Глава 12. Настройка, формирование и вывод на печать ведомостей и отчетов.

По сути, весь бухгалтерский учет ведется с целью получения наглядных и достоверных отчетов. В данной главе мы расскажем, как в программе «1С Бухгалтерия 8» ведется работа с отчетами.

Стоит отметить, что процесс формирования многих отчетов строится по одним и тем же правилам. Именно поэтому мы не будем детально рассматривать каждый имеющийся в конфигурации отчет, а продемонстрируем основные принципы работы по формированию отчетности.

Закрытие месяца.

О важности такого отчета, как Закрытие месяца, мы ранее уже упоминали. Здесь же расскажем, как осуществляется формирование и проведение этого документа.

Характерной особенностью рассматриваемой конфигурации является то, что целый ряд отчетных форм можно сформировать сразу после создания соответствующих бухгалтерских проводок. К ним, в частности, относятся ведомости и карточки по счетам 50, 51, 60, 62, 76 и др.

Но в программе имеются также отчеты, которые можно сформировать лишь после закрытия месяца – потому что данные для таких отчетов рассчитываются в ходе выполнения этой операции. Это относится к амортизации основных средств и НМА, переоценке валюты, списания расходов будущих периодов, закрытия счетов по учету затрат, и др.

Чтобы закрыть отчетный месяц, нужно сформировать и провести по учету документ, который так и называется – Закрытие месяца. Переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца. После выполнения данной команды отображается окно, которое показано на рис. 12.1.

Рис. 12.1. Список документов Закрытие месяца.

Чтобы выполнить закрытие месяца, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. Откроется окно, изображенное на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Оформление документа Закрытие месяца.

Порядок действие предельно прост: нужно с помощью флажков отметить действия и операции, которые должны быть выполнены в процессе закрытия месяца. Например, для автоматической переоценки валютных средств и расчета курсовых разниц установите флажок Переоценка валютных средств, для автоматического начисления амортизации основных средств установите флажок Начисление амортизации ОС, и т. д.

Чтобы закрыть месяц в соответствии с установленными параметрами, нажмите в данном окне кнопку ОК или выполните команду Действия ▶ Провести. Отметим, что этот процесс может занять определенное время.

Чтобы получить печатную форму отчета о закрытии месяца, выберите ее в меню кнопки Печать. Чтобы быстро сформировать сразу все отчеты о выполненных при закрытии месяца операциях, выберите команду Все операции.

Оборотно-сальдовая ведомость.

В бухгалтерском учете используется два вида оборотно-сальдовой ведомости (далее – ОСВ): сводная ОСВ (по всем счетам), и ОСВ по конкретному счету.

Сводная ОСВ содержит входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по каждому из них. Столбцы с входящим и исходящим сальдо, в сущности, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия (с некоторыми оговорками) соответственно на начало и конец отчетного периода.

Чтобы в программе «1С Бухгалтерия 8» получить сводную ОСВ, нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Оборотно-сальдовая ведомость. Пример сводной ОСВ изображен на рис. 12.3.

Рис. 12.3. Оборотно-сальдовая ведомость.

В полях Период с по указывается соответственно начальная и конечная дата интервала времени, данные которого должны попасть в отчет. В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по которой формируется ведомость. Учтите, что после каждого изменения параметров настройки отчета для его переформирования нужно нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели данного окна, или выполнить команду Действия ▶ Сформировать.

При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Настройка, и в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.

СОВЕТ. Получив сводную ОСВ, можно быстро сформировать по любому счету один из следующих отчетов: ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ счета, Обороты счета по месяцам и Обороты счета по дням. Для этого дважды щелкните мышью на соответствующем счете, после чего в открывшемся окне укажите вид отчета.

Для формирования ОСВ по конкретному счету выполните команду главного меню Отчеты ▶ Оборотно-сальдовая ведомость по счету. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 12.4.

Рис. 12.4. Настройка ОСВ по счету.

В соответствующих полях данного окна нужно указать начальную и конечную даты отчетного периода, счет, по которому формируется отчет, а также организацию (по умолчанию в поле Организация предлагается название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной).

Пример готовой ведомости представлен на рис. 12.5.

Рис. 12.5. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.

Для перехода в режим более тонкой настройки отчета нажмите в инструментальной панели кнопку Настройка.

Формирование Главной книги.

Одним из ключевых документов бухгалтерской отчетности является Главная книга. Она включает в себя сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами, а также о сальдо по каждому счету.

Для перехода в режим настройки и формирования Главной книги в конфигурации предназначена команда Отчеты ▶ Главная книга. На экране откроется окно, в котором нужно будет указать отчетный период и название организации. После нажатия кнопки Сформировать на экране отобразится отчет Главная книга (рис. 12.6).

Рис. 12.6. Главная книга.

С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки представления данных в отчете. Например, вы можете настроить отображение развернутого сальдо по выбранным счетам, разбить Главную книгу на листы, и др.

По каждому счету Главной книги можно посмотреть расшифровку – для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке Итого.

Бухгалтерский баланс предприятия и прочие регламентированные отчеты.

Возможности программы «1С Бухгалтерия 8» предусматривают формирование всех форм регламентированной отчетности в соответствии с действующим законодательством (Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств, и др.). Причем это касается как бухгалтерской, так и налоговой отчетности.

Порядок настройки и формирования всех форм регламентированной отчетности выглядит примерно одинаково. Поэтому мы не будем подробно рассматривать каждый отчет, а продемонстрируем приемы и методы работы на примере бухгалтерского баланса предприятия.

Для перехода в режим работы с регламентированными отчетами нужно выполнить команду главного меню Отчеты, или в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть на ссылке Регламентированные отчеты. В любом случае на экране откроется окно, которое показано на рис. 12.7.

Рис. 12.7. Регламентированная отчетность в программе «1С Бухгалтерия 8».

В левой части данного окна представлен перечень всех типов отчетов, которые можно сформировать в конфигурации: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, и т. д. При этом отчетные формы разделены по соответствующим группам: Бухгалтерская отчетность, Налоговая отчетность, Статистика, Отчетность в фонды, Справки и т. д.

В правой части окна показан список сформированных ранее отчетов. Если вы только начинаете работать с программой и до настоящего момента еще не получали отчеты, то данный список будет пустым. Вы можете оставить в этом списке только отчеты определенного типа – для этого нужно выбрать эти формы в левой части окна с помощью соответствующих флажков. Например, если вы хотите оставить в списке только бухгалтерские балансы – снимите в левой части окна все флажки, кроме Бухгалтерский баланс (форма № 1).

В нижней части окна в поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, с отчетностью которой вы намерены работать. С помощью расположенных здесь же параметров можно установить фильтр по периоду времени на отображаемые в списке отчеты (например, выбрать только отчетность первого квартала прошлого года, и т. п.).

В списке отчетов для каждой позиции отображаются перечисленные ниже сведения.

Статус отчета (крайняя левая колонка списка). Каждому отчету можно присвоить один из следующих статусов: В работе, Подготовлен и Сдан. На рис. 12.7 последний отчет имеет статус В работе, предпоследний – Подготовлен, а все остальные отчеты – Сдан.

Чтобы сформировать баланс предприятия, нужно щелчком мыши выделить в левой части окна позицию Бухгалтерский баланс (форма № 1) и нажать в инструментальной панели кнопку Создать новый отчет или выполнить команду контекстного меню Новый. В результате откроется окно, изображенное на рис. 12.8.

Рис. 12.8. Предварительная настройка параметров отчета.

В данном окне нужно указать название организации, по которой формируется баланс, а также указать период его формирования. Для изменения периода используйте кнопки со стрелками, расположенные в области Период составления отчета. После нажатия кнопки ОК на экране отобразится окно с бухгалтерским балансом (рис. 12.9).

Рис. 12.9. Формирование бухгалтерского баланса предприятия.

Если в данном окне открылась пустая форма баланса, нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить. Для быстрого удаления всех данных из баланса (например, чтобы сохранить и распечатать пустой бланк, в котором будут только реквизиты предприятия), используйте в инструментальной панели кнопку Очистить.

Вы можете уточнить некоторые параметры формирования баланса. Например, в верхней части окна можно указать единицу измерения данных и их точность (то есть – количество знаков после запятой). Из раскрывающегося списка можно выбрать вид отчета – Первичный или Корректирующий. В нижней части окна в поле Статус из раскрывающегося списка выбирается статус отчета – В работе, Подготовлен или Сдан.

После нажатия кнопки ОК документ будет сохранен и появится в списке документов (см. рис. 12.7), при этом окно документа будет закрыто. При нажатии кнопки Записать документ будет сохранен, но окно останется открытым.

Чтобы распечатать документ, нажмите в нижней части окна кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите требуемый вариант – Печатать сразу или Показать бланк. В первом случае документ будет сразу отправлен на принтер, во втором на экране отобразится его печатная форма для предварительного просмотра (рис. 12.10).

Рис. 12.10. Печатная форма баланса.

В левой части окна щелчком мыши выбирается лист документа, который должен отображаться для просмотра, а с помощью флажков помечаются листы для отправки на принтер. Иначе говоря, вы можете распечатать только первый или только второй листы по отдельности, а можете – сразу весь документ. Чтобы отправить документ на принтер, нажмите справа внизу окна кнопку Печать.

Карточка счета.

У многих пользователей самым популярным отчетом, формируемым в программе «1С Бухгалтерия 8», является карточка счета. Этот документ отличается наглядностью, читаемостью, возможностью отслеживать текущее сальдо, способностью наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, и др.

Доступ к карточке счета осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты ▶ Карточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету, в котором нужно указать параметры отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 12.11.

Рис. 12.11. Отчет «Карточка счета» по счету 50 «Касса».

Двойным щелчком мыши на любой позиции карточки счета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого была сформирована данная проводка. Чтобы распечатать отчет, нажмите Ctrl+P или выполните команду Файл ▶ Печать.

Карточка субконто.

Здесь мы познакомимся с отчетом Карточка субконто, который во многом похож на отчет Карточка счета. Разница в данном случае заключается в том, что карточка субконто привязывается не к счету, а к значению субконто. Например, можно сформировать отчет по субконто Договоры, Номенклатура, Контрагенты и т. д. При этом вы можете сделать тонкую настройку отчета: например, сформировать его только по субконто Контрагенты со значением субконто ООО «Торговый мир», или только по субконто Номенклатура со значением субконто Шоколадная паста, и т. д.

Чтобы сформировать карточку субконто, нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Карточка субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 12.12.

Рис. 12.12. Настройка карточки субконто.

В соответствующих полях данного окна на вкладке Общие указывается период формирования отчета, выбирается организация, по которой он формируется, а также режим отображения оборотов. В табличной части окна нужно выбрать как минимум один вид субконто для формирования отчета: для этого нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов, затем в поле Вид субконто нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемый вид субконто.

На вкладке Отбор можно выполнить тонкую настройку фильтра, в соответствии с которым будут включаться данные в отчет. Например, если на вкладке Общие вы выбрали вид субконто Контрагенты, то на вкладке Отбор можно указать конкретных контрагентов, по которым будет сформирован отчет, и т. п.

Чтобы сформировать отчет, нажмите в окне настройки параметров кнопку ОК. Пример карточки субконто показан на рис. 12.13.

Рис. 12.13. Карточка субконто.

Из карточки субконто вы можете быстро перейти в режим редактирования соответствующего первичного документа – для этого в отчете дважды щелкните мышью на соответствующей проводке.

Анализ счета.

Еще одним популярным отчетом конфигурации является Анализ счета. Чтобы его получить, выполните в главном меню программы команду Отчеты ▶ Анализ счета, затем в открывшемся окне укажите параметры формирования отчета (отчетный период, счет и организацию), и нажмите кнопку Сформировать. На рис. 12.14 показан анализ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Рис. 12.14. Анализ счета 60.

Как видно на рисунке, отчет содержит информацию о корреспонденции выбранного счета с другими счетами. По каждой корреспонденции можно получить отчет по проводкам – для этого достаточно дважды щелкнуть на соответствующей позиции мышью. Пример такого отчета представлен на рис. 12.15.

Рис. 12.15. Отчет по проводкам.

С помощью данного отчета мы можете определить, из каких сумм сложилась соответствующая корреспонденция в отчете «Анализ счета». На рис. 12.15 представлена расшифровка корреспонденции счета 60 (дебет) со счетом 51 (кредит), общая сумма которой составляет 377 100,01 рублей.

Анализ субконто.

Подобно тому, как формируется отчет Анализ счета, можно получить и отчет Анализ субконто. Для этого нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Анализ субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка, и настроить параметры формирования отчета по аналогии с тем, как это делается для отчета Карточка субконто (см. выше соответствующий раздел).

Рис. 12.16. Анализ субконто.

В данном случае отчет сформирован по субконто Договоры. Если на любой позиции этого отчета дважды щелкнуть мышью, программа автоматически сгенерирует карточку субконто (см. рис. 12.13).