Бланки «Управление проектами и бэкап документов».

М06-04. Бэкап документов и файлов компании.

1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

_________________________________________________

2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

_________________________________________________

3. Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов?

_________________________________________________

4. Зарегистрируйтесь на sugarsync и настройте бэкап наиболее важных документов.

М06-05. Общие списки проектов и задач.

Если вы уже не первый месяц работаете над расширением своего бизнеса и продвижением компании, наверняка знаете, как важна хорошо отлаженная система управления проектами.

Именно поэтому мы будем начинать с азов.

_________________________________________________

1. Для начала составьте общий список всех ваших проектов и задач.

Краткая справка.

Задача – простейшее действие, приносящее измеряемый результат, которое нецелесообразно упрощать.

Проект – комплекс действий, направленных на достижение определенного измеряемого результата.

Проекты обычно состоят из других (более простых) подпроектов и задач. Для удобства терминологии мы все подпроекты тоже будем называть проектами.

2. Соберите списки проектов и задач со своих подчиненных. Сверьте их между собой.

3. Вам необходим какой-нибудь инструмент совместной работы с задачами.

Для начала я не советую использовать такие тяжеловесные решения, как basecamp и тем более Microsoft Project Server. Остановитесь на более простых вариантах, например megaplan.ru, rememberthemilk.com или hitask.com.

Если же вам будет мало этой функциональности, в будущем вы сможете перейти на более мощный инструмент управления проектами.

4. Перенесите все свои проекты и задачи в выбранный инструмент.

5. Добавьте в него всех пользователей.

6. Назначьте каждому пользователю роль и степень ответственности за его проекты и задачи.

7. За две-три недели совместной работы выявите все недочеты и несоответствия в проектах и приведите их к общему знаменателю.

Если у вас большая компания, рекомендую ограничить список людей, с которыми вы начнете работать в инструменте управления проектами. Лучше начать с тех, кто подчиняется лично вам. Если и это число будет велико, выберите команду из трех-пяти человек.