Методы разработки и формы представления структурной схемы работ.

Существуют различные способы разработки и отображения структурной схемы работ по проекту. Все зависит от конкретного проекта и конкретных условий.

Различные подходы в процессе детализации работ.

Можно выделить следующие принципы детализации задач проекта.

• По видам конечного продукта — схемы и планировки, учебные материалы и инструкции, компьютерные презентации, рекламные материалы и т. п.

• Функциональные — разработка, запуск в производство, рассмотрение материалов, тестирование.

• Географические — район 1, либо северо-запад.

• Организационные — маркетинг, эксплуатация, услуги.

Чаще всего используют принципы детализации работ по виду конечного продукта и функциональному признаку.

Если вы выбрали определенный принцип декомпозиции задач, то придерживайтесь его в дальнейшем, чтобы не допустить смешения и перекрытия заданий по различным категориям.

Рассмотрим способы декомпозиции задачи "Подготовка отчета". По функциональному признаку можно выделить следующие работы:

• написание черновика отчета;

• рассмотрение черновика отчета;

• написание окончательного варианта.

Если выбрать принцип по конечному продукту, то работы будут выглядеть так:

• глава 1;

• глава 2;

• глава 3.

Однако не пытайтесь смешивать различные категории, например, таким образом: • глава 1; • глава 2; • глава 3; • рассмотрение черновика отчета; • написание окончательного варианта.

Такое разделение вызовет путаницу, поскольку непонятно, к какой категории относится работа "Подготовка окончательного варианта главы 3" — к "Главе 3" или к "Написанию окончательного варианта".

Выбирая принцип детализации работ, учитывайте следующие факторы.

• Проанализируйте значимость отдельных этапов для выполнения всей работы. Что целесообразнее: полностью завершить работу над главой 1 или подготовить черновик всего отчета?

• Как удобнее распределить исполнителей? Поручить ли одному человеку подготовку черновика главы 1, его согласование и написание чистового варианта, или же один человек будет отвечать за черновой вариант всего отчета?

• Как целесообразно организовать работу? Удобно ли написание, рассмотрение и создание чистового варианта делать по главам?

Идентификатор работы.

На рис. 3.3 показан рекомендуемый формат идентификации отдельной работы в структурной схеме работ.

• Первый номер соответствует некой общей задаче.

• Второй номер определяет задачу нижнего уровня в рамках обшей задачи.

• Следующие номера относятся к подзадачам более низких уровней; последний означает конкретную работу.

Рис 3.3. Рекомендуемый формат идентификатора работы в структурной схеме работ.

Разработка структурной схемы работ.

Способ разработки структурной схемы работ зависит от знаний и опыта решения подобных задач, а также от того, какие новые методы и подходы вам для этого понадобятся. В зависимости от характеристик вашего проекта можно выбрать один из двух подходов.

• Разработка сверху вниз. Проводите декомпозицию последовательно, начиная с верхнего уровня задач и заканчивая нижними — работами.

• Метод мозгового штурма. Продумайте все задачи, которые, по вашему мнению, должны быть выполнены в проекте, и затем систематизируйте их.

В любом случае неплохо иметь на отдельных карточках краткое описание каждой задачи. Так вам легче манипулировать ими, разместив на столе или стене. Такая наглядность тем более полезна, если продумывать организацию структурной схемы работ вы будете не в одиночку.

Разработка сверху вниз.

Этот способ подходит для проектов более или менее вам знакомых. Действуйте следующим образом.

1. Определите все основные задачи проекта.

2. Определите все задачи второго уровня.

3. При необходимости продолжите декомпозицию задач.

4. Продолжайте, пока не достигнете нижнего уровня — конкретных работ.

Метод мозгового штурма.

Такой метод целесообразен для проектов, в которых применяются нетрадиционные методы и подходы, по крайней мере, для вас и вашей команды.

1. На отдельном листе запишите все возможные задачи по вашему проекту.

• На данном этапе не заботьтесь о накладках или уровне детализации задач.

• Не отвлекайтесь на мелочи и редактирование формулировок.

• Не обсуждайте целесообразность каждого вида работ.

• Просто все запишите!

2. Проанализируйте ваш список и разделите все задачи на несколько основных категорий, учитывая их характеристики.

Это будут задачи верхнего уровня.

3. При необходимости разбейте отдельные задачи на подзадачи.

4. К задаче любого уровня можно применить метод декомпозиции "сверху вниз", чтобы убедиться, что учтено все.

Различные форматы представления структурной схемы работ.

Организационная блок-схема.

Организационный формат структурной схемы работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем эффективна для отображения многочисленных задач.

Рис. 3.4. Организационный формат структурной схемы работ.

Структурированный документ.

Формат структурированного документа (см. рис. 3.5) позволяет компактно расписать все работы структурной схемы с указанием всех задач более высоких уровней.

Для больших проектов целесообразно использовать оба формата структурной схемы работ.

Рис. 3.5. Формат структурированного документа.

Организационный формат в нестрогом виде.

Такой формат (например, см, рис. 3.6) больше подходит как черновик для вынесения на коллективное обсуждение методом мозгового штурма. Дадим пояснения.

• Надпись в центральном кружке означает весь проект.

• От центрального кружка идут линии к кружкам, означающим основные задачи.

• От основных задач ответвляются задачи следующих уровней детализации.

Рис. 3.6. Структурная схема работ в виде кружков.

Нежелательно в таком виде показывать структурную схему работ людям, незнакомым с вашим проектом. Для этого больше подойдет организационная схема или формат структурированного документа.

Несколько полезных советов.

Вот рекомендации, которые помогут вам усовершенствовать структурную схему работ.

• Привлекайте людей, которые будут с вами работать над проектом, к разработке структурной схемы работ. Лучше это сделать с самого начала. А если они подключились позже, дайте им возможность внести свои критические замечания, прежде чем начнут работу над проектом.

• Изучайте и используйте опыт аналогичных проектов. Консультируйтесь с людьми, которые уже выполняли похожие проекты, и используйте их опыт и все полезные находки в вашей структурной схеме работ.

• Не оставляйте без внимания структурную схему работ в процессе выполнения проекта. Если по мере продвижения проекта вы добавляете, удаляете или изменяете работы, обязательно отразите это в своей схеме.

• Если есть неразрешимые неопределенности, применяйте допущения. Если по поводу отдельных работ нет ясности, а только предположения, то приходится принимать некоторые допущения, чтобы внести в структурную схему работ. Не забудьте отметить это. Если в ходе работ эти предположения не оправдаются, внесите соответствующие изменения в план.

• Помните, что структурная схема работ только идентифицирует работы, а не определяет порядок их выполнения. Назначение схемы — показать все работы проекта, а не их взаимосвязи и последовательность. (Разработке графика работ проекта посвящена глава 4.).

Применение шаблонов.

Шаблоном структурной схемы работ называется ранее разработанная схема подобного проекта, структура и работы которого аналогичны вашему.

Использование предыдущего опыта.

Шаблон структурной схемы работ создается на основе накопленного опыта в разработке множества проектов определенного типа. Выполняя аналогичные проекты, вы каждый раз добавляете в схему новые наработки, а также удаляете то, что себя не оправдало. Такой шаблон поможет значительно сэкономить время и улучшить качество работы.

Допустим, вы готовите очередной квартальный бюджет отдела. По опыту вы знаете последовательность действий: сбор исходных данных, подготовка чернового варианта, согласование черновика, печать окончательного варианта документа. Имея шаблон, не нужно каждый раз составлять заново структурную схему. Зато ее можно постоянно совершенствовать. Как бы ни был "отшлифован" шаблон, но к разработке структурной схемы работ проекта все равно следует привлекать других участников. Это способствует повышению их ответственности, при этом уменьшается вероятность что-либо пропустить.

Совершенствование шаблонов для структурной схемы работ.

При использовании шаблонов учитывайте следующее.

• Создавайте шаблоны не только для всего проекта, но и для отдельных часто выполняемых задач. Для разных проектов используются разные шаблоны. Например, шаблон для планирования ежегодной сдачи крови будет отличаться от шаблона для представления нового лекарства в Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов. То же можно сделать и по отношению к отдельным задачам. А их, как, например, шаблон документа по оформлению договора, можно включить в общую структурную схему работ.

• Совершенствовать шаблон структурной схемы работ можно только на основе опыта успешно выполненных проектов, а не многообещающих планов. То, что в плане выглядит хорошо, на деле может подвести, а вы, занятые ведением проекта, можете забыть удалить его из шаблона.

• Используйте шаблон только как начальный набросок схемы разбивки работ, а не как окончательный вариант. И вы, и другие участники проекта должны критически подходить к прошлому опыту. Предыдущий проект мог не включать работы, которые необходимо выполнить в этом.

• Постоянно вносите коррективы в шаблоны, учитывая опыт выполнения различных проектов. Подведение итогов выполнения проекта — подходящий повод для пересмотра исходной структурной схемы работ. По завершении проекта найдите время, чтобы откорректировать шаблон по результатам работы. (О проведении оценки итогов выполнения проекта см. главу 15.).