5.3. Планирование потребностей в персонале.

Планирование – это важнейший этап любой работы. Планирование потребностей в персонале представляет собой планирование как ресурсов, так и затрат, и является одним из этапов бизнес – планирования на предприятии.

Цель планирования персонала как ресурсов и затрат – определить численный состав работников на должностях в подразделениях (фактически, штатное расписание) и определиться с затратами на персонал.

5.3.1. Процедура планирования.

Процедуру планирования можно представить следующими этапами:

● создание документов на изменение кадрового плана (формирование запланированных изменений кадрового плана);

● принятие решения об утверждении или отклонении изменений;

● анализ отчетов о результатах планирования.

Для составления кадрового плана потребуются предварительно заполненные справочники «Подразделения» и «Должности».

5.3.2. Принципы и результаты планирования.

В результате планирования получаем т.н. «кадровый план», который состоит из штатного расписания, определяющего плановый численный состав работников в подразделениях, и из фонда оплаты труда, определяющего издержки на оплату (покупку) труда.

Кадровый план станет основным документом для кадровой службы, определяющим объем набора персонала, а также будет необходим службе по обеспечению рабочих мест. Фонд оплаты труда станет составной частью финансового планирования, определяющего планируемые издержки.

Для облегчения работы по планированию персонала в конфигурацию включены:

● инструмент для принятия решений и утверждения изменений;

● редактор кадровых изменений, позволяющий редактировать документ и просматривать текущее состояние плана.

Для планирования затрат на определенной должности в определенном подразделении введено понятие «Плановые ежемесячные затраты». Это понятие отвечает на вопрос – сколько в месяц будет стоить предприятию один работник на данной должности в данном подразделении? В зависимости от сложившихся на предприятии принципов планирования бюджета затрат на персонал, в эти затраты могут быть включены:

● персональные выплаты в виде денег, например, оклад, премии, бонусы и т.д.;

● выплаты по социальным программам, например, страховки, обучение, и т.д.

Система поддерживает многостадийное утверждение изменений, в том числе – кадрового плана. В системе могут присутствовать как запланированные изменения кадрового плана – изменения, не прошедшие процедуру утверждения и не внесенные в кадровый план, так и утвержденные изменения кадрового плана – изменения, прошедшие процедуру утверждения и внесенные в кадровый план.

Текущее состояние кадрового плана можно посмотреть при помощи отчета «Состояние кадрового плана» меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Состояние кадрового плана на указанную дату отображается в виде списка штатных единиц. Отчет предоставляет возможность группировать информацию в разрезе подразделений и должностей предприятия.

В форме кадрового не утвержденные на текущий момент предложения по его изменению – такие строки отличаются менее ярким цветом текста.

В левом окне в дереве подразделений выбирается подразделение. В правой части формы появляется список должностей в подразделении, количество работников на каждой должности и планируемые ежемесячных затраты на работника.

Для анализа полученного кадрового плана можно использовать отчеты «Фонд затрат на персонал», «Исполнение кадрового плана», «Исполнение кадрового плана». Все перечисленные отчеты вызываются из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Отчет «Фонд затрат на персонал» позволяет оценить затраты на персонал.

За указанный в отчете период фонд затрат на персонал рассчитывается помесячно на основании кадрового плана по каждой должности и отделу.

Отчет «Исполнение кадрового плана» предназначен для анализа исполнения кадрового плана и может быть использован для оценки результативности работы менеджеров по найму персонала и эффективности планирования персонала.

По каждому подразделению и должности предприятия отражается процент исполнения плана.

А также можно воспользоваться отчетом «Штатная расстановка», который вызывается из меню «Управление персоналом» – «Персонал». В отчете можно получить следующую информацию:

● Количество запланированных рабочих мест.

● Плановые затраты.

● ФИО или наименование работника.

5.3.3. Инструменты планирования.

Кадровый план формируется и изменяется документами «Изменение кадрового плана». Ввести новые документы и изменить уже записанные можно из списка документов, который вызывается из пункта меню «Изменения кадрового плана» меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Документ «Изменение кадрового плана» позволяет вносить изменения в кадровый план.

В табличной части документа для каждой строки кадрового плана указывается подразделение и должность, «новое» число работников на данном рабочем месте; сумма, в которую оцениваются затраты на покупку труда одного работника.

В качестве решения возможны варианты «Запланирован» (изменения доступны для утверждения) и «Утвержден» (изменения внесены в кадровый план).

«Выведение» должности из кадрового плана (на этой должности в подразделении никто работать не будет) означает, что необходимо оформить очередное изменение кадрового плана с нулевым планируемым количеством работников по этой должности. При этом ранее имевшаяся история изменения планового количества работников сохраняется.

5.3.4. Инструмент для утверждения изменений кадрового плана.

В этом инструменте реализованы следующие возможности:

● анализ вносимых изменений,

● утверждение и комментирование принятого решения,

● подготовка отчета о принятых решениях.

Инструмент позволяет просмотреть список изменений, получить детальную справку об вносимых изменениях, статистику о планируемых ежемесячных издержках по должностям. Вызывается инструмент из пункта «Утверждение изменений кадрового плана» меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

В левом верхнем окне предъявляется список документов, подготовленных к утверждению. В таблице показаны только два реквизита документа: дата изменений и автор документа. В колонку «Комментарий» можно вносить свои комментарии, они будут включены в отчет по выполненным действиям.

В нижнем окне выводятся интерактивные справки и аналитические отчеты. По умолчанию выводится интерактивная справка к документу.

Порядок утверждения документа:

1. Выделить документ в списке документов, подготовленных к утверждению.

2. Нажать кнопку «Утвердить документ» (кнопка зеленого цвета). Пиктограмма в строке с документом изменится, помечая, что документ принят к утверждению.

3. Когда отмечены к утверждению несколько документов, нажмите кнопку «Провести утвержденные документы». Утвержденные документы «пропадут» из списка документов на утверждение.

Если в процессе работы с несколькими документами выясняется, что некоторые из них ошибочно помечены к утверждению, такой документ нужно выделить и нажать на кнопку «Отклонить документ» (кнопка красного цвета).

Если какой-либо из документов необходимо скорректировать, то для этого рекомендуется использовать так называемый «редактор изменения кадрового плана», вызываемый кнопкой «Открыть документ».

Кнопка «Показать справку к документу» – отображает справку по выбранному документу. Может интерактивно обновляться при перемещении по списку документов, подготовленных к утверждению, для этого кнопка справки должна быть нажата; повторное нажатие позволяет оставить выведенный отчет неизменным.

В справке содержится сравнительная информация о подготовленных изменениях для принятия решения. На каждое подразделение, состояние которого меняет документ, формируется фрагмент с названием подразделения. Во фрагменте два поля: в левой части – текущее состояние кадрового плана подразделения; в правой части – состояние после изменения. Состояние представлено списком должностей, количеством работников и ежемесячными издержками.

Кнопка «Показать справку по затратам» предназначена для анализа уровня ежемесячных затрат по должностям.

В колонках «Ежемесячные плановые затраты» показываются минимальный и максимальный уровень ежемесячных издержек по должности в кадровом плане, в третьей колонке аналогичный показатель, но взятый из неутвержденных изменений кадрового плана.

Кнопка «Отчет» («Отчет за сеанс работы») служит для осуществления обратной связи между лицами, разработавшими изменения и лицом, принимавшим решение. Отчет состоит из двух частей. В первой части – список документов, прошедших утверждение за время работы. Во второй части – список документов, остающихся не внесенными в кадровый план с комментариями, внесенными на стадии принятия решения.