Как заполнить или отредактировать справочник?

Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам нужно будет указать, как минимум, следующие сведения:

♦ Название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

♦ Наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);

♦ Название склада, с которого отпускаются ценности;

♦ Перечень отпускаемых ценностей.

Кроме этого, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и по кредиту. Так вот: все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры, и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше раздел «Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?»), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

♦ Открытие окна справочника;

♦ Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

♦ Ввод или редактирование необходимых данных;

♦ Сохранение введенных данных.

Отметим, что при необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.

Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.20 и вызывается с помощью команды главного меню Операции ▶ Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше раздел «Основные этапы работы с программой»). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком мыши и нажать кнопку ОК.

Кроме этого, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки вызываются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей, и т. д. Кроме этого, вы можете вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.

После того как на экране отобразится окно справочника (с интерфейсами справочников вы можете подробнее познакомиться ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы»), дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции).

Отметим, что во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).

Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть мышью в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку ОК или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений. Более подробно порядок ввода и редактирования данных в справочниках программы рассматривается ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы».

Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ▶ Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.