определенном порядке, например в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

Налогоплательщик имеет право использовать унифицированные формы документов (то есть формы документов, утвержденные государственными органами) или самостоятельно разработанные формы документов. В форме документа должны быть предусмотрены следующие обязательные сведения – реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления;

• наименование налогоплательщика;

• содержание хозяйственного события;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• фамилии и должности ответственных лиц;

• личные подписи указанных лиц.

Самостоятельно разработанные формы следует утвердить внутренним распорядительным документом.