Доверенность на получение ценностей.

В данном разделе мы рассмотрим документ, который не оказывает непосредственного влияния на состояние бухгалтерского учета (то есть по нему не формируются бухгалтерские проводки, не создаются записи в регистрах, и т. д.). Тем не менее, этот документ может играть важную роль при получении товарно-материальных ценностей у поставщика уполномоченным лицом.

Речь пойдет о доверенности. Как известно, доверенность – это документ, по которому доверенное лицо вправе получать товарно-материальные ценности (принимать работы, услуги) либо денежные средства от имени (по поручению) организации, выдавшей доверенность (то есть являющейся получателем ценностей, денежных средств, работ или услуг). В рассматриваемой конфигурации реализован удобный механизм для работы с доверенностями, описанию которого и посвящен данный раздел.

Для перехода в режим работы с доверенностями в главном меню программы предназначена команда Покупка ▶ Доверенность, вызываемая также с помощью соответствующей ссылки в панели функций. При активизации данной команды открывается окно списка доверенностей, изображенное на рис. 9.13.

Рис. 9.13. Окно списка доверенностей.

В данном окне содержится перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них показываются следующие сведения: дата и номер доверенности, ФИО доверенного лица, название поставщика и получателя ценностей, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (два последних столбца могут быть незаполненными).

Для перехода в режим формирования новой доверенности нажмите в панели инструментов кнопку Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 9.14.

Рис. 9.14. Выписка доверенности в программе «1С Бухгалтерия 8».

Важнейшими реквизитами доверенности являются ее номер и дата выдачи. Их важность обусловлена тем, что в соответствии с порядковым номером доверенность регистрируется на предприятии, а с момента выдачи начинается срок ее действия, который является ограниченным (по умолчанию – десятью днями, по истечении которых доверенное лицо должно либо оприходовать полученные ценности на склад, либо вернуть неиспользованную доверенность).

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается получатель ценностей по документу (как правило, это собственная организация).

Выбор доверенного лица осуществляется из справочника физических лиц в поле Физ. лицо. Сразу после заполнения данного поля в информационной строке, расположенной справа от него, отображаются паспортные данные выбранного физического лица – но только в том случае, если ранее они были внесены для него в справочник физических лиц (например, на рис. 9.14 паспортные данные отсутствуют).

Название предприятия, которое является поставщиком ценностей (то есть на котором доверенное лицо должно получить ценности), указывается в поле Контрагент.

В поле Дата действия указывается конечная дата срока действия доверенности. Как мы же отмечали ранее, по умолчанию срок действия доверенности составляет 10 дней.

Название банковского счета, с которого будут перечисляться деньги за полученные по доверенности ценности, указывается в поле Банк. счет. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка банковских счетов организации выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать. После этого нужно указать договор, в соответствии с которым производится поставка товарно-материальных ценностей – для этого предназначено поле Договор.

Параметр Документ расчетов предназначен для выбора документа, по которому будет осуществляться (или уже произведен) расчет за полученные по доверенности ценности. Он заполняется следующим образом: сначала из раскрывающегося списка нужно выбрать вид документа, а затем в открывшемся окне указывается конкретный документ. Например, если деньги за товар были внесены в наличном виде, то в данном поле из раскрывающегося списка выбрать вид документа Расходный кассовый ордер, а затем указать конкретный кассовый ордер, подтверждающий выдачу денежных средств на эти цели.

Параметры центральной части окна редактирования в зависимости от назначения и функциональности разделены на две вкладки – Товары и Дополнительно. На вкладке Товары, содержимое которой показано на рис. 9.14, формируется список ценностей, которые следует получить по доверенности. Для добавления новой позиции нажмите клавишу Insert, и в поле Наименование товара укажите название ценности (это можно сделать как вручную, так и путем выбора из справочника номенклатуры). Затем в соответствующих полях укажите единицу измерения ценности (при выборе позиции из справочника этот параметр заполнится автоматически), и количество, которое следует получить.

Что касается вкладки Дополнительно, то на ней находятся параметры Получение от, По документу и Ответственный. Первый из них предназначен для ввода полного названия организации-поставщика, второй – для ввода названия и реквизитов документа, по которому будет производиться получение ценностей. Ну а поле Ответственный нам хорошо знакомо – здесь можно указать имя пользователя, ответственного за оформление доверенности (обычно он же контролирует и исполнение доверенности).

В нижней части окна находится поле Комментарий, в котором при необходимости можно ввести с клавиатуры дополнительную информацию произвольного характера.

С помощью команд, находящихся в меню кнопки Печать, можно распечатать доверенности по формам № М-2 и М-2а. Документ по форме № М-2а показан на рис. 9.15.

Рис. 9.15. Доверенность по форме М-2а.

Для отправки документа на принтер используйте команду главного меню Файл ▶ Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P.