Изменение методов управления контролем.

Справиться с изменениями в проекте и проконтролировать их оказывается трудной задачей для большинства управляющих проектом.

Большинство изменений можно разделить на три категории:

Изменения масштаба, как, например, изменения дизайна или внесение дополнений, относятся к большим изменениям; например, клиент вносит изменения в характеристики или дизайн продукции, что приведет к ее улучшению. Работа по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ). Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.

Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводиться на ранних стадиях цикла планирования проекта.

На практике большинство систем контроля над изменениями призваны выполнять следующие функции;

Выявить возможные изменения. Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету. Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения. Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат. Доводить информацию об изменениях до сведения тех сторон, которых они касаются. Назначать ответственность за вынесение изменений. Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.

Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.

Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта.

Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению.

Одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа.

Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:

Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений. Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных. Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений. Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления. Четко определяется ответственность за внесение изменений. Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам. Внесение изменений четко отслеживается, Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.

Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями.