Совет 1. Что такое архив?

Архив является информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах деятельности компании. В архиве организации хранятся документы, работа с которыми завершена, как правило, в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, так как документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, архив организации может стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В архив обычно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., архивные документы, хранящиеся в текущих архивах, являются основой выполнения их главных функций. Также архив любой организации выполняет и важнейшую социальную функцию, храня в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации независимо от места их трудовой деятельности.