6. Дополнительные кадровые документы.

6.1. Штатное расписание.

Штатное расписание – организационно-правовой акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы как по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание является обязательным организационно-правовым документом.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности у данного работодателя (для организации – в соответствии с ее учредительными документами).

Исходя из положений ст. 57 ТК РФ, штатное расписание является основанием для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах. Штатное расписание является одним из документов для определения размера заработной платы труда работника.

Форма штатного расписания (форма № Т-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Ее должны использовать все организации независимо от их организационно-правовой формы.

Все графы формы должны быть обязательно заполнены, можно не заполнять только графу «Примечание».

Унифицированная форма № Т-3 предусматривает, что штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации. Приведем примерную форму приказа об утверждении штатного расписания:

Рассмотрим пример заполнения формы № Т-3.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом (распоряжением) руководителя «О внесении изменений в штатное расписание».

Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, несущественны, их можно оформить приказом (распоряжением) «О внесении изменений в штатное расписание».

Пример.

Вносимые в штатное расписание изменения затрагивают определенные сторонами условия трудового договора и, следовательно, это потребует внесения изменений и корректировки в другие кадровые документы (личную карточку, трудовую книжку и др.).

Все изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание, должны доводиться до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Причем работник вовсе не обязан соглашаться с предложенными изменениями.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

При этом работодатель должен предложить работнику все вакансии, отвечающие указанным требованиям и имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

6.2. Положение о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении – это организационно-правовой акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности структурного подразделения.

Структурные подразделения могут быть внутренними (цех, отдел и т. п.) и внешними, обособленными. Представительства и филиалы в соответствии со ст. 55 ГК РФ являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом, создавшего их юридического лица, представляют его интересы и действуют на основании утвержденных им положений.

Положение о структурном подразделении относится к факультативным кадровым документам, которые прямо не предусмотрены ТК РФ, но также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации работы организации.

Положения о структурных подразделениях могут быть двух видов: типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Индивидуальные положения разрабатываются на основе типового положения.

Разрабатывается Положение о структурном подразделении непосредственным руководителем данного подразделения или лицом, назначенным для этого соответствующим приказом руководителя организации.

Положение о структурном подразделении согласовывается с руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положение о структурном подразделении подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации. Положение о структурном подразделении может утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся в общем порядке – приказом (распоряжением) руководителя организации.

Законодательно не установлены требования к содержанию Положения о структурном подразделении, оно разрабатывается самостоятельно в организации с учетом её особенностей. Положение о структурном подразделении может включать следующие разделы.

Общие положения.

Основные задачи структурного подразделения.

Функции структурного подразделения.

Права и обязанности структурного подразделения.

Ответственность структурного подразделения.

Взаимоотношения структурного подразделения с головной организацией, а также с иными структурными подразделениями.

В Положении о структурном подразделении могут содержаться и иные нормы.

Положение о структурном подразделении оформляется в соответствии с общими требованиями к организационно-правовым документам, предъявляемыми ГОСТ Р 6.30-2003.

Приведем примерную форму положения о структурном подразделении отдела профессионального развития персонала.

6.3. Должностные инструкции работников организации.

Должностная инструкция является инструментом организации труда в ее правовой форме, дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Должностная инструкция признается основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, на основании ст. 8 ТК РФ могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий:

Подготовительный этап;

Разработка проекта должностной инструкции;

Согласование проекта должностной инструкции;

Утверждение должностной инструкции.

Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Минтруда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством РФ. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.

После того, как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить. Должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.

Должностная инструкция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.

Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточнит, согласуются ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников.

Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.

Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя (как правило, один экземпляр – в отделе кадров, другие – в структурном подразделении и у самого работника).

Приведем пример должностной инструкции главного бухгалтера.

Приведенная выше должностная инструкция носит рекомендательный характер и может изменяться и уточняться в связи с особенностями работы того или иного работника, при совмещении двух или нескольких должностей, с учетом масштабов и сферы деятельности бизнеса.

6.4. Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка – один из основных признаков трудовых отношений. В определении понятия трудового договора, заключенного между работником и работодателем, содержащегося в ст. 56 ТК РФ, подчеркивается, что работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Поэтому при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст. 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Правила внутреннего трудового распорядка организации, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила внутреннего трудового распорядка согласно ст. 372 ТК РФ должны быть рассмотрены представительным органом работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации). Для этого работодатель перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Выборный орган профсоюзной первичной организации в соответствии с ч. 2 ст. 372 ТК РФ обязан не позднее 5 рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если выборный орган первичной профсоюзной организации не соглашается с проектом локального нормативного акта либо предлагает его совершенствовать, работодатель вправе внести в текст проекта предложенные изменения (дополнения) и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка, или в течение 3 дней после получения заключения должен организовать и провести дополнительные консультации о рассмотрении предложенных изменений и дополнений. Если стороны не достигнут соглашения о каких-либо положениях проекта Правил внутреннего трудового распорядка, то оформляется протокол разногласий. Вне зависимости от того, будут ли согласованы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, работодатель вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в месячный срок провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене принятых правил внутреннего трудового распорядка, обязательное для исполнения (ч. 5 ст. 372 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка обычно разрабатываются юридической или кадровой службой организации, а также при их совместном взаимодействии.

С Правилами внутреннего трудового распорядка должны быть ознакомлены все работники, поступившие на работу к данному работодателю. Рекомендуется размещать Правила внутреннего трудового распорядка на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору, или предусмотреть в трудовом договоре отметку «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».

Порядок оформления правил внутреннего трудового распорядка определяется тем, что они входят в состав системы организационно-распорядительной документации и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным организационно-правовым документом, наличие которого прямо предусмотрено ТК РФ. Его отсутствие является нарушением трудового законодательства. Организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

6.5. Приказы о применении дисциплинарных взысканий.

Работодатель вправе применить в отношении работника, не исполняющего (исполняющего ненадлежащим образом) возложенные на него трудовые обязанности, дисциплинарное взыскание. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, а также обстоятельства, при которых он был совершен.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы приказа (распоряжения) о наказании работника нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Приказ о наказании работника предназначен для документирования факта наказания работника, а также оформления и учета дисциплинарных взысканий работников. В общем случае основанием для издания приказа (распоряжения) о наказании работника служит соответствующее представление, отражающее недобросовестное отношение работника к возложенным на него трудовым обязанностям.

Содержание приказа (распоряжения) о наказании работника должно соответствовать представлению (ходатайству), при этом вид дисциплинарного взыскания работодатель вправе определить самостоятельно.

Подготовка проекта приказа (распоряжения) о наказании работника обычно производится кадровым подразделением либо специально уполномоченным работником. Подписанный руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом) приказ (распоряжение) о наказании объявляется работнику под роспись в течение 3 рабочих дней после издания приказа (распоряжения).

В трудовую книжку работника запись о дисциплинарном взыскании не вносится, за исключением случаев, когда таким взысканием работника является увольнение (ст. 66 ТК РФ).

Приведем примеры приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Пример 1. Пример 2.

6.6. Приказы о повышении в должности.

Одним из основных методов оценки деятельности работника является аттестация. В соответствии с действующим законодательством руководители организаций имеют право по результатам аттестации повышать в должностях работников.

Аттестация кадров – процедура определения квалификации, практических навыков, деловых качеств работника и установления их соответствия или несоответствия занимаемой должности. Аттестация может проводиться на основании применения совокупности методов тестирования, анкетирования, экспертного опроса, оценки по проектам, рефератам и программам, деловых игр.

При положительных результатах аттестации руководитель организации может принять решение о повышении работника в должности.

Руководитель структурного подразделения также может ходатайствовать перед руководителем организации о повышении работника в должности, в порядке поощрения по результатам аттестации.

Приказ о повышении в должности составляется на основании полученного заявления работника, которым подтверждается его согласие.

Повышение работника в должности в рамках одной организации можно рассматривать как перевод на другую работу.

Прежде чем издать приказ о переводе, работника обязаны ознакомить со всеми условиями труда работы, на которую его предполагается перевести.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу является основанием для оформления еще и следующих документов: вносится соответствующая запись в трудовую книжку; личную карточку, лицевой счет работника, табель учета рабочего времени.

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу составляется согласно формам № Т-5, № Т-5а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Пример.

Рассмотрим порядок составления приказа о переводе работника по инициативе работодателя с целью повышения работника в должности.

6.7. Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) работника (работников) на другую работу по инициативе работника.

Трудовым законодательством установлено, что одним из оснований прекращения трудового договора является перевод работника по его инициативе или с его согласия на работу к другому работодателю.

Перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ). Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ.

По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается по ч. 1 п. 5 ст. 77 ТК РФ (ст. 72.1 ТК РФ).

Таким образом, перевод может быть внутренним – это перевод на другую работу у того же работодателя и внешним – это перевод работника на постоянную работу к другому работодателю.

Рассмотрим порядок прекращения трудового договора при переводе работника к другому работодателю (внешний перевод), а также порядок оформления документов, необходимых при расторжении трудового договора по указанному основанию.

Перевод работника от одного работодателя к другому может быть осуществлен по инициативе:

– самого работника (если на перевод согласны оба работодателя);

– по инициативе работодателя, с которым работник в настоящее время состоит в трудовых отношениях (такой перевод возможен с письменного согласия работника и будущего работодателя);

– по инициативе работодателя, к которому должен быть переведен работник (этот перевод возможен с письменного согласия работника и согласия работодателя, с которым работник в настоящее время состоит в трудовых отношениях).

При переводе работника к другому работодателю, по его инициативе, основанием для увольнения является приглашение (либо запрос) на работу в письменной форме от нового работодателя.

Запрос оформляется на бланке организации и заверяется подписью руководителя и печатью работодателя.

Приведем образец указанного запроса о переводе работника.

При принятии положительного решения работодатель, с которым работник в настоящее время состоит в трудовых отношениях, должен направить подтверждение о согласии на перевод, которое может выглядеть следующим образом:

При расторжении трудового договора по соответствующему основанию работник обязан написать заявление об увольнении в порядке перевода к другому работодателю. Указанное заявление пишется в произвольной форме, например:

Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю осуществляется путем его увольнения с прежнего места работы и приема на работу к новому работодателю.

Заявление с положительной резолюцией работодателя является основанием к изданию приказа (распоряжения) (форма № Т-8, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») о прекращении трудового договора в связи с переводом работника к другому работодателю.

Рассмотрим порядок составления приказа об увольнении по соответствующему основанию.

На основании приказа об увольнении производятся соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2).

В трудовой книжке при расторжении трудового договора в связи с переводом работника на работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод:

– по просьбе работника;

– с согласия работника (п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В данном случае запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

Отметим, что при приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

В ст. 64 ТК РФ указано, что запрещается отказывать в заключение трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

Следовательно, в течение месяца новый работодатель не может отказаться от заключения трудового договора с работником, приглашенным в письменной форме на работу.

При этом работодатель согласно ч. 4 ст. 70 ТК РФ не может устанавливать испытание при приеме на работу лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.

Следует отметить, что без письменного согласия работника на перевод к другому работодателю увольнение по основанию, предусмотренному п. 5 ст. 77 ТК РФ, запрещено. В этом случае увольнение осуществляется по другим основаниям, определенным ст. 77 ТК РФ.

Кроме того, если работодатель не согласен уволить работника в порядке перевода на новое место работы, то трудовой договор также не может быть расторгнут по п. 5 ст. 77 ТК РФ. В этом случае работник имеет право подать заявление об увольнении по собственному желанию.

6.8. Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) работника (работников) на другую работу по инициативе работодателя.

Необходимость перевести работника на другую работу может возникнуть у любого работодателя.

Работодатель может руководствоваться различными мотивами: заполнением вакансий за счет внутренних трудовых ресурсов, освобождением должностей (мест) для занятия их более квалифицированными работниками, перераспределением трудовых функций между работниками, но, чаще всего, это вызвано «производственной необходимостью», которая может выражаться как обстоятельствами чрезвычайного характера, так и просто временным отсутствием работников.

Перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).

Работодатель может инициировать перевод как временного, так и постоянного характера, также он может быть внутренним и внешним.

Перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора, исключением из этого являются случаи чрезвычайного характера, предусмотренные в ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ и в ст. 74 ТК РФ, когда временный перевод, вызванный обстоятельствами чрезвычайного характера, и перевод по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, обязателен для работника, т. е. не требует его согласия. При этом в любом случае работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Свою инициативу о переводе работника работодатель должен выразить письменно. На практике, как правило, инициатива работодателя оформляется представлением о переводе или докладной запиской, которые составляются непосредственным руководителем сотрудника – руководителем структурного подразделения. В представлении о переводе или докладной записке указываются основные данные сотрудника, представляемого к переводу на другую работу (должность, структурное подразделение), оценка его деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данном учреждении, основания для перевода и вид перевода.

Получение письменного согласия работника при переводе на другую работу по инициативе работодателя является обязательным. После получения письменного согласия работника необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Соглашение между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора. Данное соглашение должно обязательно показать новую трудовую функцию работника и (или) новое структурное подразделение организации, в которой он будет работать.

Если работник не согласится на предложенный ему перевод, действие трудового договора продолжается без изменения его условий, а применение каких-либо санкций со стороны работодателя будет неправомерным.

При получении согласия работника на перевод работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы № Т-5, №Т-5а).

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2).

Пример.

Рассмотрим порядок составления приказа о переводе работника по инициативе работодателя.

6.9. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу в соответствии с медицинским заключением.

Работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья.

Если работник, нуждающийся в соответствии с медицинским заключением во временном переводе на другую работу на срок до четырех месяцев, отказывается от перевода или соответствующая работа у работодателя отсутствует, то работодатель обязан на весь указанный в медицинском заключении срок отстранить работника от работы с сохранением места работы (должности). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Если в соответствии с медицинским заключением работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более четырех месяцев или в постоянном переводе, то при его отказе от перевода или отсутствии у работодателя соответствующей работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 8 ст. 77 ТК РФ.

Иными словами, медицинским заключением работнику должно быть запрещено дальнейшее продолжение прежней работы, поэтому работодатель обязан либо перевести работника, либо при отсутствии у работодателя соответствующей работы уволить (п. 8 ст.77 ТК РФ).

При этом в случае перевода работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, на другую постоянную нижеоплачиваемую работу у данного работодателя за ним согласно ст. 182 ТК РФ в течение одного месяца со дня перевода средний заработок, который он имел на прежней работе, сохраняется.

Если работника переводят на нижеоплачиваемую работу в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, то за ним сохраняется его прежний средний заработок, который он имел на прежней работе, до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности или до выздоровления работника.

Работодатель должен письменно уведомить работника о переводе на соответствующую работу, согласно медицинскому заключению. Уведомление работодателя может выглядеть следующим образом:

Если работник отказывается от предложенной ему работы, то его отказ от предложенного перевода на другую работу лучше документально зафиксировать. Для этого работник должен составить либо письменное уведомление работодателю об отказе, либо в документе, содержащем предложение работодателя о временном переводе поставить свою подпись под фразой: «Отказываюсь от предложенного варианта перевода на другую работу», либо составляется акт.

В случае согласия работника на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья, издается соответствующий приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) работника (работников) на другую работу в соответствии с медицинским заключением (форма № Т-5).

Рассмотрим пример заполнения приказа о переводе работника по соответствующему основанию:

С указанным приказом (распоряжением) работник обязательно должен быть ознакомлен. Копия приказа подшивается в личное дело работника.

Приведем пример записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора согласно описанной ситуации:

6.10. Приказ (распоряжение) о награждении (поощрении) работника (работников).

Меры поощрения, применяемые к работникам в организации, перечислены в ст. 191 ТК РФ. Перечень, приведенный в ТК РФ, не является исчерпывающим. Коллективным договором, положением о поощрении работников организации, иными локальными нормативными актами организации могут быть предусмотрены и другие виды поощрений работников.

Работодатель в соответствии с ч. 1 ст. 191 ТК РФ поощряет работников, добросовестно исполняющих свои обязанности. Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Решение о поощрении работника или персонала подразделения организации оформляется приказом руководителя организации.

Для оформления и учета поощрений за успехи в работе применяются приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Подготовка приказа (как и заполнение бланков почетных грамот и удостоверений о присвоении почетных званий, подача заявок в соответствующие структурные подразделения на приобретение ценных подарков), как правило, возлагается на работников кадровой службы организации. Поэтому необходимо отразить эти функции в положении о кадровой службе организации и в должностных инструкциях конкретных работников.

В приказе указываются мотив и вид поощрения, а также основание для издания приказа (например, представление руководителя структурного подразделения).

Могут также приводиться и иные необходимые сведения (например, запись об источниках премирования). Если меры поощрения не предусматривают материальной составляющей, то реквизит «в сумме ___ руб. ____ коп.» не заполняется.

Допускается отражать в унифицированных формах приказа иную информацию (о времени и порядке проведения мероприятия награждения, об ответственном лице и т. п.) Подготовленный приказ передается кадровой службой на подпись руководителю организации или другому уполномоченному лицу.

На основании приказа (распоряжения) делаются записи в личную карточку и трудовую книжку работника.

Пример. На основании представления заместителя генерального директора ОАО «Топаз» от 11 августа 2010 г. работником кадровой службы был оформлен приказ от 14 августа 2010 г. № 124 «О поощрении за высокий профессионализм и достижение высоких производственных показателей» следующих сотрудников: Начальника отдела сбыта Ерофеева А.Н. в виде выдачи премии – в сумме 8000 руб.; Заместителя начальника отдела Ионкина Д.В. в виде выдачи премии – в сумме 8000 руб.; Системного администратора Халикова Т.С. в виде выдачи премии – в сумме 6000 руб.

Рассмотрим документальное оформление поощрений за труд работников.

Система поощрений и награждений работника, принятая у конкретного работодателя, эффективно будет действовать в том случае, если работники будут осведомлены о принципах ее функционирования.

Большое значение имеет также их убежденность в справедливости этой системы.

Нормы, которые регламентируют всю процедуру применения мер поощрения за добросовестный труд, могут быть документально закреплены в Правилах внутреннего трудового распорядка, но целесообразнее это сделать в специальном локальном нормативном акте – положении о поощрении работников.

Пример. На основании представления начальника транспортного отдела ОАО «Союз» от 11 августа 2010 г. работником кадровой службы был оформлен приказ от 12 августа 2010 г. № 144 о поощрении водителя Агеева И.А. в виде выдачи премии в сумме 4000 руб. за экономию топлива и образцовое выполнение трудовых обязанностей.

Рассмотрим, как будет оформлен приказ о поощрении Агеева И.А.

6.11. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Форма № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Форму используют организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Акт о приеме выполненных работ составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Таким образом, акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы, является первичным учетным документом для начисления оплаты и выплат по таким договорам, а также для отражения соответствующих расходов в бухгалтерском учете.

Пример. С 8 сентября 2010 г. ЗАО «Волна» приняло на работу работника Румянцева А.Н. в юридический отдел на должность юриста для оказания юридических услуг и представления интересов в суде. С работником был заключен срочный трудовой договор. В соответствии с требованиями гражданского законодательства с Румянцевым А.Н. также был составлен акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы № Т-73.

Приведем пример заполнения унифицированной формы № Т-73.

6.12. Договоры о полной материальной ответственности.

Любой работодатель заинтересован в сохранности принадлежащего ему имущества. Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работника бережно относиться к имуществу работодателя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ), а работодатель имеет право требовать от работников бережного отношения к своему имуществу, а также привлекать их к материальной ответственности (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Полная материальная ответственность работника может быть установлена трудовым договором, а также письменным договором о полной материальной ответственности. Рассмотрим, что следует предусмотреть работодателю в целях предупреждения хищений и предотвращения ущерба при заключение договора о полной материальной ответственности работников, а также их материальную ответственность за причиненный ущерб.

Материальная ответственность работника – это обязанность возместить причиненный работодателю ущерб. Материальная ответственность работника согласно ч. 1 ст. 233 ТК РФ возникает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.

ТК РФ устанавливает два вида материальной ответственности работников перед работодателем: индивидуальную и коллективную.

Основной вид материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю, – ограниченная материальная ответственность в соответствии со ст. 241 ТК РФ.

Ограниченная материальная ответственность – это обязанность работника возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб, но не свыше установленного законом максимального предела, определяемого в соотношении с размером получаемой им заработной платы (письмо Роструда от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1). Таким пределом согласно ст. 241 ТК РФ является среднемесячный заработок. Он определяется в соответствии с нормами ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Работник может быть привлечен к ограниченной материальной ответственности в случаях:

Порчи или уничтожения имущества организации по небрежности или неосторожности;

Потери приборов или инструмента;

Недобора денежных сумм в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения организацией своих договорных обязанностей по вине работника;

Утраты документов;

Полного или частичного обесценения документов в результате ненадлежащего оформления по вине работника;

Уплаты организацией штрафных санкций за ненадлежащее выполнение работником своих обязанностей.

Взыскание суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего заработка, производится по распоряжению работодателя. Оно может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба согласно ст. 248 ТК РФ.

Если работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только в судебном порядке.

Пример 1. В июле в организации «А» в результате неосторожных действий работника было испорчено оборудование. Среднемесячный заработок сотрудника – 25 000 руб. Размер ущерба составил 20 000 руб. На основании приказа руководителя из заработной платы работника необходимо удержать в счет возмещения ущерба 20 000 руб.

Однако при удержании сумм ущерба из заработной платы согласно ст. 138 ТК РФ необходимо помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 % заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 %.

Пример 2. Дополним данные предыдущего примера следующими условиями: – работнику полагаются стандартные вычеты – 400 руб. на себя, 1200 руб. – на двоих детей.

Обратите внимание!

С 1 января 2009 г. стандартный налоговый вычет на одного ребенка согласно Федеральному закону от 22.07.2008 № 121-ФЗ «О внесении изменений в статью 218 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» будет равен 1000 руб.

С начисленной за июль заработной платы необходимо удержать НДФЛ в сумме 3042 руб. ((25 000 руб. – 400 руб. – 1200 руб.)? 13 %).

Величина удержания в апреле составит 4392 руб. ((25 000 руб. – 3042 руб.)? 20 %). Следовательно, в этом месяце работник организации получит на руки 17 566 руб. (21?958 руб. – 4392 руб.).

Оставшуюся задолженность в сумме 15?608 руб. работник должен внести в следующие месяцы.

Таким образом, любой работник организации, непреднамеренно причинивший ущерб работодателю, должен возместить ущерб в размере, не превышающем месячного заработка. Однако причиненный ущерб может значительно превышать эту сумму, поэтому к работнику могут быть применены нормы о полной материальной ответственности, т. е. об обязанности возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере.

Чаще всего договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей) и т. д.

С работниками, которые постоянно имеют дело с приемом, обработкой, хранением и отпуском товарных ценностей, а также денежных средств, могут заключаться договоры о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере.

Под полной материальной ответственностью работника в трудовом законодательстве согласно ст. 242 ТК РФ понимается обязанность работника, виновного в причинении ущерба, возместить его в полном объеме.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или административного проступка.

В ст. 243 ТК РФ приведены случаи, когда на работника может налагаться полная материальная ответственность.

Заключение договора о полной материальной ответственности возможно не только с отдельным работником, но и с целым коллективом (бригадой). Это связано с тем, что закон допускает не только индивидуальную, но и бригадную (коллективную) полную материальную ответственность.

В ст. 245 ТК РФ предусмотрено введение коллективной материальной ответственности в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности оформляется приказом (распоряжением) работодателя и объявляется коллективу (бригаде). Приказ (распоряжение) работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности прилагается к трудовому договору.

Основанием для привлечения бригады к коллективной материальной ответственности также являются результаты инвентаризации, установившей наличие ущерба.

Пример 3. После инвентаризации на складе организации торговли выявлена недостача на сумму 25 000 руб. С работниками склада (заведующий складом и кладовщик) заключен договор о коллективной ответственности, согласно которому сумма, подлежащая возмещению, распределяется между ними пропорционально окладам. Оклад заведующего складом в соответствии со штатным расписанием составляет 20 000 руб., кладовщика – 10 000 руб. Общий заработок работников склада установлен в размере 30 000 руб. Удельный вес оклада каждого работника в общем заработке составляет: – для заведующего складом – 0,7 (20 000 руб. / 30 000 руб.); – для кладовщика – 0,3 (10 000 руб. / 30 000 руб.). Следовательно, взысканию подлежат следующие суммы: – с заведующего складом – 17 500 руб. (25 000 руб.? 0,7); – для кладовщика – 7500 руб. (25 000 руб.× 0,3).

Отметим, что заключить с работником письменный договор о полной материальной ответственности можно, если он занимает должность или выполняет работу, указанную в специальном Перечне.

Полный Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, разработан Министерством труда и социального развития РФ по поручению Правительства РФ и утвержден постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № ?85.

Кроме того, индивидуальная и коллективная (бригадная) материальная ответственность может возлагаться в соответствии с договором и на работников, выполняющих работы:

По приему и выплате всех видов платежей;

Расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов);

Обслуживанию торговых и денежных автоматов;

Изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

Купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).

Кроме того, постановлением Минтруда РФ № 85 утверждены:

– типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

– типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Эти формы считаются рекомендованными, а не обязательными, и их можно использовать при составлении договора о полной материальной ответственности, поскольку они разработаны довольно подробно.

Договор о материальной ответственности оформляют в двух экземплярах. Один остается в организации, другой передается работнику (руководителю коллектива).

Обратите внимание!

Неправильно заключенный договор о полной материальной ответственности не может служить основанием для привлечения работника к полной материальной ответственности.

Рассмотрим порядок оформления договоров о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также приказа об установлении полной (бригадной) материальной ответственности.

Отметим, что расторжение трудового договора после причинения ущерба не освобождает стороны этого договора от материальной ответственности. Поэтому при увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) необходимо приложить документ об отсутствии материальных претензий к нему.

6.13. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Рассмотрим порядок составления журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы, разработанные специалистами отдела кадров.

Обложки журналов могут иметь следующую форму:

Рассмотрим, какой вид может иметь такой журнал на практике.

Пример. В журнале (книге) учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы может быть 6 граф: 1 – порядковый номер в журнале (должен соответствовать номеру справки); 2 – дата выдачи справки; 3 – Ф.И.О. работника; 4 – структурное подразделение; 5 – краткое содержание справки (включает в себя заголовок к тексту справки – «о заработной плате», «с места работы», «о стаже»). 6 – куда (кому) предназначена справка (краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике). В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования».