2. «Осмотрелись – надо окапываться»: кадровый учет и кадровое делопроизводство.

Кто, по-вашему, этот мощный старик? Не говорите, вы не можете этого знать. Это – гигант мысли, отец русской демократии и особа, приближенная к императору. Илья Ильф и Евгений Петров. «Двенадцать стульев»

2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства.

2.2. «Статистика – дело тонкое»: формы и бланки кадрового учета.

2.3. «Что можно понять, просматривая формы отчетности?»: как организовать и применять кадровые отчеты.

2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет.

2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения.

2.6. «Закон и порядок»: с какими законами работает директор по персоналу.

2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции.

2.8 «Куда нам всё это складывать»: 10 советов по архивной работе.

2.9. «Нажми кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету.

2.10. «Заграница нам поможет»: как работать с иностранными гражданами на территории РФ.

Эту главу не надо читать от корки до корки, здесь специально собраны все материалы, которые занимают 80 % рабочего времени и называются в обиходе «текучкой». Мы советуем обращаться к ней в случае, когда нужно получить совет или найти нужный материал. Тем не менее в данной главе вы найдете практически все для того, чтобы на первом этапе сформировать свой собственный отдел кадров и начать первые шаги к формированию службы персонала.

2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства.

Бюрократия – это клей, смазывающий колеса прогресса. Джеймс X. Борен

В этом разделе мы не хотим много и долго рассказывать о том, как необходимо в любой организации делопроизводство и правильное оформление документации. На каждом кадровом семинаре по делопроизводству именитые лекторы с упоением рассказывают о ценности и важности делопроизводства в организации. Приводятся десятки и сотни аргументов, из которых можно сделать вывод о том, что делопроизводство является почти основным видом деятельности в любой компании. Так ли это, судить не беремся, а просто приведем некоторую классификацию делопроизводства, которая, на наш взгляд, поможет разобраться с вопросами о необходимости того или иного документа.

Итак, делопроизводство подразделяется на внутреннее и внешнее. Внутреннее делопроизводство ведется, как можно догадаться из названия, внутри компании и представляет собой единую систему управленческой документации по всем вопросам деятельности компании. Внутреннее делопроизводство включает:

• управленческую документацию;

• финансовую документацию;

• бухгалтерскую документацию;

• кадровую документацию;

• производственную документацию;

• маркетинговую документацию;

• логистическую документацию;

• коммерческую документацию;

• документацию по качеству и сертификации продукции;

• документацию по управлению персоналом.

Внешнее делопроизводство частично входит в единую систему управленческой документации и ведется в силу необходимости поддержания контактов организации с внешней средой и информационного обмена между хозяйствующими субъектами, государственными и некоммерческими организациями. К нему относятся:

• переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;

• бухгалтерская отчетность;

• аудиторские заключения;

• маркетинговая и рекламная документация;

• коммерческая документация.

Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.

Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.

• Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

• Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).

• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

• Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

• ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).

• Общероссийский классификатор управленческой документации.

• ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

• Трудовой кодекс Российской Федерации.

Это далеко не полный перечень регламентирующих документов, распоряжений и постановлений.

Рекомендуемое делопроизводство может иметь любые размеры и содержать в себе все типы документации. Как правило, это локальные нормативные и регламентирующие акты, которые принимаются внутри организации с целью оптимизации и упорядочения деятельности по различным вопросам. Такими документами в сфере управления персоналом могут быть:

• Положения об отделах и службах;

• Положения о кадровом документообороте;

• Положения корпоративной политике в области управления персоналом;

• Положение о нормировании труда;

• Положение о кадровом резерве и другие.

Законодательно закрепленной необходимости в таких положениях и регламентах нет, но по мере роста организации возникает все большая необходимость в оптимизации деятельности и снижении издержек на персонал. Необходимость разработки и принятия таких положений определяется внутренней системой управленческого учета и отчетности, принятой в организации.

Делопроизводство по своей сути подразделяется на:

• информационное;

• регламентирующее;

• аналитическое;

• отчетное.

С целью изучения текущего положения дел проводится аудит состояния текущей документации на предмет:

• правильного ее оформления и соответствия нормам действующего законодательства;

• исправления ошибок в документообороте и отчетности;

• оптимизации процессов документооборота и устранения ошибок;

• адекватности действующей системы управленческой документации целям и задачам предприятия.

В ведении делопроизводства службы персонала исключительно важен комплексный подход к вопросам его организации, совместимости с делопроизводством других структурных подразделений и всей компании в целом. В данном случае при выборе необходимо руководствоваться принципами разумной достаточности, которые позволяют избежать лишних трудозатрат и помогают движению фирмы к конечной цели – получению прибыли. Правильное ведение делопроизводства в организации является достаточно затратной статьей при достижении документооборотом определенных масштабов. Документооборот, регламентированный государственными нормативными правовыми актами, под силу любой, даже очень маленькой организации. Его ведение не связано со значительными материальными затратами и необходимостью привлечения дополнительного персонала. При больших документационных потоках возникает необходимость привлечения дополнительных ресурсов, автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений. Таким образом, система вынужденно приобретает гипертрофированные формы. Главное в данной ситуации – не перегнуть палку и не «забюрократизировать» все процессы до состояния абсурда.

2.2. «Статистика – дело тонкое»: формы и бланки кадрового учета.

Круглые числа всегда лгут. Сэмюэл Джонсон

С 5 апреля 2004 года вступили в силу новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.04. Этим же постановлением приняты указания по их применению и заполнению.

Для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое, не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами – о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

В соответствии с п. 2 названного постановления унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные в п. 1.1 «По учету кадров», распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда» – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. Индивидуальные предприниматели без образования юридического лица указанные формы не заполняют.

Формы по учету кадров.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма № Т-1).

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Форма № Т-1А).

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Формы составляются и заполняются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника (форма № т-2).

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства Государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы № Т-2 ГС указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание (форма № Т-3).

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Более подробно порядок заполнения и оформления штатного расписания описан в главе «Бюджет».

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 «Послевузовское профессиональное образование» указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

Пункт 5 «Учетная степень» заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 «Учетное звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5).

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6а).

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. Как нелегко приходится директору по персоналу крупных компаний, когда нужно учитывать все пожелания работников.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Дополнительную информацию об отпусках и особенностях формирования графика отпусков можно посмотреть в главе 7.

Трудовой кодекс РФ предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст. 123, график отпусков должен быть составлен во всех организациях, независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контаркта)с работником (форма № Т-8).

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8а).

Эти формы применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются формы работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2 и № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником».

В зависимости от конкретных оснований увольнения, установленных ТК РФ (ст. 77, 81 и ряд других), к приказу должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность увольнения (акты, справки, заключения, подтверждающие результаты испытаний, аттестации, состояния здоровья и пр.).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9а).

Применяются для оформления и учета направления(й) работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов (например, «За счет средств предприятия», «За счет принимающей стороны», «Оплату питания и проживания работников во время командировки берет на себя принимающая сторона»), другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации. Занимаясь подбором региональных представителей при организации филиала «с нуля», нам зачастую приходилось ставить в командировочные удостоверения печати гостиниц или аэропортов.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Нормы выдачи командировочных и средств на оплату жилья определяются Постановлением Правительства Российской Федерации.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11а).

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ___руб.__коп.».

Формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12).

Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа. Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме № Т-12 графы 4-18, 20–35; в форме № Т-13 графа 4) отведено две строки – одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени».

Применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. п., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

Записка-расчето предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60).

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного вида отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61).

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Применяется для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы. Немного странно, что форма, принятая после введения Трудового кодекса, измененная уже во второй редакции, до сих пор содержит понятие Трудового договора (контракта), которое в Трудовом кодексе исключено.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы – это первичные учетные документы, которые являются основой для производства любых выплат и, следовательно, для начисления налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру и кадровику. Поэтому, принимая решение об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу ст. 9 указанного закона. В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.

2.3. «Что можно понять, просматривая формы отчетности»: как организовать и применять кадровые отчеты.

Существует достаточно света для тех, кто хочет видеть, и достаточно мрака для тех, кто не хочет. Блез Паскаль

Аудит персонала относительно недавно вошел в повседневную жизнь работников кадровых служб, несмотря на то что аудитом и контроллингом персонала в нашей стране на постоянной основе Госкомстат занимается еще с середины 60-х годов прошлого века.

Управляя любым направлением деятельности организации, будь то финансы, производство, коммерция, мы, так или иначе, управляем персоналом. Поэтому анализ и аудит персонала – важнейшая составляющая эффективной оценки и планирования дальнейших направлений деятельности организации. Открывая новое предприятие, собственники прежде всего задумываются над тем, кто будет воплощать их идеи в жизнь. Аналогичный анализ проводится при открытии новых филиалов, направлений деятельности, организации проектов. Это первый и самый простой шаг в вопросах аудита персонала. В настоящее время существует множество подходов к управлению персоналом. В основе любого из них лежит управление персоналом через оценку его потенциала.

Управление персоналом через оценку потенциала позволяет решить три основные задачи:

1) максимальное приближение производственного потенциала каждого работника к специфике требований, предъявляемых работодателем к определенным рабочим местам;

2) создание на предприятии оптимальных условий для наиболее полного использования способностей и возможностей каждого работника;

3) обеспечение безопасности и развития личности работника.

После проведения детального анализа персонала появляется возможность разработки системы взаимосвязанных мер, позволяющих обеспечить выполнение поставленных задач.

В современном управлении персоналом нам приходится анализировать два основных момента:

1) трудовой потенциал работника;

2) трудовой потенциал организации.

Трудовой потенциал работника – это способность каждого конкретного человека достигать определенных результатов производственной деятельности при наличии определенных условий. Также понятие трудового потенциала работника охватывает его способность к совершенствованию и обучению в процессе трудовой деятельности и решению новых задач, возникающих в результате изменений, происходящих в организации.

Трудовой потенциал – понятие комплексное, но на практике, как правило, мы знаем, что выбор кандидата на ту или иную должность или работу определяется по преобладанию отдельных качеств работника, наиболее значимых для наилучшего исполнения должностных обязанностей.

Чаще всего мы оцениваем психофизиологический, квалификационный и личностный потенциал сотрудников.

Психофизиологический потенциал включает в себя способности и склонности человека, его привычки, состояние здоровья, устойчивость к стрессу. Оценка такого потенциала часто преобладает в отборе специалистов экстренных служб, военных, рабочих, специальности которых предусматривают работу во вредных и опасных условиях труда.

Квалификационный потенциал объединяет в себе знания и опыт, накопленный работником в процессе работы, умения и навыки, способности человека к работе определенного содержания и сложности. Исследование квалификационного потенциала важно при отборе наиболее квалифицированных специалистов на работы, требующие значительного умственного и интеллектуального потенциала.

Личностный потенциал рассматривает ценностные ориентации, запросы и потребности человека, степень эмоциональной и моральной зрелости, нравственные принципы. Рассматривается в основном при профессиональной ориентации и при отборе на работу с людьми, требующую определенных душевных затрат. Например, очень пристальное внимание личностному потенциалу уделяется среди учителей, врачей, работников социальной сферы. В жизни всегда очень важно, чтобы положительный личностный потенциал работника оказывал стимулирующее воздействие на коллег и подчиненных.

Трудовой потенциал организации складывается из трудового потенциала работников и организационной структуры предприятия и кадровой политики как единой системы. О формировании организационной структуры мы уже писали в главе 1. Конечной целью оценки трудового потенциала организации является формирование такой кадровой политики, которая бы позволила мобилизовать силы персонала на самостоятельное и осознанное выполнение трудовой функции в соответствии с внутренними убеждениями.

Кадровая политика организации служит для поддержания оптимального баланса всех процессов в организации, связанных с сохранением и обновлением трудовых ресурсов организации в соответствии с текущими и перспективными задачами. В идеальной ситуации кадровая политика разрабатывается и фиксируется в соответствующих документах и положениях. Примером такого документа может быть Коллективный договор, в котором описываются все основные политики в области управления персоналом. В соответствии с Трудовым кодексом РФ Коллективный договор является обязательным для всех организаций. При определенной творческой доработке Коллективного договора отпадает необходимость разработки Положения о кадровой политике, так как эти документы по основным своим постулатам совпадают полностью.

Перед проведением аудита персонала мы должны задуматься над вопросами: «Зачем нам это надо?» и «Что мы хотим получить в итоге?». Аудит персонала по способу его проведения подразделяется на внешний и внутренний. Внутренний аудит проводится силами сотрудников службы персонала компании. Внешний аудит подготавливается сторонними специалистами с привлечением службы персонала компании. В обоих случаях заказчиком выступает генеральный директор или собственник.

Аудит персонала часто путают с оценкой персонала, но, несмотря на кажущееся сходство, он отличается от оценки персонала по следующим направлениям, представленным в табл. 2.1.

Основные направления анализа, используемые при аудите персонала организации, включают в себя три основных этапа.

На первом – предварительном – этапе проводится сбор информации за определенный период деятельности организации, предшествующий проведению аудита персонала. Уточняются задачи аудита и формируется список вопросов для проведения второго этапа.

На втором этапе – сбора и обработки информации – собирается информация о текущем состоянии дел по перечню вопросов и заданным параметрам.

Таблица 2.1. АУДИТ ПЕРСОНАЛА.

Проводится корректировка целей или вопросов, если в процессе проведения анкетирования или исследования становится ясно, что ответы на поставленные на первом этапе вопросы не дают точной картины или сформулированы некорректно. Обобщается собранный материал и проводится сопоставление данных, собранных на первом и втором этапах, на предмет их соответствия друг другу и корректности в части унификации сбора показателей.

На третьем этапе – формирования аудиторского заключения – проводится систематизация сведений, полученных на первом и втором этапах, сопоставление методов сбора информации и приведение в соответствие друг с другом сведений, собранных разными способами в разные периоды жизни организации. Проводится анализ показателей, на его основе делаются выводы. После этого формируется аудиторское заключение и разрабатываются рекомендации для заказчика.

Основные направлениями аудита персонала следующие.

Эффективность и производительность труда – направление при проведении внутреннего аудита, которое финансово-экономическая служба оценивает в количественных показателях, а рекомендации по улучшению показателей разрабатывает служба персонала совместно с руководителями структурных подразделений.

Данный показатель позволяет:

• сравнивать результаты труда;

• оценивать вклад работников в общие итоги деятельности организации;

• рассматривать возможности увеличения количества выпускаемой продукции или оказываемых услуг:

• определять условия снижения издержек на персонал.

Трудовой потенциал организации (составляющие факторы описаны выше).

Комфорт и безопасность условий труда – рассматриваются основные параметры безопасности труда, режим отдыха, уровень тяжести и интенсивности труда.

Организация труда и его нормирование – рассматриваются рациональные формы распределения труда, оценка рабочих мест, оптимизация производственных процессов с целью минимизации ручного труда.

Мотивационный профиль персонала компании с учетом ожиданий персонала и основных направлений деятельности компании (подробнее о мотивационном профиле и правилах его формирования можно прочитать в главе 6).

Планирование численности персонала – рассматриваются возможности привлечения и удержания персонала на основе анализа ситуации на рынке труда.

Система оплаты труда и компенсационный пакет.

Система управления персоналом.

Социально-трудовые отношения и коллективный договор.

Наиболее часто службе персонала приходится проводить анализ структуры динамики персонала.

Анализ проводится по следующим направлениям.

1. Структура сотрудников по категориям персонала. Персонал организации подразделяется на три категории. Производственный персонал — основные и производственные рабочие (в компаниях, занимающихся только торгово-закупочной деятельностью, к такому персоналу могут относиться рабочие, занятые непосредственно на обслуживании товарного потока). Вспомогательный или обслуживающий персонал — рабочие и специалисты, занятые на работах, связанных с обеспечением производственного процесса, например инженерная служба, складская служба. Административный персонал (включая сотрудников отдела продаж). Анализ проводится с целью отнесения издержек на персонал различных категорий на себестоимость продукции в соответствии с действующим налоговым законодательством.

2. Половозрастная структура персонала интересна для анализа с точки зрения перспективного развития компании и формирования кадрового резерва.

3. Образовательная и квалификационная структура.

4. Текучесть персонала.

5. Показатели абсентеизма – количество самовольных невыходов на работу по уважительным и неуважительным причинам. Абсентеизм приводит к значительным издержкам в связи с необходимостью замены отсутствующих работников, простоя оборудования и дополнительных выплат, не зависящих от присутствия или отсутствия работника на работе.

6. Внутренняя мобильность и адаптация персонала – характеризуют изменения сотрудниками места работы в пределах организации и успешность адаптации новых работников и работников, сменивших должности внутри компании.

7. Показатели зарплатоемкости отдельных структурных подразделений – показывают экономическое значение структурного подразделения или группы персонала.

2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет.

То, что невозможно изменить, нужно хотя бы описать. Р.-В. Фасбиндер

Одной из чрезвычайно трудоемких сторон деятельности службы персонала является организация воинского учета в организации. Этот довольно хлопотный атавизм дошел до нас неизменным со времен социалистического строительства и того славного времени, когда служить в армии было модно.

Основные принципы организации воинского учета в нашем государстве изложены в Постановлении Правительства Российской Федерации от 22 марта 1995 года № 292 «Об утверждении Положения о воинском учете». Воинский учет граждан Российской Федерации организуется в соответствии с четырьмя основными документами:

1) Конституцией Российской Федерации;

2) Законом Российской Федерации «Об обороне»;

3) Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;

4) Положением о воинском учете в РФ.

Под воинским учетом понимается государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных ресурсов. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и органами местного самоуправления. Воинский учет осуществляется постоянно и охватывает все категории граждан, подлежащих призыву на военную службу в мирное или военное время. Полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов, являются основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету.

Воинский учет преследует три основные цели:

1) обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законами Российской Федерации «Об обороне» и «О воинской обязанности и военной службе»;

2) определение количественного и качественного состава призывных и мобилизационных ресурсов в интересах их эффективного использования для обеспечения нужд обороны;

3) проведение плановой работы по подготовке необходимых военных специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, для обеспечения мероприятий по переводу Вооруженных сил и других войск с мирного на военное время и последующего их доукомплектования личным составом.

Воинскому учету подлежат граждане:

1) мужчины в возрасте от 16 до 60 лет, годные по состоянию здоровья к военной службе;

2) женщины, достигшие 18-летнего возраста, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет, а также граждане женского пола, имеющие воинские звания офицеров и не достигшие возраста 50 лет (не имеющие таких званий – 45 лет). Например, все медицинские работники подлежат особому учету и независимо от пола имеют военный билет и воинское звание.

Не подлежат воинскому учету:

1) граждане, освобожденные от воинской обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе»;

2) женщины, не имеющие военно-учетной специальности;

3) граждане, уже проходящие военную службу;

4) сотрудники органов внутренних дел;

5) отбывающие уголовное наказание в виде лишения свободы;

6) достигшие предельного возраста пребывания в запасе;

7) убывшие на постоянное место жительства за границу.

Существуют два вида воинского учета – общий и специальный.

• На общем воинском учете состоят граждане, которые не забронированы (закреплены) за предприятиями, учреждениями и организациями независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности на период мобилизации и военного времени.

• На специальном воинском учете состоят граждане, которые в установленном порядке закрепляются за предприятиями на период мобилизации и военного времени.

Воинский учет граждан осуществляется военными комиссариатами по месту их жительства. В населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, первичный воинский учет граждан осуществляют органы местного самоуправления. Предприятия осуществляют воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если на предприятии работает менее 500 сотрудников, работа по ведению воинского учета и бронированию (закреплению) кадров может возлагаться по совместительству в установленном порядке на одного из работников предприятия. Расходы, связанные с организацией на предприятиях воинского учета, производятся за счет средств этих предприятий.

Воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, ведется на предприятиях по утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации по статистике личной карточке формы № Т-2, раздел 2 которой содержит сведения о воинском учете.

Основными документами воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки формы № Т-2, являются:

1) для граждан, пребывающих в запасе, – военный билет (временное удостоверение взамен военного билета);

2) для граждан, подлежащих призыву на военную службу, – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (приписное свидетельство).

В личных карточках формы № Т-2 граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Документы воинского учета не должны содержать сведения о национальности, об отношении к религии, о политических взглядах и принадлежности к общественным объединениям и движениям, другие сведения, которые могут стать причиной дискриминации гражданина, за исключением случаев, когда гражданин сам настаивает на включении таких сведений в документы воинского учета.

2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения.

Статую красит вид, а человека – деяния его. Пифагор

Казалось бы, по вопросам заполнения, хранения и ведения трудовых книжек написаны десятки книг, но на практике выясняется, что многие работники кадровых служб их не читают и относятся к ведению трудовых книжек недостаточно внимательно. В нашей практике мы неоднократно встречали случаи, когда записи в трудовых книжках делались с большим количеством ошибок, неправильные записи замазывались и поверх них делались новые. Перечислять все случаи недобросовестного отношения работников отдела кадров к ведению трудовых книжек нет необходимости.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы при назначении пенсий и социальных пособий. Сколько бы разговоров о грядущей отмене трудовых книжек ни шло, пока их никто не отменил. А если таковое и случится, то, вероятнее всего, процесс будет поэтапным, отмены в одночасье быть не может. Следовательно, трудовая книжка была, есть и еще какое-то время будет. И она является основным документом, позволяющим нашим трудолюбивым гражданм при выходе на пенсию подтвердить свое трудолюбие. А потому, когда работник кадровой службы берет в руки трудовую книжку, он должен осознавать, что речь идет о судьбе человека и каждая его ошибка может стоить работнику очень дорого. Хочется, чтобы люди всегда с благодарностью вспоминали наших коллег и не испытывали трудностей в дальнейшей жизни. Именно поэтому мы рекомендуем читать этот раздел в случае необходимости и внимательно относиться ко всем его рекомендациям.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т. п.

Функция наделения молодого работника, принятого на работу впервые, трудовой книжкой осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Кстати, за трудовую книжку с работника вычитается определенная сумма (это к вопросу взаимодействия с бухгалтерией), а именно цена бланка трудовой книжки. Ни больше ни меньше. Такой вот нехитрый бизнес. За что купили, за то и продаем.

Работодатель – физическое лицо лишен права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Стаж у такого работодателя подтверждается трудовым договором с работником и уплатой взносов в Пенсионный фонд.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.). Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Тем не менее необходимо напомнить работнику, что выбрасывать этот документ после внесения записи в трудовую книжку не нужно. Он может понадобиться при назначении пенсии. Работники Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии обязательно потребуют документального подтверждения всех записей, произведенных в трудовой книжке, если такие записи сделаны другими организациями.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество и дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Изменения (дополнения) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Так, например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Раздел «Сведения о работе». Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организаций, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке вносится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Допустим, что слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «электрогазосварщик» с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 производится следующая запись: «Установлена вторая профессия “электрогазосварщик” с присвоением 3 разряда», в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Записи о присвоении разрядов делаются со ссылкой на протокол квалификационной комиссии.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проставляется порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Необходимо помнить, что при переименовании государственных учреждений и организаций необходима ссылка на соответствующее постановление федерального или муниципального государственного органа, в чьем ведении находится данное предприятие.

Сведения о переводе на другую работу вносятся только в том случае, если работник переводится на постоянную работу.

Запись о переводе на другую временную работу не производится.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносятся запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством, например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ “Об основах государственной службы Российской Федерации”».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин, например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора), в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. К примеру, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 11 января 2007 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (11.01.2007), в графе 3 делается следующая запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод – по просьбе работника или с его согласия, например: «Уволен в связи с переводом на работу в (указывается наименование организации) по просьбе работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится соответствующая запись с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается следующая запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки производится запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, то заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать ему трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Сведения о награждении вносятся следующим образом: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии), далее в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом организациями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с означенными Правилами, в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. В данной ситуации не совсем ясно, как работник кадровой службы должен получить сведения о трудовом стаже, который был у работника до поступления на работу, – добывать их самостоятельно или заставить это делать работника. В нашей практике был довольно печальный случай, когда специалист отдела кадров вынужден был вести годовую переписку по всей территории бывшего СССР и выискивать архивы ударных комсомольских строек. Все это происходит из-за прозрачной трактовки данного пункта Положения.

Дубликат трудовой книжки заполняется согласно требованиям соответствующих разделов Инструкции по заполнению трудовых книжек. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего производится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указываются дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, если документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или каждой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки производится следующая надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» (с указанием его серии и номера).

2.6. «Закон и порядок»: с какими законами работает директор по персоналу.

Не желай невозможного. Хилон

Как и любая сложившаяся профессиональная область, управление человеческими ресурсами регулируется специальным законодательством. А куда же без специального законодательства, когда речь идет о самом ценном – о людях! Наш с вами царь и бог – Трудовой кодекс Российской Федерации.

Он капризен и изменчив, весьма непостоянен в своих симпатиях и антипатиях, поворачивается лицом то к работодателю, то к работнику, а то и вовсе к интересам неведомой стороны трудовых отношений. Бытует мнение, что наш ТК крайне недружественен к работодателю и защищает в большей степени интересы работников. Это не так. Просто работодатель склонен замечать в трудовом законодательстве в основном свои ограничения, а работник склонен видеть лишь свои права. На деле в ТК РФ прав и обязанностей, возможностей и ограничений предостаточно у обеих сторон. И даже особое место отведено своеобразному буферу между работником и работодателем – так называемому социальному партнерству, а попросту говоря, профсоюзу. Но, как бы мы не относились к Трудовому кодексу, именно он задает все основные правила игры, выполняя свою основную функцию и великое предназначение по регулированию трудовых отношений. Именно к нему мы обращаемся в сложных ситуациях и с его помощью разбираем конфликтные ситуации и трудовые споры.

Очень часто возникают дискуссии вокруг того, в какой степени директор по персоналу должен владеть Трудовым кодексом. А в этих дискуссиях протиопоставляются две крайности, которые, по нашему убеждению, являются заблуждением.

Крайность первая: не барское дело возиться с Трудовым кодексом, он предназначен для кадровиков, занимающихся кадровым учетом (КУ) и кадровым делопроизводством (КДП), а также для юристов, которые и должны его знать.

Крайность вторая: директор по персоналу по степени глубины владения Трудовым кодексом должен обладать квалификацией юриста.

Оба утверждения верны лишь отчасти.

Во-первых, директор по персоналу должен иметь ТК РФ в качестве профессиональной библии и регулярно в него заглядывать, а также зорко отслеживать все изменения, которые вносятся в ТК РФ с завидным постоянством.

Во-вторых, директор по персоналу должен уметь свободно ориентироваться в трудовом законодательстве, понимать формулировки и не столбенеть каждый раз, когда возникшая рабочая ситуация не прописана в законодательстве прямо.

В-третьих, директор по персоналу при необходимости должен уметь сформулировать задачу по заковыристой ситуации в трудовых отношениях профессиональному юристу и понимать, что ему юрист толкует.

В-четвертых, директор по персоналу должен видеть и понимать узловые связки трудового законодательства с иными законами и кодексами. И это крайне важно. Особенно в тех моментах, где стыковочные узлы разных законодательств почти или вовсе не стыкуются. Об этом расскажем чуть дальше.

Добрый совет всем директорам по персоналу. Поскольку в нашей, почти царской, топовой позиции редко приходится снисходить до оперативной кадровой работы по КУ и КДП, где без постоянных ныряний в ТК РФ не обойтись, то навыки работы с основными по частоте использования статьями Трудового кодекса регулярно притупляются. Не брезгуйте время от времени устраивать себе специальные тренировки по пользованию ТК.

Например, потопчитесь в любом форуме для кадровиков. Там чаще всего начинающие HR-ы в большом количестве задают «детские вопросы»: как сделать запись в трудовую книжку, как оформить отпуск, перевод, что делать?.. И т. д. и т. п. Не поленитесь дать грамотные ответы новичкам. А еще лучше – испытайте себя в роли добровольного эксперта в любом форуме, где обиженные кем-то работники излагают свои ситуации и просят профессиональных советов. Очень, знаете ли, такая черновая работа освежает навык использования ТК на практике. И страждущим польза, и вам прекрасная практика. Такое волонтерство – отменный тренажер.

Но, как уже говорилось выше, Трудовой кодекс – не единственный закон, который диктует нам правила работы.

И, как ни грустно это признавать, спотыкаются на практике HR-ы чаще именно на стыках трудового законодательства с иными законами. А о некоторых и вовсе честно забывают.

Итак, какие еще законы должен знать директор по персоналу.

1. Закон РФ от 19.04.91 № 1032-1 (ред. 27.07.10) «О занятости населения в Российской Федерации».

2. Закон РФ от 10.07.92 № 3266-1 (ред. 02.02. И) «Об образовании».

3. Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ (ред. 23.12.10) «О персональных данных».

4. Гражданский кодекс.

5. Налоговый кодекс.

6. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ (ред. 27.07.10) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

7. Федеральный закон от 25.07.02 № 115-ФЗ (ред. 29.12.10) «О правовом положении иностранных граждан в РФ».

8. Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. 28.09.10) «О бухгалтерском учете».

9. Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ (ред. 27.07.10) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Кроме того, не забывайте о многочисленных ФЗ, постановлениях и различных подзаконных актах, значительная часть которых упоминается в данной главе.

Не зря же, когда мы говорили о компетенциях, необходимых директору по персоналу, отмечали юридические компетенции. Теперь вы понимаете, каков размах бедствия и зачем эти компетенции нужны.

Вы можете сказать, что для работы со всей этой законодательной бедой существуют квалифицированные юристы. Да, существуют. Но на практике крайне редко директор по персоналу в своей команде имеет юриста-трудовика. Как правило, максимум, на что он может рассчитывать, – это прибегнуть к услугам корпоративной юридической службы, которая всегда занимается более важными делами. Или привлечь на временной основе в качестве консультанта специалиста извне. Так что, граждане и гражданки, не обольщайтесь, учите «мат. часть»! Дело это полезное и крайне необходимое.

Особое внимание следует уделять местам связки трудового законодательства с иными законами. Отечественное законотворчество весьма специфично и молодо, а потому зачастую при разработке какого-либо законодательного акта или внесении в него изменений, чудесным образом упускаются моменты сопряжения тех самых стыковок. Так рождаются юридические казусы и законодательные противоречия. Будьте бдительны!

А чтобы не утонуть в законодательном море, возьмите себе в качестве лоцмана информационно-правовую систему. Чаще всего любая приличная компания имеет такую на вооружении. Ну а если не имеет – вам ничто не мешает обзавестись ею в индивидуальном порядке.

Наиболее распространенные и полновесные информационно-правовые системы – это «Консультант» и «Гарант». Обе хороши, содержат полноценную правовую базу и снабжены прекрасным справочно-поисковым аппаратом. Выбирайте сами или отдайтесь корпоративному выбору.

2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции.

Все затруднения делаются легкими, когда их изучишь. Вильям Шекспир

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции. Одним из таких документов является должностная инструкция. Это локальный нормативный акт, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения.

Должность является первичным элементом управленческой структуры и характеризует место работника в процессе управления. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой – позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения. Должностные инструкции входят в единую систему управленческой документации, действующую на предприятии.

В разработке должностных инструкций и их практическом применении участвуют как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является организационным документом для исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей. Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности. Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Должностная или профессиональная (для рабочих) инструкция включает в себя следующие разделы:

1) непосредственная подчиненность работника;

2) порядок назначения и освобождения от должности;

3) порядок замещения при отсутствии;

4) основные документы и регламенты, которыми работник руководствуется в своей деятельности;

5) квалификационные требования к должности.

Квалификационные требования не пишутся «с потолка». Существуют «Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих». В этом документе подробно указано, что он распространяется на предприятия и организации всех форм собственности. Поэтому если вы писали требования без изучения нормативной базы, работник может обратиться в суд и выиграть дело.

Согласно требованиям системы организационно-распорядительной документации, должностная инструкция должна содержать следующие разделы.

1. Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. Трудовые функции. Определяются направления деятельности специалиста.

3. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр.

4. Права работника. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность работника и работодателя. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6. Взаимодействие. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

7. Условия труда. Перечисляются необходимые для обеспечения нормальной и безопасной работы сотрудника в организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Сотрудники службы персонала должны обеспечить руководителя структурного подразделения соответствующей нормативно-методической базой для создания инструкций, но не должны вмешиваться в процесс ее разработки.

Разработка должностной инструкции начинается с написания Положения о структурном подразделении.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть изменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности или функциональных обязанностей; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

2.8 «Куда нам это всё складывать?»: 10 советов по архивной работе.

Поток богатств теряется в песках расточительности. Пьер Буаст

Совет 1. Что такое архив?

Архив является информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах деятельности компании. В архиве организации хранятся документы, работа с которыми завершена, как правило, в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, так как документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, архив организации может стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В архив обычно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., архивные документы, хранящиеся в текущих архивах, являются основой выполнения их главных функций. Также архив любой организации выполняет и важнейшую социальную функцию, храня в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации независимо от места их трудовой деятельности.

Совет 2. Чем руководствоваться при формировании архива?

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Относительно вопросов хранения документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 № 125 ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1) Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Основными правилами работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02;

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4) Федеральным законом об Акционерных обществах в РФ.

Особую актуальность для специалистов отдела кадров представляет Перечень, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по их применению.

Особо следует отметить, что в соответствии со ст. 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Совет 3. Сроки хранения документов.

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: один год, пять лет, семьдесят пять лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться пять лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – семьдесят пять лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим – не менее пять лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание», например: по договорам о материальной ответственности – пять лет после увольнения материально ответственного лица; сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах – пять лет после снятия с учета и т. д.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др. На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Совет 4. Порядок хранения документов.

Согласно ст. 13 Закона № 125-ФЗ, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов». Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Сохранность документов, учетных регистров, оформление и передачу их в архив обеспечивает сотрудник отдела кадров, уполномоченный для ведения архивной работы.

Совет 5. Выдача документов из архива службы персонала.

Выдача документов, учетных регистров из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязывает организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется п. 19 ст. 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Совет 6. Уничтожение документов или передача в архив.

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, трудовые договоры, приказы по личному составу и др.) в Перечне помимо указания срока хранения помечены аббревиатурой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов и не являющиеся таковыми. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой ЭПК, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. Этой же статьей определено, что при ликвидации организации ее документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Совет 7. Кто может изъять документы из архива организации?

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Совет 8. Закон есть закон.

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

В некоторых случаях организации могут быть, согласно ст. 111 НК РФ, освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т. п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения. Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, обеспечением сохранности особо ценной информации, составлением описей документов и дел, общим обследованием архивного фонда.

Совет 9. Избавьтесь от хлопот.

В настоящее время на рынке появилась новая услуга, которая имеет стабильный спрос в крупных и средних компаниях. Речь идет о вне-офисном хранении документов.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет обеспечить конфиденциальное и удобное хранение ваших документов в современных и технически оснащенных хранилищах. Разработанные специально для безопасного архивного хранения документов, они высокоэффективны в течение длительного периода времени при экономии дорогостоящих офисных площадей. Актуально при частых, внезапных налоговых и иных проверках с выемкой документов.

Совет 10. Оцените преимущества.

Хранилища архивных компаний отвечают всем международным и российским стандартам в области архивного хранения особо ценных документов, они оснащены самыми современными системами пожаротушения, сигнализации, контроля уровня влажности и температуры. В таких условиях возможности утери хранящихся документов при пожаре, подтоплении, неправильных условиях хранения и иных форсмажорных обстоятельствах минимизируются и практически равны нулю.

В наше время информация является одним из важнейших ресурсов, и обеспечение ее сохранности и безопасности становится главной задачей в процессе деятельности любой компании. Внеофисное хранение документов значительно снижает возможность утечки коммерческой информации и попадания ее в руки конкурентов. Это достигается сочетанием многоступенчатой системы охраны и видеонаблюдения со сложной системой кодирования и обезличивания хранящейся информации. Все поступающие документы шифруются особым кодом и рассредоточиваются по всему хранилищу. Доступ к документам получают только уполномоченные сотрудники заказчика, постоянно ведется история доступа. Информация надежно защищена от несанкционированного доступа, чего крайне тяжело достичь, храня свои документы в офисе.

Внеофисное архивное хранение документов позволяет экономить на дорогих офисных площадях, на многочисленном оборудовании, необходимом для организации архива, на обучении и оплате дополнительных сотрудников.

И последнее напутствие к тем, кто работает в старых компаниях, имеющих давний архив и обширную историю. В стране нарастает интерес граждан к поиску своих генеалогических корней. И в поисках информации эти граждане часто обращаются с запросами в архивы организаций. Коллеги, проявляйте милосердие, не отмахивайтесь от подобных запросов. А проявляя милосердие, помните о нормах «Закона о персональных данных». Как ни удивительно, но данные человека, чьи кости истлели и остались лишь архивные следы, не перестали быть персональными.

2.9. «Нажми кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету и пути их интеграции в единую информационную систему компании.

Техника дойдет до такого совершенства, что человек сможет обойтись без себя. Станислав Ежи Лец

В процессе роста компании возникает необходимость внедрения управленческого учета и, как следствие, потребность в ведении рекомендованного документооборота, который, в свою очередь, вызывает необходимость автоматизации процессов обработки документов. Стоимость информационных программ, поддерживающих управленческий учет на должном уровне, может достигать нескольких сотен тысяч долларов. После внедрения таких систем возникает необходимость их технической поддержки, что тоже требует привлечения дополнительных материальных и финансовых ресурсов. В крупных российских компаниях документооборотом и информационным обеспечением занимаются порой целые департаменты.

В целесообразности использования современных программных продуктов в системе кадрового менеджмента, мы думаем, никого убеждать не надо.

Существует несколько объективных причин обоснованности внедрения информационных систем и блоков управления персоналом. Давайте рассмотрим некоторые из них:

1) уменьшение объема документации, нуждающейся в ручной обработке;

2) оперативное предоставление руководству организации информации, необходимой для принятия решений;

3) эффективное управление человеческими ресурсами в любой компании имеет стратегическое значение, соответственно с помощью информационных систем проще и легче заниматься стратегическим планированием, анализом и прогнозированием.

Область применения информационных систем достаточно обширна. Основными аспектами использования автоматизированных систем являются:

1) анализ и планирование персонала;

2) организационные структуры;

3) анализ и планирование обучения работников;

4) работа с кадровым резервом;

5) кадровый учет;

6) заработная плата и начисления;

7) кадровая статистика и делопроизводство.

В настоящий момент на рынке существуют два типа информационных систем.

К первому типу относятся информационные системы, предназначенные для отделов кадров и настроенные непосредственно на документооборот и кадровое делопроизводство. К таким системам относятся «АиТ», «1C», «Парус», «Галактика», «Радость кадровика». Они относительно просты в использовании и без особых доработок интегрируются в аналогичные бухгалтерские и логистические программы.

Ко второму типу относятся более продвинутые системы, включающие в себя блоки управления персоналом различной степени сложности. В таких системах присутствуют блоки по организационной структуре, оценке персонала, обучению, работе с кадровым резервом. Примером такой системы является «Босс-Кадровик», имеющий возможность интеграции в зарубежные И С типа «Oracle» или «Axapta». Западные информационные системы также оснащаются модулями по управлению персоналом, но из-за разницы в законодательстве требуют значительной доработки. Особое место занимают серьезные разработки систем по дистанционному обучению. Они предназначены для оснащения корпоративных университетов, требуют очень серьезной подготовительной работы, сложны во внедрении. Но и отдача от таких систем внушительная. Они позволяют стандартизировать необходимое обучение в крупной компании по основным специальностям и значительно сэкономить бюджет на обучение.

Выбор информационной системы по управлению персоналом является обычно задачей для IT-службы и определяется требованиями, предъявляемыми финансовой службой к учетной политике организации. Служба персонала может в данной ситуации лишь поучаствовать в составлении технического задания в соответствии со своими текущими и перспективными потребностями.

2.10. «Заграница нам поможет!»: как работать с иностранными гражданами на территории РФ.

Что русскому здорово, то немцу смерть. Русская поговорка

Едва ли сегодня кто-то станет оспаривать факт, что Россия весьма привлекательна для иностранных граждан как место приложения трудового энтузиазма. И речь идет отнюдь не только о несчастных гастарбайтерах, к которым у нас принято относить граждан, прибывших к нам на «черную работу» из бывших республик покойного СССР. В Россию с большим удовольствием едут квалифицированные специалисты из развитых стран – те, кого мы уважительно именуем экспатами. Но для нашего родного законодательства и гастарбайтеры, и экспаты – это иностранные граждане, прибывшие к нам работать. А потому наше законодательство усердно работает над собой с целью урегулирования этого процесса. В связи с этим многих работодателей в настоящее время интересуют вопросы трудоустройства и нахождения в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства. Особенностью правовых отношений с указанной категорией работников являются предъявляемые законодательством повышенные требования, связанные с наличием у сторон трудовых отношений специальных разрешительных документов и возложением на работодателя обязанностей по контролю над пребыванием работника в Российской Федерации. Директор по персоналу первым сталкивается с проблемами, связанными с иностранными работниками. Сегодня без привлечения дешевой иностранной рабочей силы многие отрасли российской экономики могут просто остановиться. По-прежнему сильным среди работодателей остается предубеждение, что с привлечением иностранных работников возникает огромное количество неприятностей с контролирующими органами. Однако, несмотря на значительные сложности с оформлением иностранцев на работу, при правильном и взвешенном подходе и аккуратном оформлении документов вы приобретаете работников, заработная плата которых в два раза ниже, чем при привлечении местных кадров. В некоторых случаях это оправдывает все понесенные расходы. Наша задача в этой части книги – помочь коллегам с преодолением препятствий и «подводных камней», связанных с оформлением иностранцев на работу и последующими трудовыми отношениями с ними.

Не нужно забывать, что на протяжении многих веков в истории государства Российского иностранцы играли порой не самые последние роли. Попробуем немного абстрагироваться от персонажей с лопатами во дворе и фруктами на рынке и вспомним о том, что освоением Поволжья мы во многом обязаны немцам, Берингов пролив открыл датчанин с одноименной фамилией, а московский Кремль последнего проекта создавался итальянским архитектором. Кстати, подмосковный город Фрязино обязан своим названием итальянцам, которых так и звали на Руси. В современной действительности, вероятно, не найдется такого блюстителя порядка, который попросил бы документ о регистрации у главного тренера сборной России по футболу или у южноамериканских футболистов, играющих за наши футбольные клубы. Директорами некоторых нефтяных компаний, работающих в России, тоже являются иностранцы, и по логике они стоят в одной очереди со всеми остальными приезжими. Поэтому попробуем относиться ко всем иностранцам немного терпимее, это тем более проще, если представить, что при их отсутствии мы с вами быстро зарастем грязью и мусором, не считая того, что мы снова рискуем забыть о лидерстве в мировом футболе.

Современные реалии говорят о том, что можно попробовать и без иностранцев. Например, в соседней Белоруссии уборкой улиц занимаются студенты и весь рынок труда в целом направлен на то, чтобы максимально загрузить работой собственные кадры.

Решать, в любом случае, нам, поэтому давайте разберемся, как правильно это делать, и будем стараться рассмотреть все аспекты работы с иностранцами.

Итак, в настоящее время привлечение на территорию России иностранной рабочей силы регулируется Федеральным законом от 25.07.02 № 115-ФЗ (с изм. 15.01.07) «О правовом положении иностранных граждан в РФ» и Федеральным законом от 15.08.96 № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», а также рядом подзаконных актов. Порядок пребывания иностранцев и лиц без гражданства в России регулируется Федеральным законом от 18.07.06 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ».

Для добросовестного исполнения установленных обязанностей при трудоустройстве иностранца нам в первую очередь необходимо определить правовой статус иностранного гражданина или лица без гражданства и знать, какие документы должны иметь легально находящиеся в России иностранные граждане и лица без гражданства. Применительно к трудоустройству закон не содержит существенных правовых различий между иностранными гражданами и лицами без гражданства. С точки зрения процедуры трудоустройства иностранные граждане делятся на три группы.

1. Постоянно проживающие на территории РФ. Статус постоянно проживающих иностранцы приобретают в случае получения ими вида на жительство в Российской Федерации.

2. Временно проживающие на территории РФ. Временно проживающие имеют разрешение на временное проживание, выданное уполномоченными органами Российской Федерации.

3. Временно пребывающие на территории РФ. К временно пребывающим относятся иностранцы, въехавшие в Россию и не имеющие ни вида на жительство, ни разрешения на временное проживание. Для целей трудоустройства имеет значение, каким образом иностранный гражданин въезжает в Российскую Федерацию: по визе либо в порядке, не требующем получения визы.

1. Иностранцы «визовые» и «безвизовые».

По закону иностранный гражданин въезжает в Россию на основании документа, удостоверяющего личность, и визы.

Лицо без гражданства въезжает на основании документа, выданного иностранным государством и признаваемого в Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства.

Граждане отдельных государств на основании международных договоров и договоренностей между правительствами въезжают в Россию в порядке, не требующем получения визы, а в отдельных случаях – по внутренним паспортам. Так, в порядке, не требующем получения визы, в Россию въезжают все граждане стран СНГ, за исключением Грузии и Туркменистана. По внутренним паспортам в Россию могут въезжать граждане следующих государств СНГ: Беларуси, Украины, Кыргызстана, Таджикистана, Казахстана.

Рассмотрим правовые особенности, присущие каждой группе иностранцев.

2. Иностранцы, постоянно проживающие в России.

К приему на работу постоянно проживающих в России иностранных граждан Трудовой кодекс и действующее законодательство не предъявляют каких-либо специальных требований. Ни работнику, ни работодателю не требуется никаких разрешительных документов. Прием на работу происходит в общем порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Исключение составляют отдельные территории, закрытые для посещения иностранцами, и отдельные организации.

Документом, подтверждающим право на постоянное проживание иностранного гражданина в РФ, является вид на жительство. Вид на жительство может быть выдан иностранцу органом Федеральной миграционной службы в течение срока действия разрешения на временное проживание при условии, если он прожил в России не менее года на основании разрешения на временное проживание. Для получения вида на жительство иностранец должен подать заявление не позднее чем за шесть месяцев до истечения срока действия разрешения на временное проживание. Вид на жительство выдается на пять лет. По окончании срока действия вида на жительство данный срок по заявлению иностранного гражданина может быть продлен на пять лет. Количество продлений срока действия вида на жительство не ограничено.

В настоящее время вид на жительство оформляется на отдельном бланке. До 2007 года о выдаче вида на жительство свидетельствовала отметка в паспорте.

3. Иностранцы, временно проживающие в России.

Статус временно проживающего дает иностранному гражданину право легально находиться в России в течение срока действия разрешения на временное проживание. Разрешение на временное проживание выдается на 3 года. Для трудоустройства таких граждан требуются разрешительные документы, о которых подробно будет сказано в разделах 7-10.

Разрешение на временное проживание может быть выдано иностранному гражданину в пределах квоты, ежегодно утверждаемой Правительством Российской Федерации Разрешение на временное проживание содержит следующие сведения: фамилию, имя (написанные буквами русского и латинского алфавитов), дату и место рождения, пол, гражданство иностранного гражданина, номер и дату принятия решения о выдаче разрешения, срок действия разрешения, наименование органа исполнительной власти, выдавшего разрешение.

Порядок выдачи разрешения на временное проживание и перечень документов, представляемых одновременно с заявлением о выдаче разрешения на временное проживание, утвержден Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2002 г. № 789.

4. Иностранцы, временно пребывающие в России.

Для трудоустройства временно пребывающих иностранцев требуются разрешительные документы, о которых будет сказано в подразделах 7-10.

Срок временного пребывания «визового» иностранца в Российской Федерации определяется сроком действия выданной ему визы. Срок временного пребывания в Российской Федерации «безвизового» иностранца не может превышать 90 суток, за исключением случаев, предусмотренных законом. Временно пребывающий в Российской Федерации иностранный гражданин обязан выехать из Российской Федерации по истечении срока действия его визы или иного срока временного пребывания, за исключением случаев, когда на день истечения указанных сроков ему продлены срок действия визы или срок временного пребывания, либо ему выданы новая виза, или разрешение на временное проживание, или вид на жительство, либо у него приняты заявление и иные документы, необходимые для получения им разрешения на временное проживание.

Срок временного пребывания в Российской Федерации иностранного гражданина, прибывшего в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, и заключившего трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг), продлевается на срок действия заключенного договора, но не более чем на 1 год, исчисляемый со дня въезда иностранного гражданина в Российскую Федерацию. Решение о продлении срока временного пребывания иностранного гражданина в Российской Федерации принимается территориальным органом ФМС, о чем делается отметка в миграционной карте.

5. Порядок въезда иностранца в Российскую Федерацию.

Иностранные граждане, получившие вид на жительство в Российской Федерации, осуществляют въезд в Российскую Федерацию и выезд из Российской Федерации на основании действительных документов, удостоверяющих их личность, и вида на жительство. Лица без гражданства, получившие вид на жительство в Российской Федерации, осуществляют въезд в Российскую Федерацию и выезд из Российской Федерации на основании вида на жительство. Иностранные граждане и лица без гражданства, признанные в России беженцами, могут выезжать из Российской Федерации и въезжать в Российскую Федерацию на основании проездного документа беженца.

6. Виды виз.

В зависимости от цели въезда иностранного гражданина в Российскую Федерацию и цели его пребывания в Российской Федерации иностранному гражданину выдается виза (за исключением иностранцев, въезжающих в Россию в порядке, не требующем получения визы), которая может быть дипломатической, служебной, обыкновенной, транзитной и визой временно проживающего лица. Обыкновенные визы, в свою очередь, подразделяются на частные, деловые, туристические, учебные, рабочие, гуманитарные и визы на въезд в Российскую Федерацию в целях получения убежища. Виза может быть однократной, двукратной и многократной.

Если иностранец въезжает в Россию в целях трудоустройства (по трудовому договору либо по гражданско-правовому договору подряда или возмездного оказания услуг) по приглашению работодателя, то ему оформляется обыкновенная рабочая виза. Обыкновенная рабочая виза выдается иностранному гражданину на срок действия трудового договора, но не более чем на один год. Основанием для выдачи иностранному гражданину рабочей визы является приглашение на въезд в Российскую Федерацию, оформленное работодателем.

Если иностранец приезжает в Россию в командировку, для участия в переговорах, симпозиумах и в иных целях деловой поездки, то ему может быть оформлена обыкновенная деловая виза. Нахождение в России на основании деловой визы не требует оформления разрешения на работу.

7. Прием на работу иностранных граждан: общие условия.

Временно пребывающий и временно проживающий в России иностранный гражданин имеет право осуществлять трудовую деятельность только при наличии разрешения на работу. Не требуется разрешения на работу:

1) постоянно проживающим в Российской Федерации иностранцам;

2) иностранцам, являющимся участниками Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом, и членам их семей, переселяющимся совместно с ними в Российскую Федерацию;

3) иностранцам, являющимся сотрудниками дипломатических представительств, работниками консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, сотрудниками международных организаций, а также частными домашними работниками указанных лиц;

4) иностранцам, являющимся работниками иностранных юридических лиц (производителей или поставщиков), выполняющих монтажные (шеф-монтажные) работы, сервисное и гарантийное обслуживание, а также послегарантийный ремонт поставленного в Российскую Федерацию технического оборудования;

5) иностранцам, являющимся журналистами, аккредитованными в Российской Федерации;

6) обучающимся в Российской Федерации в образовательных учреждениях профессионального образования и выполняющим работы (оказывающим услуги) в течение каникул;

7) обучающимся в Российской Федерации в образовательных учреждениях профессионального образования и работающих в свободное от учебы время в качестве учебно-вспомогательного персонала в тех образовательных учреждениях, в которых они обучаются;

8) приглашенным в Российскую Федерацию в качестве преподавателей для проведения занятий в образовательных учреждениях, за исключением лиц, въезжающих в Российскую Федерацию для занятия преподавательской деятельностью в учреждениях профессионального религиозного образования (духовных образовательных учреждениях);

9) гражданам Республики Беларусь;

10) лицам, признанным беженцами в России;

11) иностранцам, принимающим участие в организации и проведении олимпийских и паралимпийских игр, а также участникам олимпийских и паралимпийских игр, имеющим олимпийские удостоверения личности и аккредитации, – в период организации и проведения олимпийских и паралимпийских игр.

Временно пребывающий и временно проживающий в Российской Федерации иностранный гражданин не вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого ему выдано разрешение на работу, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Разрешение на работу иностранному гражданину не выдается, а выданное разрешение на работу аннулируется территориальным ФМС в случае, если данный иностранный гражданин:

1) выступает за насильственное изменение основ конституционного строя Российской Федерации, иными действиями создает угрозу безопасности Российской Федерации или граждан Российской Федерации;

2) финансирует, планирует террористические (экстремистские) акты, оказывает содействие в совершении таких актов или совершает их, а равно иными действиями поддерживает террористическую (экстремистскую) деятельность;

3) в течение пяти лет, предшествовавших дню подачи заявления о выдаче разрешения на работу, подвергался административному выдворению за пределы Российской Федерации либо депортации;

4) представил поддельные или подложные документы либо сообщил о себе заведомо ложные сведения;

5) осужден вступившим в законную силу приговором суда за совершение тяжкого или особо тяжкого преступления либо преступления, рецидив которого признан опасным;

6) имеет непогашенную или неснятую судимость за совершение тяжкого или особо тяжкого преступления на территории Российской Федерации либо за ее пределами, признаваемого таковым в соответствии с федеральным законом;

7) неоднократно (два и более раза) в течение одного года привлекался к административной ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации в части обеспечения режима пребывания (проживания) иностранных граждан в Российской Федерации;

8) выехал из Российской Федерации в иностранное государство для постоянного проживания;

9) находится за пределами Российской Федерации более шести месяцев;

10) является больным наркоманией, либо не имеет сертификата об отсутствии у него заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции), либо страдает одним из инфекционных заболеваний, которые представляют опасность для окружающих;

11) «безвизовый» иностранец в течение тридцати суток со дня получения разрешения на работу не представил в территориальный орган ФМС документы, подтверждающие отсутствие у него заболевания наркоманией и инфекционных заболеваний, которые представляют опасность для окружающих, а также сертификат об отсутствии у него заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции).

В случае если работодатель или заказчик работ (услуг) нарушил требования законодательства, ФМС может приостановить действие разрешения на привлечение и использование иностранных работников, а также разрешения на работу иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, выданных работодателю, заказчику работ (услуг) или иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, до устранения указанными лицами в установленный срок допущенных нарушений. Если работодатель или заказчик работ (услуг) не устранил допущенные нарушения в установленный срок, разрешение на привлечение и использование иностранных работников, выданное работодателю или заказчику работ (услуг), а также разрешение на работу, выданное иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, аннулируется. В случае аннулирования разрешения на привлечение и использование иностранных работников, а также в случае прекращения деятельности работодателя или заказчика работ (услуг) иностранный работник имеет право заключить новый договор с другим работодателем или заказчиком работ (услуг) на период, оставшийся до истечения срока действия разрешения на работу, при условии, что до истечения этого срока остается не менее трех месяцев, и при наличии у нового работодателя или заказчика работ (услуг) разрешения на привлечение и использование иностранных работников.

8. Особенности приема на работу работника, прибывшего в Россию в порядке, требующем получения визы.

В целях приема на работу работника, прибывающего в Россию по визе, работодателю необходимо получить разрешение на привлечение и использование иностранной рабочей силы для себя и разрешение на работу для каждого иностранного работника. Процедура одинакова при приеме на работу работника как по трудовому договору, так и по гражданско-правовому договору (подряда, возмездного оказания услуг и т. п.).

Государственная пошлина за совершение действий, связанных с указанными процедурами, предусмотрена главой 25.3 Налогового кодекса РФ:

• за выдачу приглашения на въезд в Российскую Федерацию иностранным гражданам – 200 рублей за каждого приглашенного;

• за выдачу разрешений на привлечение и использование иностранных работников – 3000 рублей;

• за выдачу разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства – 1000 рублей.

Определиться с намерением пригласить иностранных работников работодателю необходимо в предшествующем году. Ежегодно Правительством РФ устанавливается квота на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в Россию в целях осуществления трудовой деятельности. Квота распределяется по субъектам Российской Федерации. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 22.12.06 № 783 работодатели ежегодно до 1 мая представляют в уполномоченные органы субъектов Российской Федерации заявку о потребности в рабочей силе для замещения в предстоящем году вакантных и создаваемых рабочих мест иностранными работниками. Согласование потребности в привлечении иностранных работников и предложений по объемам квот осуществляется в субъектах Российской Федерации межведомственными комиссиями по вопросам привлечения и использования иностранных работников, образованными заинтересованными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, территориальными органами Федеральной миграционной службы, государственными инспекциями труда, трехсторонними комиссиями по регулированию социально-трудовых отношений субъектов Российской Федерации.

По решению межведомственных комиссий объемы привлечения иностранных работников, предусматриваемые работодателями, могут быть уменьшены, а их заявки отклонены полностью или частично по следующим основаниям:

А) наличие возможности удовлетворения потребности в рабочей силе за счет региональных трудовых ресурсов, в том числе путем подготовки или переподготовки безработных граждан, привлечения рабочей силы из других субъектов Российской Федерации;

Б) наличие у работодателя, предусматривающего привлечение иностранных работников, не устраненных нарушений порядка привлечения и использования иностранных работников, допущенных при выполнении квот в предыдущем и текущем годах;

В) наличие у работодателя, предусматривающего привлечение иностранных работников, непогашенной задолженности по оплате труда работников за период, превышающий 3 месяца, а также выявленных государственной инспекцией труда и не устраненных нарушений трудового законодательства в предыдущем и текущем годах;

Г) отсутствие возможности обеспечения иностранных работников жильем в населенных пунктах, в которых предполагается привлечение этих работников работодателями.

Работодателю следует получить заключение на право привлечения иностранной рабочей силы в Уполномоченном органе Федеральной государственной службы занятости по субъекту РФ. Начинать процедуру следует с обращения в Центр занятости по месту нахождения работодателя. В соответствии с Приказом Министерства труда РФ от 15.07.03 № 175 в Центр занятости работодателю необходимо предоставить:

• заявление;

• копию свидетельства о регистрации юридического лица (копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя).

Заявление с документами может быть предоставлено доверенным лицом работодателя (он должен иметь оформленную доверенность), либо по почте;

• штатное расписание, заявки в службу занятости об имеющихся вакансиях, договоры с агентствами по трудоустройству, публикации о вакансиях в СМИ, проект трудового договора с иностранным работником и иные документы, обосновывающие необходимость привлечения иностранного работника.

Центр занятости готовит Предложение по заявлению работодателя с учетом возможности заполнения вакансий российскими гражданами, в том числе из других городов, а также подготовки (переподготовки) безработных граждан, незанятого населения, высвобождаемых работников. Срок рассмотрения Центром занятости заявки работодателя: до 14 рабочих дней. Центр занятости в трехдневный срок после подготовки Предложения по заявлению работодателя направляет его в Территориальный орган по вопросам занятости населения по субъекту РФ. На основании Предложения Центра занятости Территориальный орган Государственной службы занятости по субъекту РФ в семидневный срок выдает Заключение о целесообразности привлечения и использования иностранных работников.

Разрешение на привлечение и использование иностранных работников в организациях, подведомственных Министерству обороны Российской Федерации, выдается Федеральной миграционной службой при наличии заключения этого министерства.

Получив положительное Заключение Территориального органа Федеральной государственной службы занятости, работодатель обращается за выдачей Разрешения для привлечения иностранного работника в Управление Федеральной миграционной службы.

При первичном обращении предоставляются:

1. Заявление о постановке на учет (2 экз.).

2. Письмо на бланке организации с печатью с указанием наименования, организационно-правовой формы, места нахождения, сферы деятельности, предусматривающей приглашение иностранца, сведений о лице, действующем без доверенности от имени юридического лица, сведений о представителе юридического лица, имеющем право представлять документы и получать приглашения, с образцом подписи, предполагаемого количества приглашений в течение года.

3. Подтверждение на право трудовой деятельности руководителя организации, если он не является гражданином РФ.

4. Выписка из протокола или копия приказа о назначении на должность руководителя организации.

5. Нотариально заверенные копии учредительных документов.

6. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации организации как юридического лица.

7. Нотариально заверенная копия лицензии на право ведения образовательной или международной туристической деятельности (для образовательных и туристических организаций).

Для получения разрешения на право привлечения иностранной рабочей силы работодатель должен предоставить в ФМС следующие документы:

А) для российского юридического лица:

♦ копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

♦ копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту регистрации;

Б) для иностранного юридического лица:

♦ копию свидетельства о регистрации юридического лица;

♦ копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту регистрации в Российской Федерации;

♦ копию свидетельства об открытии филиала и копия свидетельства о его аккредитации;

♦ копию разрешения на открытие представительства и копия свидетельства о его аккредитации;

В) для индивидуального предпринимателя:

♦ копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей;

♦ копию документа, удостоверяющего личность и место регистрации индивидуального предпринимателя;

♦ копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту регистрации;

Г) проект трудового договора или другие документы, подтверждающие предварительную договоренность с иностранными гражданами или зарубежными партнерами о намерении и об условиях привлечения иностранных работников;

Д) документ об уплате государственной пошлины за выдачу работодателю разрешения на привлечение и использование иностранных работников.

Решение о выдаче разрешений принимается Федеральной миграционной службой России в течение 30 дней со дня подачи работодателем необходимых документов. В случае если для принятия решения о выдаче разрешения требуется проведение экспертизы, решение принимается в 15-дневный срок после получения экспертного заключения, но не позднее 45 дней со дня подачи документов. Мотивированный отказ в выдаче разрешения направляется работодателю в письменном виде в течение 5 дней после принятия решения об отказе в выдаче разрешения.

Разрешения выдаются, как правило, на срок до одного года. Разрешение не подлежит передаче другим работодателям.

Работодатели, получившие разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, обязаны в месячный срок направить в Федеральную миграционную службу России сведения о заключении трудовых договоров с иностранными работниками.

В случае прекращения работодателем своей хозяйственной деятельности или осуществления мероприятий по сокращению численности или штата работников выданное разрешение теряет силу независимо от окончания срока, на который оно выдано.

В случае нарушения работодателем указанных в разрешении условий или норм законодательства Российской Федерации, в результате чего ущемляются права иностранных работников, Федеральная миграционная служба может приостановить действие разрешения до устранения допущенных нарушений или дать указание об их устранении в определенный срок. Если нарушения не устранены в установленный срок, разрешение может быть аннулировано по решению Федеральной миграционной службы.

Работодатель может быть без предупреждения лишен права пользования разрешением за действие или бездействие, в результате которого возникает угроза гибели людей или нанесения ущерба их здоровью.

9. Оформление «визовому» иностранному работнику разрешения на работу и приглашения на въезд в Российскую Федерацию.

Квота на выдачу иностранным гражданам, за исключением иностранных граждан, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, приглашений на въезд в Российскую Федерацию в целях осуществления трудовой деятельности ежегодно утверждается Правительством Российской Федерации по предложениям исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации с учетом демографической ситуации в соответствующем субъекте и возможностей данного субъекта по обустройству иностранных граждан.

Приглашение на въезд в Российскую Федерацию иностранного работника в целях осуществления трудовой деятельности выдается ФМС по ходатайству о выдаче приглашения, поданному работодателем или заказчиком работ (услуг). Одновременно с ходатайством о выдаче приглашения в целях осуществления трудовой деятельности работодатель или заказчик работ (услуг) представляет в ФМС:

1) разрешение, выданное работодателю на привлечение и использование иностранных работников;

2) документы, необходимые для выдачи разрешения на работу для каждого иностранного работника.

Временно пребывающему в Российской Федерации иностранному гражданину разрешение на работу выдается территориальным органом ФМС при условии внесения работодателем или заказчиком работ (услуг) на специально открываемый федеральным органом ФМС счет средств, необходимых для обеспечения выезда иностранного работника соответствующим видом транспорта из Российской Федерации. В случае административного выдворения иностранного гражданина, осуществляющего трудовую деятельность в Российской Федерации без разрешения на работу, средства, затраченные из федерального бюджета на обеспечение выезда иностранного гражданина соответствующим видом транспорта из Российской Федерации, подлежат взысканию в судебном порядке с работодателя или заказчика работ (услуг), привлекших указанного иностранного гражданина к трудовой деятельности, по иску органа, исполнявшего постановление об административном выдворении указанного иностранного гражданина.

Порядок выдачи разрешения на работу и перечень документов, представляемых одновременно с заявлением о выдаче разрешения на работу, утвержден Постановлением Правительства РФ от 15.11.06 № 681.

Для получения разрешения на работу заявитель представляет в орган миграционной службы заявление, к которому прилагаются:

А) цветная фотография иностранного гражданина размером 30 х 40 мм;

Б) копия документа о профессиональном образовании, квалификации, которые получены иностранным работником в иностранном государстве, или справка об эквивалентности такого документа российскому диплому (свидетельству) о профессиональном образовании;

В) документ об уплате государственной пошлины за выдачу разрешения на работу.

При подаче заявления заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и документ, удостоверяющий личность иностранного работника (его копию), срок действия которых должен оканчиваться не ранее 6 месяцев со дня подачи заявления.

Оформленные на территории иностранных государств официальные документы, копии которых представляются для получения разрешения на работу, должны быть легализованы в установленном порядке в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Российской Федерации за рубежом. В случае если документы составлены на иностранном языке, к ним прилагается нотариально заверенный перевод на русский язык. Если копии документов представляются без предъявления подлинников, то они также должны быть нотариально заверены.

Работодатель или заказчик работ (услуг), пригласившие иностранного гражданина в Российскую Федерацию в целях осуществления трудовой деятельности либо заключившие с иностранным работником в Российской Федерации новый трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг), обязаны:

1) иметь разрешение на привлечение и использование иностранных работников;

2) обеспечить получение иностранным гражданином разрешения на работу;

3) представить документы, необходимые для регистрации иностранного гражданина по месту пребывания в Российской Федерации;

4) уведомить налоговый орган по месту своего учета о привлечении и об использовании иностранных работников в течение 10 дней со дня подачи ходатайства о выдаче иностранному гражданину приглашения в целях осуществления трудовой деятельности, либо прибытия иностранного гражданина к месту работы или к месту пребывания, либо получения иностранным гражданином разрешения на работу, либо заключения с иностранным работником в Российской Федерации нового трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), либо приостановления действия или аннулирования разрешения на привлечение и использование иностранных работников, либо приостановления действия или аннулирования разрешения на работу иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, либо аннулирования разрешения на работу иностранному работнику;

5) содействовать выезду иностранного работника из Российской Федерации по истечении срока заключенного с ним трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг);

6) оплачивать расходы, связанные с административным выдворением за пределы Российской Федерации или депортацией иностранного гражданина, принятого на работу с нарушением установленного законом порядка привлечения и использования иностранных работников;

7) направлять в ФМС информацию о нарушении иностранным работником условий трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), а также о досрочном расторжении таких договоров;

8) направлять в УФСБ, информацию о самовольном оставлении иностранным работником места работы или места пребывания.

Для оформления приглашения на въезд в Россию иностранного работника от юридических лиц-работодателей требуются следующие документы:

1) заявление (анкета-заявка) о выдаче приглашения (2 экз.);

2) квитанции об уплате государственной пошлины;

3) документ, удостоверяющий личность руководителя или уполномоченного представителя организации;

4) копии страниц документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, содержащих следующие сведения: фамилия, имя, дата и место рождения, пол, гражданство, государство постоянного проживания, наименование, серия, номер и дата выдачи документа;

5) гарантийное письмо и документы, подтверждающие гарантии материального, жилищного и медицинского обеспечения приглашенного иностранца на период его пребывания в России, заверенные нотариально;

6) разрешение на привлечение и использование иностранных работников, и разрешение на работу для иностранного работника;

7) копия свидетельства о внесении сведений о фирме в единый государственный реестр;

8) копия проекта трудового договора с иностранным работником.

10. Прием на работу работника, прибывшего в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы.

Для граждан СНГ (за исключением Грузии и Туркменистана) установлен упрощенный по сравнению с иными иностранцами порядок приема на работу. Работодателю не требуется оформлять для себя разрешение на право привлечения иностранной рабочей силы. Не требуется также оформлять через орган ФМС приглашение въезжающему работнику. Разрешение на работу иностранцу требуется, но оформить его он может лично, обратившись в миграционную службу.

Особое исключение составляют граждане Беларуси. Помимо того что они могут находиться в РФ без визы, между Российской Федерацией и Республикой Беларусь заключен Договор о равных правах граждан (Москва, 25.12.98), в соответствии с которым граждане двух государств имеют равное право на трудоустройство на территории друг друга и получение ими разрешений на работу не требуется.

Разрешение на работу иностранному гражданину, прибывшему в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, выдается ФМС на основании заявления данного иностранного гражданина о выдаче ему разрешения на работу. Иностранный гражданин подает заявление о выдаче ему разрешения на работу лично либо через организацию, в установленном порядке осуществляющую трудоустройство иностранных граждан в Российской Федерации, либо через лицо, выступающее в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации в качестве представителя данного иностранного гражданина.

Одновременно с заявлением иностранным гражданином представляются:

1) документ, удостоверяющий личность данного иностранного гражданина;

2) миграционная карта с отметкой органа пограничного контроля о въезде данного иностранного гражданина в Российскую Федерацию или с отметкой территориального органа федерального органа исполнительной власти в сфере миграции о выдаче данному иностранному гражданину указанной миграционной карты;

3) квитанция об уплате государственной пошлины за выдачу данному иностранному гражданину разрешения на работу – 1000 рублей.

Отказ в приеме от иностранного гражданина заявления о выдаче ему разрешения на работу не допускается, за исключением случаев непредставления данным иностранным гражданином вышеуказанных документов.

Разрешение на работу либо отказ в выдаче разрешения выдается не позднее 10 рабочих дней со дня принятия от иностранного гражданина заявления со всеми документами. Разрешение на работу выдается данному иностранному гражданину лично по предъявлении им документа, удостоверяющего его личность. Решение об отказе в выдаче данному иностранному гражданину разрешения на работу может быть обжаловано в федеральный орган исполнительной власти в сфере миграции или в суд в течение 3 рабочих дней со дня получени иностранным гражданином указанного уведомления.

Если разрешение на работу иностранному гражданину выдано на срок более 90 суток, он обязан в течение 30 суток со дня получения такого разрешения представить в территориальный орган ФМС документы, подтверждающие отсутствие у него заболевания наркоманией и инфекционных заболеваний, которые представляют опасность для окружающих, а также сертификат об отсутствии у него заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции).

Особый порядок медицинского освидетельствования установлен для граждан Таджикистана. В соответствии с п. 1 °Соглашения между правительствами России и Таджикистана (Душанбе, 16.10.04), граждане, прибывающие из Таджикистана, должны иметь по прибытии на территорию России выписку из амбулаторной карты (соответствующий медицинский сертификат), заверенную клинико-экспертной комиссией по месту жительства, с указанием проведенных прививок и медицинское заключение о профессиональной пригодности для выполнения поручаемой работы.

Работодатели или заказчики работ (услуг) уведомляют о привлечении и использовании иностранной рабочей силы территориальный орган ФМС и орган, ведающий вопросами занятости населения в соответствующем субъекте Российской Федерации.

11. Трудовой договор с иностранным работником.

Трудовой договор с временно пребывающими и временно проживающими иностранцами заключается в соответствии с общими правилами, установленными главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. По сравнению с трудовым договором, заключаемым с гражданами России, в договоре с иностранцем можно выделить следующие особенности.

1. Это должен быть срочный трудовой договор на период действия разрешения на работу, выданного ФМС.

2. Иностранного работника нельзя принимать на работу или переводить на работу по другой должности (профессии), не указанной в разрешении на работу, либо для этого необходимо получить новое разрешение на работу по указанной должности (профессии). Также нельзя переводить иностранного работника в другую местность на территорию другого субъекта РФ, не указанного в разрешении на работу.

3. «Визового» работника нельзя переводить на работу к другому работодателю.

Работодатель, желающий принять «визового» работника по совместительству, не может использовать разрешение на работу, оформленное другим работодателем.

4. Не допускается совмещение должностей (профессий), если эти должности (профессии) не указаны в разрешениях на работу.

5. В договоре с «визовым» работником должны быть указаны гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в Российской Федерации (зарплата не ниже МРОТ, медицинское страхование, условия предоставления жилья).

6. Если работодатель является принимающей стороной согласно правилам миграционного учета, в трудовом договоре целесообразно указать обязанности работника по своевременному предоставлению принимающей стороне информации о своем въезде, выезде, изменении места пребывания.

7. Налогообложение доходов иностранных работников производится в зависимости от срока их нахождения в России в течение отчетного периода 12 календарных месяцев. Иностранные граждане, получившие вид на жительство в Российской Федерации, считаются налоговыми резидентами Российской Федерации на начало отчетного периода, и обложение их доходов от работы по найму производится по ставке 13 %. Временно проживающие и временно пребывающие иностранные работники на начало отчетного налогового периода рассматриваются в качестве нерезидентов Российской Федерации, и обложение их доходов в течение первых 183 дней пребывания на территории Российской Федерации производится по ставке 30 %. Уточнение налогового статуса таких налогоплательщиков производится на дату, следующую после истечения 183 дней пребывания на территории Российской Федерации, и в этом случае производится соответствующий перерасчет налога. В соответствии с п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ, налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за пределы Российской Федерации для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения. В соответствии с межгосударственным соглашением России и Беларуси налог на доходы физических лиц с граждан Беларуси удерживается по ставке 13 % с первого дня их пребывания в России.

8. В соответствии с Соглашением государств СНГ от 15.04.94 «О сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов» в трудовом договоре с гражданами государств СНГ должны содержаться основные реквизиты работодателя и работника, профессиональные требования к работнику, сведения о характере работы, условиях труда и его оплаты, продолжительности рабочего дня и отдыха, условиях проживания, а также сроке действия трудового договора, условиях его расторжения, порядке покрытия транспортных расходов.

9. Временно пребывающие в России иностранцы не являются застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования.

В остальном условия труда иностранного работника регулируются аналогично условиям труда граждан РФ. Ведется трудовая книжка российского образца либо допускается ведение трудовой книжки СССР образца 1974 г. Ведутся все без исключения документы кадрового учета. Осуществляются обязательное медицинское страхование, выплата социальных пособий, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Воинскому учету иностранный работник не подлежит.

12. Особенности регулирования рынка труда иностранных работников.

В целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации, а также в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства Правительство Российской Федерации вправе устанавливать квоты на выдачу иностранным гражданам разрешений на работу как на территории одного или нескольких субъектов Российской Федерации, так и на всей территории Российской Федерации.

Квоты могут устанавливаться в зависимости от профессии, специальности, квалификации иностранных граждан, страны их происхождения, а также в зависимости от иных экономических и (или) социальных критериев с учетом региональных особенностей рынка труда. Правительство Российской Федерации вправе ежегодно с учетом региональных особенностей рынка труда и необходимости в приоритетном порядке трудоустройства граждан Российской Федерации устанавливать допустимую долю иностранных работников, используемых в различных отраслях экономики хозяйствующими субъектами, осуществляющими деятельность как на территории одного или нескольких субъектов Российской Федерации, так и на всей территории Российской Федерации.

Так, в 2007 г. временно пребывающим в России иностранным работникам было запрещено заниматься розничной торговлей алкогольными напитками, фармацевтическими товарами, а также осуществлять торговлю вне магазинов, в том числе в палатках и на рынках. Такие ограничения были введены в нашей стране после того, как в Карелии произошло межэтническое столкновение, в результате которого погибли люди. Официально «нулевая квота» на продавцов была введена для того, чтобы освободить рабочие места для россиян и уменьшить безработицу. Но, как отмечают эксперты, реально эта мера была направлена на то, чтобы снизить миграционные потоки в страну, особенно нелегальные. Мировой опыт показывает, и карельская история это подтвердила: когда число мигрантов на определенной территории превышает критический порог – примерно 10 %, могут возникать острые социальные ситуации. То есть одна из главных задач такого регулирования – избежать возможных конфликтов.

Кстати, согласно последнему исследованию миграционных потоков, проведенному Всемирным банком, доля мигрантов в России сейчас составляет 8,6 %. В то же время нужно подчеркнуть, что российская тенденция последних лет – ежегодное снижение квот для трудовых мигрантов, в особенности для низкоквалифицированных. Одновременно вводятся льготные условия для высококвалифицированных специалистов. С 1.07.10 вступили в силу поправки в миграционное законодательство, благодаря которым в страну в упрощенном режиме въехало уже 2,5 тыс. VIP-специалистов, на которых квоты не распространяются.

Ежегодно Правительство РФ определяет потребность в привлечении в страну иностранной рабочей силы. Первоначально квотирование распространялось только на граждан, прибывающих к нам в визовом порядке, а с 2007 г. квотировать начали и безвизовых иностранцев. С 2008 г. при выдаче разрешений на работу в нашей стране начали учитывать профессии и квалификации, необходимые российской экономике.

Согласно Постановлению Правительства от 12.11.10 № 895, потребность России в трудовых мигрантах в 2011 г. составит 1,7 млн человек. Это примерно на 200 тыс. меньше, чем в 2010 г. Из них более всего будет привлечено рабочих, занятых на горных, горно-капитальных и на строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах. Этой категории будет выдано более 530 тыс. разрешений на работу. Второе место по численности занимают неквалифицированные рабочие – 388,6 тыс. разрешений. И на третьем месте – 109,5 тыс. разрешений – это руководители учреждений, организаций, предприятий.

13. Командировки.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17.02.07 № 97 «Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающим (проживающим) в Российской Федерации, вне пределов субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешение на временное проживание)» для временно пребывающих иностранцев при направлении их в служебную командировку общая продолжительность трудовой деятельности вне пределов соответствующего субъекта Российской Федерации не может превышать 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу. Если постоянная работа осуществляется работником в пути или носит разъездной характер и это определено его трудовым договором, общая продолжительность трудовой деятельности вне пределов субъекта Российской Федерации не может превышать 60 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу.

Для временно проживающих при направлении их в служебную командировку общая продолжительность трудовой деятельности вне пределов субъекта Российской Федерации не может превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. Если постоянная работа осуществляется работником в пути или носит разъездной характер и это определено его трудовым договором, общая продолжительность трудовой деятельности вне пределов субъекта Российской Федерации не может превышать 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Однако из вышеуказанного правила имеются исключения. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 17.09.07 № 607 определен перечень профессий (должностей) и работ, при выполнении которых иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающие либо временно проживающие в РФ, могут осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу или разрешено временное проживание. Временно проживающие в России иностранные граждане, занимающие руководящие должности: руководители учреждений, организаций и предприятий, специализированных (производственно эксплуатационных) подразделений (служб), функциональных и других подразделений и служб могут быть направлены в служебную командировку на тех же условиях, что и граждане РФ.