2.14. Организация последующего хранения кадровых документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах организовываются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается на основании приказа руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. Ее решения утверждаются руководителем организации.

В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:

– временный срок хранения (до 10 лет включительно);

– долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

– постоянный срок хранения.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.

Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел, найдя соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

– описи дел постоянного хранения;

– описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

– описи дел по личному составу;

– акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Указанные выше описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами (пункт 73 ГОСТ Р 51141-98). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговые и таможенные органы (ст. 15.6 КоАП РФ).