Как проводить совещания.

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы напрасно расходовалось столько времени сотрудников, как при проведении совещаний! Ведь чем больше участников, тем дольше это мероприятие. В некоторых компаниях менеджеры до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Пример. Однажды, когда я был молодым инженером научно-исследовательской лаборатории, в которой работало менее 50 человек, я как-то подсчитал количество времени, проводимого на плановых совещаниях. Получилось, что на работу у меня оставалось всего около 4 часов в неделю, все остальное время я сидел на совещаниях. Пытаясь как-то исправить ситуацию, я распечатал свое недельное расписание, черным закрасил на нем время совещаний и повесил эту мрачную картину над своим рабочим местом. Начальник увидел этот документ в мое отсутствие. Говорят, содрал его со стены, черкал, кричал, что это неправда… Но через пару недель после этого количество и продолжительность совещаний он сократил почти в два раза. Только за счет этого мое свободное время руководителя увеличилось почти в пять раз! Как вы думаете, это произошло случайно?

Можно ли вообще обойтись без совещаний? Наверное, нет: главная задача руководителя – организовывать работу других людей. Для этого нужно обмениваться информацией друг с другом. Совещание – один из удобных способов такого обмена информацией. Поэтому, чтобы сократить расходы времени сотрудников до приемлемого уровня, руководителю нужно:

♦ убедиться, что в данном случае без совещания обойтись совершенно невозможно;

♦ организовать правильную подготовку и проведение совещания.

Существуют целые книги, специально посвященные тому, как правильно готовить и проводить совещание. Мы же выделим только наиболее важные правила, позволяющие сохранить пользу совещаний и при этом сократить расходы времени в разумных пределах.

Рекомендуется созывать совещание, когда:

♦ вы нуждаетесь в информации или совете, которые вам может предоставить только групповое обсуждение;

♦ вы хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;

♦ вы хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;

♦ вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;

♦ вы считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании. Лучше не созывать совещание, если:

♦ предмет обсуждения – это личный вопрос, который должен быть улажен один на один;

♦ у вас нет времени на его подготовку;

♦ проще и эффективнее решить задачу другим способом: записка, электронная почта, телефонный звонок, коллективное обсуждение в сети;

♦ задача не настолько важна, чтобы тратить на нее столько времени;

♦ участники совещания не имеют возможности к нему подготовиться. Подготовка к совещанию обычно включает в себя следующее:

♦ определение цели и ожидаемых результатов совещания;

♦ составление списка участников;

♦ распределение ролей во время совещания;

♦ определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания;

♦ выяснение следующих вопросов:

• какую информацию нужно подготовить для участников совещания;

• какую подготовку должны провести участники совещания до его начала;

• что должно быть сделано для организации проведения совещания.

Цель совещания.

Первое, что нужно уяснить: у каждого совещания должна быть цель и должен быть результат (табл. 4.7).

Таблица 4.7. Примеры возможных целей и результатов совещания.

Если невозможно сформулировать цель или результат, то совещание собирать нельзя.

Составление списка участников.

Цель совещания определяет состав участников. Пригласите на совещание людей, которые:

♦ принимают решения по вопросам, связанным с достижением цели совещания;

♦ обладают знаниями, необходимыми для достижения цели совещания;

♦ будут исполнять принятые решения;

♦ по роду своей деятельности должны ознакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания.

Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков.

Особенно будьте осторожны с такими вещами, как статус совещания и предоставление информации участникам. Очень многие зря теряют время, принимая участие в совещаниях только потому, что должны поддерживать свой статус или должны быть в курсе происходящего. Вы можете резко сократить количество участников (и их расходы времени), если договоритесь заранее с теми, кто заинтересован только в информации и в поддержании статуса, о рассылке им протоколов совещания с возможностью для них дать потом свои комментарии.

Распределение ролей во время совещания.

При подготовке к совещанию убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек в процессе совещания может играть несколько ролей. Рассмотрим основные.

Лидер – тот, кто принимает решение о проведении совещания (или от чьего имени оно организовывается), определяет его цель, утверждает состав участников, принимает окончательное решение и подводит итоги.

Ведущий – тот, кто непосредственно проводит совещание, организовывает обсуждение, предоставляет слово участникам, следит за объективностью рассмотрения различных точек зрения, гасит возможные конфликты. В общем, именно он проводит совещание через все стадии вплоть до принятия окончательного решения и подведения итогов.

Эксперт – лидер мнения или главный специалист по теме обсуждения. Его задача – с высоты своих знаний предлагать идеи, разрабатывать или оценивать решения.

Секретарь – формулирует ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Он же ведет протокол совещания, предоставляет его на подпись лидеру и организовывает рассылку всем участникам, исполнителям и тем, кто должен быть проинформирован.

Организатор – организовывает и выполняет все мероприятия, необходимые для подготовки и обеспечения совещания.

Очень может быть, что для небольших групп вы сами будете исполнять все роли. В этом нет больших проблем при условии, что вы в каждый момент времени будете играть только одну роль и не будете их смешивать. Потому что если смешать, например, роль эксперта и роль ведущего, то у вас может появиться подсознательный соблазн выделить свое мнение как эксперта и ограничить возможность высказываться для других экспертов.

Определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания.

Дату, время и место нужно выбирать так, чтобы обеспечить удобство проведения совещания и дополнительно сократить расходы времени на его проведение.

Начнем с места. Идеально – комната для переговоров. Если у вас ее нет – кабинет лидера совещания. Если и этого нет – любое помещение, в котором могут разместиться все участники, включая коридоры и другие явно не приспособленные для этого места.

Дату и время лучше выбирать так, чтобы не разрывать день на части: сразу с утра, перед обедом, сразу после обеда, в конце дня. Во всех этих случаях экономится время сотрудника на переход к месту совещания: он либо сразу приходит на него из дома или с обеденного перерыва, либо сразу с него идет на обед или домой. Казалось бы, мелочь, но мы экономим при этом как минимум 5-10 минут х количество участников.

Из практики и научных исследований известно, что если человека отвлечь, на то, чтобы снова вернуться в рабочий режим, он тратит дополнительное время. Поэтому производительность работы сотрудников за один продолжительный отрезок времени будет выше, чем если разбить его на два отрезка времени.

Продолжительность совещания в любом случае не должна превышать 1 час. После этого времени сосредоточенность участников на предмете совещания существенно снижается[24], а расходы времени катастрофически растут.

Поэтому чем короче совещание, тем лучше. И в этом вам помогут:

♦ тщательная подготовка (об этом мы поговорим отдельно);

♦ хорошая работа ведущего – он должен вести совещание в темпе и не позволять участникам отвлекаться на обсуждение других тем. Если в процессе проведения совещания всплывут другие важные вопросы, то для их обсуждения лучше назначить отдельные совещания, а ход проведения этого лучше не ломать;

♦ специальные мероприятия – нельзя позволять участникам расслабляться и снижать внимательность. Для этого существует много методов, включая такие экзотические, как замена удобных кресел на жесткие стулья. Короткие совещания вообще рекомендуется проводить стоя.

Какую информацию нужно подготовить для участников совещания.

Участникам любого совещания желательно предоставить возможность предварительно ознакомиться с информацией по обсуждаемым вопросам. Это правило обязательно в случае обсуждения вопросов с длинной историей, множеством уже совершенных действий и т. д.

Каждый человек по-разному обрабатывает информацию: одному достаточно просто взглянуть, а другому нужно все прочитать и взять сутки на обдумывание. Поэтому идеальный вариант – когда информация перед совещанием рассылается за день или несколько дней. Тогда участники придут на совещание не просто подготовленными, а с уже заранее сформированными мнениями, которые останется только обсудить.

Какую подготовку должны провести участники совещания до его начала.

Во многих случаях нужно требовать от участников, чтобы они тоже провели подготовку к совещанию: собрали информацию, написали отчет о своей работе к отчетному собранию, нашли мнение эксперта к собранию по выработке решения. В таких случаях требования к участникам о том, какую подготовку они должны провести, нужно передать им вместе с другими материалами о совещании (датой, временем, повесткой дня, информацией для участников и т. п.).

Ответственность за сбор материалов от участников до начала совещания возлагается на организатора.

Что должно быть сделано в рамках организации совещания.

Чем тщательнее проведена подготовка, тем выше будет результативность совещания и тем меньше затраты времени на его проведение. Поэтому лучше всего составить план подготовки совещания. Для этого можно использовать следующий список вопросов:

♦ конечная цель совещания;

♦ ожидаемый результат;

♦ прогноз продолжительности совещания и как ее можно сократить;

♦ дата, время и место совещания;

♦ кто созывает совещание;

♦ список участников;

♦ распределение ролей среди участников;

♦ какую информацию нужно подготовить и разослать участникам, в том числе описание цели совещания и его повестка;

♦ какую подготовку должны провести сами участники;

♦ какое оборудование и/или материалы нужны для проведения (бумага, ручки, доска или флипчарт с фломастерами, проектор для презентаций, вода для участников и т. п.).

Кроме того, необходимо, чтобы до проведения совещания лидер собрал команду подготовки совещания (ведущего, организатора и секретаря) и четко поставил им задачу на проведение совещания.

Пожалуйста, без фанатизма.

В предыдущих разделах был описан полный комплекс задач по подготовке совещания по серьезному вопросу, такому как подведение итогов работы за период (с поощрениями, наказаниями и кадровыми выводами), обсуждение стратегии компании и т. п.

Большинство рабочих вопросов не являются такими масштабными, поэтому не нужно каждый раз фанатично исполнять все описанные процедуры. Единственным обязательным элементом будет выполнение функций лидера, который должен хорошо продумать, зачем он собирает совещание и что будет его конечным результатом. А уже из этого будут вытекать необходимый масштаб подготовки и формат проведения.

Признаки хорошо организованного совещания.

Если все было хорошо организовано, то у участников мероприятия создается ощущение, что все происходило само собой, легко и непринужденно, а необходимое решение было очевидным и появилось быстро.

Иногда даже возникает легкий налет скуки и обыденности – ни тебе аврала, ни скандала. И только организаторы знают, скольких хлопот им это стоило.

Если у вас все получилось так – вы провели блестящую подготовку. Похвалите себя и сделайте что-то, чтобы донести это понимание до участников совещания. Иначе такую хорошую работу никто не будет ценить. Например, можно сделать хорошей традицией в конце каждого совещания при подведении итогов хвалить организаторов за хорошую организацию и показывать, за что именно.