Требования к компьютерной системе.

Общие требования.

Современный бизнес чрезвычайно динамичен, и вопросы организации логистики товарных, информационных и финансовых потоков меняются в соответствии с потребностями бизнеса. Лишь применение инструментов логистики, возможности которой только начали использоваться, может обеспечить заметное повышение рентабельности деятельности. Эффективная логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность компаний. Это обусловлено не только постоянно растущим ценовым давлением, но и такими явлениями, как глобализация и электронный бизнес. Сейчас уже никому не нужны программы автоматизации обработки документации, а нужны логистические информационные системы, которые являются помощником, учителем, руководителем и инструментом принуждения выполнения необходимой технологии бизнес-процессов.

Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации процессов. Наиболее эффективны автоматизированные системы, позволяющие оптимизировать методы и сроки исполнения процессов.

При помощи компьютерной системы необходимо:

– автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

– построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

– объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

– повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

– улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

– создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

– гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями.

Компьютерная система должна предоставлять следующие возможности:

– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;

– поддержка серийных номеров;

– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);

– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

– мониторинг оплаты;

– поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

– автоматическое формирование рекламаций;

– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

– учет накладных расходов – сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

– контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

– планирование платежей;

– сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

– внешние инструменты построения отчетности;

– возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

– табличные и моделирующие программные продукты;

– графические системы создания отчетности;

– интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

– графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля “финансовые отчеты”.

Система должна управлять потоком снабжения-сбыта путем интеграции всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия в единый центр управления, а именно:

– формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

– управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

– автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

– автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

– поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

– автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую – для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

– поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

– поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

– возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее”, “скользящее среднее”, “LIFO”, “FIFO”, “MinCost” и “MaxCost”;

– распределение товара по партиям вручную;

– учет неотфактурованных поставок;

– возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

– истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

– наступление точки заказа;

– истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

– отсутствие товара на складе;

– продажа отсутствующего товара;

– изменение статуса заказа и др.

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Требования для управления приемкой.

В компьютерной системе должна быть функция “подготовка склада к приемке и размещению товара”. Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрихкодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:

– распечатать этикетки на товар или палеты;

– подготовить палеты;

– привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;

– подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).

В системе должны учитываться следующие основные операции, связанные с приемкой:

– спецификация товара, ожидаемого по договору;

– ввод уведомления об отгрузке;

– фиксирование информации о выставлении счета поставщиком;

– отслеживание этапов транспортировки груза;

– учет таможенных, транспортных и прочих затрат;

– приемка товара на склад, автоматический контроль соответствий с заказом на поставку и выставленным счетом;

– приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования или без нее;

– внутренняя либо стандартная маркировка товара этикетками со штрих-кодом;

– оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;

– внутрискладские перемещения;

– отслеживание возвратов и рекламаций.

Для управления процессами контроля качества товаров компьютерная система должна обеспечивать:

– возможность автоматической отправки на контроль качества заданного процента от количества товара при приеме его на склад;

– создание заданий на отправку товара на контроль качества;

– подтверждение отправки товара на контроль качества;

– возможность отбраковки поврежденного товара при приеме для списания или возврата;

– возможность приостановить размещение всей партии пришедшего товара (задержать в зоне приема) до окончания контроля качества ее части;

– списание товара, возврат поставщику, размещение проверенного товара на складе;

– отчеты о контроле качества товаров: об отправке на контроль, размещении на складе проверенного товара, возврате и списании товара.

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.

Система должна поддерживать любые документальные процедуры складского приходования товаров.

Обычно модуль системы “Приход“ позволяет:

– составлять приходные накладные от поставщиков;

– импортировать приходные накладные от внутренних поставщиков;

– составлять возвратные накладные от клиентов;

– производить расчет приходных цен;

– составлять акты приемки товаров на склады;

– составлять накладные списания;

– составлять передаточные накладные.

Модуль “Приход“ ведет следующие журналы:

– журнал приходных накладных;

– журнал актов приемки товаров на склад;

– журнал накладных списания;

– журнал передаточных накладных.

Размещение Формирование задания на размещение товара выполняется таким образом, чтобы его дальнейший отбор происходил наиболее оптимально. Обычно склад подразделяется на области, в которых товар размещается в соответствии с АВС-классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.). Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения: – размещение товара в свободные ячейки; – размещение товара в занятые ячейки к такому же товару; – размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару; – закрепление определенной ячейки за конкретным товаром; – другие приоритеты. При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массо-габаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения. Для размещения система выполняет: – поиск оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек); – возможность указания пользователем предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара; – генерация задания на размещение товаров на складе для хранения; – формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов. Подтверждение размещения товара: – прямое размещение товара в заданную ячейку; – отчет о принятых товарах. Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе. Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе. При графическом отображении состояния склада на монитор выводится: – наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада; – отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки); – отчет о загруженности области склада по владельцам товара; – отчет о загруженности области склада по товарам, подгруппам товаров;– автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Для обеспечения логистического управления, главным образом для оперативных целей, необходимы следующие базы данных. База данных ожидаемых поставок закупленных товаров. Записи должны поддерживаться для каждого товара, отображая законтрактованные количества, товары в пути, контрактные условия и записи о поставках в соответствии со сроками, оговоренными с поставщиками. Эта информация используется для прогнозирования потребности в рабочей силе и механизмах для разгрузки и приемки товаров. База данных состояния производственных процессов разгрузки и приемки. Она содержит информацию о сроках выполнения, завершенных и оставшихся операциях. Необходимость использования этих баз данных обеспечивает большую эффективность и большую точность в выполнении всей совокупности логистических функций, поскольку персонал, использующий специальные данные, будет лучше обучен и получит большие возможности для оптимального управления логистической системой в целом. Использование этих баз данных необходимо для обеспечения интеграции: – планирования логистических операций приемки с планированием деятельности всего предприятия; – операций логистики приемки с другими операциями, осуществляемыми предприятием; – информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия; – информационных технологий с компаниями-партнерами. Для обработки возвратов товаров и тары поставщикам необходимо: – полное отслеживание возвратов по поставщикам и товарам; – деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары; – возможность установки обязательной авторизации возврата товаров; – отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным поставщиком; – возможность назначать товарам признак “не подлежит возврату”. Требования для управления хранением. Функции управления хранением: – управление основными данными по товарным единицам; – управление запасами; – управление складскими областями, зонами и местами; – управление транспортируемыми единицами; – регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных палет; – отмена процедуры приема товаров; – хранение на складе; – обработка заказов; – выдача товаров со склада; – перемещение товаров внутри склада; – комплектация заказов; – упаковка и переупаковка выходящих товаров; – инвентаризация; – административная информация и отчетность; – статистика; – составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц; – документация. Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп: – основные данные по складу; – основные данные по товарным единицам; – управление товарными запасами;– управление транспортируемыми единицами.

Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние “доступно”, “занято” и “закрыто”. Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица. Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов. В базе данных системы содержится информация о товарных единицах, расположенных на каждом поддоне, – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара. Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе. Данные по управлению транспортируемыми единицами – “транспортная единица” означает все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала – палеты, складские контейнеры, ящики и т. д. Им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами. Физическая структура склада характеризуется основными данными по складу. Эти данные подразделяются на следующие группы: – данные по складским областям; – данные по складским местам; – распределение по зонам; – транспортные маршруты. Весь склад может быть разделен на несколько складских областей , например: – область приемки товаров; – область комплектации заказов; – резервное хранение; – склад с высотного хранения; – склад ячеечного хранения; – автоматическая конвейерная система; – области упаковки; – области отгрузки товаров. Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например: – 00 – ряд; – 000 – колонна (горизонтальная плоскость); – 000 – ярус (вертикальная плоскость). Необходима группировка складских мест по категориям. ABC, позволяющим учесть оборот той или иной товарной единицы. Товарные единицы с быстрым оборотом хранятся на складе в оптимальных местах. Распределение товаров по зонам ABC осуществляется в основных данных для товарных единиц. Каждое складское место может быть отнесено к зоне ABC для оптимизации процесса перемещения товаров на склад и за его пределы. В результате этого быстро движущиеся товарные единицы помещаются на оптимальные места. В случае структурных преобразований или при других обстоятельствах может возникнуть ситуация, при которой некоторые складские места станут непригодными для хранения. В этом случае система управления позволит заблокировать эти места. Система управления различает несколько типов складских мест. Пользователь может сам задавать типы складских мест. Каждый тип складских мест характеризуется: – габаритами (длиной, шириной и высотой); – максимальной грузоподъемностью; – состоянием (“блокировано” или “неблокировано”). Любое число складских мест может быть сгруппировано в зоны. Зоны – это следующий уровень деления склада. Для каждой единицы можно задать несколько зон, которые будут выбираться с учетом соответствующих приоритетов. Так, например, определив зоны, можно ограничить поступление опасных товаров в конкретные области склада – в противном случае организация склада будет носить случайный характер. Здесь также осуществляется контроль соблюдения требований, ограничивающих совместное хранение определенных материалов. При размещении товаров после выделения складской области и складской зоны система осуществляет поиск доступного складского места. Складское место однозначно задается координатами складской области и складского места. Каждое складское место имеет определенный тип, который описывает его высоту и допустимую нагрузку. Так, например, палета с тяжелым грузом будет отнесена к такому складскому месту, которое будет отвечать ее параметрам. Определение отдельных типов складских мест может осуществляться динамически. Например, для палет слишком большого размера и для специальных нагрузок несколько небольших складских мест могут быть сгруппированы в одно более крупное складское место. Кроме того, в основных данных могут задаваться различные стратегии для определения складских мест. Система равномерно распределяет транспортные единицы по всем рядам, с тем чтобы обеспечить равномерное использование складских мощностей. Данный метод выделения складских мест особенно хорошо подходит для пролетных складов высотного хранения. Предпочтительное хранение товарной единицы в ряду – эта стратегия хранения предназначена для использования в складской области, где нижние ярусы используются для подборки заказов, а резервные запасы хранятся на более высоких ярусах. Резервные запасы для той или иной единицы хранятся по возможности в том же ряду, где находится место комплектации. Это позволяет существенно сократить перемещения, необходимые для пополнения места комплектации. Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать: – контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы; – систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров; – поддержку стандартов автоматизации документооборота. Это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций; – наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада; – подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки); – подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах); – подготовку отчета о загруженности области склада по товарам, подгруппам товаров; – сопровождение единиц измерения; – сопровождение номенклатуры товаров (группы, под-группы); – возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов; – сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек); – подготовку отчета о наличии товара на складе; – подготовку отчета о перемещении товара по складу; – подготовку отчета о приеме товара на склад; – подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов; – подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах; – подготовку отчета о выявленнной пересортице, недостаче; – выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины); – возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам; – партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций; – неограниченное число участков хранения;– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.

Базы данных, необходимых для управления хранением БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов. БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях. БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Требования для управления обработкой заказов.

Операции с заказами.

Обработка полученных заказов включает следующие операции:

– проверка кредитоспособности заказчика;

– проверка доступности запасов;

– подтверждение приема заказов;

– модификация заказов;

– обсчет заказов;

– оповещение клиентов о состоянии заказов;

– детализация цен и ценовых скидок;

– оформление договоров (спецификаций) на продажу;

– выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов. Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки. Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например: – код заказчика; – код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.); – код группы товаров; – код (номер, артикул) товара; – количество товара; – код пункта назначения; – код вида транспорта; – код упаковки и т. д. Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники: – коды заказчиков; – коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.); – коды группы товаров; – коды (номер, артикул) товара; – коды пунктов назначения; – коды видов транспорта; – коды упаковки; – коды условий сделок; – коды условий поставок; – коды приоритетов; – коды особенностей обработки и др.; – коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей и т. д. На предприятии должны быть разработаны: – инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов; – техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др. Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа, которые разрабатывают поставщики, обязывают заказчика применять их специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: “Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия”. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру (компьютеру компании) о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Дифференциация заказов Концепция “Lean Manufacturing” [19] рассматривает предприятие как открытую систему , важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно не обещать заказчикам невозможного, а настраивать их на реальные сроки поставок, на реальную степень удовлетворения их спроса, на возможную отгрузку неполных количеств с последующей допоставкой, на необходимость предварительных заказов. Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации. Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения: Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки: авиа или авто. Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными , поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей. Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими , поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д или авто. Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д. Код (05) Пробные заказы на новые для дилеров товары. Такими заказами считаются заказы, которые: – допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств; – являются предварительными и требуют подтверждения поставщика; – являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика. Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто. Код (06) Первичные заказы новых дилеров. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но: – отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.); – разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика; – отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.). Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто, по указанию заказчика. Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того, как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль “формирование коммерческих предложений” с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров. Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений “на перспективу”. Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка. Код (09) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п. Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды. Типовые заказы: – заранее согласованный перечень товаров; – запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж. Будущие заказы: – вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств; – планируемые заказы; – предварительные заказы, требующие подтверждения. Отложенные заказы: – разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу; – полное стоимостное отслеживание и отчетность; – возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования. Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить: – обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов; – специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д. – каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности. Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке: – на неоднократные отгрузки; – на несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями; – разные методы отгрузки; – разные исходные склады хранения товаров. Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели – 3 %, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые. Требования для управления комплектацией и отправками. Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности: – возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода; – расстановка заказов по приоритетам заказчиков; – приоритеты на уровне отложенных заказов; – приоритеты товаров; – подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме; – подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа; – просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно; – подтверждение, основанное на доступности по дате; – возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков; – подтверждение запасов по будущим заказам; – установка разного времени резервирования на разных складах. Файл заказов обрабатывается в несколько этапов.Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, нехранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 раза и более. В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.

Распределение запасов Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж. Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета , такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров. Последовательность обработки заказа: Новый заказ + невыполненный заказ → слияние → решение о приоритете распределения → решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов → распределение запаса → перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих (для заказа поставщикам).Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены” в другой.

Резервирование запасов Система должна обеспечивать: – подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме; – подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа; – просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно; – подтверждение, основанное на доступности по дате; – возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков; – подтверждение запасов по будущим заказам; – установка разного времени резервирования на разных складах;– гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

Управление позициями заказов В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам: ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа: до отбора, до упаковки или до отгрузки. Поэтому необходимы: – разные категории задержки отгрузки и их отслеживание; – возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции; – возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов; – возможности задержки заказов, зависимые и независимые от кредитов; – поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику; – контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверхкредита; – поддержка сообщений о кредитоспособности; – возможность частичного и выборочного освобождения после задержания; – возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами; – отслеживание аннулированных заказов. Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов: – на неоднократные отгрузки; – несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями; – разные методы отгрузки;– разные исходные склады хранения товаров.

Увязка со складскими операциями Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая: – гибкий выбор момента печати; – возможности по сортировке строк; – возможность редактировать количество товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете; – разделение между различными складами;– инструкции для опасных или хрупких товаров.

Управление заданиями персоналу Необходимо обеспечение возможностей: – поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества); – определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf– или batch-терминал; – распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе; – возможность пропустить задание и получить следующее; – поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы; – возможность подтверждение задания путем сканирования штрих-кодов товара и ячеек; – получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;– просмотр операций, выполненных данным рабочим.

Сортировка и упаковка товара Система должна обеспечивать: – управление зонами сортировки и упаковки; – возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке; – поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер); – возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам; – создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку; – печать упаковочных листов, маркировка штрих-кодами коробок / контейнеров; – возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров; – отгрузка коробок и контейнеров со склада;– отчет об упакованных товарах.

Обработка возвратов – полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам; – деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары; – возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам; – отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком; – возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита; – возможность назначать товарам признак “не подлежит возврату”. Дополнительные возможности: – отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе; – возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными; – средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам; – возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;– определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.

БД знаний для логистического управления БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов. БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях. БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования. БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.

Требования к организации учета.

Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:

– организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующие таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;

– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

– обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

– организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;

– неограниченное число участков хранения;

– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

– постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;

– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;

– поддержка серийных номеров;

– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-коды, терминалы сбора данных);

– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

– мониторинг оплаты;

– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

– автоматическое формирование рекламаций;

– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

– поддержка физических и логических складов;

– учет приемки товаров;

– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;

– полное управление партиями на уровне склада;

– учет отбора заказов;

– комплектовочные накладные;

– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

– объединение товаров в партии;

– перемещения между складами;

– стандартные распределения запасов между складами;

– отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки. Отчетность склада должна включать ведомости:

– результаты собственного производства;

– закупленные товары;

– полученные / использованные / отгруженные;

– прямые поставки;

– поправки в результате инвентаризации;

– поврежденные товары;

– возвращенные товары;

– товары в движении между складами.

– остатки – количество и стоимость товаров;

– ожидаемые поступления товаров;

– планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:

– открытые и последние отгруженные заказы;

– заказы на закупки;

– статистика по товарам;

– история по товарам;

– статистика по складу;

– перемещения между складами;

– статистика продаж;

– неотработанные строки заказов;

– замены товаров;

– аналогичные товары;

– коды товаров у заказчиков;

– доступное количество товаров на дату;

– доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

– регистрация отгрузки;

– журнал складских операций;

– анализ запасов;

– отчет о запасах;

– отчет о движении партии;

– регистрация приема;

– отчет о движении товара;

– анализ и планирование запасов;

– запрос об истории по партиям и серийным номерам.

Необходимые справочники:

– участки и адреса хранения запасов;

– аналоги товаров;

– частоты фоновой инвентаризации.

База данных о товарах База данных о товарах должна обеспечивать: – накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.; – просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств; – выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара; – заказ нескладируемых товаров; – создание наборов, состоящих из нескольких товаров; – указание номера партии при вводе заказа или отгрузки; – неограниченное число замен товаров с учетом цены; – предложение замены при отсутствии на складе; – определение инструкции о месте доставки; – конкретные указания/сообщения на накладной/счете; – дробные количества (меры) товаров в заказе; – распознавание штрих-кодов; – возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов; – возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков. Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать: – каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров; – код, наименование и размеры; – несколько возможных единиц измерения; – штриховой код; – вторичные коды, идентифицирующие товар; – неограниченное число замен товара; – неограниченное число аналогов товара; – вызов товара по коду заказчика или поставщика; – коды товара у различных заказчиков; – коды товара у различных поставщиков; – оригинальный код товара у производителя; – отслеживание партий товара; – отслеживание серийных номеров товаров; – формирование наборов товаров для реализации; – указание основного адреса на складе и дополнительных; – возможность включения товара в отложенные заказы; – товарные группы; – группы для ценообразования; – группы для анализа продаж; – группы по начислению комиссионных; – группы по стоимости; – группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги; – группы для производства; – группы по бонусам и комиссионным; – группы по таможенным пошлинам; – группы по способу доставки; – параметры для закупок; – экономичное количество в заказе; – времена поставки; – минимальный/максимальный запас на складе; – пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза; – до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров; – комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе; – коды налогообложения; – средневзвешенная стоимость; – последняя стоимость; – нормативная стоимость. Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов. Каждая запасная часть (номер по каталогу) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны. Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами. Признаки (коды): – признак группы спроса – ABC (автоматически вводится после анализа за период); – коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводится после анализа за период); – признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа); – признак ручного контроля; – признак важного резерва; – признак наличия страхового запаса; – группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.); – группа обрудования (топливка, электрика, резино-технические и т. д.); – коэффициент соотношения розничной и закупочной цен; – коэффициент рентабельности фактический в периоде; – признак категории калькуляции розничных цен; – признак категории изменения розничных цен; – признак группы скидок с розничных цен; – признак группы стоимости – XYZ; – признак степени конкуренции; – признак показательных цен; – коэффициент общего изменения цен; – признак группы цен; – признак группы скидок; – признак необходимости снижения цен поставщика; – фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий; – коэффициент пересчета нетто-цен после коррекции; – коэффициент пересчета нетто-цен после максимальной скидки. Основные данные: – название изготовителя машин (группа); – номер детали по каталогу изготовителя машин; – номер детали по каталогу изготовителя комплектующих; – номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей; – наименование на русском языке; – наименование на английском языке; – код изготовителя детали (несколько полей); – код и название подгруппы; – в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно; – модели машин, для которых предназначена деталь; – применяемость (неограниченно полей); – период применения на машине; – VIN-код применяемости; – код модели двигателя; – какой деталью заменена (после снятия с производства); – вместо какой детали введена в конструкцию; – код взаимозаменяемости; – код наименования; – срок службы расчетный; – возможность восстановления после износа; – единица измерения; – вес; – объем; – количество на 1 машину; – количество в комплекте; – вид упаковки; – количество в упаковке; – вид тары. Складские данные: – адрес хранения; – наличие на складе фактическое; – наличие на других складах; – минимальный запас или точка заказа; – максимальный запас; – страховой запас; – неприкосновенный запас – до решения руководства. Ценовые данные: – закупочная цена в валюте; – закупочная цена в рублях; – розничная цена в валюте; – розничная цена в рублях; – признак категории калькуляции розничных цен; – признак категории импортной пошлины; – признак категории изменения розничных цен; – признак группы скидок с розничных цен; – признак степени конкуренции; – признак показательных цен; – коэффициент общего изменения цен; – признак группы цен; – признак группы скидок; – признак необходимости снижения цен поставщика; – фактический коэффициент пересчета текущий; – коэффициент пересчета нетто после коррекции; – коэффициент нетто после максимальной скидки; – другие признаки (до 10). Данные для заказов и отгрузок: – срок поставки; – минимальное количество для заказа, норматив поставщика; – оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки; – заказано у поставщика; – подтверждено поставщиком к поставке; – недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам; – неудовлетворенный спрос, шт.; – недогружено заказчику (долг), шт.; Статистические данные: – продано в периоде – нарастающим с начала года, шт.; – продано в периоде, кг; – продано в периоде, куб. м; – продано в периоде в закупочных ценах; – продано в периоде в розничных нетто ценах; – валовой доход в периоде; – продано в году “текущий-1”, шт.; – продано в году “текущий-2”, шт.; – продано в году “текущий-Х”, шт. /до 5 и более лет/. Аналитические данные: – признак группы спроса – ABC; – признак группы стоимости – XYZ; – коэффициент оборачиваемости запаса фактический; – коэффициент соотношения розничной и закупочной цен; – коэффициент рентабельности фактический в периоде; – сбыт на 1000 машин в год, шт.; – сбыт на 1000 машин в год, кг; – сбыт на 1000 машин в год, куб. м. Особенности учета сервисных операций. Модуль “сервис” должен обеспечивать возможности контролировать трудозатраты, израсходованное машинное время, материалы, сырье в многоуровневом режиме. И отдельный учет сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства; И учет восстановления отдельных агрегатов для помещения на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запасных частей; И обеспечение строгого разделения прав пользователей сервисного цеха – менеджер, например, не сможет обслужить клиента в обход фирмы, так как без регистрации заказа в программе работники цеха не выполнят работы, требуемые клиенту, при отсутствии накладной склад не выдаст запчасти и расходные материалы, а охрана не выпустит обслуженный автомобиль без отметки об оплате денег в кассу; в этом случае сотрудники не в состоянии предпринимать действия, наносящие ущерб предприятию. Операции и запросы: – сохранение всех отчетных документов с возможностью их последующей распечатки; – автоматическое занесение в базу данных информации о клиенте и его автомобиле при заполнении наряда-заказа на работы с последующим автоматическим извлечением занесенной информации; – заполнение наряд-заказа на выполненные работы, с применением норм времени по конкретной марке автомобиля; – выборка нормативов трудозатрат из базы, применимой к выбранной модели автомобиля; – анализ стоимости работ по ремонту автомобиля; – возможность редактирования норм времени, создание собственных баз по нормам времени; – печать заказа; – ввод результатов производства; – вывод информации о результатах производства; – зачет результатов производства; – вывод журнала производства; – автономный расчет стоимости продукции. Отчеты и справки: • отчет о проведенных работах (за любой день или период); • отчет об исполнителях работ (за любой день или период); • сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки; • отчет о незавершенном производстве; • запрос о доступности компонентов (деталей, материалов); • запрос об использовании компонентов; • вывод спецификации изделия; • вывод информации об использовании; • отчет по истории производства; • ввод перемещений между хранилищами; • отчет о перемещениях между хранилищами. Статистика по клиентам: – информация о клиенте и его автомобиле;– информация о выполненных работах, даты их проведения, исполнители работ.

Организация заказов Себестоимость продукции: • включает накладные расходы, затраты рабочего и машинного времени; • можно задавать количество часов в норме времени; • можно задавать тариф за норму времени. Гибкое задание количества используемых материалов и норм времени: • по группе; • по единице продукции. Оформление заказов. Возможность печати комплектовочных документов. Используемые запасы резервируются за компонентами продукции. Полная интеграция, если необходимо, с модулем управления партиями при распределении материалов. Отслеживание завершенных производственных заданий. Корректировка заказов. Полное отслеживание реальных значений предполагаемых затрат ручного и машинного времени. В ходе производственного процесса может быть указано использование дополнительных компонентов. Завершение заказов. Автоматическое обновление значений стоимости по записям журнала производства. Автоматическая генерация транзакций Главной Книги по операциям журнала производства. Возможность обновлять счета в Главной Книге в случае использования непрерывного товарно-материального учета. Система осуществляет учет использования компонентов на момент завершения производственного процесса. Пользователь может ввести следующую информацию для ведения статистики: • произведенное количество; • количество отбракованных; • количество поврежденных; • количество проверенных. Возможности комплектации. Возможно структурировать наборы товаров для отработки заказов на поставку: • информация о наборах отражается в комплектовочных документах; • информация о наборах отражается в счетах. Гибкая структура спецификаций: • любая единица товарно-материального учета может быть включена в спецификацию; • неограниченное число уровней вложения в спецификации. Возможен многоуровневый анализ доступности компонентов. Многоуровневые отчеты предоставляют информацию с заданным числом уровней отображения. В спецификацию могут быть помещены указания и комментарии. Отчеты и запросы: • производственный заказ; • журнал производства; • спецификация продукции; • запрос доступности (многоуровневый) компонентов; • незавершенное производство; • история производства; • запрос “где используется” (многоуровневый); • обновление результатов производства. Распечатки: и продукция; • используемые компоненты (многоуровневая); • производственное задание; • “где используется” (многоуровневая). Расчеты для длительных производственных процессов. Модуль предназначен для управления запасами и расчета себестоимостей применительно к длительным производственным процессам. Неограниченное количество описаний процессов (а именно спецификаций продукции), представляющих предопределенные шаги производственного цикла. Неограниченное число производственных процессов в спецификации продукции.Каждый вид продукции связывается с процессом.

Описание продукции включает: • оценку затрат ручного труда и машинного времени на единицу продукции; • тип стоимостного учета выпущенной продукции – нормативная стоимость, средняя стоимость или расчетная по факту; • тип стоимостного учета использованных полуфабрикатов и произведенных побочных продуктов; • средний процент выхода готовой продукции; • предполагаемый выход побочных продуктов; • перечень используемых полуфабрикатов, включая количество, требуемое для каждого изделия; • фактор перевеса, используемый в упаковочных процессах. Данные, относящиеся к конкретному процессу, включают: • признак контроля потерь веса; • номер счета главной книги для учета непредвиденных потерь и номер подразделения; • последовательность процессов при вычислении себестоимости; • максимальный процент отклонения от номинального значения затрат ручного и машинного времени для предупреждения оператора при вводе в систему результатов производства. Предопределенные производственные затраты по процессу: • возможность задания стандартных расценок на производство продукции за период. Система обеспечивает неограниченное число промежуточных результатов производства в виде изделий (полуфабрикатов), представляющих собой предопределенные этапы технологического цикла производства. Каждое изделие или полуфабрикат связываются с производственным процессом. Описание изделия/полуфабриката включает: • ожидаемый выход побочных продуктов данного процесса. Данные о результатах производства. Автоматическое обновление состояния запасов. Замена используемых материалов на аналоги. Возможность «примешивать» дополнительные компоненты в ходе производства. Подсчет непредвиденных затрат для точного определения стоимости готовой продукции. Подсчет забракованных изделий: • нерегистрируемых как часть складируемой готовой продукции; • стоимость забракованных изделий учитывается в стоимости готовой продукции. Автоматический контроль правильности веса на выходе производства: • общий произведенный вес = вес продукции + вес брака + вес упаковки. Автоматический расчет и обновление нормативов стоимости по результатам производства: • накопление результатов производства в течение отчетного периода; • средняя стоимость единицы продукции включает в себя накладные расходы; • стоимости побочных продуктов выделяются из общей стоимости; • учитываются стоимости отходов;• автоматически создается заключительная по периоду запись в журнале производства.

Отчеты Полная отчетность по результатам производства: • по процессам; • по видам продукции; • по складам; • за определенный период. Подробные отчеты включают: • общее количество произведенной продукции и возвращенных материалов; • потери и брак; • объем готовой продукции за период; • общие непредвиденные затраты; • средняя стоимость единицы продукции на конец периода. Автоматический расчет выхода основной продукции: и расчет отклонения реального выхода от предполагавшегося; • расчет среднего выхода основной продукции, размещение продукции по многим местам хранения. Отчеты и запросы: • историческая справка по производству; • запрос “где используется”. Распечатки: • параметры производственного предприятия; • производственный процесс; • состав изделия; • где используется; • норма времени; • продукция; • производственное задание. Справочники: • справочник нормативов стоимости работ, разрабатываемых поставщиками машин, институтом НАМИ; • справочник марок автомобилей; • справочник материалов;• прайс-лист фирмы и т. п.

Особенности учета операций с запасными частями.

Необходим раздельный учет выдачи запасных частей на гарантийный сервис, на коммерческий сервис, на поставки в цех и в магазин, со статистикой для анализа и отчетными сводками, с отнесением расходов по гарантийному сервису на поставщиков, а расходов и доходов при коммерческих поставках – на реализацию запасных частей как отдельного вида деятельности.

Необходим отдельный учет запасных частей для сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства, а также учет для восстановления отдельных агрегатов, которые будут помещены на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запчастей.

Применение современных стратегий управления невозможно без компьютеризации всех необходимых операций, включая:

– ежедневный анализ и прогноз спроса по каждому наименованию;

– ежедневный расчет с применением математических методов (теории вероятности, теории игр, теории массового обслуживания, теории очередей и др.) объемов основных и страховых запасов по каждому наименованию;

– ежедневная автоматическая подготовка на основании вышеупомянутых расчетов проектов заказов на пополнение запасов по тем или иным наименованиям.

Каждый компьютерный проект заказа обязательно должен корректироваться товароведом с учетом факторов, которые не в состоянии учесть компьютер: уход клиентов к другим продавцам, ожидаемый временный всплеск спроса из-за подхода срока капремонтов у крупного клиента, замена детали на деталь новой конструкции и т. д. и т. п.

Разумеется, руководство компании должно быть достаточно компетентным, чтобы понимать все вышеизложенное, и стратегически мыслящим, чтобы ежегодно выделять средства для развития компьютеризации.