Регламентация работы персонала.

Процесс подбора персонала.

Существенной частью успеха в работе парикмахерского салона являются хорошо подобранный персонал соответствующего уровня и правильное его использование. Однако это довольно трудная задача, потому что все мастера имеют разную квалификацию, технические навыки. У каждого члена команды будут сильные и слабые стороны. Но грамотное руководство салоном подразумевает совершенствование навыков персонала и полноценное их использование.

К найму персонала нельзя относиться легкомысленно. Следует обращать внимание не только на количество специалистов, но и на их потенциал необходимых навыков. Это поможет создать конкурентоспособное предприятие.

Процесс подбора персонала должен включать в себя следующие взаимозависимые позиции (см. схему 10):

• анализ работы на конкретном рабочем месте в салоне;

• описание должностных обязанностей работника;

• требования к работнику;

• определение списка кандидатов;

• собеседование;

• предложение о работе.

Если вы приняли решение о необходимости нанять нового работника, то смотрите на это обстоятельство не только в свете потребностей текущего периода, но и в перспективе на будущее. Например, сейчас вам необходимо нанять опытного мастера, но известно, что через полгода ваш администратор собирается переходить на другую работу и у вас не будет ему замены. В таком случае надо нанять такого специалиста, который сейчас выполнит роль опытного мастера и, когда уволится администратор, сможет его заменить.

Схема 10. Процесс отбора и найма персонала.

Надо уметь планировать потребности предприятия и для расширения состава персонала, и для развития бизнеса в целом.

Что касается рабочей силы, то необходимо задуматься над такими вопросами.

• Какими навыками, опытом и способностями обладает работающий у вас персонал?

• Каков возраст ваших работников?

• Ожидаете ли вы, что кто-то из ваших работников перейдет на неполный рабочий день или даже уволится?

• Могут ли ваши сотрудники работать по гибкому графику?

Что касается бизнес-плана, то следует найти ответ на другие вопросы.

• Планируете ли вы расширение предприятия (расширив ассортимент услуг и процедур)?

• Предполагаете ли вы возможность каких-либо изменений, переезда на другое место?

• Собираетесь ли вы вводить обслуживание в течение полной недели?

• Ожидаете ли вы сворачивание своего бизнеса?

Анализ конкретного рабочего места в салоне.

Прежде чем принять решение о создании нового рабочего места или о замещении уже существующего, необходимо провести четкую оценку характера работы, чтобы иметь возможность составить полноценное описание должностных обязанностей работника.

Перед наймом персонала обдумайте следующие вопросы.

• Достаточно ли загружено предприятие, чтобы нанять еще одного человека?

• Надо ли нанимать нового человека на место того, кто увольняется?

• Изменился ли характер работы с тех пор, как вы в последний раз нанимали для ее выполнения работника?

• Нельзя ли удовлетворить потребности предприятия, просто перераспределив работу?

Анализ конкретного рабочего места включает изучение всех аспектов, касающихся данной работы. Изучить это можно с помощью следующих мероприятий:

• наблюдение за обязанностями и операциями, имеющими отношение к этой работе;

• обсуждение данной проблемы с другими работниками, выполняющими сходные обязанности;

• просмотр записей, касающихся подготовки мастеров и оценки их работы.

Описание должностных обязанностей работника.

Проведя анализ работы на определенном рабочем месте, можно составить описание должностных обязанностей работника. Вопросы, которые следует рассмотреть при анализе служебных обязанностей, следующие.

• Как называется эта должность?

• Какова главная цель при работе на этой должности?

• Какие задачи будут выполняться работником на этой должности?

• Какие требуются навыки для этой должности?

• Каковы обязанности работника, назначаемого на эту должность?

• Какое место занимает эта должность в структуре салона (перед кем работник будет отчитываться)?

• Какие требуются условия для работы на этой должности?

Правильно составленное описание должностных обязанностей предоставляет руководству возможность понять, какой специалист нужен для этой работы, создать базу для разработки объявления о приеме на работу и дать рекламу имеющейся вакансии.

В двух приведенных ниже примерах такого описания должности (см. таблицы 23 и 24) есть перечисление личных качеств, а также требований к поведению и внешности работника. Если такое описание с самого начала предъявить претенденту на должность, то он будет точно знать, что от него ждет работодатель.

Таблица 23. Описание должности парикмахера.

Таблица 24. Описание должности управляющего салоном.

Требования к работнику.

При подборе персонала можно совершить ошибку, если не совсем ясно представлять, какой именно человек требуется предприятию. Если же заранее создать портрет ожидаемого работника, то это поможет избежать ошибок. Такой портрет вырисовывается из должностной инструкции и является логическим продолжением процедуры анализа рабочего места и описания должности.

Таблица 25. Качества претендента на должность.

Правильно выполненная должностная инструкция способна констатировать, кого именно ищет предприятие среди претендентов на должность, представить осмысленные критерии, которые смогут облегчить выбор, представить равные возможности всем претендентам.

При составлении должностной инструкции рекомендуем воспользоваться следующими простыми советами.

• Не применяйте общих описательных выражений, когда говорите о существенных требованиях, например «требуются прекрасные способности во всех сферах».

• Не пользуйтесь «причудливыми» выражениями, говоря о требуемых личных качествах, такими как «прекрасная коммуникабельность», «личность яркая и легкая в общении» и т. п.

• Будьте реалистичны в своих ожиданиях. Если ваши запросы слишком высоки, то вы рискуете потерять абсолютно подходящих кандидатов.

• Не допускайте дискриминации различных групп по национальным, возрастным и половым признакам.

Для облегчения процесса выбора очень полезно определить, какие именно качества претендента на должность представляются особенно важными (их отсутствие исключит данное лицо из процесса отбора), а также качества, наличие которых желательно (могут быть приобретены в результате обучения или компенсированы другими обстоятельствами) (см. таблицу 25).

Реклама о вакансии.

ПУТИ ИНФОРМИРОВАНИЯ О ВАКАНСИИ.

Чтобы рекламировать имеющуюся вакансию вне салона, нужно принять во внимание некоторые соображения. Прежде всего это касается средств и тех преимуществ, которые они предоставляют. Информировать об имеющейся вакансии можно несколькими путями (см. таблицу 26).

Таблица 26. Пути информирования о вакансии.

Личные связи с возможным кандидатом имеют много преимуществ. Например, вы поняли, что конкретный человек идеально подходит на имеющуюся должность. Это могло произойти потому, что он раньше уже работал у вас и вы знакомы с его квалификацией. Кроме того, его могли рекомендовать вам другие сотрудники салона или клиенты.

Пресса. Это средство информации может быть использовано либо в местном, либо в национальном масштабе. Его применение зависит от характера вакансии. Например, мощная группа салонов с отделениями в больших универмагах крупных городов по всей стране может считать, что реклама в газетах и торговых изданиях соответствует ее целям. А небольшое независимое предприятие, расположенное в провинции, станет искать подходящих кандидатов только в непосредственной близости. Основным преимуществом использования этого средства информации является то, что результаты появляются очень быстро. Однако компании, которые прибегают к общенациональной прессе, могут понести значительные расходы, особенно при использовании специального оформления, так как услуги высококлассных специалистов требуют соответствующей оплаты.

Агентства по найму, бюро трудоустройства, центры занятости.

Основное преимущество обращения к фирмам по набору персонала в том, что они проведут за вас предварительный отбор в соответствии с вашими критериями. Такая служба предоставит вам небольшой список кандидатов, с которыми вы сможете провести собеседование. Этот способ выглядит весьма привлекательно, но он может оказаться дорогостоящим. Однако если вы сообщите о своих нуждах в школы, колледжи по подготовке парикмахеров через муниципальные службы занятости, то такой метод поможет вам ознакомиться с большим количеством потенциальных кандидатов, особенно на должности учеников и стажеров.

Центры занятости предоставляют бесплатные услуги по набору персонала. Служащие такого центра зарегистрируют подробную информацию об имеющейся у вас вакансии и вывесят сообщение на своих досках объявлений. При необходимости они передадут эти сведения и в другие центры. Когда люди, ищущие работу, обратятся за более детальной информацией, служащие центра немедленно свяжутся с вами. По вашему желанию они могут попросить претендентов заполнить предложенную вами форму заявления и предоставить вам список кандидатов.

Учебные центры. Этот источник кадров может быть очень эффективным решением вашей проблемы, особенно если вы ищите кандидатов, которые в данное время проходят специальную подготовку или как раз заканчивают обучение. Такими учебными организациями могут быть местные колледжи, независимые учебные организации. Вполне возможно, что вас устроит такой вариант, особенно когда требуется сотрудник, не имеющий опыта работы, так как все учебные организации обязаны обеспечивать подготовку не ниже минимальных национальных стандартов.

Объявление в салоне. Это самый дешевый способ сообщить о своих потребностях – плакат в витрине салона увидят очень многие прохожие. Но учтите, что пройдет какое-то время, прежде чем информация распространится и появятся подходящие кандидаты.

ФОРМА ОБЪЯВЛЕНИЯ О ВАКАНСИИ.

Когда вы примите решение, каким путем подбирать кандидатов, следует тщательно взвесить, как рекламировать вакансию. Если вы решили самостоятельно подготовить рекламное объявление, то надо обдумать, какую информацию поместить в объявлении и как ее сформулировать, каков будет дизайн рекламного объявления.

Перед тем как давать объявление, посмотрите, как это делают другие. Обратите внимание на то, какие подробности о кандидате включены (а какие исключены), как преподнесены эти подробности, на какие объявления будет отзыв и почему.

Содержание рекламного объявления зависит от обстоятельств. Например, в объявлении в местной газете будет больше места, чем в кратком сообщении центра занятости. Тем не менее надо стремиться включить как можно больше следующих пунктов.

• Название вакансии.

• Месторасположение салона.

• Информация о предприятии – какие услуги оказывает, какие товары продает, каких производителей.

• Информация о работе – цель и основная задача.

• Преимущества этой работы – любые достоинства, которые побудят людей к вам обратиться.

• Заработная плата – указывайте точную зарплату или возможный диапазон.

• Требуемый тип специалиста – навыки, квалификация, опыт.

• Куда обратиться.

• К кому обратиться – к руководителю, к подчиненному.

• Как обратиться – заполнить заявление о приеме, анкету, предоставить резюме; письмом, телефонным звонком.

Документы, необходимые при приеме.

Правильно разработанная анкета позволяет получить от кандидата необходимую информацию и на ее основе сделать выбор. Это, в свою очередь, дает возможность работодателю создать банк данных кандидатов на будущее.

Можно при приеме на работу воспользоваться особыми формами заявлений.

Некоторые работодатели предпочитают, чтобы кандидаты на первой стадии отбора предоставляли краткую автобиографию. Правильно составленная автобиография обеспечивает информацию о кандидате в логической последовательности. Ее формат дает представление об организационных и представительских способностях кандидата. Наниматель должен из хорошо составленной автобиографии извлечь информацию о способностях кандидата к данной работе, об уровне мотивации, о том, подойдет ли ему этот человек.

Во многих случаях работодатели используют резюме как основу для собеседования. Такой метод характеристики личности имеет свои преимущества. Его можно построить так, чтобы оно соответствовало требованиям данной должности. Для этого кандидату нужно заранее собрать данные о компании-нанимателе, сосредоточить изложение не на своих прошлых достижениях, а на том, что он может предложить этой компании в будущем.

Данные резюме легко и быстро сверяются с личностной спецификацией. При его составлении нужно грамотно (без ошибок) и лаконично излагать информацию. Но многие не имеют представления о том, как надо правильно составить резюме. И потому бывает, что таких кандидатов отсеивают, в то время как на деле они абсолютно соответствуют требованиям работодателя.

Собеседование и выбор кандидата.

Когда кандидаты ответили на объявление, заполнили и прислали анкеты, следует оценить полученную информацию с точки зрения личностной спецификации, чтобы составить небольшой список претендентов. В этом списке должны быть кандидаты, отвечающие большинству требований, и кандидаты, которые отвечают некоторым требованиям, но при соответствующем обучении смогут отвечать всем требованиям.

ПОДГОТОВКА СОБЕСЕДОВАНИЯ.

Цель собеседования в том, чтобы оценить, насколько каждый кандидат из вашего списка подходит для имеющейся вакансии. Для этого следует провести определенную подготовку:

• выбрать подходящее время;

• решить, кто будет присутствовать в отборочной комиссии;

• обеспечить присутствие всех заинтересованных лиц;

• снабдить достаточной информацией лица, уполномоченные в принятии решения;

• решить, как встретить кандидатов;

• обдумать структуру собеседования: какие вопросы задавать, сколько времени выделить для ответов кандидатов (оно зависит от характера вакансии), сколько времени установить между собеседованиями для оценки каждого кандидата.

Нужно подготовиться так, чтобы встретить кандидатов доброжелательно и предоставить им возможность дожидаться своей очереди в приятной обстановке. Собеседование надо проводить в удобном помещении, где вас не будут беспокоить. Особое внимание в этом помещении следует уделить расстановке мебели, так как она повлияет на психологическую ситуацию во время беседы.

На схеме 11 представлены три варианта расстановки мебели в зависимости от вида собеседования. Заштрихованный кружок представляет кандидата. На первой и третьей схемах между тем, кто проводит собеседование, и кандидатом находится стол, что создает психологический барьер и поддерживает формальную атмосферу. На второй схеме оба участника сидят рядом, что создает значительно менее официальную, почти расслабляющую атмосферу.

Схема 11. Варианты расстановки мебели на собеседовании.

ВИДЫ СОБЕСЕДОВАНИЙ.

Существует два вида собеседования, которые имеют свои преимущества и недостатки (см. таблицу 27).

Собеседование с комиссией. Этот вид собеседования становится все более популярным. На небольшом предприятии комиссия может состоять из руководителя (хозяина) предприятия, непосредственного начальника над человеком, которого хотят принять на работу, и одного из работников, выполняющих сходные обязанности (чтобы правильно оценить наличие специальных технических знаний у претендента).

Собеседование с глазу на глаз. Как показано на схеме 11, собеседование один на один может проходить как в формальной обстановке, так и в неформальной. Его результаты целиком зависят от навыков ведущего беседу.

Таблица 27. Особенности собеседования.

ТИПЫ ВОПРОСОВ НА СОБЕСЕДОВАНИИ.

Чтобы использовать время, выделенное на собеседование, наилучшим образом, следует заранее подготовить нужные вопросы. Для проведения собеседования используются четыре категории вопросов: закрытые, открытые, углубленные и проблемные.

Закрытые вопросы. Этот вид вопросов требует простого ответа «да» или «нет». Они не провоцируют отвечающего к распространению высказывания. Вот примеры таких вопросов.

• Есть ли у вас опыт работы по предварительной записи?

• Где вы проходили подготовку раньше?

• Где вы увидели наше объявление?

Закрытые вопросы полезны, если вы хотите просто проверить информацию. Но они мешают возникновению двусторонней беседы, если за ними не следуют вопросы других видов.

Открытые вопросы побуждают претендента дать полный ответ. Такие вопросы дают ведущему собеседование значительно больше возможностей для ознакомления с личностью кандидата, его опытом, знаниями и общей пригодностью для данной вакансии. Эти вопросы раскрывают суть интервью и требуют больше усилий от кандидата, чем от представителя администрации предприятия. Вот примеры таких вопросов.

• Расскажите, пожалуйста, о содержании работы, которую вы выполняли на прежнем месте.

• Какие предметы вы изучали в училище?

Углубленные вопросы. Цель этих вопросов – получить еще больше информации о том, о чем кандидат уже упомянул. Они дают ему возможность ответить более развернуто на поставленные вопросы. Кроме того, спрашивающий может глубже затронуть профессиональные тонкости, проверить и оценить услышанное ранее. Ниже приводятся примеры таких вопросов.

• Какие стороны предыдущего места работы Вас не устраивали?

• Назовите, пожалуйста, виды работ, которые вы выполняли и которые приносили наибольшую прибыль.

Проблемные вопросы. Этот тип вопросов построен таким образом, чтобы оценить поведение кандидата в конкретных обстоятельствах или в особой ситуации. Эти вопросы направлены на то, чтобы выявить, как кандидат способен решать какую-либо проблему. Вот их примеры.

• Если клиент будет недоволен оказанными услугами, как вы будете действовать, чтобы разрешить возникшую проблему?

• Если кто-либо из подчиненных вам сотрудников будет иметь особенно низкие показатели в розничной продаже косметических средств, как вы будете действовать в такой ситуации?

ВЕДЕНИЕ СОБЕСЕДОВАНИЯ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ.

Роль того, кто проводит собеседование, особенно велика в начале и в конце беседы. Именно это лицо начинает разговор, сообщает кандидату информацию и, наконец, завершает беседу. Однако если собеседование построено правильно, то говорит в основном кандидат.

Не делайте поспешных выводов. Никогда не принимайте скороспелых решений в первые минуты беседы, основываясь на словах, жестах или манере поведения кандидата. Внешность может быть обманчива, так что отнеситесь к кандидату со вниманием на всем протяжении собеседования. Выслушайте человека и при всех обстоятельствах не допускайте дискриминации.

Позвольте кандидату высказаться, дайте ему время обстоятельно ответить на ваши вопросы и постарайтесь сами слишком много не говорить. Сможете ли вы оценить кандидата, если не получите от него достаточно информации? Задавая вопросы открытого типа, поощряйте кандидата к высказываниям, если только вы не ставите себе задачу проверить данные его анкеты.

Демонстрируйте заинтересованность. Покажите свою готовность выслушать кандидата. У вас должен быть заинтересованный вид. Подчеркивайте внимание к словам кандидата, ободряйте его кивком головы, такими словами, как «продолжайте, пожалуйста…», или «расскажите об этом подробнее…». Выражение лица тоже должно быть соответствующим.

Направляйте разговор. И наоборот, при необходимости дайте кандидату понять, что он уже достаточно высказался по определенной теме. Если же вы видите, что разговор уходит в сторону, верните его в нужное русло такими замечаниями, как «хотелось бы вернуться к…» или «расскажите побольше о…».

Время от времени подводите итог. Это даст вам возможность убедиться, что вы все поняли правильно, и выяснить необходимые детали, прежде чем двигаться дальше.

Делайте записи. Нельзя рассчитывать, что вы запомните все о каждом кандидате, следовательно, нужно вести записи. Однако старайтесь, чтобы это не мешало собеседованию, так как перерывы в беседе могут смутить кандидата. Не записывайте отрицательную информацию, как только она появляется. Это сразу станет заметно, придаст негативную окраску всей беседе и подорвет уверенность кандидата.

Как только в ходе собеседования проявится необходимая информация для оценки кандидата, разговор можно заканчивать. Предложите кандидату задать вопросы, которые у него могли возникнуть, и дайте полные и честные ответы на них. Очень важно, чтобы все заинтересованные лица ясно понимали, что происходит.

На этой стадии никого не приглашайте на работу, даже если покажется, что вы нашли идеальную кандидатуру. Ведь в ходе дальнейших встреч с кандидатами может оказаться, что вам попадется еще более подходящий человек. Поблагодарите кандидата за беседу и скажите, что свяжетесь с ним через несколько дней. Встав со своего места и протянув руку, вы дадите понять, что собеседование окончено.

Обдумайте ответы кандидата. Между беседами комиссия или отдельный человек, который проводит собеседование, должны иметь время, чтобы обдумать услышанное и сверить ответы кандидата с предложенными критериями. Полезно бывает заранее приготовить контрольный лист, чтобы иметь возможность сосредоточиться на важных и желательных качествах, проявленных кандидатом.

Предложите работу. Как правило, выбранному кандидату предлагают работу в устной форме и при том условии, если имеются положительные рекомендации или характеристики. Случается, что подходящий кандидат отказывается от вакансии, решив, что эта работа не для него. Тогда можно обратиться к запасным кандидатурам. На заключительной стадии, когда получено согласие кандидата, ему посылается официальное письмо, в котором подробно указаны условия работы.