2.7. Картотека личных дел работников.

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

Как правило, в состав личного дела входят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учету кадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников.

Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.