Средства принятия решений.

На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.

ЗАКОН ПАРЕТО

Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [16]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания. Парето задумался, а не подчиняется ли мировая экономика тому же закону? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые наши действия имеют высокий КПД, а вклад в дело других действий – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.

Несколько лет назад я создал благотворительную организацию, использовав лишь 10 листов бумаги формата А4. Я был в Уганде и работал над проектом, призванным просвещать людей об опасности СПИДа. В Африку я приехал, получив отпуск на работе – я работал менеджером по организации волонтерской работы студентов в университете Бирмингема. По возвращении в Бирмингем мы придумали плакат, отксерокопировали его в 10 экземплярах и разместили в студенческом кампусе. На плакате мы отразили некоторые факты, связанные со СПИДом, и разместили «призыв к действию». Мы пригласили волонтеров во время каникул помочь благотворительным организациям Уганды. В зал, где мы намеревались рассказать об этой работе, пришло около 80 человек. Я десять минут рассказывал о том, что увидел в Уганде: вирус распространялся в этой стране стремительно, поскольку люди не имели о нем ни малейшего представления; запретную тему отказывались обсуждать в школах, церквях и общественных организациях. Хорошо было лишь то, что в стране стали появляться благотворительные организации, которые, несмотря на недостаток средств, вели активную работу. Студенты слушали очень внимательно. Они хотели узнать подробности волонтерской программы, в рамках которой можно было отправиться в Африку. Многие хотели знать, как пожертвовать средства. Возникали и другие вопросы. Но я сказал им, что мы ничего не приготовили – только они сами могут выполнить эту работу. После этих моих слов половина пришедших поднялись и вышли. Печально? Нет, на самом деле это был очень важный момент. Оставшиеся 40 человек посмотрели друг на друга, посмотрели на тех, кто уходил, и посмотрели на меня. И нам стало ясно, что все возможно. Эти юноши и девушки могли сделать великое дело. И они сделали. Около двадцати студентов помогли создать благотворительную организацию Intervol и летом вылетели в Уганду. Организация работает и по сей день. Каждый год более сотни студентов отправляются в десяток стран развивающегося мира и работают там со всей страстью юных сердец. Они делятся своим опытом со студентами других университетов. Мне нужно было всего лишь напечатать плакат. Иногда самые незначительные шаги приводят к потрясающим результатам. Каждый листок бумаги – это великолепная возможность создать нечто бесконечно ценное.

Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.

ЗАКОН ПАРКИНСОНА

Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко работаем с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло и увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность вашей работы. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу и уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все три сочинения будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на все три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % работы – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [17], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.

Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный контрольные списки обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.

ЗАКОН ХОФШТАДТЕРА

Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капуччино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.

Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!

БОЛЬШИЕ КАМНИ

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?» Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать песок в банку. А когда банка заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.

Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем? Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.

Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредоточивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней. Не тратьте целый день на переливание воды из пустого в порожнее.

ОТГРУЗКА

«Настоящие творцы отгружают». Стив Джобс

В книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Завершение чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать и идеи. В последние годы реальная отгрузка из эксклюзивной деятельности, которой занимались только крупные компании, превратилась в нечто такое, чем каждый день занимается множество людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. В наше время каждый может стать бизнесменом, все умеют упаковывать товары, писать благодарственные письма и посредством почты отправлять покупателю. Сегодня можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, писать и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое такое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т. п. Нынче – все в наших руках. Мы можем обойтись без посредников.

Так что выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и отгружать. Вы можете пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (но никому не нужное), а можете просто «отгружать» плоды своих трудов. Эту фантастическую установку можно обобщить. Нужно сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели. Нам нужно дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом работы более уверенно.

На финальном этапе нам порой не хочется завершать работу – мы начинаем беспокоиться, как ее оценят другие люди и не выставим ли мы себя в невыгодном свете. Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Мы терзаемся сомнениями, и так соблазнительно без чьей-либо помощи выбрать легкий путь и либо бросить весь проект, либо продолжить затягивание работы. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», т. е. насколько плодотворны результаты вашей работы.