Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации.

В этой главе рассмотрим вопросы, связанные с разработкой, внедрением и контролем исполнения регламентирующих документов по бизнес-процессам. Регламентация процессов – один из важных элементов системы процессного управления. Некорректное, формально-бюрократическое и неэффективное использование регламентирующих документов может существенно дискредитировать процессный подход в глазах руководителей и специалистов компании. В главе 5 содержится информация, которая должна помочь руководителям выстроить эффективно действующую систему регламентации.

5.1. Культура регламентации в российских компаниях.

Крупные и средние российские компании обладают значительными ресурсами, часть которых может быть использована для построения эффективной системы регламентации. Однако этого не происходит. Почему? Поделюсь некоторыми соображениями на этот счет:

• регламентация деятельности имеет низкий приоритет с точки зрения топ-менеджеров (что вполне понятно, их интересует рост продаж, прибыль, капитализация);

• отсутствует культура работы по стандартам (корпоративная культура – вообще больной вопрос);

• устаревание нормативной базы при неадекватной и несвоевременной ее актуализации;

• в системе стимулирования нет элемента, направленного на создание у персонала мотивации исполнять регламенты;

• отсутствие нормирования труда в привязке к регламентам (невозможность исполнения стандартов из-за ресурсных ограничений);

• «исотизированные» (слишком общие) регламенты;

• регламентация процессов производства в ущерб регламентации процессов управления/развития (то есть регламентация в отдельно взятом подразделении).

5.1.1. Низкий приоритет регламентации с точки зрения топ-менеджеров.

Глядя со стороны на работу топ-менеджеров компаний, можно сделать вывод, что регламентация деятельности интересует их в третью и даже в четвертую очередь (а в ряде случаев вообще не интересует). Правильная расстановка руководящего персонала и система материального стимулирования – и дело сделано! Топ-менеджеров интересует рост продаж, прибыль, капитализация, годовые бонусы и т. п. Было бы неправильно обвинять их в нежелании детально вникать в вопросы регламентации отдельных операционных процессов. Но именно в их власти создать систему работы, при которой регламентация действительно повышает эффективность. Однако ситуация чаще всего такова, что для решения этой задачи у топ-менеджеров просто не хватает времени. Задача строительства системы, спущенная на средний и нижний уровень, решается бесконечно и неэффективно.

5.1.2. Отсутствие культуры работы по стандартам.

Вопрос культуры организации весьма непрост. У меня нет возможности подробно обсуждать его в этой книге. Замечу только, что культура работы по стандартам (регламентам) зависит от общей культуры компании. К сожалению, на многих российских предприятиях корпоративная культура не мотивирует сотрудников исполнять стандарты, в том числе потому, что их формально (и неформально) поощряют за совершенно другое. Стоит ли менять корпоративную культуру? Только в том случае, если топ-менеджмент принимает процессный подход как новую философию управления и реализует ее на практике личным примером.

5.1.3. Устаревание нормативной базы при неадекватной и несвоевременной ее актуализации.

База внутренних нормативно-методических документов (НМД) крупной компании может включать сотни (если не тысячи) регламентов, положений, инструкций. Как правило, ситуация такова, что их не успевают актуализировать или делают это формально, для галочки. В результате от 30 до 80 % всех документов устаревают – безнадежно отстают от реальной деятельности. Руководители и сотрудники это понимают и относятся к регламентирующей документации соответственно – не исполняют ее. Причины неадекватной и несвоевременной актуализации документов:

• методически неправильно организованная работа (к актуализации не привлекают руководителей, непосредственно отвечающих за исполнение регламентирующих документов);

• недостаточная квалификация сотрудников, привлекаемых для ее выполнения;

• недостаток ресурсов;

• прочее.

Часто задачу актуализации регламентов поручают одному подразделению (или даже одному сотруднику!). Причем, как правило, у него и без этого много работы. В результате человек не справляется с поставленной задачей.

5.1.4. Система стимулирования.

В крупных компаниях есть СПП, КПЭ[105] и другие системы показателей, часть которых используется для материального стимулирования сотрудников. Чаще всего они ориентированы на достижения показателей результативности (план/факт), реже – на эффективность. Совсем редко в рамках системы стимулирования предусмотрены элементы, мотивирующие персонал на исполнение регламентирующих документов. Почему? Выдвину некоторые предположения:

• у руководства нет объективной информации об исполнении стандартов деятельности;

• регламенты слабо связаны с нормативами (см. ниже);

• требование по исполнению стандартов имеет низкий приоритет перед исполнением плана (то есть важен только план, а нарушать стандарты работы допускается).

Первая причина, вероятно, наиболее существенна. Если мы знаем, что регламенты устарели, неполны и не соответствуют реальности, то имеем ли мы право наказывать персонал за их неисполнение? Поэтому предложения некоторых консультантов ввести жесткие меры мотивации (30 %-ное лишение премии за неисполнение стандартов) не могут быть популярными. Кроме того, такое нововведение в рамках общей репрессивной системы менеджмента только усугубит ситуацию. При этом подразделение, проводящее аудиты нормативных документов, станет врагом всех сотрудников, а идея совершенствования на базе стандартов будет похоронена.

5.1.5. Отсутствие нормирования труда в привязке к регламентам.

Какую информацию должен содержать регламент выполнения процесса? Есть несколько точек зрения на этот вопрос. Как минимум в него включают:

• паспорт документа (назначение, область действия и т. п.);

• краткое текстовое описание;

• графическую схему (довольно часто, впрочем, обходятся без нее);

• подробное пошаговое описание операций процесса (часто в виде таблицы).

Гораздо реже в регламент вносят описание ресурсов (количество требуемых сотрудников, оборудование и т. п.).

Крайне редко регламенты процессов построены с учетом реальной трудоемкости соответствующих операций и загрузки сотрудников, выполненной с учетом нормативов.

Пример. Выполняется описание процессов отдела. На выходе получается два десятка графических схем и несколько регламентов. Выходит, если следовать регламентам, каждый сотрудник должен участвовать в нескольких процессах. Но его рабочий день ограничен. Какие операции он успеет выполнить? Если не успеет, то на какой срок может отложить работу? Без нормирования на эти вопросы ответить почти невозможно. При последующем внедрении полученного комплекта документов возникнет ситуация, когда сотрудники не успеют выполнить ключевые требования из-за нехватки времени. Они могут использовать этот аргумент, чтобы объяснить неэффективность своей работы. В любом случае проверить это сложно.

Описание процессов при условии тщательно проработанных нормативов откроет реальную картину загрузки персонала и может указать на необходимость увеличения (или, наоборот, сокращения) штата. Этот вывод не порадует руководство, которое хотело бы обеспечить выполнение регламентов силами имеющегося персонала.

Для выполнения нормирования нужны квалифицированные специалисты, время на замеры и т. п. Для работников, стоящих за станком, без этого не обойтись, а как насчет фронт– или бэк-офиса? Часто задачи и/или ограничения бизнеса приводят к невозможности следовать нормативам. Вероятно, это одна из важных причин появления неработающих регламентов.

Приведу цитату с сайта Национального союза кадровиков:

«…Регламентация труда является основным средством организации трудовых процессов, с помощью которого обеспечивается достижение результатов, поставленных перед коллективом. Регламентация означает установление и строгое соблюдение определенных правил, нормативов и стандартов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала. Регламентация трудовой деятельности работников неразрывно связана с нормированием труда – процессом исследования, проектирования и установления необходимых затрат и результатов труда, а также оптимальных соотношений между численностью работников различных категорий и групп. Нормы труда в конечном счете устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда[106]».

Итак, регламентация деятельности без нормирования вызывает вопросы.

Но и нормирование без проработки бизнес-процесса может иметь негативные последствия.

Пример. На складе есть норматив – тариф оплаты за разгрузку конкретного объема товара. Два грузчика, надрываясь, разгружают товар, чтобы побольше заработать. В это время еще два человека курят в сторонке. Сделать работу вместе в два раза быстрее и качественнее никто из них не стремится – это приведет к сокращению зарплаты.

5.1.6. «Исотизированные» (слишком общие) регламенты.

Сами по себе стандарты ИСО на систему менеджмента качества (СМК) – довольно ценные методические документы. Однако их практическая реализация не дает ожидаемого эффекта. Об этом много писали и продолжают писать. Мне хотелось бы обратить внимание читателя на тот факт, что часто регламенты, написанные в рамках СМК, выглядят слишком общими. Когда их читаешь, вроде все правильно, но что конкретно надо делать, непонятно. Для таких регламентирующих документов (формально правильных, но чересчур общих) я подобрал термин «исотизированные». Это не обязательно регламенты СМК. В организациях хватает слишком общих документов. Какова ценность регламентов, неизвестно когда, как и кем исполняемых? Можно иметь сто стандартов верхнего уровня, но ни одного внутреннего операционного регламента, полезного при конкретном выполнении работы.

5.1.7. Регламентация процессов производства при отсутствии регламентации процессов управления/развития.

В ряде компаний регламентация процессов производства достигает 90–100 %, то есть регламентирована почти вся деятельность. Внешние требования (ограничения) предопределяют наличие регламентов. Чем жестче проверки внешних контролирующих органов, тем работоспособнее эти документы. Однако они устаревают, могут плохо актуализироваться и т. д.

Хочу обратить внимание читателя и на другой аспект.

Пример. В производственной компании процессы производства регламентированы на 100 %, процессы складского хранения – на 80 %. Но степень регламентации процессов управления и развития близка к 0 %. Например, такие процессы, как «Планирование рекламой кампании» или «Принятие решения об инициации проекта разработки нового вида продукции», не регламентированы и выполняются «по понятиям». Это означает, что ключевые решения по распределению бюджета принимают без достаточного обоснования, подчас интуитивно.

Отсутствие регламентации процессов маркетинга, сбыта, развития ведет к потерям. Исключение составляют процессы управления финансами (в том числе бюджетирование), которые, как правило, достаточно формализованы.

Особенно подчеркну отсутствие регламентов управления, выполняемых руководством. На верхнем уровне, кроме нескольких общих положений, схемы организационной структуры и должностных инструкций руководителей, может не быть вообще ничего. Деятельность по принятию решений не регламентирована. Каждый раз решения принимаются по разным алгоритмам, они непрозрачны. Такая ситуация, как правило, не радует собственников бизнеса.

5.1.8. Отсутствие системы работы с регламентами.

Зачастую в крупных и средних компаниях отсутствует система стандартизации (регламентации) деятельности. Иными словами, нет системного решения задач регламентации. Присутствуют фрагментарные элементы, неэффективно интегрированные между собой. Отсутствие системности проявляется, например, в следующем:

• эффективность работы по утвержденным регламентам никто не проверяет;

• регламенты вводят в действие, но не контролируют, своевременно не актуализируют;

• регламенты вводят в действие, но персонал с ними не знакомят и не обучают;

• одновременно существуют и используются различные версии нормативных документов;

• регламенты согласовывают, но не утверждают (работа впустую);

• аудиты проводят, проблемы выявляют, но реальную деятельность и соответствующие регламенты не изменяют;

• для работы по утвержденным регламентам не хватает ресурсов, но никого это не волнует;

• прочее.

Подробно система стандартизации бизнес-процессов описана в параграфе 5.4.

5.2. Минусы регламентации бизнес-процессов.

Регламентация бизнес-процессов не всегда абсолютно и безусловно нужна организации. Точно так же как витамины полезны живому организму лишь до известной степени. В разделах 5.2–5.3 рассмотрим плюсы и минусы регламентации. Их выявление и обсуждение должно помочь уяснить положительные возможности и свести к минимуму риски построения системы регламентирующих документов в масштабах компании.

Рассмотрим минусы регламентации. Как правило, к их числу относят:

• значительные затраты на регламентацию;

• снижение творчества, инициативы сотрудников;

• разрушение сложившейся команды руководителей и специалистов;

• снижение гибкости в принятии решений, осуществлении изменений и как следствие – уход клиентов;

• дополнительную нагрузку на персонал, снижение производительности;

• увеличение сроков выполнения процессов из-за необходимости соблюдения регламентов;

• появление слишком сложных, забюрократизированных регламентов, что приведет к снижению удовлетворенности клиентов;

• возможность так называемой итальянской забастовки (см. пункт 5.2.8);

• возможную утечку информации о стандартах в другие организации;

• прочее.

Любой из этих минусов – риск неэффективного внедрения системы регламентации (стандартизации) бизнес-процессов. Рассмотрим последовательно каждый минус.

5.2.1. Значительные затраты на регламентацию.

Да, затраты на регламентацию могут быть заметными. Но их существенно превышают потери от плохо налаженного взаимодействия и отсутствия четкого порядка выполнения ключевых процессов.

Наличие нужных методик и проработанного плана внедрения системы регламентации, привлечение квалифицированных экспертов, активное вовлечение руководителей и специалистов в проект дают возможность эффективнее использовать средства, выделяемые на регламентацию.

5.2.2. Снижение творчества, инициативы сотрудников.

Творчество и инициатива нужны не всегда и не везде. Многие процессы должны выполняться только по установленному стандарту. Здесь любая инициатива может обернуться потерями (или более серьезными проблемами). Да, работа будет выполнена, но ее эффективность окажется низкой. Творчество и инициативу, очевидно, надо приветствовать в области анализа и разработки предложений по совершенствованию деятельности: изменению технологии, применению новых методов и инструментов и т. п. Поэтому, устанавливая систему жесткого контроля исполнения стандартов, нужно одновременно создавать и использовать систему подачи, анализа, обсуждения и внедрения предложений по улучшению процессов (элементы цикла PDCA Э. Деминга).

Проверьте, сколько предложений по улучшению работы поступило за прошлый год от руководителей отделов и специалистов, сколько из них было одобрено и внедрено. Тогда можно будет оценить реальную степень творчества и инициативности персонала. Если же предложений не было вовсе, как может повлиять регламентация на такое отсутствие творчества? Она не способна навредить реальной инициативности, но радикально снижает возможность покрывать разгильдяйство аргументацией о необходимости творчества в повседневной деятельности сотрудников. Не надо путать героев, личным трудовым подвигом устраняющих проблемы на производстве, и реальное творчество и развитие.

Проблема творчества и развития, скорее, заключается в другом. Если руководители, устанавливающие регламенты, консервативны и не готовы менять модель деятельности организации с нужной скоростью, то тормозить развитие будут именно они, а не те, кто работает по стандартам. Безынициативный сотрудник нанесет организации гораздо меньше вреда, чем топ-менеджер, настойчиво транслирующий в регламентную базу свои устаревшие взгляды на модель ведения бизнеса.

5.2.3. Разрушение сложившейся команды руководителей и специалистов.

«Регламентация приведет к формализации отношений между участниками процессов. Начнут разрушаться существующие неформальные, устоявшиеся отношения в коллективе. Возникнут взаимные обвинения и обиды. В результате это негативно скажется на работе» – примерно такие аргументы обычно высказывают, когда говорят о разрушении команды.

Если команда есть, то она играет по определенным правилам. При отсутствии регламентации правила игры не формализованы и могут трактоваться по-разному. Нет гарантии, что они соответствуют целям собственников и топ-менеджеров организации. Грамотная регламентация может повысить эффективность командной работы за счет того, что правила становятся однозначными, доступными и понятными всем ее участникам. Они не могут быть произвольно изменены отдельными участниками команды, наделенными бо́льшими полномочиями или имеющими значительный авторитет. Однако при разработке регламентов нужно быть внимательным, чтобы исключить чрезмерное усложнение механизмов взаимодействия между сотрудниками.

Если же команды менеджеров в компании нет, то регламентация тем более не может навредить. Нужно думать о механизмах создания и поддержания возможностей для командной работы, если такой подход устраивает собственников и менеджеров организации.

5.2.4. Снижение гибкости в принятии решений, осуществлении изменений и как следствие – уход клиентов.

Своевременно принятое, грамотное управленческое решение – это здорово! Но на практике неподготовленные, несогласованные, нигде не зафиксированные управленческие решения приводят к проблемам различного масштаба. Например, клиент просит нестандартную скидку. Коммерческий директор гибко и неформально идет ему навстречу. В итоге компания теряет деньги, а у собственников возникают сомнения в искренности этого коммерческого директора. Но если коммерческий директор по формальным критериям откажет и потеряет контракт с крупным клиентом, собственники также будут недовольны и т. п. Как же гибкость связана с регламентацией? В 90 % ситуаций регламент – очень полезный инструмент. Он дает возможность принимать обоснованные (по определенной методике) управленческие решения, фиксировать их и в последующем оценивать эффективность. Остальные 10 % ситуаций должны быть четко обозначены (без детальной регламентации действий сотрудника). При их наступлении управление сразу делегируется на вышестоящий уровень. Таким образом, гибкость не станет синонимом безответственности, а руководители будут четко знать пределы своих полномочий.

5.2.5. Дополнительная нагрузка на персонал, снижение производительности.

Предполагается, что сотрудники компании потратят часть своего времени на написание регламентов, что снизит производительность труда. Кроме того, по ходу деятельности придется периодически обращаться к регламентам, проверяя соответствие выполняемой работы установленным требованиям.

Первый аргумент: создание и актуализация регламентов действительно занимают немало времени. Только не рядовых сотрудников, а руководителей. Но для них работа по стандартизации – одна из важнейших составляющих деятельности по управлению. Они получают за это зарплату. Руководитель обязан организовать свой рабочий день так, чтобы хватило времени на регламенты. Во многом дефицит времени связан с неупорядоченностью управляемой деятельности, когда правила игры не определены (например, полномочия не делегированы), а сотрудники постоянно отвлекают руководителя, обращаясь с мелкими проблемами.

Что касается второго аргумента, то он во многом надуманный. Если действительно сотрудники начнут периодически сверяться с регламентами, то менеджеры должны радоваться этому. Значит, в культуре организации появился новый, важный элемент – работа по стандартам. В реальности, к сожалению, часто наблюдается обратная картина: регламенты не работают.

5.2.6. Увеличение сроков выполнения процессов из-за необходимости соблюдения регламентов.

Этот аргумент аналогичен предыдущему. Предполагается, что после регламентации процессы станет сложнее и дольше выполнять. Если раньше можно было быстро и гибко делать работу, достигая нужного результата, то после регламентации придется действовать по стандарту.

Кроме того, в данном случае не учитываются проблемы и потери, которые всегда сопровождают «быструю и гибкую работу». Вообще нужно внимательно оценивать ситуацию с процессами, анализировать степень влияния внешних условий. Если внешняя среда нестабильна и оказывает слишком возмущающее воздействие на процесс, то его нельзя жестко регламентировать. Даже если регламенты актуализируются быстро, можно не успеть внести все необходимые изменения. В этой ситуации могут возникнуть проблемы. Поэтому для некоторых групп процессов в определенных видах бизнеса жесткая регламентация неприемлема.

5.2.7. Появление слишком сложных, забюрократизированных регламентов.

Такой риск действительно есть. Он связан с несколькими факторами:

• слишком формальной постановкой задачи регламентации и формальной, поверхностной оценкой полученных результатов руководителями;

• недостаточным методическим обеспечением проекта;

• плохим управлением проектом;

• неэффективным и забюрократизированным процессом согласования документов;

• отсутствием заинтересованности и готовности последовательно заниматься внедрением системы регламентации у первых лиц организации;

• отсутствием специалистов нужной квалификации;

• слишком сжатыми сроками;

• недостаточным бюджетом проекта;

• прочее.

Если регламенты пишут плохо подготовленные специалисты по недостаточно проработанной методике, используя неудобные формы, тратя на это в два-три раза меньше времени, чем положено, то они вполне могу оказаться не соответствующими поставленным целям, сложными, противоречивыми и неудобными в работе.

5.2.8. Возможность так называемой итальянской забастовки.

Некоторые специалисты предполагают возможность так называемой итальянской забастовки, когда сотрудники организации преднамеренно работают в строгом соответствии с регламентами. Предполагают также, что эта система регламентов чрезмерно сложна, запутанна, противоречива, как и сами регламенты. В результате процессы выполняются слишком долго, клиенты недовольны, прибыль снижается и т. п.

Такая ситуация может сложиться в крупной организации (например, государственной) после проведения ряда проверок и показательного увольнения нескольких руководителей. В этом случае система[107] начинает работу по формальным регламентам. Временно перестают действовать привычные и выгодные определенным субъектам обходные пути, ускоряющие формальный ход процесса. Поскольку регламентов много и они подчас взаимно противоречивы, проблемы решаются очень долго.

В коммерческой организации условия для возникновения итальянской забастовки создаются реже. В небольшой и средней компании вероятность ее возникновения ниже, чем в крупной или очень крупной.

Если собственники и топ-менеджмент постоянно занимаются анализом эффективности системы регламентации и предпринимают шаги по ее улучшению, то предпосылки для возникновения итальянской забастовки, скорее всего, не возникнут.

5.2.9. Возможная утечка информации о стандартах работы в другие организации.

Утечка информации (передача комплекта регламентирующих документов в другую организацию) вполне возможна. Если речь идет о регламентах процессов или должностных инструкциях, ущерб от такой утечки не будет значительным. Другое дело, если передаются чертежи, технологические документы, рецептуры, управленческая отчетность и т. п. Что касается нормативно-методических документов, то эффективно использовать их в другой компании невозможно, так как организации имеют разные:

• организационную структуру и численность персонала;

• квалификацию и опыт сотрудников;

• критерии и алгоритмы принятия управленческих решений;

• культуру организации;

• прочее.

Чтобы скопировать бизнес компании, одного только комплекта нормативно-методических документов недостаточно. (Как нельзя, например, стать спортсменом за один день, просто повторяя систему тренировок чемпиона.).

Сейчас существуют системы информационной безопасности, одна из задач которых – предотвращать утечку информации.

Говоря о минусах регламентации, хочу отметить один интересный момент. Когда специалисты организации начинают формулировать и анализировать эти минусы, они обращают внимание не на проблемы, связанные с системой регламентации, а на риск внедрить ее не так, как хотелось бы. Это нормально. Более того, такой взгляд поможет руководителям оценить риски проекта и управлять им эффективнее.

5.3. Плюсы регламентации бизнес-процессов.

Мы рассмотрели некоторые возможные минусы регламентации. Обратимся теперь к плюсам. К ним можно отнести:

На стадии внедрения системы регламентации:

• формализацию деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками;

• согласование взаимодействия структурных подразделений организации;

• выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности;

• формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления;

• поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов.

На стадии эксплуатации системы регламентации:

• прозрачность бизнеса (для собственников и инвесторов);

• повышение эффективности управления (за счет возможности объективного контроля требований к деятельности сотрудников);

• снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;

• повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала;

• создание возможностей для аудита бизнес-процессов и запуска системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA);

• создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов;

• обеспечение возможности развития бизнеса (тиражирование опыта – открытие филиалов в регионах и т. п.).

5.3.1. Формализация деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками.

По ходу регламентации процесса устанавливаются общие для всех (или некоторых) сотрудников требования к выполнению работы. Субъективные мнения и взгляды на порядок выполнения процесса заменяются формализованными и объективно контролируемыми требованиями. Сотрудникам становится комфортнее работать: они знают, что и когда от них может потребовать руководитель. У них есть информация, как в соответствии с требованиями организации выполнять работу.

5.3.2. Согласование взаимодействия структурных подразделений организации.

При разработке регламентов приходится уточнять формы документов, сроки и условия их передачи между структурными подразделениями. Кроме того, приходится согласовывать требования с руководителями этих подразделений. В результате можно добиться лучшего взаимопонимания на межфункциональном уровне и согласовать взаимодействие, тем самым повышая его эффективность.

5.3.3. Выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности.

Описание процесса и последующая регламентация – отличные инструменты выявления и устранения зон безответственности или пересечения ответственности. Формализуя деятельность и назначая ответственных, можно определить те операции, контроль которых не осуществляется или осуществляется недостаточно.

5.3.4. Формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления.

Когда последовательность операций процесса формализована и представлена в виде схемы, исполнителю понятно, что́ нужно делать. Описание наиболее часто возникающих отклонений и порядка действий сотрудников в этих случаях – основа для делегирования полномочий. Руководство определяет, в каких ситуациях сотрудник должен самостоятельно действовать по утвержденной процедуре, а в каких сразу сообщить руководителю о критических отклонениях в процессе. Если деятельность не формализована, то делегирование полномочий затруднено или связано со значительными рисками.

5.3.5. Поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов.

Регламентация не возможна без описания процесса. По ходу описания, как правило, выявляются определенные проблемы. Анализ их причин, разработка и выполнение мероприятий по их устранению повышают эффективность процессов. Иными словами, задача выполнить регламентацию неизбежно влечет за собой ту или иную реорганизацию процессов.

На стадии эксплуатации система регламентации процессов дает организации следующие плюсы.

5.3.6. Прозрачность бизнеса.

Наличие системы процессов и базы актуальных регламентирующих документов по ним делает деятельность организации прозрачной для собственников и топ-менеджеров. Они имеют представление о том, чем именно занимается каждое структурное подразделение, с кем взаимодействует, за что конкретно отвечают руководители. Такая ситуация комфортна для руководителей, готовых работать в команде для достижения стратегических целей организации. Для менеджеров, преследующих исключительно личные цели, прозрачная ситуация некомфортна и вынуждает их покидать организацию.

5.3.7. Повышение эффективности управления.

Регламентирующие документы по процессу дают возможность руководителю выполнять объективный контроль исполнения требований. Он может осуществляться:

• ежедневно – выборочный визуальный контроль соблюдения сотрудниками требований нормативно-методических документов по процессам;

• еженедельно – анализ показателей по процессам, контроль наличия и правильности заполнения документации по процессу, анализ результатов деятельности за неделю;

• ежеквартально (раз в полгода) – участие в аудите исполнения требований регламентирующей документации по процессу (проводят внутренние аудиторы организации);

• прочее.

5.3.8. Снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов.

Во многих компаниях технология выполнения процессов хранится в головах сотрудников – на бумаге она не зафиксирована. Процессы выполняются, их результаты вполне приемлемы с точки зрения руководителей. Но существует риск, что при уходе из организации руководителей или ключевых специалистов процессы перестанут стабильно работать, возникнут проблемы с клиентами, возрастут затраты и т. п. Поэтому наличие комплекта актуальных нормативно-методических документов по процессам существенно снижает риск.

5.3.9. Повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала.

Один из полезных результатов регламентации процессов – возможность получать полное описание деятельности сотрудников. Например, в должностной инструкции можно указывать, в каких именно процессах участвует сотрудник, что делает, требования к срокам и т. п. Эту информацию можно представить в виде приложения к должностной инструкции (регламент работы сотрудника). Специалисты службы по управлению персоналом будут использовать такие документы для более эффективного подбора и последующего обучения персонала.

5.3.10. Создание возможностей для аудита бизнес-процессов и запуска системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA).

Один из способов обеспечить актуальность и исполнение требований регламентирующих документов – внутренний аудит. Если регламентов нет либо они устарели, то смысл и возможность его проведения теряется. Напротив, регулярно проводимые аудиты помогают руководителям и сотрудникам эффективнее использовать регламенты, изменить отношение к работе по стандартам.

Наличие системы регламентации процессов (исполнение – контроль – актуализация/улучшение нормативно-методических документов) – один из факторов успешного внедрения цикла непрерывного совершенствования PDCA.

5.3.11. Создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов.

Если регламенты процессов постоянно контролируют и актуализируют, то их можно использовать при постановке задачи автоматизации. Нет ничего плохого в том, что графические схемы процессов в этих регламентах могут быть описаны простейшими средствами. Главное, что они структурированы и выполняются. Сотрудники понимают, что такое процессы, как они регламентируются и контролируются. Так гораздо проще перейти к использованию более сложных инструментов описания процессов с целью автоматизации, в частности начать использовать стандарт BPMN.

5.3.12. Обеспечение возможности развития бизнеса.

Наличие актуальной регламентной базы облегчает тиражирование бизнеса при создании дочерних компаний, открытии новых филиалов в регионах. Конечно, одних регламентов мало, но это серьезное подспорье для руководителей, перед которыми поставлена задача создать новый филиал и т. п.

5.4. Система стандартизации бизнес-процессов.

В компании среднего размера директор издал приказ, содержащий следующую фразу: «Рабочей группе в срок такой-то разработать порядок описания, регламентации и хранения бизнес-процессов». Регламенты предполагалось хранить как товар – на полке! К сожалению, в этой организации так и получилось: были разработаны десятки схем бизнес-процессов, затем с использованием утомительного ручного труда на базе этих схем подготовили и согласовали регламенты, а потом… сдали в архив на хранение. Как-то раз одного из начальников отдела этой компании спросили, как обстоят дела с процессным подходом. На что он ответил: «Его внедрили еще три года назад», – сделал кислую мину и сослался на комплект регламентов, который пылится на полках. Понятно, что разработанные регламенты фактически не работали.

Как добиться того, чтобы регламенты выполнения бизнес-процессов активно использовались и сотрудники работали по стандартам? Достаточно ли, например, заказать внешних консультантов, которые за несколько месяцев опишут бизнес-процессы и разработают соответствующие регламенты? Что получит в результате директор компании? Вероятнее всего, это будет толстая кипа бумаг, которые вряд ли начнут работать. Дело даже не в том, что регламенты могут оказаться плохими. Проблема в отсутствии системы, которая обеспечила бы не только разработку стандартов по бизнес-процессам, но и обучение персонала, контроль исполнения, своевременную актуализацию документов. Такую систему нельзя создать за один день, но ее можно целенаправленно строить в течение некоторого времени (один-два года).

5.4.1. Определение системы стандартизации бизнес-процессов.

Сформулируем определение системы стандартизации (ее можно также называть системой регламентации) бизнес-процессов:

Комплекс процессов, методов, инструментов и элементов организационной структуры, обеспечивающий разработку, ввод в действие, контроль исполнения, поддержание в актуальном состоянии и своевременную отмену нормативно-методических документов компании.

Конечно, нормативно-методические документы бывают разные. Но основная их группа предназначена для регламентации деятельности, то есть бизнес-процессов.

Пример. Некоторые симптомы отсутствия порядка с регламентами на практике выглядят так: • У вас в компании постоянный бардак при заказе или приемке товара, пересортица, другие ошибки, несоблюдение сроков и т. п. • В разных кафе сети из одних и тех же продуктов, по одной и той же рецептуре получаются разные блюда – клиенты недоумевают (сравнивая ситуацию с незабвенным «Макдоналдсом»). • Вы закупили дорогое импортное оборудование, но никто в организации не понимает, когда и как надо выполнять техническое обслуживание (ТО), и делают замену запчастей и ТО на глаз. Результат – поломки и простой дорогого импортного оборудования, купленного на кредитные деньги.

На рис. 5.4.1 представлены важнейшие элементы системы стандартизации бизнес-процессов.

Рассмотрим каждый их этих элементов, начиная с методов.

_{Рис. 5.4.1. Элементы системы стандартизации процессов.}

^{ЖЦ НМД – жизненный цикл нормативно-методических документов организации.}

5.4.2. Методы системы.

Среди документов (в рамках системы стандартизации) центральное место занимает методика моделирования (стандарт описания) процессов. Она включает в себя описание подходов к созданию моделей (описаний) процессов организации. Поскольку сейчас широко распространены и доступны сре́ды моделирования бизнес-процессов, такая методика должна учитывать возможности и ограничения выбранного программного продукта (MS Visio, Business Studio, Casewise, ARIS и др.)[108]. В практике бизнес-моделирования документ, содержащий требования по использованию программного продукта, часто называют «соглашение по моделированию».

Второй важнейший документ – методика управления изменениями модели организации. В нем вы найдете требования, которые нужно исполнять при внесении изменений в модель организации. Например, нужно частично изменить (дополнить) структуру бизнес-процессов, переназначить исполнителей процессов в случае изменения организационной структуры и т. п.

Следующий документ – процедура (методика) управления нормативно-методическими документами (НМД) внутреннего происхождения. Он устанавливает все необходимые требования по управлению жизненным циклом нормативных документов (регламентов, стандартов по бизнес-процессам и т. д.), в том числе:

• порядок разработки и согласования НМД;

• порядок ввода НМД в действие (в том числе кодирование НМД);

• порядок выдачи копий НМД сотрудникам;

• порядок актуализации НМД;

• порядок отмены действия НМД;

• прочее.

Если в организации отсутствует процедура управления НМД, то зачастую база документов находится в хаотичном состоянии, возникает путаница с версиями, документы теряются.

Документированные методы контроля исполнения требований стандартов по бизнес-процессам нужны для того, чтобы руководители и сотрудники службы внутреннего аудита могли быстро и эффективно контролировать исполнение требований, сформулированных в регламентах по бизнес-процессам. Одно из возможных решений – описание методов контроля в тексте самих регламентов. В этом случае проверяющий открывает соответствующий раздел и следует инструкции по выполнению контроля. Суть состоит в том, что мы определяем контрольные точки (где есть смысл проверять исполнение требований) внутри процесса.

Процедура внутреннего аудита содержит требования по его организации и проведению. В том числе в ней указано, когда и каким образом сотрудники отдела внутреннего аудита должны контролировать исполнение требований стандартов.

Полезно так же методически проработать организационную систему стимулирования по созданию у сотрудников мотивации исполнять требования регламентов по бизнес-процессам.

Еще один элемент – методические материалы по обучению сотрудников. Они могут быть универсальными или создаваться на базе конкретных регламентов.

5.4.3. Инструменты системы.

Для создания системы стандартизации бизнес-процессов можно использовать различные программные инструменты. В первую очередь речь идет о среде бизнес-моделирования (Business Process Architecture или Enterprise Architecture), при помощи которой можно описывать:

• бизнес-процессы;

• подразделения и должности;

• документы и информацию;

• прочее.

Очень значима в современной среде моделирования возможность формировать регламентирующие документы: регламенты выполнения процессов (инструкции по выполнению бизнес-процессов), положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д. Благодаря этому в среде моделирования хранится существенная часть информации о деятельности компании. Фактически она является ядром системы стандартизации процессов. Но если ее использовать изолированно, без остальных элементов, представленных на рис. 5.4.1, эффект будет незначительным.

Пример. Описание бизнес-процессов (ситуация, которая, надеюсь, будет становиться все менее типичной): руководители компании собрались и решили внедрять процессный подход. В итоге все свелось к покупке программного обеспечения. Наняли аналитика «ценою подешевле». Потом он в темной дальней комнате три месяца рисовал модели процессов. Получилось два тома по 100 страниц каждый. Генеральный директор три дня подержал у себя на столе этот отчет, потом отдал заму, тот – своему заму и т. д. Через два месяца всем стало ясно, что материал никуда не годится. Аналитика уволили, а у генерального директора появился устойчивый негативный рефлекс на словосочетание «процессный поход». Безусловно, к реальному процессному управлению ситуация не имеет никакого отношения.

Многие компании, использующие среду бизнес-моделирования, размещают полученные модели процессов на интранет-сервере (внутреннем веб-портале). У сотрудников появляется возможность просматривать схемы процессов, переходя по гиперссылкам с уровня на уровень и от процесса к процессу. Такая возможность весьма удобна для быстрого поиска нужной регламентирующей информации и понимания бизнес-процессов организации в целом.

Выгруженные из среды бизнес-моделирования проекты нормативных документов необходимо провести через процедуру согласования, утверждения и ввода в действие. Оригиналы этих документов нужно хранить. В этом деле должен быть порядок. Можно, конечно, хранить документы в виде файлов на сервере или в специально разработанном для этого электронном архиве компании. Но эффективнее использовать современную систему электронного документооборота. Тем более что в нее можно экспортировать документы прямо из среды моделирования.

5.4.4. Процессы системы.

Лучшие методики и программные продукты бесполезны, если не отлажены реальные процессы, которые их используют. Поэтому при внедрении системы стандартизации процессов наряду с разработкой методик и настройкой инструментов нужно запускать и отлаживать соответствующие бизнес-процессы:

• управление системой стандартизации процессов;

• описание процессов;

• регламентация процессов;

• контроль исполнения процессов;

• управление изменениями;

• управление жизненным циклом НМД;

• внутренний аудит;

• обучение персонала (в части ввода в действие новых регламентов по процессам);

• стимулирование персонала (в части создания культуры работы по стандартам);

• прочее.

В зависимости от подхода принимать участие в данных процессах могут сотрудники различных подразделений, в том числе отдела организационного развития, менеджмента качества, внутреннего аудита и т. п. Руководители и специалисты подразделений – это обязательные участники процессов описания и регламентации.

5.4.5. Персонал, необходимый для работы системы.

Управление системой стандартизации может осуществлять руководитель отдела организационного развития. В зависимости от размера компании численность его сотрудников варьируется: один-два человека – для малой, три-пять – для средней и шесть-девять – для крупной организации. Не стоит думать, что именно они должны выполнять всю работу по стандартизации. Для создания культуры работы по стандартам необходимо привлекать к работе по описанию, анализу, оптимизации и стандартизации бизнес-процессов руководителей и специалистов линейных подразделений.

5.4.6. Развитие системы.

По ходу создания системы стандартизации процессов некоторые ее элементы могут быть созданы и действовать, но оставаться при этом не закрепленными в документах. В этом нет большой беды. Главное, чтобы нужные элементы присутствовали в системе. При необходимости их в любой момент можно задокументировать (то есть закрепить в стандартах).

Система стандартизации бизнес-процессов создает и поддерживает в организации культуру работы по стандартам, что повышает эффективность и получение лучших коммерческих результатов.

5.5. Объекты регламентации и структура нормативно-методических документов организации.

Рассмотрим объекты регламентации в компании. Удобно структурировать НМД по типам объектов, а именно по элементам структуры и процессам.

5.5.1. Структурные НМД.

К структурным элементам можно отнести:

• подразделения (департаменты, службы, отделы, группы, команды и т. п.);

• должности и роли;

• оборудование;

• прочее.

Наглядные примеры структурных документов – положение о подразделении и должностная инструкция сотрудника.

Компании нужны и структурные, и процессные документы – при регламентации деятельности невозможно обойтись какой-то одной из этих групп.

5.5.2. Процессные НМД.

Процессные документы предназначены для регламентации бизнес-процессов различного уровня и масштаба. Примеры процессных документов – инструкция по выполнению процесса, регламент выполнения процесса, документированная процедура и т. п.

Рассмотрим структуру процессных документов небольшой организации (например, торговой компании, ресторана или небольшого производства), представленную на рис. 5.5.1.

_{Рис. 5.5.1. Структура НМД по процессам для небольшой компании.}

В этой компании на верхнем уровне определено 12 процессов. Затем каждый процесс декомпозировали на 8–10 подпроцессов – процессов второго уровня. В свою очередь эти процессы были описаны в виде кросс-функциональных схем формата А4 (такой формат удобен при создании регламентирующих документов). Документ, содержащий эту схему и текстовое описание соответствующих операций, на рис. 5.5.1 назван «Регламентом (инструкцией) выполнения процесса». Форма документа может варьироваться в зависимости от задач.

Дорожки на кросс-функциональных схемах соответствуют определенным должностям в организации. Поэтому для каждой должности можно определить, в каких процессах участвует занимающий ее сотрудник, то есть составить регламент его работы. В нем в виде таблицы представлены операции из всех процессов, в которых занят этот человек. Группируются операции по различным параметрам, например по частотности: выполняется ежедневно, еженедельно и т. п.

На рис. 5.5.2 структура регламентирующей документации представлена в более полном виде. Условно показаны три уровня: 1) уровень компании в целом; 2) уровень процессов и подразделений; 3) операционный уровень (процессы типа Work Flow).

На первом уровне следует обратить внимание на процесс управления компанией. Это целая группа процессов, их участники – топ-менеджеры и специалисты, которые непосредственно с ними взаимодействуют (аналитики, маркетологи, советники). В небольшой организации для генерального директора можно разработать и утвердить регламент управления компанией. Для средних и крупных организаций такой документ слишком сложен – лучше разрабатывать комплект взаимосвязанных регламентов для важнейших аспектов управления, в том числе:

• разработки, утверждения и контроля исполнения стратегии;

• разработки и утверждения бизнес-плана;

• разработки, утверждения и контроля исполнения плана инвестиционного проекта;

• формирования операционного плана компании на период (месяц, квартал);

• бюджетирования;

• ценообразования;

• прочее.

Некоторые документы, регламентирующие управление компанией в целом, представлены на рис. 5.5.2.

_{Рис. 5.5.2. Структура НМД компании.}

Рассмотрим «Уровень процессов и подразделений» на рис. 5.5.2. На нем возникает практическая необходимость описывать и регламентировать процессы, выполняемые как внутри структурных подразделений, так и на межфункциональном уровне.

Процессы можно регламентировать на нескольких уровнях детализации.

5.5.3. Одноуровневый регламент выполнения процесса.

Рассмотрим так называемый одноуровневый регламент выполнения процесса. Объект регламентации для этого документа:

Процесс 1: 1. операция 1.1; 2. операция 1.2; 3. … N. операция 1.n.

Уровень, на котором рассматривается процесс 1, – относительный, а не абсолютный, то есть одноуровневый регламент может содержать описание процессных групп в рамках одной категории, процессов в рамках процессной группы, операции в рамках процесса (этот вариант используется чаще всего).

Для каждой операции нужно указать исполнителя, текстовое описание, входы/выходы, требования к срокам и другую необходимую информацию (в одной или нескольких таблицах). Нужно включить в документ графическую схему, отображающую все указанные операции. Полученный документ можно называть «Регламент процесса на одном уровне (одноуровневый регламент)» или «Инструкция по выполнению процесса».

Шаблон одноуровневого регламента представлен в приложении 2.

Предложенный шаблон одноуровневого регламента весьма прост, но имеет некоторые особенности.

В частности, в разделе 5 есть информация о целях и показателях, которые должны использоваться для управления процессом. Отмечу, что плановые и фактические значения показателей в регламенте не указываются. Они должны включаться в соответствующие плановые и отчетные документы по процессу.

В разделе 6 содержится информация о так называемых методах контроля. Строго говоря, контроль исполнения требований регламента предполагает выполнение некоторых процессов. Но для упрощения системы и сокращения числа регламентирующих документов в данном случае процессы контроля детально (в виде схем, подробных инструкций) не прописываются. Дается их краткое описание (в таблице). Такое решение, как, впрочем, и любое другое имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам, с моей точки зрения, можно отнести то, что владелец процесса, его руководитель, внутренний аудитор имеют информацию о том, где и как нужно проверять исполнение требований регламента. Информация о методах контроля представлена именно в том документе, который и нужно проверять.

Методы контроля следует привязывать к наиболее важным этапам процесса. Возможны методы контроля, предполагающие анализ результатов выполнения процесса в целом и т. п.

Еще раз подчеркну, что, описывая процесс и разрабатывая его регламент, мы определяем:

• цели и показатели контроля результативности и эффективности процесса;

• методы контроля исполнения требований.

При необходимости шаблон регламента процесса можно дополнить нужными разделами.

5.5.4. Двухуровневый регламент выполнения процесса.

Объект регламентации двухуровневого регламента – это:

Процесс 1. Процесс 1.1: 1. операция 1.1.1.; 2. операция 1.1.2; 3. … N. операция 1.1.n. Процесс 1.2: 1. операция 1.2.1; 2. операция 1.2.2; 3. … N. операция 1.2.n. Процесс 1.m: 1. операция 1.m.1; 2. операция 1.m.2; 3. … N. операция 1.m.n.

Описание операций может быть представлено в виде таблиц. Для каждого процесса на уровне х. х (процесс 1.2) приводят схему процесса. Для процесса в целом также представляют общую графическую схему. Документ на этот процесс можно называть «Регламент процесса на двух уровнях (двухуровневый регламент)».

Можно разработать и трехуровневый[109], и даже четырехуровневый регламент. Но эти документы будут слишком объемными и сложными для использования.

Возникает вопрос: нужно ли делать одно– и двухуровневые регламенты для одной и той же деятельности? Все зависит от ситуации. Если регламентная база отсутствует (или находится в запущенном состоянии), то для начала разрабатывается система процессов (иерархический справочник процессов компании). Описание начинают с операционного (по сути, нижнего) уровня. При этом получаются одноуровневые регламенты, которые нужно своевременно утверждать и вводить в действие. Представим себе, что в течение некоторого времени многие процессы были описаны на уровне операций в виде одноуровневых регламентов. В данной ситуации вместо десятка одноуровневых сто́ит разработать и ввести в действие один двухуровневый регламент. Также удобно сформировать двухуровневый регламент для сквозного процесса, содержащего несколько подпроцессов.

5.5.5. Положение о подразделении и должностная инструкция.

Кроме регламентов процессов, полезно разрабатывать положения о подразделениях. При внедрении процессного управления эти положения можно создать, выявляя те процессы, в которых участвует соответствующее подразделение.

На уровне сотрудников (рис. 5.5.2) показаны инструкции по выполнению процессов (операционные карты). Это могут быть документы типа одноуровневого регламента или более детальные формы процессного представления деятельности. Например, в операционной карте на одном-двух листах показаны все действия, выполняемые отдельным сотрудником в рамках процесса более высокого уровня.

Обязательные документы на этом уровне – должностные инструкции, в приложения к которым могут включаться все операции, выполняемые соответствующей должностью в процессах организации.

Шаблоны положения о подразделении и должностной инструкции – в приложениях 3 и 4. Данные шаблоны нормативных документов построены таким образом, что могут быть полностью выгружены из среды моделирования бизнес-процессов Business Studio.

5.6. Процедура разработки и согласования НМД.

Рассмотрим процедуру разработки, согласования, утверждения и ввода в действие НМД компании. Содержание этой процедуры зависит от следующих факторов:

• размера организации (по численности сотрудников, сложности организационной структуры);

• подхода к регламентации процессов (упрощенный, стандартный, сложный);

• наличия ресурсов, выделяемых на управление жизненным циклом НМД (персонал, инфраструктура);

• наличия системы электронного документооборота;

• прочее.

Далее рассмотрим процедуру, которая используется в небольших и средних по величине организациях. Использование системы электронного документооборота в данном случае не предполагается[110].

Титульный лист процедуры не приводится. Оглавление опущено. Комментарии к тексту приводятся курсивом.

ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ НМД.

ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ.

5.6.1. Термины и определения.

В процедуре используются следующие термины и определения (табл. 5.6.1):

_{Таблица 5.6.1. Термины и определения.}

Список терминов может быть расширен и переработан с учетом специфики конкретной компании.

5.6.2. Нормативные ссылки.

При разработке этой процедуры использовались следующие документы внешнего происхождения (табл. 5.6.2):

_{Таблица 5.6.2. Документы внешнего происхождения.}

Список внешних НМД приводится в качестве примера.

При разработке этой документированной процедуры использовались следующие документы внутреннего происхождения (табл. 5.6.3):

_{Таблица 5.6.3. Документы внутреннего происхождения.}

Могут приводиться ссылки на НМД компании и внешние нормативные документы, которые были использованы при разработке процедуры.

5.6.3. Структура НМД.

Структура НМД, используемая в организации, представлена в табл. 5.6.4.

_{Таблица 5.6.4. Структура НМД организации.}

Основными факторами, определяющими необходимость разработки/пересмотра (актуализации) НМД, могут быть:

• усовершенствование системы процессов организации;

• изменение структуры организации, перераспределение ответственности руководителей организации;

• изменение технологии работы;

• выявленное отсутствие необходимого нормативно-методического документа;

• усовершенствование системы НМД организации;

• результаты внутреннего или внешнего аудита системы процессов организации;

• указания руководителей, утверждающих документы;

• другие факторы, определяющие необходимость разработки/пересмотра (актуализации) документации по результатам текущей деятельности организации.

Это поясняющий текст, его можно убрать из реальной процедуры.

5.6.4. Инициация разработки НМД.

Порядок инициации разработки НМД представлен на рис. 5.6.1. Инициаторами разработки НМД могут быть руководители организации до уровня отделов. При возникновении потребности в НМД инициатор разработки готовит обоснование необходимости его разработки в виде служебной записки и передает ее генеральному директору (ГД).

_{Рис. 5.6.1. Инициация разработки НМД.}

Кто может являться инициатором разработки НМД? Это зависит от размера организации и сложности структуры НМД. Как правило, инициатором разработки должен быть руководитель структурного подразделения или ведущий специалист.

ГД проверяет обоснованность заявки. Если заявка недостаточно обоснованна, то ГД уведомляет об этом инициатора в устной форме. Если необходимо совещание по обсуждению целесообразности разработки НМД, то ГД организует его.

Замечу: если в компании внедрена система электронного документооборота, то практически все действия, указанные в настоящей процедуре, могут быть автоматизированы. Для этого используют типовые маршруты и соответствующие задания исполнителям.

При необходимости ГД проводит совещание по обсуждению целесообразности разработки НМД. В совещании принимают участие инициатор разработки и согласующие руководители. По итогам совещания ГД принимает решение о целесообразности разработки НМД. Если это нецелесообразно, то ГД уведомляет инициатора разработки в устной форме (или по системе электронного документооборота)[111].

Если разработка НМД полезна, ГД визирует служебную записку на разработку НМД и передает ее помощнику ГД.

Разработка нормативно-методического документа типа «регламент» стоит дорого. Расчеты показывают, что одноуровневый регламент обходится в сумму от 20–30 до 50–60 тыс. рублей в зависимости от сложности описываемого процесса. При расчете принимались во внимание зарплата бизнес-аналитика, стоимость его рабочего места (инфраструктура), затраты на обеспечение связью и поддержание программных продуктов, стоимость рабочего времени сотрудников, которые были вовлечены в разработку и согласование документа.

Помощник ГД готовит проект распоряжения о разработке НМД и передает ГД.

Помощник ГД в данном случае отвечает за документооборот в организации. В более крупной компании это может быть специализированное подразделение (канцелярия, архив и т. п.).

ГД подписывает распоряжение о разработке/пересмотре НМД и передает своему помощнику.

Помощник ГД регистрирует распоряжение, ставит его на контроль и передает копию распоряжения ответственному разработчику (ОР). ОР получает копию распоряжения и приступает к разработке НМД.

Ответственный разработчик документа – это руководитель подразделения или ведущий специалист, который в соответствии с распоряжением обязан разработать нормативный документ за отведенное время. Хотя ответственному разработчику может помогать квалифицированный бизнес-аналитик, ответственность за разработку, контроль исполнения и последующую актуализацию документа целиком возлагается на ответственного разработчика. То есть ответственными разработчиками целесообразно назначать руководителей подразделений, которые потом будут оперативно контролировать исполнение требований соответствующих нормативных документов.

5.6.5. Разработка и презентация первой версии НМД.

Ответственный разработчик готовит первую версию НМД и отправляет ее в электронном виде согласующим руководителям и помощнику ГД (рис. 5.6.2).

_{Рис. 5.6.2. Разработка и презентация первой версии НМД.}

Помощник ГД помещает эту версию НМД в электронный архив. Название файла должно содержать название документа (допускаются незначительные сокращения), статус (проект), дату и номер версии.

Согласующие руководители и инициатор разработки НМД рассматривают проект НМД в течение двух рабочих дней.

Ответственный разработчик организует и проводит презентацию проекта НМД для согласующих руководителей и инициатора разработки.

Презентация нужна, если документ новый и сложный. Для новых версий уже существующих документов и/или при незначительных изменениях ее можно не проводить. На презентации рассматривается структура документа и раскрываются основные моменты его содержания. Затем проходит обсуждение проекта документа. Во время презентации согласующие руководители получают интересующую их информацию по документу, задают вопросы и т. п. В результате им проще формулировать замечания к документу, которые должны быть представлены ОР.

Согласующие руководители и инициатор разработки готовят и представляют ОР замечания по проекту НМД в течение трех рабочих дней после проведения презентации. ОР взаимодействует с согласующими руководителями и инициатором разработки в рабочем порядке (устно, по е-mail).

Эта работа может проводиться при помощи системы электронного документооборота, или BPMS.

Ответственный разработчик получает замечания, формирует сводку замечаний.

Ответственный разработчик формирует вторую версию проекта НМД и вносит в нее необходимые изменения, предоставляет ее помощнику ГД, проверяет необходимость проведения совещания по согласованию проекта НМД. Совещание проводится в случае, если замечания по НМД противоречат друг другу и не могут быть учтены одновременно.

Помощник ГД помещает вторую версию НМД в электронный архив.

5.6.6. Согласование проекта НМД.

При необходимости ОР организует и проводит совещание по согласованию проекта НМД (рис. 5.6.3). Согласующие руководители и инициатор разработки принимают в нем участие.

_{Рис. 5.6.3. Согласование проекта НМД.}

Согласование версии НМД всегда вызывает вопросы. Чем больше согласующих лиц, тем дольше и сложнее проходит этот этап. Пример. Двадцать шесть версий проекта НМД. В крупной известной компании в рамках одного из проектов нужно было подготовить несколько десятков регламентирующих документов. Каждый документ представлял собой регламент объемом от 12 до 30 и более страниц. Как правило, в список согласующих лиц включались шесть-восемь руководителей подразделений, один-два специалиста по организационному развитию и начальник отдела организационного развития. Формальной процедуры согласования проектов документов в компании не было. Все делалось «на коленке» – файлы отправлялись через Outlook с сопроводительным письмом в произвольной форме. Затем разработчикам приходилось буквально отлавливать менеджеров на их рабочих местах. Большинство из них явно проявляло бурную активность: кучи документов, перегородки, облепленные желтыми и красными стикерами, постоянные звонки и электронные письма. Приходилось ловить момент, когда менеджер не говорит по телефону и не отправляет e-mail, и вежливо напоминать про такой-то документ и необходимость его согласования. Ответ, как правило, был один: «Приходите завтра, а лучше через неделю. А кстати, разве Иванов (Петров, Сидоров…) не может его посмотреть и согласовать?». У специалистов по организационному развитию была своя «фишка». Получат документ на согласование, пробегут глазами пару страниц, сделают замечания и отправят разработчику. В следующей версии читаются уже третья-пятая страницы и т. д. Когда появляется четвертая или пятая версия, специалист забывает, какие изменения внес на первой или второй странице, и делает новые правки и замечания и т. д. Впечатляющий итог таких согласований – от 26 до 40 версий документов – наверняка не предел для этой компании! Пример. «Оптимизация» процесса на основе обобщения лучшего опыта. Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами. Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа. В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех. Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса: каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи: структура документа и его обложка. Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях. В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа.

По итогам совещания ОР готовит протокол. Если на совещании не удается прийти к общему мнению по формулировке спорных пунктов документа, протокол передается ГД. В протоколе обязательно указывают пункты, по которым не удалось достичь соглашения.

ГД принимает решение по редакции спорных пунктов и передает его ОР (в электронном виде).

Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности.

ОР вносит изменения в проект НМД и передает третью версию проекта НМД помощнику ГД.

Помощник ГД помещает ее в электронный архив.

После формирования третьей версии НМД (или второй, если совещание по согласованию НМД не требуется) ОР проверяет потребность в тестировании. Если оно необходимо, то ОР приступает к его организации. Если в тестировании нет надобности, то ОР уведомляет помощника ГД, который приступает к вводу НМД в действие.

5.6.7. Тестирование проекта НМД.

Ответственный разработчик готовит план тестирования проекта НМД и передает его ГД (см. рис. 5.6.4).

_{Рис. 5.6.4. Тестирование проекта НМД.}

ГД утверждает план тестирования НМД.

ОР осуществляет тестирование проекта НМД. В нем принимают участие согласующие руководители и инициатор разработки НМД. Цель тестирования – выявление недостатков в проекте НМД и определение необходимых корректировок.

Тестирование можно также назвать пробной эксплуатацией на пилотном процессе. Пробная эксплуатация нужна, чтобы проверить адекватность требований регламента. Если в регламенте содержатся некорректные, сложно выполнимые или противоречивые требования, это может выявить именно тестирование. Его результаты используют для доводки регламента до рабочего состояния. Безусловно, не все проекты НМД требуют тестирования, например, новые версии уже существующих документов, включающие незначительные изменения.

По итогам тестирования ОР формирует третью или четвертую версию проекта НМД и предоставляет ее помощнику ГД, согласующим руководителям и инициатору разработки НМД.

Помощник ГД помещает третью/четвертую версию НМД в электронный архив.

Согласующие руководители и инициатор разработки НМД согласуют изменения в проекте НГД по результатам тестирования (по электронной почте).

При необходимости ОР вносит изменения в проект НМД и передает его помощнику ГД на проверку соответствия требованиям по оформлению документа.

5.6.8. Ввод НМД в действие.

Помощник ГД выполняет контроль НМД на соответствие стандартам (требованиям по оформлению) (см. рис. 5.6.5). Если есть замечания, проект НМД возвращается ОР на доработку.

_{Рис. 5.6.5. Ввод НМД в действие.}

Это, можно сказать, последняя вычитка проекта НМД. Помощник ГД как лицо, ответственное за жизненный цикл проекта в компании, на этом этапе проверяет документ на соответствие требованиям по оформлению. Если в организации используется среда бизнес-моделирования, то код и другие данные регламента заносятся в карточку соответствующего процесса (подразделения, должности для положений или должностных инструкций).

Помощник ГД присваивает НМД код в соответствии с требованиями настоящей процедуры.

Помощник ГД готовит проект приказа ГД о вводе НМД в действие и передает его ГД.

ГД подписывает приказ о вводе НМД в действие.

Помощник ГД регистрирует приказ, заполняет паспорт документа, распечатывает НМД и ставит на титульном листе штамп «Контрольный экземпляр».

Штамп может быть любого цвета. Важно, чтобы бумажный оригинал документа отличался от обычных распечаток. Также важно обеспечить хранение оригиналов НМД в соответствующих папках в архиве.

Помощник ГД собирает подписи на оригинале НМД: подпись ГД «Утверждаю» на титульном листе и подписи согласующих руководителей.

Если в компании используется система электронного документооборота, то на новый НМД заводится регистрационно-контрольная карточка, содержание которой учитывает тип НМД. Проект документа загружается в базу системы (или помещается в защищенное файловое хранилище). Если в системе реализован механизм ЭЦП[112], то ГД может утвердить документ прямо в электронной форме (тип ЭЦП «утверждает»), а соответствующий руководитель – согласовать его (тип ЭЦП «согласует»).

Помощник ГД уведомляет сотрудников организации по е-mail о вводе НМД в действие. Если нужно, он собирает подписи сотрудников на НМД (например, на должностной инструкции).

Помощник ГД сканирует титульный лист НМД с подписью ГД, лист с подписями согласующих лиц и лист с подписями других сотрудников (если имеется)[113]. Осуществляет регистрацию НМД в электронном журнале учета. Помещает НМД в архив в электронной форме. Выкладывает на сервер организации файл НМД в режиме «Только чтение». Помещает контрольный экземпляр НМД в бумажной форме в архив организации. Вносит НМД в график периодического контроля и актуализации.

5.6.9. Хранение и выдача учтенных копий НМД.

При необходимости в использовании бумажной копии действующего НМД сотрудник организации направляет помощнику ГД запрос по электронной почте.

Помощник ГД распечатывает НМД на желтой бумаге и уведомляет сотрудника о готовности документа.

Почему именно на желтой, ведь это не пресса? Дело в том, что столы сотрудников подчас завалены разными документами, в том числе нормативными. Чтобы официально зарегистрированные копии НМД бросались в глаза, их надо каким-то образом маркировать. Например, распечатать на желтой бумаге или поставить штамп «Копия» красного цвета.

Когда сотрудник организации приходит забрать копию НМД, помощник ГД фиксирует факт передачи бумажной копии в электронном журнале выдачи учтенных копий.

Бумажная копия НМД выдается только после учета в журнале (рис. 5.6.6).

Сотрудник использует бумажную копию НМД до тех пор, пока не получит по электронной почте уведомление об отмене/пересмотре НМД. При получении такого уведомления сотрудник обязан в течение трех рабочих дней уничтожить бумажную копию НМД. Если при проведении внутреннего аудита выявится факт использования неучтенных копий НМД или копий НМД, которые отменены/пересмотрены, сотрудник организации лишается премии или других бонусов по решению ГД.

_{Рис. 5.6.6. Выдача учтенных копий НМД.}

Лучше сразу прописать штрафные санкции по отношению к сотруднику, допустившему наличие устаревших версий НМД на своем рабочем месте и/или жестком диске персонального компьютера. Это, например, может быть лишение месячной или квартальной премии в размере от 25 %.

Все НМД организации хранятся:

• в электронном архиве на сервере организации;

• в бумажном виде на белой бумаге с красной печатью «Контрольный экземпляр» в архиве организации.

Бумажные оригиналы НМД хранятся в архиве организации в нумерованных папках. Для каждой формируется лист «Содержание».

Также должна быть установлена номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иными словами, номенклатура дел – это список пронумерованных папок[114], в которых хранятся документы. На обложку (корешок) заносят наименование структурного подразделения, название дела, его индекс, календарный год и срок хранения. На внутренней стороне обложки помещается опись документов, содержащихся в деле. Более подробное описание работы с номенклатурой дел организации и подразделений выходит за рамки моей книги.

Ответственность за ведение электронного и бумажного архива НМД несет помощник ГД.

Все НМД организации контролируемы. Это означает, что их выпуск, распределение, использование, изменение, хранение и уничтожение копий предыдущих версий проверяют ГД, его помощник и внутренние аудиторы.

Возможно, такое требование покажется слишком жестким, но по-другому работать с НМД невозможно. Если четко не отслеживать жизненный цикл по каждому НМД, через некоторое время в организации возникнет бумажный хаос.

Руководители компании могут иметь на своих рабочих местах папки документов, в которых находятся бумажные копии НМД. Каждая папка должна иметь идентификаторы принадлежности к структурному подразделению и лист с перечнем хранящихся в ней НМД («Содержание»)[115]. При замене НМД лист с перечнем нужно также заменить на новый, содержащий актуальную информацию. Папки документов нумеруются. Список папок с обязательным указанием ответственного находится у помощника ГД. Это контролируемый документ. Папки документов хранятся у ответственных лиц, контролирующих их содержание. Ответственные за папки назначаются распоряжением директора. Наличие бумажных копий НМД разрешено, но не поощряется.

Хранение электронных копий НМД на компьютерах сотрудников организации запрещено. При необходимости персонал пользуется электронными версиями, размещенными на сервере компании. Документы просматриваются в режиме «Только чтение» без возможности копирования на компьютер сотрудника.

Безусловно, жизнь вносит свои коррективы. В компании может не быть сервера, доступного для всех сотрудников, связь может оказаться некачественной, сотрудники могут находиться в командировке и т. п. Эти факторы стоит принимать во внимание при разработке процедуры управления НМД в конкретной организации.

НМД могут быть переданы за пределы организации только с разрешения ГД. При передаче копии на нее ставится синий штамп «Для информации» (то есть документ не контролируется).

Вопрос защиты информации – это отдельная и сложная тема. Сейчас есть специализированные программные продукты, которые комплексно решают вопрос информационной безопасности в компании.

Отмененный/пересмотренный НМД (с синей печатью «Отменен/Пересмотрен» на титульном листе) может храниться в архиве организации для информационных и методических целей отдельно от действующих документов. В электронном виде отмененные/пересмотренные НМД лежат на сервере компании в отдельном каталоге. Их хранение в электронном виде на компьютерах сотрудников запрещено.

Проекты НМД хранятся в отдельном каталоге на сервере организации.

Не реже раза в месяц помощник ГД осуществляет резервное копирование электронной базы НМД:

• в отдельную область жесткого диска сервера компании;

• на DVD и т. п. (зависит от решения IT-директора или менеджера).

5.6.10. Контроль исполнения НМД.

Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. 5.6.5).

_{Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД.}

Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока контроля (аудита исполнения требований НМД) помощник ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора, руководителей подразделений, которые обязаны контролировать исполнение требований НМД. Помощник ГД назначает дату контроля НМД.

_{Рис. 5.6.7. Контроль исполнения НМД.}

Раздел по осуществлению контроля исполнения требований НМД лучше всего рассматривать и корректировать исходя из наличия ресурса сотрудников, которые могут проводить внутренний аудит в компании. Требования по контролю НМД могут быть представлены не в рассматриваемой процедуре, а в процедуре выполнения внутренних аудитов организации.

Указанные выше лица готовятся к аудиту исполнения требований НМД.

Внутренний аудитор проводит аудит исполнения требований НМД. В нем участвуют ответственный разработчик НМД и руководители подразделений.

Дополнительно к контролю исполнения требований НМД при проведении аудита внутренний аудитор обязан выявлять случаи нарушения процедуры:

• использование сотрудниками бумажных копий НМД, распечатанных на бумаге любого цвета, кроме желтого;

• использование сотрудниками бумажных копий устаревших версий НМД;

• использование сотрудниками электронных копий НМД, размещенных на их рабочих компьютерах.

В данном случае внутренний аудитор осуществляет аудит соответствия. Но одновременно он может выполнять аудит эффективности процесса. Важно не только контролировать формальное исполнение требований стандартов, но и выявлять причины снижения результативности деятельности.

Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. В отчете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно), приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД.

ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения.

ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.

5.6.11. Отмена НМД.

Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД и готовит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8).

_{Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД.}

ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД.

Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмотрен». Перемещает документ в архив отмененных НМД.

Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его в электронном архиве организации в папке «Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по е-mail об отмене НМД.

Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД.

5.6.12. Кодирование НМД.

Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:

АААА-00-00-00.

Где АААА – буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.

_{Таблица 5.6.6. Коды документов.}

РПУ1, РП2 – один из возможных вариантов представления информации о форме регламентирующего документа. Так, РПУ1 означает одноуровневый регламент процесса управления[116], РП2 – двухуровневый регламент и т. п.

АААА-00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.

_{Таблица 5.6.7. Коды подразделений организации.}

АААА-00-00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.

АААА-00-00-00 – третья пара цифр определяет номер версии НМД.

5.7. Оценка качества НМД.

Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.

Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.

Таблица анализа НМД.

Наименование НМД _______________________________________

^{* См. главу 1.}

Выводы по результатам анализа регламента:

1. _______________________________________

2. _______________________________________

5.8. Разработка графика регламентации.

Деятельность по регламентации ресурсоемка. Поэтому ею нужно квалифицированно управлять. Один из важнейших инструментов при этом – график регламентации. По каждому НМД этот график может содержать следующую информацию:

• наименование бизнес-процесса (подразделения, должности);

• тип НМД;

• номер и дата распоряжения о разработке НМД;

• плановая дата готовности НМД к утверждению;

• должность и ФИО ответственного разработчика;

• состав рабочей группы по НМД (должности и ФИО);

• список согласующих лиц (должности и ФИО);

• стадия разработки НМД (см. ниже);

• номер и дата приказа о вводе НМД в действие (для утвержденных НМД);

• проблемы (риски) при разработке НМД;

• ожидаемая дата готовности НМД к утверждению;

• прочее.

В табл. 5.8.1 представлена одна из возможных форм графика разработки НМД и примеры ее заполнения.

_{Табл. 5.8.1. График разработки НМД}[117].

График разработки НМД ведется в МS Excel (или в другой удобной для этих целей программе). В графике отображается текущий статус разработки документа (разработка первой версии, презентация, разработка второй версии, тестирование, разработка третьей версии, утверждение и ввод в действие). Для утвержденных и введенных в действие документов в столбце «Стадия разработки» делается запись «Действует». Форма графика может быть изменена. Например, дополнена некоторыми столбцами (дата утверждения НМД и т. д.).

5.9. Контроль исполнения требований НМД.

Рассмотрим вопрос контроля исполнения требований НМД. Можно выделить шесть основных возможностей (направлений) такого контроля:

1. Самоконтроль.

2. Контроль непосредственным руководителем.

3. Контроль по показателям.

4. Внутренний аудит.

5. Жесткая автоматизация.

6. Контроль, интегрированный в процесс.

5.9.1. Самоконтроль.

Самоконтроль предполагает, что исполнитель самостоятельно отслеживает выполнение требований нормативного документа. Чтобы он это делал, необходимо несколько условий:

• знание стандарта и умение им пользоваться (быстро находить нужные требования в зависимости от ситуации);

• внутренняя мотивация выполнять требования стандарта;

• инструменты самоконтроля;

• ресурс времени.

Исполнитель должен хорошо знать стандарт/набор стандартов, по которым он действует. Кроме того, ему необходимо уметь быстро находить нужную информацию в документе, читать графические схемы бизнес-процессов и т. д. Сами стандарты должны быть доступны исполнителю в бумажной, а лучше в электронной форме (если это возможно и рационально).

Внутренняя мотивация исполнителя делать работу правильно (по стандарту) – следствие ряда факторов, таких как действующая система материального стимулирования, корпоративная культура организации, наличие руководителя-лидера, осознание рисков (в том числе лично для себя), возникающих от неправильно выполненной работы.

К полезным инструментам самоконтроля можно отнести контрольные листки, чек-листы, таймшиты, журналы и т. д. В этих документах исполнитель периодически отмечает факт и/или результат выполнения наиболее важных операций процесса. Кроме того, инструментом самоконтроля могут служить отчеты, заполняемые исполнителем в конце рабочего дня/смены.

Отмечу, что исполнителю нужен ресурс рабочего времени для осуществления самоконтроля – то есть при выполнении процессов на эту работу должно отводиться пусть незначительное, но вполне конкретное время.

5.9.2. Контроль непосредственным руководителем.

Руководитель может и должен проверять соблюдение требований НМД по процессам, проводя:

• непосредственный визуальный контроль работы исполнителей;

• аудит соблюдения требований на основе анализа документальных подтверждений выполненной работы.

Периодически руководитель может визуально наблюдать за работой сотрудников, проверяя, соблюдают ли они стандарты. Нет сомнений, что он сам при этом должен знать эти стандарты лучше всех. Поэтому в первую очередь следует проверять знания и навыки самого руководителя. Это возможно, например, при проведении очередной аттестации (если они бывают в компании).

Кроме визуального контроля руководитель может проводить аудит исполнения требований стандартов сотрудниками. При этом он проверяет:

• наличие документов, подтверждающих выполнение стандартов (рабочие документы, журналы и т. п.);

• формальное содержание документов (соответствие шаблонам, наличие необходимых данных и т. п.);

• содержательный анализ документов (проверка на профанацию);

• результативность и эффективность выполнения работы (если соответствующие показатели можно рассчитать).

Аудит должен проводиться в соответствии с планом работы подразделения. Его результаты следует фиксировать, чтобы их всегда можно было проверить.

5.9.3. Контроль по показателям.

Контроль исполнения требований стандартов по бизнес-процессам на основе показателей возможен, когда:

• процесс стабильно выполняется;

• для процесса подобраны адекватные показатели (метрики);

• фактическая информация для расчета показателей по процессам достоверна и оперативна;

• накоплена статистика измерений показателей за определенный период (для возможности определения нормальных границ хода процесса);

• действует система мониторинга хода и результатов процесса по указанным показателям.

При соблюдении этих условий можно по отклонениям показателей судить об исполнении требований стандартов/регламентов или об отсутствии отклонений от устоявшейся практики работы (если регламенты не документированы). Если стандарты выполнения работы перестают выполняться (возникают нарушения), то этот факт сразу находит отражение в значении показателей. Проводить мониторинг динамики изменения значений показателей может как непосредственный, так и вышестоящий руководитель. Если в компании внедрена система управления эффективностью (Business Performance Management), то ряд наиболее важных показателей доступен для мониторинга руководителям нескольких уровней на их индивидуальных панелях управления.

5.9.4. Внутренний аудит.

Один из традиционных способов контроля исполнения стандартов по процессам – внутренний аудит. Как правило, для его проведения создается специализированное подразделение, в состав которого входят квалифицированные специалисты.

Деятельность по аудиту регламентируется стандартом проведения внутренних аудитов. Они выполняются по годовому/квартальному плану. Руководителей подразделений, в которых будет проводиться аудит, предупреждают заранее.

Аудит может проводиться при помощи:

• анализа рабочей документации по процессу;

• визуального наблюдения за сотрудниками, выполняющими процесс;

• проведения интервью при помощи перечня контрольных вопросов;

• анализа причин снижения результативности и эффективности процессов (при помощи различных методик).

По итогам аудита формируется отчет, предоставляемый руководителю подразделения, в котором проводился аудит, и кому-то из заместителей гендиректора (этот руководитель – куратор соответствующих процессов).

Важно подчеркнуть, что к результатам аудита относятся не только перечень выявленных недостатков в работе и нарушений требований стандартов по процессу, но и анализ причин отклонений и подробные рекомендации по улучшению процесса, в том числе путем совершенствования соответствующих регламентов – то есть аудит следует в первую очередь рассматривать как инструмент развития.

5.9.5. Жесткая автоматизация процесса.

Если часть работ (или весь процесс) зашита в автоматизированную систему при помощи некоторого программного продукта, сотрудник вынужден четко следовать заранее спроектированному сценарию. Этот сценарий может изменяться в соответствии с некоторыми правилами, но и они установлены заранее.

В большинстве случаев можно не сомневаться, что процесс будет выполнен с соответствии с установленным стандартом. Однако и автоматизация не гарантирует абсолютную точность. Сотрудники иногда ошибаются при вводе данных или вводят заведомо некорректные данные. Они могут выполнять работу дольше, чем положено, и т. п.

Поэтому сейчас активно развивается целый класс систем, предназначенных для автоматизации операционных процессов. Это так называемые системы Business Process Management (BPMS). Некоторые горячие сторонники полагают, что процессный подход возможен только при внедрении указанных средств автоматизации. На мой взгляд, это слишком узкий подход к использованию процессных принципов организации деятельности, хотя внедрение BPMS в определенных случаях полезно для компании. Хорошая BPM-система позволит сотрудникам самим описывать свою деятельность и быстро перенастраивать процессы. Но ВРМS – это техническое средство, инструмент. Эффективность его применения зависит от квалификации специалистов. Внедряя BPM-систему, нужно одновременно налаживать коммуникации и разрушать межфункциональные барьеры, обучать менеджеров управлять процессами и вовлекать персонал в деятельность по улучшению процессов. Тогда компания сможет получить значительный эффект от автоматизации.

5.10. Подходы к регламентации: оптимизация или директива?

В этом параграфе рассмотрим два принципиально разных подхода к регламентации процессов. Первый подход можно условно назвать «регламентация, основанная на результатах оптимизации», а второй – «директивная регламентация».

5.10.1. Регламентация, основанная на результатах оптимизации.

Рассмотрим подход к регламентации процессов, основанный на их оптимизации.

Руководитель подразделения (возможно, он же является и владельцем процесса) получает от вышестоящего руководства цели и показатели для управления процессом. Они служат ему ориентиром при оптимизации процесса. Чтобы приступить к ней, руководитель создает команду по процессу. В нее входят сотрудники – участники рассматриваемого процесса, а также представители процессов-поставщиков и процессов-потребителей. Существуют различные способы организации командной работы.

Когда команда сформирована, руководитель ставит перед ней цели по оптимизации процесса. Команда выполняет его тщательный анализ. Этот этап может занять от двух недель до полутора месяцев. Чем сложнее и значимее процесс, тем больше времени потребуется. По ходу анализа выявляются проблемы, связанные с выполнением процесса, и устанавливаются их причины. Когда причины установлены, переходят к разработке мероприятий по улучшению. После согласования предложений по совершенствованию процесса и выделения необходимых ресурсов команда совместно с сотрудниками компании приступает к реализации мероприятий. При этом осуществляются изменения и выполняется многократное повторение процесса для закрепления у персонала навыков по новым/измененным методам работы.

После выполнения мероприятий команда проверяет, достигнуты ли цели по совершенствованию процесса. Если да, то может потребоваться закрепление наработок на практике, а эффективного метода работы – в регламенте. Тогда команда разрабатывает/корректирует регламент выполнения бизнес-процесса (возможно, комплект регламентирующих документов). После утверждения регламента его требования доводят до остальных сотрудников и обучают их новым методам работы.

Цели, границы, проблемы, процессы и масштабы соответствующих изменений могут быть разными. Поэтому состав и длительность работы команд существенно варьируются от случая к случаю.

Возможно, над оптимизацией процессов будут работать специальное подразделение (отдел развития, центр инноваций, служба качества, отдел по бизнес-процессам и т. п.) или привлеченный внешний консультант. Общее одно – регламентация осуществляется после оптимизации бизнес-процесса, когда сотрудники обучены и выполняют работу в соответствии с установленными требованиями.

При данном подходе оптимизация бизнес-процессов требует времени, ресурсов и приложения определенных усилий руководителями.

5.10.2. Директивная регламентация.

Рассмотрим подход, условно названный «директивная регламентация». Он состоит в следующем. Ставится цель по реорганизации процесса. Это может сделать как вышестоящий начальник, так и сам руководитель. Затем разрабатывается регламент процесса. Делать этот может:

• сам руководитель;

• сотрудник подразделения, назначенный руководителем;

• межфункциональная рабочая группа;

• специализированное структурное подразделение (например, отдел развития);

• внешний консультант;

• прочее.

При разработке учитывается ви́дение руководителей и специалистов того, как правильно должен выполняться процесс. Ви́дение это обычно субъективное и не всегда подтверждается практикой. Но поскольку времени и ресурсов для его проверки путем выполнения нескольких циклов процесса нет, эти соображения принимаются и включаются в регламент как требования к процессу. Вся надежда руководителей при таком подходе возлагается на последующую серию согласований текста регламента на межфункциональном уровне. Считается, что чем больше руководителей и грамотных специалистов согласует регламент, тем лучше. Бесконечные согласования приведут к тому, что регламент устроит всех, а для его практического выполнения не придется значительно менять существующие методы работы (или это будут поверхностные изменения).

Когда межфункциональное согласование не требуется, руководитель может внедрить регламент волевым решением и попытаться заставить сотрудников его выполнять. Если у него хватит сил и времени для жесткого контроля исполнения требований, то регламент будет внедрен. Если нет, то изменения останутся на бумаге.

Рассматриваемый подход имеет ряд недостатков. Главный из них в том, что можно работать с бумагой, а не с реальным процессом. Для описания процесса на бумаге нужно гораздо меньше усилий, чем для его реальной оптимизации. В итоге в компании растет гора бумажных регламентов (как нередко бывает при внедрении СМК), а процессы остаются почти неизменными и недостаточно эффективными.

Мы рассмотрели два диаметрально противоположных подхода к созданию регламентов выполнения процессов. Подводя итоги, еще раз подчеркну, что:

• если требования к процессам не закреплены документально (отсутствуют регламенты, стандарты и т. п.), то совершенствовать процессы трудно или вообще невозможно;

• если руководитель не проверяет требования, установленные в документах, то регламенты не работают (выполняемые процессы частично или полностью не соответствуют требованиям регламента);

• если руководитель формально разрабатывает и административно вводит в действие регламенты, то чаще всего они не работают;

• если регламентации предшествуют оптимизация бизнес-процессов и обучение сотрудников, а исполнение требований регламентов потом оперативно контролируется руководителем, то улучшение процессов возможно.

Итак, чтобы регламенты процессов действительно работали, руководители всех уровней обязаны повседневно контролировать исполнение их требований и организовывать командную работу по оптимизации и последующей стандартизации процессов. В компании должна быть создана система совершенствования процессов, в которой регламенты являются только одной, но достаточно важной частью.

5.11. Список литературы.

1. Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество, 2007.

2. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Стандарты и качество, 2004.

3. Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М, 2009.

4. Николаева С. А., Шебек С. В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции. – М.: Книжный мир, 2002.

5. Харрингтон Дж. Совершенство управления процессами. – М.: Стандарты и качество, 2007.