Глава 3. Подготовка программы к работе.

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Кроме этого, следует ввести необходимый минимум сведений в справочники и каталоги программы. Об этом, а также о многом другом и пойдет речь в данной главе книги.

Настройка параметров.

Напомним, что все основные действия по настройке и администрированию программы выполняются в Конфигураторе, который мы здесь рассматривать не будем. Однако и в режиме «1С: Предприятие» имеется несколько настроек, о которых и будет рассказано в данном разделе.

Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к своим данным, можно защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис ▶ Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Ввод пароля для защиты данных.

Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.

При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис ▶ Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 3.1, в котором этот пароль можно изменить.

ВНИМАНИЕ. Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте, поскольку при утере пароля доступ к данным будет невозможен.

Вы можете самостоятельно выполнить настройку некоторых элементов интерфейса. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Сервис ▶ Настройка. При ее активизации на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Настройка интерфейса.

Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.

Обратите внимание, что на рис. 3.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 3.2 панель Стандартная обозначена черным флажком, а панель Текстовый макет – серым. Это означает, что инструментальная панель Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текстовый макет – только в режиме работы с текстовыми документами.

Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако вы можете самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.

Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Создание новой панели инструментов.

В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить.

ВНИМАНИЕ. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет ее из списка.

Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Настройка интерфейса, вкладка Команды.

Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта операция возможна только при открытом данном окне независимо от выбранной вкладки).

Для перехода в режим настройки прочих параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис ▶ Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Настройка прочих параметров.

В данном окне на вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок снят, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается системная дата компьютера).

На вкладке Тексты (см. рис. 3.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.

Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.

При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.

В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.

В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.

На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.

Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод исходных данных в справочники программы.

В рассматриваемой конфигурации справочник представляет собой хранилище основной, базовой информации, на которой базируется вся последующая работа. В справочниках хранятся сведения об организациях и контрагентах, о физических лицах компании, об используемых валютах, структурных подразделениях компании, единицах измерения товарно-материальных ценностей, и др.

Помните, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу, можно вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, но это не всегда удобно (придется отвлекаться от текущей операции для ввода необходимых данных в справочник).

Поскольку в состав конфигурации «Бухгалтерия предприятия» включено много справочников, мы не будем подробно останавливаться на каждом из них, а выборочно рассмотрим наиболее востребованные справочники. Что касается остальных справочников, то работа с ними ведется во многом аналогично.

Заполнение справочника валют.

В справочнике валют осуществляется ввод, редактирование и хранение данных об используемых в программе валютах. Отметим, что даже если в организации не ведется многовалютный учет, справочник валют должен содержать сведения как минимум об одной валюте – о национальной денежной единице.

Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Валюты и нажать кнопку ОК. После этого на экране отобразится окно справочника валют, которое показано на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Справочник валют.

В данном окне содержится список введенных ранее валют. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается код валюты, ее краткое и полное наименование (в качестве краткого наименования можно использовать обозначение валюты – например, USD, RUR, и т. д.), курс и кратность.

Курс валюты указывается на рабочую дату. Как мы уже отмечали ранее, чтобы установить рабочую дату, следует выполнить команду главного меню Сервис ▶ Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Общие. В качестве рабочей даты можно установить текущую дату компьютера – для этого на данной вкладке нужно установить флажок Использовать текущую дату компьютера. Если же данный параметр отключен, то становится доступным поле Использовать значение; в данном поле можно ввести значение, которое будет использоваться в качестве рабочей даты.

ПРИМЕЧАНИЕ. В окне списка валют значение рабочей даты отображается в левом верхнем углу окна, в поле Дата курса (см. рис. 3.6).

Значение Кратность представляет собой котировочную единицу валюты и обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 5,6132 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс – 5,6132.

Добавление новой и редактирование текущей валюты можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия – Редактировать в диалоге либо аналогичная команда контекстного меню. При включенном режиме Редактировать в диалоге все действия по формированию новой и редактированию текущей валюты выполняются в окне, изображенном на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Окно ввода и редактирования данных о валюте.

В данном окне необходимо определить значения перечисленных ниже параметров.

♦ Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится краткое название текущей валюты. Длина краткого наименования не может превышать 10 символов. Рекомендуется в качестве краткого наименования вводить обозначение валюты, используемое в Общероссийском классификаторе валют.

♦ Код – здесь указывается числовой код валюты; длина числового кода не может превышать 3 символов. Рекомендуется вводить такой же числовой код, который используется для данной валюты в Общероссийском классификаторе валют.

♦ Полностью – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование валюты.

♦ Параметры прописи целой части для русского языка и Параметры прописи дробной части для русского языка – в этих выделенных областях определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).

В нижней части окна редактирования в выделенной области История курсов ведется список курсов данной валюты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата курса, название валюты, величина курса и кратность. Чтобы добавить в список новую позицию, нужно выполнить команду Действия – Добавить (в данном случае имеется в виду кнопка Действия, расположенная сразу над списком курсов валют; также для этого можно воспользоваться расположенной рядом кнопкой инструментальной панели либо нажать клавишу Insert). При активизации данной команды в списке появляется новая позиция, где и вводятся необходимые сведения.

Завершается процесс формирования либо редактирования валюты нажатием кнопки ОК либо Записать – после этого изменения отразятся в окне списка. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться также кнопкой Подбор из ОКВ, которая расположена справа вверху окна списка (см. рис. 3.6). При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Общероссийского классификатора валют, в котором нужно выделить щелчком мыши добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате на экране откроется окно редактирования валюты (см. рис. 3.7), в котором будут заполнены поля Наименование, Код и Полностью (при необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры). Заполнение остальных полей данного окна выполняется в обычном порядке.

Ввод сведений о контрагентах.

Независимо от вида деятельности предприятия, его формы собственности, особенностей организации учета и иных факторов, у него всегда будут поставщики, покупатели, заказчики, деловые партнеры и т. д., одним словом – контрагенты. Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник, с которым мы и познакомимся в данном разделе.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Контрагенты и нажать кнопку ОК. В результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Справочник контрагентов.

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие, и т. д.).

При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия ▶ Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Ввод и редактирование группы контрагентов.

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное наименование создаваемой группы. Отметим, что это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения.

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 3.9) внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Ввод и редактирование контрагента.

Отметим, что в данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2.

В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Общие (она открыта на рис. 3.10) вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физ. лицо.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу Enter.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.

На вкладке Адреса и телефоны, содержимое которой показано на рис. 3.11, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

Рис. 3.11. Контактные данные контрагента.

В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне (рис. 3.12), открываемом по кнопке выбора.

Рис. 3.12. Ввод и редактирование данных об адресе контрагента.

В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома, и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент – для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.

В поле Телефон (см. рис. 3.11) можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их можно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта, и др.).

На вкладке Контакты (рис. 3.13) формируется перечень контактных лиц данного контрагента.

Рис. 3.13. Ввод сведений о контактных лицах контрагента.

Чтобы добавить в список новое контактное лицо, нужно в области Контактные лица выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert. В результате на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести информацию о контактном лице и нажать кнопку ОК.

На вкладке Счета и договоры (рис. 3.14) вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах.

Рис. 3.14. Банковские счета и договоры контрагента.

Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в с список нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку ОК.

В нижней части окна ввода и редактирования контрагента находится поле Комментарий, которое доступно на всех вкладках данного окна. В этом поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.

Завершается ввод и редактирование контрагента нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ведение списка договоров с контрагентами.

Взаимоотношения предприятия с любым контрагентом (неважно, кем он является – юридическим лицом, предпринимателем без образования юридического лица или физическим лицом) в любом случае выстраиваются на договорной основе. В договоре прописываются условия сотрудничества, права и обязанности сторон, описывается предмет договора, регламентируются вопросы разрешения спорных ситуаций, и т. д. Без заключения договора любые товарно-денежные или хозяйственные взаимоотношения с контрагентом не будут иметь юридической силы,

В программе «1С Бухгалтерия 8» ввод, редактирование и хранение сведений о заключенных с контрагентами договорах осуществляется в справочнике договоров с контрагентами. Чтобы открыть этот справочник, выберите его в окне, изображенном на рис. 1.20. Окно справочника, которое после этого откроется на экране, показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Справочник договоров с контрагентами.

Вы можете вести учет договоров с контрагентами как в разрезе групп договоров, так и единым списком. Перечень групп формируется в левой части окна справочника, а в правой его части показано содержимое текущей группы. Например, вы можете сформировать отдельные группы для договоров с поставщиками, покупателями, арендаторами, заказчиками, иностранными контрагентами, и т. п. Чтобы добавить группу договоров, выполните команду Действия ▶ Новая группа (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9), затем в открывшемся окне введите название группы, укажите для нее родительскую группу (если создаваемая группа не должна подчиняться другой группе, данный параметр заполнять не следует), и нажмите кнопку ОК.

Что касается ввода и редактирования договоров, то вы можете делать это как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Если включен режим редактирования в диалоге, то ввод новых и редактирование введенных ранее договоров осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Ввод и редактирование договора с контрагентом.

В данном окне в поле Организация указывается название организации, которая заключила данный договор с контрагентом. Отметим, что в зависимости от текущих настроек программы данное поле может быть недоступным доля редактирования – в этом случае в нем отобразится название организации, которая в справочнике организаций (рис. 3.17) выбрана в качестве основной.

В поле Контрагент указывается название контрагента, с которым заключен данный договор. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов, которое вызывается нажатием кнопки выбора или с помощью клавиши F4.

Если вы используете механизм группировки договоров с контрагентами, то в поле Группа договоров укажите группу, к которой должен быть отнесен данный договор. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название договора. С помощью введенного здесь значения вы впоследствии будете идентифицировать данный договор в интерфейсах списка и выбора.

В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой код договора (это происходит после нажатия в данном окне кнопки ОК или Записать). При необходимости вы можете отредактировать значение данного поля (для этого вначале выполните команду Действия ▶ Редактировать код).

В поле Вид договора из раскрывающегося списка выбирается вид договора: С поставщиком, С покупателем, С комитентом, С комиссионером или Прочее.

ПРИМЕЧАНИЕ. В зависимости от выбранного вида договора меняется набор параметров, предназначенных для настройки учета НДС по договору и расчета цен. Эти параметры находятся в нижней части окна, далее мы рассмотрим все возможные варианты.

Для каждого договора с контрагентом необходимо указать порядок ведения взаиморасчетов. Требуемый вариант указывается в поле Взаиморасчеты ведутся, где из раскрывающегося списка нужно выбрать одно из следующих значений:

♦ По договору в целом – если выбрано данное значение, то при закрытии такого договора программа сама найдет нужные расчетные документы;

♦ По расчетным документам – если указан этот вариант, то при закрытии такого договора пользователь должен самостоятельно указать расчетный документ.

По умолчанию программа предлагает вести взаиморасчеты по договору в целом.

В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта, в которой заключен договор с контрагентом.

Если в поле Валюта выбрано любое значение, кроме основной валюты (которой по умолчанию является российский рубль), и при этом в нижней части окна снят флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС, то становится доступным флажок Расчеты в условных единицах. Включение этого параметра необходимо, если планируется расчеты по договору вести в условных единицах.

Если по договору с контрагентом осуществляются операции по ставке НДС 0 %, и требуется пересчет выручки, полученной в иностранной валюте, в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оплаты для целей исчисления НДС в соответствии с положениями п. 3 ст. 153 НК РФ, то установите флажок Реализация на экспорт. Этот параметр доступен для редактирования только при одновременном соблюдении двух условий: во-первых, в поле Валюта должна быть выбрана любая валюта, кроме основной, а во-вторых – параметр Расчеты в условных единицах должен быть отключен.

Значение поля Вид взаиморасчетов позволяет дополнительно детализировать учет операций по данному договору (иначе говоря, данный параметр предназначен для ведения аналитического учета). Требуемое значение выбирается в окне справочника видов взаиморасчетов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора. При необходимости вы можете дополнить содержимое этого справочника – для этого используйте кнопку Добавить, которая находится в инструментальной панели окна справочника. Отметим, что поле Вид взаиморасчетов не является обязательным для заполнения.

Если условиями договора определен конкретный срок оплаты по нему, то вы можете указать его. Для этого установите флажок Установлен срок оплаты по договору, и в открывшемся справа поле введите число дней, по истечении которых долг по договору будет считаться просроченным.

В поле Тип цен из раскрывающегося списка можно выбрать тип цен, который будет подставляться по умолчанию при формировании документов на покупку товарно-материальных ценностей. Примеры значения данного поля – Закупочная, Мелкооптовая, Оптовая, и т. д.

Если в поле Вид договора указано значение С комитентом или С комиссионером, то открываются для редактирования параметры Способ расчета и Процент. В поле Способ расчета из раскрывающегося списка выбирается способ расчета комиссионного вознаграждения, который будет по умолчанию использоваться в документах «Отчет комитенту» и «Отчет комиссионеру», оформляемых по данному договору. Возможен выбор одного из трех вариантов: Не рассчитывается, Процент от разности сумм продажи и поступления и Процент от суммы продажи. В расположенном справа поле Процент указывается величина процента, используемая для расчета комиссионного вознаграждения.

Если в поле Вид договора указано значение С покупателем или С комиссионером, то в нижней части окна появляется область НДС с авансов, которая содержит три параметра: Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору и Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс. Если установлен флажок Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, то счета-фактуры на НДС с авансов будут регистрироваться в соответствии с действующей учетной политикой предприятия. Если же по данному договору необходимо установить особый порядок регистрации таких счетов-фактур, то данный флажок нужно снять. Тогда под ним появится поле Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать подходящий порядок регистрации счетов-фактур.

В поле Обобщенное наименование товаров для счет-фактуры на аванс можно указать краткое и обобщенное название товаров для авансовых счетов-фактур. Например, если по договору поставляются конфеты, шоколад и печенье – то можно обобщить эти товарные позиции под общим названием Кондитерские изделия, и т. д. Требуемое значение выбирается в окне справочника номенклатуры, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

Если по данному договору организация является налоговым агентом по НДС, то нужно установить флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС (он доступен только в том случае, если в поле Вид договора указано значение С поставщиком или С комитентом). По умолчанию данный параметр отключен.

Завершается ввод информации о договоре с контрагентом нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования договора, во втором – данные будут сохранены, но окно не закроется. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод и редактирование данных об организациях.

В справочнике организаций осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга, и т. п. Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Организации и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Справочник организаций.

Чтобы добавить в справочник организацию, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, изображенное на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Ввод и редактирование данных об организации.

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести наименование организации. Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Как видно на рис. 3.18, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Документооборот с ФНС. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации содержатся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 3.18.

На данной вкладке в поле Префикс можно ввести префикс, который будет использоваться при нумерации документов, а в поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение Юр. лицо, если организация является юридическим лицом.

ПРИМЕЧАНИЕ. После щелчка мышью в любом поле вкладки Основные автоматически в соответствии со значением поля Наименование заполнятся параметры Сокращенное наименование (по учредительным документам), Полное наименование (по учредительным документам) и Наименование плательщика в платежных поручениях на перечисление в бюджет. Значения этих параметров вы можете отредактировать по своему усмотрению.

Далее вводится информацию о банковском счете организации. Но учтите, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка мышью на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет на экране появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.

После этого на экране отобразится окно списка банковских счетов для данной организации. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах для данной организации не вводилась – ее нужно ввести.

Теперь в поле КПП с клавиатуры нужно ввести код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, указать дату государственной регистрации организации. Затем последовательно нажмем кнопки Записать и ОК – после этого организация появится в окне списка (см. рис. 3.17).

ВНИМАНИЕ. Обратите внимание: в справочнике организаций одна позиция выделена жирным шрифтом. Так обозначается основная организация, которая будет использоваться в программе по умолчанию. Чтобы назначить организацию основной, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Установить основной, которая находится в инструментальной панели окна списка (см. рис. 3.17).

Впоследствии вы всегда можете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 3.18), в котором выполняются необходимые действия.

Заполнение справочника статей движения денежных средств.

В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. Напомним, что счетами учета денежных средств являются:

♦ Счет 50 «Касса» (на данном счете ведется учет наличных денежных средств предприятия);

♦ Счет 51 «Расчетный счет» (на нем учитываются безналичные денежные средства предприятия на расчетном счете);

♦ Счет 52 «Валютный счет» (данный счет предназначен для учета денежных средств предприятия в иностранной валюте);

♦ Счет 55 «Специальные счета в банках» (здесь учитываются безналичные денежные средств предприятия, находящиеся на специальных счетах в банках – депозиты, ссуды, и т. п.).

Учтите, что ведение учета денежных средств в разрезе статей их движения возможно только при включении соответствующей настройки. Выполните команду главного меню Предприятие ▶ Настройка параметров учета, и в открывшемся окне перейдите на вкладку Денежные средства (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Настройка учета денежных средств.

На данной вкладке нужно установить флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае в интерфейсах редактирования платежных документов будет присутствовать поле для выбора статьи движения денежных средств, на которую должна быть отнесена сумма по документу. Выбор статьи движения денежных средств осуществляется из справочника статей движения денежных средств, содержимое которого пользователь может формировать и редактировать самостоятельно.

СОВЕТ. Если вы планируете вести учет денежных средств в разрезе статей их движения, рекомендуется заранее внести в справочник статьи, которые вы будете использовать. Правда, заполнять и редактировать справочник можно и впоследствии (например, непосредственно в режиме редактирования документа), но удобнее заполнить его заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться на добавление в него новых позиций.

Для перехода в режим работы со справочником статей движения денежных средств выделите в окне выбора справочника (см. рис. 1.20) позицию Статьи движения денежных средств. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Справочник статей движения денежных средств.

Возможности программы предусматривают группировку статей движения денежных средств в зависимости от назначения, направленности либо по иным критериям. Например, вы можете создать отдельные группы для наличных и безналичных денег, для собственных и заемных средств, и т. д. Отметим, что группировка статей движения денежных средств не является обязательной – вы можете вести справочник одним общим списком. Если же вы хотите задействовать механизм группировки – рекомендуется вначале сформировать список групп (он будет иметь иерархическое представление), а затем заполнять группы статьями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Впоследствии можно любую статью движения денежных средств переместить из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу статей, выполните в окне списка команду Действия ▶ Новая группа (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9), либо аналогичную команду контекстного меню. Также можно воспользоваться кнопкой Добавить группу, которая находится в инструментальной панели (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы, которое показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Ввод и редактирование группы статей.

Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование группы: для перехода в режим редактирования нужно выделить группу в списке щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Изменить (либо аналогичную команду меню Действия) или нажать клавишу F2.

В поле Наименование вводится название группы. В поле Группа можно выбрать группу статей, которая будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа не должна подчиняться никакой другой группе – данное поле нужно оставить незаполненным.

В поле Код формируется числовой код группы статей. Значение данного поля генерируется программой автоматически после нажатия кнопки ОК или Записать. При необходимости вы можете отредактировать числовой код с клавиатуры, предварительно включив режим редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать код. Отметим, что без особой необходимости редактировать код не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению целостности данных.

Завершается ввод и редактирование группы нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы ввести в справочник новую статью движения денежных средств, установите курсор на группу, к которой должна быть отнесена данная статья, и выполните команду Действия ▶ Добавить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Insert), либо аналогичную команду контекстного меню. Также можно воспользоваться кнопкой Добавить, которая находится в инструментальной панели. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования статьи движения денежных средств, которое показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Ввод и редактирование статьи движения денежных средств.

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название статьи движения денежных средств. Под этим названием она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. В поле Вид движения денежных средств из раскрывающегося списка, содержимое которого заранее предопределено в Конфигураторе, выбирается соответствующий определяемому виду движения показатель регламентированной отчетности (иначе говоря, значение данного поля используется при автоматическом заполнении формы № 4).

В поле Группа можно выбрать или изменить группу статей, к которой будет отнесена данная статья. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся списке групп статей выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.

Что касается поля Код, то оно заполняется и редактируется так же, как и в режиме ввода и редактирования группы статей.

После нажатия в данном окне кнопки ОК или Записать статья движения денежных средств будет добавлена в справочник.

Ведение каталога банков.

Каталог банков необходим для хранения сведений о банках и иных финансово-кредитных учреждениях, в которых имеются счета как у собственного предприятия, так и у его контрагентов, а также у прочих предприятий и организаций. Открыть данный справочник можно по-разному – с помощью команды главного меню Банк ▶ Банки или путем выбора в окне списка справочников (см. рис. 1.20). Окно справочника банков показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Справочник банков.

Данный справочник, как и многие другие справочники системы, также имеет двухпанельное представление: слева формируется список групп банков, справа отображается одержимое группы, на которой установлен курсор. Вы можете использовать механизм группировки либо игнорировать его – в зависимости от своих потребностей.

Для ввода в справочник новой группы нажмите Ctrl+F9 или выполните команду Действия ▶ Новая группа. Окно ввода и редактирования группы, которое отобразится на экране после выполнения любого из этих действий, показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Ввод и редактирование группы банков.

Единственный реквизит, который в данном окне является обязательным для заполнения – это название группы, которое вводится с клавиатуры в поле Наименование. Числовой код сформируется автоматически после нажатия кнопки ОК или Записать (при необходимости вы можете его отредактировать с клавиатуры), а в поле Группа можно выбрать группу, которая будет являться родительской по отношению к текущей группе.

После того как сформирован перечень групп (если, конечно, вы намерены использовать механизм группировки), можно приступать к заполнению их позициями (банками). Чтобы ввести в справочник информацию о банке, выделите курсором группу, в состав которой его необходимо включить, и нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить (можно также воспользоваться аналогичной командой контекстного меню). В любом случае на экране откроется окно банка, изображенное на рис. 3.25. Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование созданного ранее банка – для перехода в режим редактирования нужно выделить соответствующую позицию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить или нажать клавишу F2.

Рис. 3.25. Ввод и редактирование сведений о банке.

Если вы используете механизм группировки, то в данном окне в поле Группа можно указать (перевыбрать) группу, к которой должен относиться данный банк. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

Все остальные поля данного окна заполняются с клавиатуры. В них указывается название и корреспондентский счет банка, его БИК (индивидуальный идентификационный код, который имеется у каждого банка), название города, где находится банк, его юридический адрес и контактные телефоны. Завершается ввод и редактирование данных о банке нажатием кнопки ОК или Записать.

Ввод и редактирование данных и физических лицах.

В данном разделе мы научимся работать со справочником, в котором хранятся сведения обо всех физических лицах, с которыми предприятие имеет те или иные отношения. Это, как минимум, сотрудники предприятия, а также – частные лица, с которыми сотрудничает предприятие, кандидаты на замещение вакантных должностей, внештатные работники, и т. д. Для перехода в режим работы с данным справочником выберите его в списке (см. рис. 1.20) или воспользуйтесь командой главного меню Кадры ▶ Физические лица. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Справочник физических лиц.

Отметим, что возможности программы предусматривают ввод и хранение данных отдельно по категориям физических лиц. Например, вы можете сформировать следующие группы физических лиц: Штатные, Кандидаты, Уволенные, Внештатные, Учредители, и т. д.

Перечень групп физических лиц формируется в левой части окна справочника, а справа отображается содержимое той группы, на которой в списке установлен курсор. Отметим, что вы можете не использовать механизм группировки, а вести единый список физических лиц. Такой подход, в частности, обычно применяется на малых предприятиях, когда группировка небольшого количества физических лиц, внесенных в справочник, просто не имеет смысла.

Для добавления в справочник новой группы физических лиц нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9 или выполните команду Действия ▶ Новая группа. В результате откроется окно добавления группы, которое показано на рис. 3.27.

Рис. 3.27. Добавление группы физических лиц.

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное название группы (желательно, чтобы оно отражало назначение группы, например – Штатные, Уволенные, и т. п.). В поле Группа физ. лиц можно указать группу, которая будет являться родительской для создаваемой группы: например, группа Отдел поставок может находиться в подчинении у группы Штатные, и т. д. Если вы не намерены использовать механизм группировки или вложенности групп, можете оставить данное поле незаполненным. Что касается поля Код, то здесь автоматически программа сформирует числовой код группы (это произойдет при нажатии кнопки ОК или Записать).

Подчиненность групп вы можете изменить в любой момент. Чтобы переместить группу из одной родительской группы в другую, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.28.

Рис. 3.28. Перемещение групп физических лиц.

В данном окне представлен список всех сформированных ранее групп физических лиц. Нужно установить курсор на новую родительскую группу, и нажать кнопку Выбрать, расположенную в инструментальной панели.

Чтобы ввести в справочник информацию о физическом лице, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. Перед этим щелчком мыши укажите группу, к которой следует отнести это физическое лицо (впрочем, группу можно будет поменять в режиме ввода/редактирования). Чтобы отредактировать данные о введенном ранее физическом лице, выделите соответствующую позицию курсором и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование физических лиц осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Ввод и редактирование физических лиц.

Прежде всего нужно в поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 3.29. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Сидорова Т.П., или Сидорова Татьяна Павловна, и т. д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода фамилии, имени и отчества).

Справа вверху окна находится поле Код, значение которого формируется программой автоматически в момент записи информации. Без особой надобности редактировать значение данного поля не рекомендуется, чтобы не нарушить целостность данных, но если это все же необходимо – предварительно включите возможность редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать код.

Остальные сведения о физическом лице вводятся на вкладках Общее и Адреса и телефоны. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Содержимое вкладки Общее показано на рис. 3.29: здесь вводятся все основные сведения о физическом лице – дата и место рождения, его пол, гражданство, и др. Дата рождения указывается в соответствующем поле, где вы можете ввести значение как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Затем в поле Пол из раскрывающегося списка нужно выбрать пол сотрудника – Мужской или Женский.

Чтобы указать сведения о месте рождения сотрудника, нужно в поле Место рождения нажать кнопку выбора или клавишу F4. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Ввод сведений о месте рождения.

Параметры данного окна необходимо заполнять в строгом соответствии с Постановлением от 21 октября 2002 г. № 122п Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом необходимо учитывать следующее:

♦ Все сведения вводятся только в именительном падеже, при этом нужно строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты).

♦ В поле Город (село, дер.) с клавиатуры вводится только название населенного пункта без указания его типа. Иначе говоря, слова «город», «село», «деревня», «поселок», «станица» и т. п., а также их сокращенные обозначения вводить не нужно.

♦ В поле Район вводится только название района, без указания слова «район» или любого сокращения данного слова.

♦ В поле Область (край, респ.) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова «область», «край» указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО» и т. п.

♦ Поле Страна для бывших республик Советского Союза не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область (край, респ.).

Завершается ввод данных о месте рождения физического лица нажатием в данном окне кнопки ОК. На рис. 3.31 показано, как будет заполнено поле Место рождения после ввода информации, показанной на рис. 3.30.

Рис. 3.31. Данные о месте рождения сотрудника.

В поле Удостоверение следует ввести сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Это делается в диалоговом окне (рис. 3.32), которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Рис. 3.32. Ввод данных о документе, удостоверяющем личность.

В данном окне в поле Вид документа нужно выбрать вид документа, удостоверяющего личность. В большинстве случаев таким документом является паспорт гражданина Российской Федерации. Другими документами, удостоверяющими личность, могут являться: удостоверение беженца в Российской Федерации, паспорт моряка, справка об освобождении из места лишения свободы, вид на жительство, временное удостоверение гражданина Российской Федерации, и т. д. Отметим, что программа поставляется с уже сформированным перечнем видов документов, удостоверяющих личность. Для выбора документа нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.

После ввода паспортных данных нужно указать сведения о гражданстве физического лица. Необходимые действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Ввод сведений о гражданстве.

В данном окне в поле Страна нужно указать название государства, гражданином которого является данное физическое лицо. Для этого нажмите в данном поле клавишу F4 или кнопку выбора затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделите щелчком мыши название страны и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого, если нужно, установите перечисленные ниже параметры.

♦ Не имеет право на пенсию – этот флажок нужно установить в случае, если данное физическое лицо не имеет права на получение пенсии от Пенсионного фонда Российской Федерации.

♦ Не имеет право на медицинское страхование – данный параметр нужно включить, если человек не имеет права на медицинское страхование в России.

♦ Не является налоговым резидентом РФ – этот флажок устанавливается для всех физических лиц, которые не являются налоговыми резидентами России.

Обычно перечисленные параметры применяются к физическим лицам, которые являются гражданами других государств, но это не исключает их применения и к российским гражданам.

В поле Запись о гражданстве действует нужно с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату, начиная с которой вступает в силу запись о гражданстве физического лица.

Завершается ввод сведений о гражданстве нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если физическое лицо является инвалидом, то нужно ввести соответствующие сведения. Для этого в поле Инвалидность нажмите кнопку выбора или клавишу F4 – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Ввод данных об инвалидности физического лица.

В соответствующих полях данного окна нужно ввести серию и номер справки об инвалидности, а также дату ее выдачи (эту справку выдает уполномоченное медицинское учреждение). В поле Группа инвалидности из раскрывающегося списка выбирается номер группы инвалидности, а в поле Срок действия справки указывается дата последнего дня срока действия справки об инвалидности.

ВНИМАНИЕ. Если человек является инвалидом, в данном окне нужно обязательно установить флажок Инвалидность. Если же человек инвалидом не является, данное окно все равно нужно вызвать и убедиться в том, что флажок Инвалидность не установлен (в противном случае его нужно снять), после чего нажать кнопку ОК. В этом случае в поле Инвалидность отобразится значение Не является инвалидом.

В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.

Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 3.35).

Рис. 3.35. Адреса, телефоны и прочие контакты физического лица.

В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность (то есть регистрационный адрес физического лица). При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.36 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).

Рис. 3.36. Ввод и редактирование адреса.

В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.

Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – если адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.

В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.

Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).

Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.

При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 3.37.

Рис. 3.37. Печатная форма сведений о физическом лице.

Щелчком мыши на символах со знаком «минус» вы можете свернуть любой раздел печатной формы отчета о физическом лице (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Свернутые разделы в отчете.

Чтобы отправить сведения на печать, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать (рис. 3.39).

Рис. 3.39. Отправка отчета на принтер.

Отметим, что данную команду можно вызвать также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Сведения о подразделениях организаций.

Любая организация включает в себя несколько структурных подразделений, каждое из которых решает характерные для себя задачи. Например, бухгалтерия ведет учет активов и пассивов предприятия, склад обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей, отдел снабжения занимается вопросами поставок, отдел сбыта – вопросами продаж, и т. д.

Возможности программы «1С Бухгалтерия 8» предусматривают ведение аналитического учета в разрезе структурных подразделений организации. Иначе говоря, вы можете вести учет затрат на местах производства работ (производственный цех, сборочный цех, и т. д.) и по местам концентрации хозяйственных функций (администрация, финансово-экономический отдел, и т. д.).

Информация о структурных подразделениях организации хранится в соответствующем справочнике, который можно вызвать с помощью команды главного меню Предприятие ▶ Подразделения организаций или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.20). В любом случае на экране отображается окно списка структурных подразделений, изображенное на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Список структурных подразделений организации.

В данном окне отображается список структурных подразделений той организации, которая указана в поле Организация.

Данный справочник имеет иерархическое представление. Это позволяет объединять сходные по назначению подразделения в группы. Например, такие подразделения, как Бухгалтерия и Отдел кадров можно поместить в группу Администрация, все склады предприятия можно объединить в группе Склады, и т. д.

Чтобы добавить в справочник новое подразделение, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). Для перехода в режим редактирования данных по введенному ранее подразделению выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить (аналогичная команда имеется и в контекстном меню) либо нажмите клавишу F2. Если включен режим редактирования в диалоге (переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге), то при выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Справочник подразделений организаций.

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название структурного подразделения предприятия, а в поле Группа выбирается группа, к которой она должна относиться (т. е. родительская группа). Отметим, что поле Группа можно и не заполнять – тогда позиция будет находиться в корневом каталоге иерархии, который по умолчанию называется Подразделения организаций.

В полях Код по ОКАТО и КПП при необходимости можно с клавиатуры ввести соответствующие реквизиты. Что касается поля Код, то его значение формируется программой автоматически в момент записи данных. После нажатия кнопки ОК новая позиция появится в окне справочника.

Заполнение справочника складов (мест хранения) предприятия.

Для хранения принадлежащих предприятию (или находящихся в аренде, временном пользовании, на ответственном хранении и т. п.) товарно-материальных ценностей предназначены соответствующие помещения, называемые складами. Для формирования, редактирования и хранения списка складов (мест хранения) в программе предназначен соответствующий справочник, который можно вызвать с помощью команды главного меню Склад ▶ Склады (места хранения) или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.20).

Окно справочника складов показано на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Справочник складов (мест хранения).

Если на предприятии используется большое количество складских помещений, то для удобства работы их можно объединять в группы – например, Оптовые склады, Розничные склады, Производственные склады (кладовые), и т. п. Перечень групп складов формируется в левой части окна справочника (см. рис. 3.42), а справа отображается содержимое текущей группы. Отметим, что если вы не желаете использовать механизм группировки складов – можете вести один общий список складов (если предприятие располагает одним-двумя складами, то их группировка не будет иметь никакого смысла).

ПРИМЕЧАНИЕ. Элементы справочника «Склады (места хранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.

Руководитель любого склада всегда несет материальную ответственность за сохранность находящихся на складе ценностей. Поэтому для каждого склада в обязательном порядке назначается как минимум одно ответственное лицо (при необходимости их может быть и несколько). Отметим, что за одним и тем же материально-ответственным лицом может быть закреплено одновременно несколько складов. Из окна справочника вы можете быстро перейти к списку ответственных лиц – для этого нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Перейти, и в открывшемся меню выберите команду Ответственные лица.

ПРИМЕЧАНИЕ. Список ответственных лиц формируется после того, как заполнен справочник физических лиц, поскольку в качестве ответственных лиц будут выбираться лица именно из этого справочника.

Чтобы сформировать группу складов, выполните команду Действия ▶ Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.43.

Рис. 3.43. Ввод группы складов.

В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование создаваемой группы складов. В поле Код указывается код создаваемой группы. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Родитель можно указать группу складов, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

После нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать созданная группа складов будет добавлена в окно списка. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Переход в режим формирования нового склада осуществляется с помощью команды Действия ▶ Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу складов, в которую должен быть помещен создаваемый склад). Чтобы отредактировать текущий склад, следует воспользоваться командой Действия ▶ Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по созданию и редактированию склада выполняются в диалоговом окне, которое представлено на рис. 3.44.

Рис. 3.44. Ввод и редактирование склада (места хранения).

Здесь нужно ввести перечисленные ниже сведения.

♦ Группа – в данном поле из справочника складов (окно справочника открывается с помощью кнопки выбора) выбирается группа складов, к которой будет отнесен данный склад.

♦ Наименование – здесь с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемого склада (например – Склад сборочного цеха, Склад промтоваров и т. п.).

♦ Ответственное лицо – в данном поле указывается материально-ответственное лицо, за которым будет закреплен текущий склад. Необходимое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. С помощью кнопки История можно просмотреть историю смены материально-ответственных лиц текущего склада.

♦ Вид склада – здесь нужно указать вид данного склада (в рассматриваемой конфигурации предусмотрено разделение складов по видам). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Оптовый, Розничный и Неавтоматизированная торговая точка.

♦ Код – значение данного поля формируется автоматически и представляет собой числовой код текущего склада. При необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры.

♦ Тип цен – смысл данного параметра заключается в том, что для каждого склада можно установить тип цен, по которым будет производиться розничная продажа товарно-материальных ценностей. Требуемое значение выбирается в окне справочника Типы цен номенклатуры, которое открывается на экране после нажатия кнопки выбора. Данный параметр является обязательным для заполнения в том случае, если в расположенном выше поле Вид склада выбрано любое значение, кроме Оптовый.

♦ Комментарий – в данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему складу.

По окончании ввода данных нужно нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.

Просмотр и редактирование Плана счетов.

Основой бухгалтерского учета и его ключевым элементом является план счетов. Он позволяет группировать и сортировать все сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, только с помощью Плана счетов бухгалтер может получить подробную и документально подтвержденную информацию об активах и пассивах предприятия в денежном выражении.

Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Но любое предприятие на его основе может разработать внутренний план счетов, наиболее полно соответствующий виду деятельности предприятия, специфике учетной политики, особенностям производственного процесса и прочим факторам.

Программа «1С Бухгалтерия 8» поставляется пользователям с двумя Планами счетов – отдельно для бухгалтерского и налогового учета. Поскольку порядок их использования во многом аналогичен, мы не будем рассматривать каждый из них, а ограничимся Планом счетов бухгалтерского учета.

Список счетов бухгалтерского учета.

Чтобы перейти к работе с Планом счетов бухгалтерского учета, выполните команду главного меню Предприятие ▶ Планы счетов ▶ План счетов бухгалтерского учета. Можно поступить и иначе: для этого нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Планы счетов – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.45.

Рис. 3.45. Выбор Плана счетов.

В данном окне нужно щелчком мыши выделить позицию план счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку ОК. Аналогичным образом выбирается и План счетов налогового учета.

Независимо от того, каким способом открытия плана счетов вы воспользовались, на экране отображается окно списка счетов бухгалтерского учета, изображенное на рис. 3.46.

Рис. 3.46. План счетов бухгалтерского учета в программе «1С Бухгалтерия 8».

Информация о каждом счете бухгалтерского учета представлена в перечисленных ниже колонках.

♦ Код – здесь отображается числовой код счета бухгалтерского учета либо его субсчета. Именно этот код будет фигурировать в бухгалтерских проводках с участием данного счета (субсчета).

♦ Быстрый выбор – в данной колонке содержится числовой код счета (субсчета), предназначенный для быстрого выбора этого счета (субсчета). Данный механизм удобно использовать, в частности, при ручном формировании бухгалтерских проводок, а также в иных случаях.

♦ Наименование – здесь отображается название счета (субсчета).

♦ Заб. – если счет (субсчет) является забалансовым, то в данной колонке отображается соответствующий признак («галочка»). Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете бухгалтерского баланса и составлении других форм регламентированной и прочей отчетности (за исключением тех, которые сформированы именно по забалансовым счетам).

♦ Акт. – в данной колонке отображается признак активности счета. Возможен один из трех вариантов:: А – счет является активным, П – счет является пассивным, АП – счет является активно-пассивным. Напомним, что у активных счетов сальдо может быть только дебетовым, у пассивных – только кредитовым (в обоих случаях сальдо может быть со знаком «минус»), у активно-пассивных – как дебетовым, так и кредитовым.

♦ Вал. – если по счету ведется учет в валюте, то в данной колонке отображается соответствующий признак («галочка»). На таких счетах может вестись учет, например, наличной и безналичной валюты, расчетов с контрагентами в валюте, и т. д.

♦ Кол. – в данной колонке отображается признак ведения количественного учета по данному счету. Обычно этот признак устанавливается для счетов по учету товарно-материальных ценностей (см. рис. 3.46).

♦ Субконто 1, Субконто 2 и Субконто 3 – в этих колонках отображается название субконто соответствующего уровня (возможности программы предусматривают ведение аналитического учета в разрезе трех уровней субконто).

Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет – в режиме «Конфигуратор» (такие счета называются предопределенными) или в режиме «1С: Предприятие». Среди счетов, которые видны на рис. 3.46, в режиме «1С: Предприятие» созданы счета 41.05 «Прочие товары» и 44.03 «Прочие расходы на продажу».

Кроме этого, некоторые счета в списке подсвечиваются светло-желтым цветом. Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета, мы на нем еще остановимся позже). По умолчанию таковыми являются все родительские счета, поэтому в проводках можно использовать только их субсчета. Иначе говоря, если счет 41 «Товары» имеет субсчета, то в проводках вы сможете использовать только его субсчета (41.01 «Товары на складах», 41.02 «Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)», и т. д.), если не отключите соответствующую опцию в настройках счета 41 «Товары».

Инструментальная панель окна списка счетов бухгалтерского учета содержит ряд кнопок предназначенных для быстрого перехода в другие режимы работы, так или иначе связанные с тем счетом (субсчетом), на котором в списке установлен курсор. Кратко рассмотрим некоторые из них.

При нажатии кнопки Перейти открывается меню, в котором с помощью соответствующих команд можно быстро перейти в режим просмотра корректных корреспонденций по дебету или по кредиту выбранного счета. О том, что представляет собой регистр корректных корреспонденций, для чего он предназначен и как его заполнять, мы расскажем ниже, в соответствующем разделе.

С помощью кнопки Журнал проводок можно быстро вывести на экран журнал бухгалтерских проводок по выбранному счету. На рис. 3.47 показан журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 «Основное производство».

Рис. 3.47. Журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 «Основное производство».

При нажатии кнопки Отчеты открывается меню, с помощью команд которого можно быстро сформировать тот или иной отчет по выбранному счету (Карточка счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета), а также по субконто выбранного счета (Карточка субконто и Анализ субконто). Здесь мы на отчетах останавливаться не будем, поскольку порядок их настройки и формирования подробно рассматривается ниже, в соответствующей главе книги.

Если вы затрудняетесь определить назначение и порядок применения того или иного счета – можете просмотреть его подробное описание. Для этого выделите его в списке щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Описание. На рис. 3.48 показано описание счета 20.01 «Основное производство».

Рис. 3.48. Описание счета 20.01 «Основное производство».

План счетов бухгалтерского учета вы можете вывести на печать. Причем в программе реализована возможность печати как краткого (с простым перечислением счетов и субсчетов, как в окне списка на рис. 3.46), так и подробного списка (с описанием каждого счета). На рис. 3.49 показан фрагмент печатной формы подробного списка счетов бухгалтерского учета.

Рис. 3.49. Подробный список счетов бухгалтерского учета (с описанием каждого счета).

Чтобы вывести список на печать, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Добавление, просмотр и редактирование счетов бухгалтерского учета.

Как мы уже отмечали ранее, программа поставляется с уже готовым Планом счетов. Он сформирован в Конфигураторе, следовательно – все счета и субсчета по умолчанию являются предопределенными. Но вы можете самостоятельно добавлять новые или редактировать имеющиеся счета, и о том, как это делать, мы расскажем в данном разделе.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для предопределенного счета в режиме 1С: Предприятие можно будет изменить только его код, наименование, родительский счет и признак запрета использования в проводках, а также информацию по субконто.

Чтобы просмотреть или отредактировать счет (субсчет), выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). Чтобы ввести в План счетов новый счет, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования счета, изображенное на рис. 3.50.

Рис. 3.50. Ввод и редактирование счета.

В верхней части данного окна в поле Код счета нужно с клавиатуры ввести код счета. Для большинства счетов этот код состоит из двух разрядов, а для субсчетов вводится еще два разряда после точки. Например, если счет 41 имеет субсчета 01, 02 и 03, то для каждого из них код будет выглядеть следующим образом: 41.01, 41.02 и 41.03.

Что касается забалансовых счетов, то их код, как правило, состоит из трех разрядов, причем все они вводятся до точки (например, 001, 002, 003 и т. д.), а после точки можно ввести два разряда субсчета забалансового счета.

В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается признак активности счета. Возможен выбор одного из трех вариантов – Активный, Пассивный или Активный/Пассивный. Ранее мы уже отмечали особенности каждого из этих видов счетов, связанные с формированием итогового сальдо. Здесь же добавим, что увеличение сальдо у активных счетов происходит по дебету, а у пассивных – по кредиту.

В поле Код для быстрого выбора указывается код, с помощью которого можно будет быстро найти данный счет в интерфейсах списка и выбора (для этого нужно будет просто набрать этот код с клавиатуры). Значение данного поля формируется программой автоматически сразу после заполнения поля Код счета, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

Для субсчетов в поле Подчинен счету нужно указать счет, к которому относится данный субсчет. Например, если вы хотите ввести субсчет 05 к счету 41, то в поле Код счета нужно вывести значение 41.05, а в поле Подчинен счету – значение 41. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне списка счетов укажите требуемый счет.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название счета бухгалтерского учета. Рекомендуется присваивать счетам такие названия, чтобы они кратко характеризовали суть и назначение счета – это позволит впоследствии безошибочно вспомнить или определить, для чего данный счет предназначен.

Забалансовый, Валютный, Количественный – с помощью данных флажков устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны для предопределенных счетов.

Запретить использовать в проводках – при установленном данном флажке счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию данное ограничение применяется ко всем родительским счетам, имеющим субсчета.

В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету.

ПРИМЕЧАНИЕ. В программе «1С Бухгалтерия 8» субконто – это аналитический разрез, позволяющий детализировать учет по счету. Например, по счету 41 «Товары» можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе номенклатуры, второго уровня – в разрезе складов или поставщиков, а третьего уровня – в разрезе партий. По счетам 60, 62 и 76 можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе контрагентов, а второго уровня – в разрезе договоров, и т. д.

По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Над списком субконто (на рис. 3.50 этот список содержит одну позицию – Статьи затрат) расположена инструментальная панель, кнопки которой предназначены для добавления субконто в список, изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто (две последние кнопки со стрелками).

Каждому субконто с помощью соответствующих флажков можно назначить перечисленные ниже атрибуты учета.

♦ Только обороты – данный параметр нужно включить, если вы намерены по данному субконто вести учет только оборотов.

♦ Суммовой – этот атрибут присваивается, если по данному субконто обороты и остатки необходимо выводить в национальной денежной единице.

♦ Количественный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный, который на рис. 3.50 снят, поэтому и параметр Количественный в табличной части окна отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях (например, для ведения учета товарно-материальных ценностей).

♦ Валютный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный, он также на рис. 3.50 снят, поэтому в табличной части окна соответствующий параметр отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.

При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. При нажатии на кнопку выбора в поле Вид на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Завершается процесс формирования нового либо редактирования текущего счета нажатием кнопки ОК либо Записать (в первом случае окно редактирования будет закрыто с сохранением выполненных изменений, во втором – изменения будут сохранены, но окно при этом не закроется); также для этого можно воспользоваться командами Действия ▶ Записать и закрыть или Действия ▶ Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима редактирования без сохранения выполненных изменений.

Настройка корректных корреспонденций счетов.

Возможности программы предусматривают ведение списка корректных корреспонденций счетов. Содержимое данного регистра удобно применять при формировании бухгалтерских проводок для автоматического контроля корректности корреспонденций.

Чтобы было понятнее, поясним это на конкретном примере. Предположим, что в организации все расчеты с покупателями ведутся исключительно на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Тогда бухгалтерская проводка, отражающая факт поступления безналичных денежных средств от покупателя, будет выглядеть так: Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Эту проводку рекомендуется включить в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности программа выявит все некорректные проводки. И если по факту поступления денег от покупателя у вас сформирована проводка, например, Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.02 «Расчеты по авансам полученным», то на экране отобразится информационное сообщение о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций, и вам будет предложено или изменить соответствующим образом данную проводку, или внести ее в этот список.

Чтобы открыть корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Регистры сведений. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.51.

Рис. 3.51. Выбор регистра с корректными корреспонденциями счетов.

В данном окне нужно установить курсор на позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку ОК или клавишу Enter. Окно списка корректных корреспонденций, которое после этого отобразится на экране, показано на рис. 3.52.

Рис. 3.52. Список корректных корреспонденций счетов.

Это окно содержит список сформированных ранее корректных корреспонденций. Отметим, что программа поставляется без сформированного списка корректных корреспонденций, поэтому поначалу данное окно будет пустым.

Чтобы ввести корректную корреспонденцию счетов, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. В результате откроется окно ввода и редактирования корреспонденции, изображенное на рис. 3.53.

Рис. 3.53. Формирование корректной корреспонденции счетов.

Поля Дебет и Кредит заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне списка счетов выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится содержание (название) данной корреспонденции. Введенное в данном поле значение будет автоматически подставляться в качестве содержания бухгалтерской проводки при привязке ее к документу или хозяйственной операции.

Характерной особенностью регистра корректных корреспонденций счетов является то, что в нем нет никаких ограничений на формирование проводок. Например, даже если для какого-то счета в плане счетов установлен запрет на использование его в проводках (напомним, что по умолчанию такой запрет наложен на все родительские счета, имеющие субсчета), вы все равно можете использовать его для формирования корректной корреспонденции. Но отметим, что в данном случае после нажатия в окне ввода корректной корреспонденции (см. рис. 3.53) кнопки ОК программа выдаст предупреждение о том, что данный счет имеет субсчета, и предложит для каждого субсчета сформировать отдельную корректную корреспонденцию. При отрицательном ответе на данный запрос корреспонденция будет добавлена в список корректных без субсчетов. Если же на этот запрос ответить положительно, то на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.54 (в качестве примера используется счет 50 «Касса», имеющий несколько субсчетов).

Рис. 3.54. Выбор субсчетов для формирования корректных корреспонденций.

Как видно на рисунке, в данном окне представлен список корреспонденций для каждого субсчета. Здесь нужно флажками отметить те субсчета, с которыми необходимо сформировать корректные корреспонденции (по умолчанию флажками отмечены все субсчета). После нажатия в данном окне кнопки ОК все выбранные корреспонденции будут добавлены в регистр.

Для удаления корреспонденции из регистра установите на нее курсор и выполните команду контекстного меню Удалить или нажмите клавишу Delete.

Благодаря применению регистра корректных корреспонденций счетов вы можете дополнительно автоматизировать и систематизировать процедуру формирования бухгалтерских проводок. Помимо очевидного удобства, это позволит предотвратить возникновение путаницы в учете.

Ввод начальных остатков.

Если эксплуатация программы начинается «с нуля», то есть одновременно с началом деятельности предприятия – содержимое данного раздела можно пропустить. Но если предприятие уже какое-то время осуществляло финансово-хозяйственную деятельность, и на момент начала использования программы в бухгалтерском учете имеются сальдо и остатки по счетам – их необходимо ввести в программу, поскольку при дальнейшем ведении учета в программе «1С Бухгалтерия 8» они будут являться своего рода «отправной точкой». Другими словами, перед началом эксплуатации программы необходимо выполнить ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета.

СОВЕТ. Лучше всего вводить начальные остатки по состоянию на начало года: в этом случае учет в новом году можно будет полностью вести в программе «1С Бухгалтерия 8». Если это по каким-то причинам невозможно – вводите начальные сальдо на начало какого-либо квартала. Если и это не получается – то на начало месяца. И категорически не рекомендуется вводить начальные остатки по состоянию на какую-то промежуточную дату (например, на 10 мая или на 17 сентября), поскольку это может привести к полнейшей путанице в учете.

Для перехода в режим ввода начальных остатков нужно выполнить команду главного меню Предприятие ▶ Ввод начальных остатков, или воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке Предприятие панели функций. В любом случае на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.55.

Рис. 3.55. Режим ввода начальных остатков.

В верхней части данного окна в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать название организации, по бухгалтерскому учету которой нужно ввести начальные остатки. Если программа эксплуатируется от имени одной организации, то данное поле будет заполнено автоматически. Если же в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в данном поле по умолчанию отобразится наименование организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.

На рис. 3.55 видно, что в данном окне имеется три вкладки, которые расположены под полем Организация: это Основные счета плана счетов, Забалансовые счета и НДС по реализации. На вкладке Основные счета плана счетов (она открыта на рис. 3.55) представлен список всех счетов используемого Плана счетов. Если по каким-то из них уже был введен начальный остаток, то сумма этого сальдо отображается в колонке Сальдо Дт (нач.) или Сальдо Кт (нач.).

На вкладке Забалансовые счета содержится список забалансовых счетов, а на вкладке НДС по реализации вводятся начальные остатки по налогу на добавленную стоимость по реализации.

Под названиями вкладок содержатся кнопки Ввести остатки по счету, Открыть список документов, ОСВ по счету, Карточка счета, Сопоставление БУ и НУ и Обновить. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Ввести остатки по счету осуществляется переход в режим ввода остатков по тому счету (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). О том, как осуществляется ввод начальных остатков, будет рассказано чуть ниже.

Кнопка Открыть список документов предназначена для открытия списка документов на ввод начальных остатков по тому разделу учета, который соответствует выбранному счету. При нажатии данной кнопки на экране отобразится окно с перечнем этих документов. Пример такого окна показан на рис. 3.56.

Рис. 3.56. Список документов на ввод начальных остатков.

В данном окне представлен список документов на ввод начальных остатков по разделу учета Денежные средства, объединяющему счета с 50 «Касса» по 59 «Резервы по обесценивание финансовых вложений» включительно. Иначе говоря, если вы вызовете данное окно для любого счета в диапазоне от 50 до 59, его содержимое будет одинаковым: в нем будет представлен перечень документов на ввод начальных остатков по всем этим счетам.

Выбор раздела учета осуществляется из раскрывающегося списка в поле Раздел учета (см. рис. 3.56). Таким образом, вызвав данное окно один раз, вы можете просмотреть перечень документов на ввод начальных остатков по всем интересующим вас разделам учета.

С помощью кнопки ОСВ по счету осуществляется переход в режим формирования отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Аналогичным образом можно быстро сформировать отчет «Карточка счета» – для этого нужно нажать кнопку Карточка счета. В обоих случаях отчет будет сформирован по тому счету, на котором в списке установлен курсор.

Если необходимо сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета, нажмите кнопку Сопоставление БУ и НУ. А для обновления представленных в окне сведений используйте кнопку Обновить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+R.

Как мы уже отмечали ранее, чтобы ввести начальные остатки по счету, нужно нажать в инструментальной панели кнопку Ввести остатки по счету. Также перейти в данный режим можно и из окна списка документов (см. рис. 3.56) – для этого нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия ▶ Добавить (можно воспользоваться также клавишей Insert). В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.57.

Рис. 3.57. Ввод начальных остатков.

В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указать название организации, по учету которой вводятся начальные остатки. Значение поля Номер будет сгенерировано программой автоматически в момент сохранения документа, а в поле от нужно указать дату, по состоянию на которую вводится начальный остаток.

В поле Раздел учета нужно из раскрывающегося списка выбрать раздел учета, соответствующий счету бухгалтерского учета, по которому вводятся начальные остатки. Например, если вы хотите ввести начальное сальдо по кассе или расчетному счету в банке, выберите раздел учета Денежные средства, если вам нужно ввести остатки по основным средствам или нематериальным активам – выбирайте раздел Основные средства и доходные вложения, и т. д. Отметим, что в раскрывающемся списке рядом с названиями разделов в скобках перечислены счета бухгалтерского учета, которые относятся к данному разделу, поэтому никаких затруднений с выбором раздела не возникает. Для тех счетов, которые не включены ни в один тематический раздел, в раскрывающемся списке имеется раздел Прочие счета бухгалтерского учета.

Дальнейший порядок действий напрямую зависит от выбранного раздела. Но в любом случае для ввода начальных остатков нужно перейти в табличную часть окна. Для добавления позиции нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert. Если вы вводите данные по основным средствам – отобразится окно, в на вкладках которого вводятся все необходимые сведения. При вводе начальных остатков по материалам или денежным средствам нужно указать номер счета бухгалтерского учета (при этом выбор возможен только из списка счетов, соответствующих указанному разделу учета), затем ввести субконто и прочие сведения. Подобным образом вводятся начальные остатки по расчетам с контрагентами, отгруженным товарам и товарам на складе, незавершенному производству, расчетам с подотчетными лицами и т. д.

СОВЕТ. В правой части окна ввода начальных остатков отображается справочная информация о том, как вводить начальные остатки по счетам выбранного раздела учета. Например, на рис. 3.57 остатки вводятся по разделу учета «Денежные средства», и справа отображается соответствующая подсказка. Эта информация помогает быстро разобраться и понять, как заполнять параметры документа.

В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После того как вы ввели начальные остатки, можно сформировать и вывести на печать соответствующий отчет. Для этого нажмите кнопку Сформировать отчет, которая расположена слева от кнопки ОК. На рис. 3.58 показан отчет, который сформирован по документу, изображенному на рис. 3.57.

Рис. 3.58. Отчет по вводу начальных остатков.

Отметим, что, сформировав отчет по одному документу, вы можете, не закрывая окно отчета, быстро получить отчет по любому другому документу на ввод начальных остатков. Для этого в поле Документ отчета (оно находится вверху окна, см. рис. 3.58) нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4 – в результате на экране отобразится окно списка сформированных документов на ввод начальных остатков. В этом окне нужно щелчком мыши указать требуемый документ и нажать кнопку Выбрать или просто дважды щелкнуть на нем мышью, а затем нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели окна отчета (см. рис. 3.58).

Чтобы распечатать отчет, выполните в главном меню программы команду Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.