8. Привычка к обзору и анализу.

«Чтобы знания были эффективными, нам нужно научиться одновременно видеть и лес, и деревья. Мы должны научиться соединять одно с другим». Питер Друкер

Ощущение импульса, когда вы испытываете удачу, делает этап действия, то есть заключительную часть процесса CORD, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений, касающихся работы, в тот самый момент, когда поступает новая информация и возникает потребность в решении. К сожалению, мы слишком часто откладываем подобное решение (о том, что именно нужно сделать) на «потом». Принимая же решения в преддверии приближающегося срока, очень легко сделать ошибку. Даже если выбранное решение будет правильным, принимается оно в спешке, а любая спешка – это источник стресса.

Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.

А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».

Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.

Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.

Вы должны сразу понять: контрольный список [13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.

Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».

Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».

Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.

Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!

Еженедельный чек-лист.

Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum [14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.

Ежедневный чек-лист.

«Остерегайся убогости занятой жизни». Сократ

Составление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.

НЕ ДУМАЙ, ПРОСТО ДЕЙСТВУЙ. БЕЗ УСИЛИЙ

«Способность к упрощению означает устранение всего лишнего, чтобы на передний план выступило необходимое». Ханс Хоффман

Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени еще и потому, что вы постоянно возвращаетесь к тем же мыслям из-за отсутствия абсолютной ясности.

Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистого действия. Ваш внутренний «работник» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда это сделать. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью довериться основному списку действий. Ваша задача лишь учитывать уровни внимания и уверенно действовать. Только представьте себе эту картину: никаких больше сомнений о приоритетах, политике и возможностях – одно лишь спокойное и уверенное действие.

Те, что сомневались в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить ту свободу, какую это дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.

УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ

«Размышления о себе – это очень радикальный шаг». Нэнси Клайн

Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные. Впрочем, составлением Еженедельного чек-листа можно заниматься и по понедельникам, если вы хотите получить заряд бодрости и энергии на рабочую неделю. И это не помешает вам в пятницу вечером целиком и полностью переключиться на заслуженный отдых! Об оптимальном времени составления Еженедельного чек-листа мы еще поговорим во время выполнения упражнения.

КОМФОРТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и планирование проектов. Они с головой уходят в программы планирования проектов и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал планы для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности действий. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.

В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проекта. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми проектами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет вам определить набор действий для каждого проекта, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования! Это уже не управление проектами в традиционном смысле слова, а скорее новый подход к управлению проектами.

Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.

Этапы составления еженедельного чек-листа.

У каждого такой чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. В конце главы мы поговорим об этих этапах более тщательно и составим чек-лист, который подойдет именно вам. А пока перечислим основные этапы составления Еженедельного чек-листа:

1. Очистка всех информационных потоков.

2. Актуализация второго мозга.

3. Предусмотрительность.

4. Готовность.

5. Вопросы.

Давайте разберемся с каждым из этих элементов.

1. ОЧИСТКА ВСЕХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, поэтому, хотя у меня есть доступ к электронной почте и «на ходу», и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией и в других местах, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа – в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа. На более поздних этапах анализа и размышлений сделать это трудно, поскольку информационные потоки будут постоянно требовать вашего внимания.

Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.

2. АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА

Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий»! Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга. Вы проверяете, что именно приготовил вам второй мозг, и убеждаетесь в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.

Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.

Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах, за которыми вы должны следить.

3. ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ

На этом этапе вы начинаете представлять себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий действительно перечислены все действия, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые действия для каждого проекта, над которым вы работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.

4. ГОТОВНОСТЬ

Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто работает в разных местах. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с офисами, работой, документами, билетами и т. п.

5. ВОПРОСЫ

Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете. Я стараюсь сосредоточиться на внимании, безжалостности, сопротивлении, здоровье и счастье, но каждый может выбрать то, что волнует именно его. Регулярно задавайте себе серьезные вопросы. Это способствует самосознанию и стимулирует вдумчивый подход и к эффективности, и к жизни в целом.

В упражнении, которое вы найдете в этой главе, мы создадим персональный чек-лист для вас. В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Эта эйфория объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать столь четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.

Когда следует составлять еженедельный чек-лист?

«Пока мы ни на что не отвлекаемся, одиночество способствует размышлению». Нэнси Клайн

Еженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стало ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.

ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ

Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.

ПРОСТРАНСТВО

Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.

РАСПОРЯДОК

И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.

Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.

Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.

Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.

Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).

Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.

Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.

Ежедневный чек-лист.

Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.

ПЯТЬ ВОПРОСОВ, ПЯТЬ МИНУТ

Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.

1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?

2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности и внимания?

3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!) Об основных задачах и сопротивлении мы поговорим более подробно в следующей главе.

4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.).

5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?).

По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.

Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!

КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ

Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.

ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ

Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.

✓ Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.

✓ На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.

✓ Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.

✓ Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.

Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.

Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!

Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа.

Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.

Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа.

ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Сбор:

Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).

Заметки с совещаний.

Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».

Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».

Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.

Подумайте о следующем:

Что произошло на прошлой неделе?

Над чем я работаю?

О каких проектах я думаю? Почему?

Разговоры с руководством.

Разговоры с коллегами.

Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.

Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.

Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:

Электронную почту.

Блокнот.

Голосовую почту.

Лоток «Входящие».

Сообщения в социальных сетях.

Другие информационные источники.

ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА

Календарь / Ежедневник:

Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?

Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?

Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!

Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.

Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.

Основной список дел:

Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.

Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.

Список «Ожидание»:

Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.

Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.

Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.

Список проектов:

Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?

Нужно ли добавить новые проекты?

Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.

ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ

Список проектов:

Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.

Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?

Основной список дел:

Определить главные сферы действий на следующую неделю.

Определить приоритеты.

Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?

Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.

Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.

Парк хороших идей:

Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?

Нужно ли добавить какие-то новые идеи?

Окружающий мир:

Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.

Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?

Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?

ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ

Сборы и подготовка:

Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!

Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?

Что нужно прочесть?

Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?

Люди:

Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?

Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.

Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?

Управление вниманием:

На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?

В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?

Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?

ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Концентрация:

Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?

Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?

Безжалостность

Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).

Поручить три действия из Основного списка дел тем, кто легко с этим справится.

Сопротивление:

Есть ли нечто такое, чего мне не хочется делать?

Что делает эти действия столь сложными или неприятными?

Что может подтолкнуть меня к их выполнению?

Может быть, пойти на уловку или установить промежуточные этапы и цели этого дела? (Помните, что оригинальная уловка может оказаться весьма полезной, если будет способствовать выполнению работы!).

Какой самый малый шаг вперед я могу сделать? Надо принять решение сделать его.

Здоровье и физическая форма:

Правильно ли я питаюсь?

Пью ли я достаточно воды?

Достаточно ли я занимаюсь физическими упражнениями? Если нет, то не изменить ли мне график на следующую неделю?

Занимаюсь ли я медитацией? На неделе нужно выделить время для того, чтобы полностью от всего отключиться.

Когда я смогу сделать это? Как обеспечить свою решимость?

Как я чувствую себя физически и эмоционально? Есть ли какие-то проблемы, о которых пора подумать?

Отношения:

Достаточно ли времени я провожу с родными и друзьями?

Счастлив ли я с ними? Если нет, то как это изменить, и что я могу сделать для этого на следующей неделе?

Хобби:

Нахожу ли я время для увлечений?

Как заняться своим хобби на следующей неделе?

Счастье:

Счастлив ли я – хотя бы по большей части?

Что может доставить мне радость прямо сейчас? Нужно слушать собственную душу!

Итак, вы составили свой первый Еженедельный чек-лист! Поздравляю! Когда мы проводим семинары, нас часто спрашивают, есть ли в этой процедуре элементы настолько важные, что их можно назвать обязательными. Думаю, что здесь много элементов, без которых не обойтись. Но прежде чем двигаться дальше, проверьте следующее.

1. Необходимо проработать все «сборные пункты» и принять решения по новым делам, включенным в основной список. Сделайте это, как настоящий ниндзя.

2. Просмотрите каждый проект и убедитесь, что в основном списке есть хотя бы одно действие, с ним связанное.

3. Убедитесь, что вы прочитали и прояснили все относительно каждого действия из основного списка.

4. Просмотрите три следующие недели в календаре – есть ли там какие-то новые действия?

Существует множество других шагов, без которых я просто не могу жить, но эти – универсальны и должны присутствовать в еженедельном контрольном списке каждого из нас.

Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа.

Составьте Ежедневный чек-лист, выбрав из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!

Календарь:

Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?

Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?

Главные задачи:

Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?

Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?

Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?

Сопротивление:

Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?

Управление вниманием:

Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?

Взаимозависимость:

Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.

✓ Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.

✓ Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.