10.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается в соответствии с трудовым законодательством служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника (работников) в командировку сначала необходимо оформить служебное задание (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), которое подписывает и утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Затем служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1)).

Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, т. е. без него нельзя издать приказ и выписать командировочное удостоверение (форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.

После приезда работника из командировки, он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55).

Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником. После утверждения авансового отчета осуществляется или возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или возмещение работнику осуществленных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Пример (цифры условные). Начальник отдела снабжения ООО «М» Резина Е.В. направляет в служебную командировку сотрудника отдела Петрова О.С. в ООО «Д» (г. Уфа) для заключения договора поставки сырья. Срок командировки – 5 дней: с 15 сентября по 19 сентября 2008 г. (включая время нахождения в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «М».