Очистка папки «входящие».

Вы какое-то время не заглядывали в папку «Входящие», и там скопилось множество непрочитанных, неразобранных писем. Дабы очистить папку, вам нужно:

✓ Удалить большую часть писем.

✓ Обработать остальные – одно за другим.

МАССОВОЕ УДАЛЕНИЕ И МАССОВЫЙ ПЕРЕНОС

Чтобы очистить папку «Входящие», вы должны более регулярно пользоваться кнопкой удаления, смело идти на уловки и быть абсолютно безжалостным. Вспомните, что не менее 80 % полученных писем не требуют никаких реальных действий, так что с ними можно поступать самым суровым образом. Но в то же время нельзя проявлять легкомыслие. Нам нужна ясность и дзен-спокойствие, а такое состояние проистекает из ощущения готовности, знания и полного контроля.

На этом этапе мы с вами ищем возможности сказать «нет» и нажать кнопку удаления. Так мы избавимся от всех ненужных писем и быстро выявим относительно небольшое количество тех, которые требуют нашего внимания. Мы должны пользоваться уловками и методами, которые облегчают и сокращают нашу работу, чтобы сделать все, как настоящий ниндзя: быстро и эффективно. В такой момент вы должны быть безжалостны и сосредоточены на общей картине (не поддавайтесь искушению прочесть все полученные письма!!!). Просмотр папки «Входящие» должен быть быстрым, энергичным и эффективным.

В программе Outlook письма можно отсортировать тремя способами:

По ОТПРАВИТЕЛЮ.

По ТЕМЕ.

По ДАТЕ.

Если ваша решимость начинает ослабевать, смените сортировку. Среди груды электронных писем всегда скрываются интересные возможности, и смена ракурса поможет вам выявить их быстрее и легче.

Еще один полезный прием – флажки. Не все ими пользуются. Честно говоря, я и сам – не большой их поклонник (в этой системе вы можете использовать флажки для того, чтобы отмечать письма, требующие экстренного рассмотрения, а можете просто положиться на систему различий и границ, которая существует в рабочих папках). Если вам нравятся флажки, то очень скоро будете видеть не те письма, по которым нужно предпринимать какие-то действия, а те, которые вы и другие люди считают срочными и важными.

ОТ ЧЕГО НУЖНО ИЗБАВЛЯТЬСЯ

При разной сортировке писем вы должны обращать внимание на разные факторы.

Сортировка по ДАТЕ

Это самый очевидный и популярный способ сортировки. Начинайте снизу и постепенно продвигайтесь вверх. Вы наверняка найдете одно-два очень старых письма, которые до сих пор кажутся вам важными. Скорее всего, эти письма носят справочный характер и не требуют реальных действий. Переместите их во вспомогательную библиотеку.

✓ Срок жизни электронных писем. Определитесь с датой: избавляйтесь от всех писем, полученных более полугода назад. Переносите все такие письма в специальную папку, где они будут ожидать «смерти». Эти письма виновны в том, что отвлекают вас, тратят ваше драгоценное внимание и не имеют никакой ценности. Отметьте в своем календаре определенный срок – например, полтора месяца вперед. Если до этой даты ничего в специальной папке не потребовало вашего внимания, смело удаляйте все письма.

Сортировка по ТЕМЕ

✓ Убирайте цепочки общения. Если вы вели оживленную переписку в 20 письмах, можете смело убрать первые 19, так как в последнем сохранится содержание всех предыдущих писем.

✓ Удаляйте письма, в темах которых значатся давно прошедшие даты и состоявшиеся мероприятия.

✓ Удаляйте циркуляры – ежедневную, еженедельную и ежемесячную рассылку. В этом отношении нужно установить определенные правила, чтобы в будущем такие письма сразу попадали во вспомогательную библиотеку в папку «Циркуляры», о которой мы с вами уже говорили.

Сортировка по ОТПРАВИТЕЛЮ

✓ Удаляйте письма от тех, кто уже уволился из вашей организации.

✓ Удаляйте письма, полученные из приемной: «На кухне новое печенье» или «Такси для того, о ком вы вообще никогда не слышали».

✓ Удаляйте письма от коллег и друзей, которые решили прислать вам что-то забавное. Смело удаляйте все такие письма, поскольку в них нет ничего забавного. Ну ладно, ладно, можете сохранить одно от своей подруги, у которой на прошлой неделе появились котята. Но все остальное удалите безжалостно!

✓ Удаляйте письма от тех, с кем общались по поводу завершенных проектов.

В ходе этого процесса вы наверняка найдете несколько писем, которые стоит перенести в рабочие папки, и такие, что требуют действий, занимающих не более двух минут. Это прекрасно, но постарайтесь не погружаться в размышления. Сосредоточьтесь на быстрых решениях, простых целях, уловках – словом, на всем, что может ускорить процесс и повысить его эффективность.

По возможности старайтесь переносить и удалять письма группами. Безжалостно игнорируйте тех, чьи письма могут потребовать более сложных решений. Не стоит удалять письма от руководства, крупных клиентов и тех, кто занимает высокое положение в вашей профессиональной сфере. Будьте безжалостны и эффективны, и тогда через несколько минут можно будет немного затормозить и заняться обработкой оставшихся писем одно за другим. Оставьте их в покое, пока не завершите процесс удаления. Только после этого переходите к обработке.

После такого процесса ваша папка «Входящие» окажется почти пустой. Вид очень непривычный, зато количество писем, требующих вашего внимания, заметно сократится. Если в начале процесса в вашей папке было около тысячи писем, то в конце их останется около сотни. Если вы начали с 200 писем, то разбираться придется с 50. Конечно, эти цифры приблизительны, но именно об этом мне говорили участники наших семинаров.

Если процесс вас утомил и вы чувствуете, что внимание начинает рассеиваться (не волнуйтесь, быстрое принятие решений в течение некоторого периода времени – это самое утомительное занятие в квалифицированной работе!), то сделайте небольшой перерыв, чтобы начать обработку писем на требуемом для принятия важных решений уровне внимания.