3.3. Экономическая эффективность выставок.

Существует два типа экономической эффективности, что важно иметь в виду при принятии решения. Во-первых, это быстрое заключение контрактов с получением в обозримой перспективе «живых денег», что означает обеспечение финансовой стабильности и высокую ликвидность активов. В данном случае эффективность выставки предполагает то, что в послевыставочный период фирма не оказывается на мели, но своевременно восстанавливает денежную массу для покрытия текущих расходов.

Во-вторых, эффективность может выражаться в заключении долгосрочных контрактов, что означает высокую занятость фирмы на год-два вперед. Подобная эффективность выгодна предприятиям, которые не стремятся быстро восстановить прежний объем денежной массы, поскольку их финансовое администрирование и без того успешно. Добиться такой эффективности означает обеспечить финансовую стабильность не сиюминутную, а в отдаленной перспективе за счет будущих поступлений. Подобная коммерческая тактика отвечает стратегии устойчивого развития (sustainable development).

В конечном итоге экономическая эффективность события определяется преимущественно по такому ключевому показателю, как возможность окупаемости. Высокой скоростью окупаемости обладают мелкие региональные и местные выставки, причем как для организаторов, так и для участников. В этой связи иные российские специалисты считают полезным для всех без исключения фирм создание и участие в небольших экспозициях, не сопряженных с серьезными затратами. Благодаря низким вложениям подобные выставки окупаются непосредственно во время работы. (В Москве такие выставки представлены, например, «Мосмежопторгом» и ярмаркой в спорткомплексе «Динамо».) Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади.

Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.

Концепция [наименование выставочного проекта].

[Наименование выставочного проекта] (в дальнейшем – Выставка) проводится [наименование компании-организатора] при поддержке [наименование властной структуры, оказывающей административную поддержку[20] ]

1. Условия проведения.

1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.

1.2. Место проведения: […].

1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет).

1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […].

На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].

2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:

2.1. Поддержка развития производственной сферы.

2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.

2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].

2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.

2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.

2.6. Активизация предпринимательской деятельности, коммерциализация технологий.

2.7. [Иные социально значимые цели].

3. Содержание выставочного проекта.

3.1. Выставочная экспозиция формируется из [национальных, международных, международных с преобладанием национальных] экспозиций.

3.1.1. […] российская экспозиция.

[…] экспозиция включает тематические и отраслевые российские экспозиции, региональные и/или местные экспозиции, экспозиции организаций и предприятий разных сфер народного хозяйства Российской Федерации.

3.2 Деловая программа.

3.2.1. Тематика мероприятий деловой части Выставки: […]. Раскрытие данной тематики предполагает повышение эффективности использования финансовых вложений и научно-технических инноваций и четкой ориентации предприятий на производство конкурентоспособного продукта.

3.2.2. Программные мероприятия объединены задачей привлечения инвестиций в означенную сферу, технологического перевооружения производства, развития рынка продукции данной отрасли, улучшению защиты объектов интеллектуальной собственности в означенной сфере бизнеса, объединения интересов представителей промышленного и финансового бизнеса.

3.3. Специализированные проекты.

3.3.1. Ярмарка.

Ярмарка проводится для обеспечения возможности обсуждения и заключения контрактных соглашений между экспонентами и посетителями с последующей реализацией части экспонатов непосредственно на Выставке. В целях успешности проведения ярмарочных торгов в рамках Выставки Оргкомитетом составлен и растиражирован «Сборник бизнес-предложений участников Выставки».

3.3.2. Конкурсная программа.

В рамках Выставки проводятся конкурсы «Товар года», «Бренд года», «Лучшие инновации Выставки». Положение о Конкурсе утверждается Оргкомитетом Выставки. Основными критериями оценки служат: […]. Для награждения победителей Оргкомитетом учреждаются [Гран-при, медали трех номинаций (золотые, серебряные, бронзовые), дипломы, грамоты]. Определение победителей Конкурса осуществляется на основании решения [экспертного совета, авторитетного жюри]. Состав и регламент работы [экспертного совета, авторитетного жюри] утверждается Оргкомитетом.

4. Информационная поддержка.

4.1. Системную информационную поддержку Выставке по освещению в СМИ мероприятий по подготовке Выставки и ее работ оказывает информационный партнер Выставки Наименование информационного партнера] на условиях, согласованных с оргкомитетом.

4.2. Для обеспечения информационной поддержки подготовки и проведения мероприятий Выставки в рамках проекта проводятся пресс-конференции. Бюро информации Оргкомитета реализует программу публикаций, интервью в средствах массовой информации в России, осуществляет целенаправленную рассылку информационных материалов о Выставке в [администрации регионов, ассоциации предпринимателей, торгово-промышленные палаты].

5. Спонсорская поддержка.

В целях обеспечения более качественной подготовки Выставки, включая PR-мероприятия, организуется привлечение спонсоров. Положение о спонсорской поддержке Выставки утверждается Оргкомитетом.

Верным средством минимизации затрат и гарантией привлечения большего числа клиентов, чем было бы возможно, является групповая организация выставки, когда фирма-организатор находит себе помощников среди партнеров, живо заинтересованных в демонстрации своей продукции, если таковая удачно дополняет ключевые экспозиции на тему выставки. Так как провинциальная фирма-организатор скорее всего запланирует маленькую выставку с низкими расценками, то участники непременно найдутся (обычно рабочее место на маленькой выставке стоит столько, сколько квадратный метр арендуемой площади на большой престижной). Вот почему фирме-организатору важно уметь привлечь внимание всех заинтересованных лиц к запланированному событию, удержать всех привлеченных и юридически грамотно оформить документы о партнерстве.

На начальном этапе, когда еще только ведутся переговоры о сотрудничестве, от организатора требуется составить оферту – предложение участвовать в выставке в качестве соэкспонентов. Типовой текст данного документа приводится ниже.

Оферта по участию в выставочном мероприятии [наименование события].

[Наименование организации], в дальнейшем именуемый (ая) «Оргкомитет», предлагает заинтересованным организациям в качестве экспонентов провести рекламную презентацию результатов своей деятельности – [продукции, работ, услуг] в рамках выставочно-ярмарочного проекта [наименование события], который состоится [дата].

1. Предмет оферты.

1.1. Оргкомитет оказывает услуги по проведению демонстрации экспозиций и презентации [продукции, работ, услуг], а Заказчик оплачивает эти услуги и проводит своими силами демонстрацию и презентацию в соответствии с условиями настоящей оферты.

1.2. Терминология.

1.2.1. Под демонстрацией в настоящей оферте понимается застройка выставки и обустройство экспозиций силами экспонентов и сторонних (подрядных) организаций в целях показа экспонентами результатов своей коммерческой деятельности.

1.2.2. Под презентацией в настоящей оферте понимается комплекс рекламно-информационных мероприятий, направленных на продвижение [продукции, работ, услуг] среди компаний и индивидуальных предпринимателей [наименование региона, населенного пункта].

1.3. Презентация проходит в [наименование населенного пункта] в период с […] по […] г. Технические характеристики выставочных павильонов указаны в приложении № 1 к настоящей оферте.

1.4. Проведение презентации возможно по двум вариантам:

1.4.1. Проведение презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] с использованием всех технических средств, описанных в приложении № 2 к настоящей оферте. Продолжительность презентации до […] часов.

1.4.2. Проведение презентации без [указать отпадающий пункт]. Продолжительность презентации до […] часов.

1.5. Форма проведения презентации определяется экспонентом самостоятельно.

1.6. Оргкомитет по дополнительному письменному запросу экспонента предоставляет дополнительные услуги, из числа указанных в настоящей оферте, в соответствии со ст.6 настоящей оферты.

2. График работы.

2.1. Период проведения презентаций: с […] по […] г.

2.2. Предварительный график проведения презентаций: […].

3. Права и обязанности сторон.

3.1. Экспонент обязуется.

3.1.1. Оплатить заказанные услуги и направить в Оргкомитет копию платежного поручения.

3.1.2. В срок до [дата] представить в Оргкомитет сценарный план проведения презентации для согласования.

3.1.3. Своими силами или силами привлеченных организаций (рекламных агентств, подрядных и субподрядных организаций) осуществить презентацию в соответствии с предъявленным сценарным планом.

3.1.4. Соблюдать регламент работы, установленный Оргкомитетом.

3.1.5. Соблюдать правила пользования предоставленными помещениями, имуществом.

3.1.6. Направить в Оргкомитет список участников презентации, включающий Ф.И.О. участников, их должности и функциональные обязанности на время события.

3.1.7. Предоставлять необходимую информацию относительно проведения презентации по просьбе Оргкомитета.

3.2. Оргкомитет обязуется.

3.2.1. Оказать оплаченные услуги.

3.2.2. Отразить презентацию в рекламной кампании выставки в формате, указанном в приложении № 3 к настоящему договору.

3.2.3. Обеспечить безопасность и охрану общественного порядка во время проведения мероприятия.

3.2.4. Обеспечить сохранность реквизита экспонентов.

3.2.5. Оргкомитет имеет право размещать рекламу спонсоров выставки во время проведения презентации.

4. Стоимость.

4.1. Стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.2. В стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] в соответствии с п. 1.4.1. входит: […].

4.3. Стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.4. В стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт] в соответствии с п. 1.4.2. входит: […].

4.5. Информация о скидках: […].

5. Условия проведения презентации и порядок оплаты: […].

6. Дополнительные услуги.

6.1. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются по предварительным заявкам.

6.2. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются на условиях предварительной оплаты.

6.3. Стоимость дополнительных услуг (указана с учетом НДС): […].

7. Ответственность сторон[21].

7.1. Оргкомитет не несет ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных материалов экспонентов.

8. Адрес Оргкомитета.