7.2. Формы участия в выставке.

В выставке можно участвовать как:

А) экспонент;

Б) посетитель – потенциальный клиент одного или нескольких экспонентов;

В) бизнес-консультант или юрист-консультант;

Г) обозреватель от СМИ;

Д) спонсор.

Возможны и иные вариации, но они встречаются на практике реже. Экспонент обязан держать в уме все разнообразие форм участия в выставке, с тем чтобы определиться с информационным воздействием. На первый взгляд может показаться, что экспонента интересует только один класс посетителей – потенциальная клиентура, то есть реальные покупатели товаров (работ, услуг), которые предлагает компания-участник. Но подобное мнение глубоко ошибочно.

В целях упрочения имиджа, создания позитивного пиара и проведения мощной кампании устной рекламы фирма обязана позаботиться и о привлечении всех прочих участников: консультантов и обозревателей. Приглашение спонсоров выгодно в плане получения финансовой поддержки для более активного привлечения на выставку потенциальной клиентуры.

Все указанные группы участников нуждаются в оповещении о предстоящем мероприятии. Подготовку средств информирования целевой аудитории осуществляют сотрудники отдела маркетинга на основании работы, проделанной поисковиком. Всецело поручить эту задачу агентству маркетинговых коммуникаций невозможно, поскольку предприятие несет ответственность за директ-мейл – прямую почтовую рассылку, а также за тексты для нее. При координации предприятия рекламное агентство выбирает адресатов рассылки, рекомендуя, в свою очередь, каким образом оповестить эти организации о предстоящей выставке:

• письмо (специально заказанный конверт, бумага с графическим оформлением вроде рамок, герба, логотипа, подпись в виде авторской сигнатуры);

• электронное письмо (без графического сопровождения, но с обязательными атрибутами деловой корреспонденции и со ссылкой на сайт);

• факсимильное сообщение (аналогично оформленный текст с привлекательным графическим украшением и ай-стоппером).

Письмо целесообразно отправлять в крупную солидную организацию, обладающую отделом по связям с общественностью. Электронное письмо-оповещение (e-newsletter) предназначается более для организаций, активно использующих в своей деятельности ресурсы Сети и ведущих переписку преимущественно через e-mail. Факсимильное сообщение отправляется фирмам такого типа, которые неактивно переписываются и неадекватно реагируют на поступающую к ним почту (либо вовсе никак не реагируют). Факс обращает на себя внимание и заставляет ознакомиться с содержанием сообщения, когда снабжается ай-стоппером (eye-stopper), то есть графическим знаком, который в совокупности с логотипом, авторской сигнатурой и традиционными украшениями текста служит оформительским инструментом, повышающим интерес (в первую очередь) и отчасти доверие к документу.

Вид текста и способы оформления, включая вид ай-стоппера, зависят от типа целевой аудитории. Тип целевой аудитории диктует и свои правила касательно времени оповещения и способа напоминания о нем. В определенных случаях напоминание не требуется, но чаще всего допустимо незадолго до начала выставки отправить короткое письмо с традиционными заверениями, чтобы дополнительно напомнить о приближающемся мероприятии. В английском такое напоминание называется «night before» («за ночь до…»), хотя, естественно, отсылается не за ночь до события, а в приемлемые сроки – за 2–3 дня. Это почти всегда электронная рассылка, адресованная тем, кто заведомо заинтересовался выставкой и однозначно выразил желание посетить мероприятие.[45].

Получатели уведомлений и приглашений директ-мейл подразделяются на несколько категорий. Представители каждой из них нуждаются в особом подходе, чем и гарантируется привлечение достаточно многочисленной публики. Назовем важнейших адресатов:

А) постоянные клиенты и партнеры фирмы, в том числе VIP – им следует уделять внимание в самую последнюю очередь, поскольку на эту категорию проще всего воздействовать; друзья компании не нуждаются в массированной рекламе, особых приглашениях, напоминаниях, этим лицам достаточно письма от руководителя, где в теплых интонациях будет сообщаться о желании встретиться ради деловых и прочих бесед на предстоящем мероприятии;

Б) прочие клиенты и партнеры фирмы – эта категория нуждается в напоминании о тех выгодных сделках, которые удалось заключить с фирмой-экспонентом, и приглашении на выставку в целях заключения новых контрактов, а также ознакомления с новыми причинами для продолжения плодотворного сотрудничества;

В) несостоявшиеся клиенты и партнеры, то есть лица, демонстрировавшие живой интерес и внесенные в картотеку фирмы, но так и не заключавшие договоров; эта категория нуждается в умеренном рекламном воздействии, обилии предваряющей информации о выставке и дополнительных формах поощрения в случае изъявления готовности принять участие в данном мероприятии;

Г) ассоциации предпринимателей и заинтересованные общественные организации – эти адресаты нуждаются в достаточном объеме эффективной, солидной рекламы; важно отметить, что данные получатели не только сами могут отправить своих представителей на выставку, но и помогут распространять информацию о событии среди своих членов и партнеров.

Текст письма обязательно должен содержать существенные подробности о мероприятии: условия проведения, имена организаторов и спонсоров проекта, перечень основных участников (хотя бы кратко), тема выставки, время и место (в последнем случае не помешает даже карта города с указанием на здание, в котором откроются выставочные павильоны).

Письмо обязательно содержит приветствие, заверения в почтении и поздравления с календарным/народным праздником, который недавно был или приближается, в особенности если праздник имеет отношение к бизнесу оповещаемого лица (любой соответствующий профессиональный праздник).

Стоит отметить, что, в соответствии с законами маркетинга, из каждых десяти приглашенных откликнутся лишь двое максимум. Исходя из этого правила, участнику следует планировать степень посещаемости экспозиций.

Доставлять бумажные письма и рекламные материалы можно тремя способами: своими силами, через службу почтовой рассылки, через рекламное агентство, обладающее достаточным штатом промоутеров.

Особого внимания заслуживает такая форма участия в выставочной деятельности, как спонсорство. Наличие спонсоров весьма выгодно для организаторов и экспонентов, поскольку позволяет им минимизировать затраты на застройку павильонов при сравнительно легком осуществлении условий договора: спонсорской организации требуется эффективное размещение обширной и продвинутой рекламы, что само по себе нетрудно осуществить Оргкомитету и экспонентам выставки, поскольку данное мероприятие носит в целом сугубо рекламный характер.

Единственная трудность возникает при регулировании деловых отношений со спонсором, поскольку таковые должны быть надлежащим образом оформлены документально. В первую очередь факт спонсорства должен утверждаться в концепции выставки (см. п. 3.2 настоящего пособия). На основании концепции, определяющей формы и способы получения выгоды из мероприятия (а стало быть, деловую этику и общие правила экономической активности участников), пишется положение о спонсорской поддержке, в котором определяются цели организатора/участника выставки при привлечении спонсоров.

Также положение призвано регулировать финансовую и рекламную деятельность организатора/экспонента в отношении спонсорской организации и поступлений от нее. В соответствии с текстом концепции и положения составляются оферта – предложение принять участие в выставке в качестве спонсора и договор спонсорства (правильнее: договор о спонсорской поддержке). Тексты обоих документов, оферты и договора, приводятся ниже.

Положение о спонсорской поддержке [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия].

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение разработано на основании [нормативно-правовые акты Российской Федерации, на которых основывались авторы Положения].

1.2. Настоящим Положением определяется порядок оказания спонсорской поддержки мероприятий по подготовке и проведению [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка).

1.3. Под оказанием спонсорской поддержки понимается осуществление юридическим или физическим лицом на добровольных началах вклада в виде предоставления финансовых (денежных) средств, необходимых для организации и проведения Выставки, на условиях распространения рекламной информации о спонсоре в объеме, указанном в договоре о спонсорской поддержке.

1.4. В качестве спонсоров Выставки могут привлекаться физические и юридические лица – резиденты Российской Федерации.

2. Целевое использование спонсорской поддержки.

2.1. Денежные средства, составляющие поддержку от спонсора, должны быть направлены на реализацию следующих мероприятий:

2.1.1. Разработка дизайн-проекта экспозиции Выставки, застройка и оборудование экспозиционных площадей в выставочном павильоне, оформление самого выставочного павильона.

2.1.2. Разработка и создание экспонатов Выставки, демонстрационных макетов в составе экспозиции, элементов оформления павильона.

2.1.3. Производство видео-, фото-, аудиоматериалов, мультимедийных презентаций, полиграфической продукции для тематических разделов экспозиции на Выставке.

2.1.4. Оснащение основных разделов экспозиции новейшим презентационным оборудованием и техническими средствами, организации интерактивного доступа посетителей к информационным массивам экспозиции;

2.1.5. Подготовка и проведение деловой, конкурсной, культурной программы Выставки, а также иных мероприятий, связанных с обеспечением функционирования Выставки.

3. Порядок оказания спонсорской поддержки.

3.1. Размеры и формы спонсорской поддержки определяются спонсором по согласованию с Оргкомитетом и фиксируются в договоре о спонсорской поддержке (договор спонсорства), заключенным между спонсором и Оргкомитетом в соответствии с [нормативно-правовые акты, на основании которых составляется упомянутый договор].

3.2. Целевое использование спонсорской поддержки, сроки ее оказания, банковские реквизиты получателя выделенных в качестве спонсорской поддержки финансовых средств определяются договором о спонсорской поддержке.

3.3. Лица, оказавшие спонсорскую поддержку, вправе осуществлять контроль над целевым расходованием средств.

3.4. Генеральным спонсором признается эксклюзивно юридическое или физическое лицо, осуществившее наибольший спонсорский вклад.

3.5. Число юридических и/или физических лиц, претендующих на статус спонсоров других категорий, не ограничено.

3.6. Условия предоставления спонсору пакета рекламных и информационных услуг в качестве вознаграждения за финансовую помощь оговариваются в договоре о спонсорской поддержке.

4. Категории спонсоров.

Настоящим Положением предусматриваются следующие категории спонсоров:

Генеральный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму свыше […] рублей.[46].

Официальный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор официальных мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор конкурсной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор деловой программы – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор культурной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор PR-мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму менее […] рублей.

5. Услуги, предоставляемые спонсорам Выставки.

5.1. В соответствии с законодательством о спонсорстве Российской Федерации, п. 3.6 настоящего Положения и условиями договора о спонсорской поддержке, спонсору предоставляется пакет рекламных и информационных услуг, полный перечень которых содержится в приложении 1 к настоящему Положению и договору о спонсорской поддержке.

По согласованию со спонсором допускается внесение в данный перечень соответствующих изменений и дополнений.

5.2. Права всех категорий спонсоров приведены в приложении 2 к настоящему Положению и договору о спонсорской поддержке. Данные права могут быть реализованы только после поступления спонсорского взноса в распоряжение Оргкомитета в соответствии с договором о спонсорской поддержке и п. 3.2 настоящего Положения.

5.3. Направления, объемы и сроки расходования финансовых средств, предоставленных в качестве спонсорской поддержки, определяются рабочей группой по подготовке Выставки в составе Оргкомитета. Контроль за целевым расходованием средств спонсорской поддержки осуществляет Председатель Оргкомитета [наименование организации] в лице директора Имярек.

Оферта о размещении рекламы в обмен на спонсорскую поддержку выставки.

1. Общие положения.

1.1. Оргкомитет [наименование выставочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка) в лице Председателя Оргкомитета, директора [наименование компании, сформировавшей Оргкомитет] Имярек предлагает юридическим и физическим лицам [город, регион] принять участие в означенном выставочном проекте в качестве спонсоров. Порядок оказания спонсорской помощи для организации и проведения Выставки определяется Положением о спонсорской поддержке Выставки и договором о спонсорской поддержке.

1.2. В целях настоящей оферты под спонсорской поддержкой понимается осуществление юридическим или физическим лицом (спонсором) вклада в виде предоставления финансовых средств либо оказания работ, услуг на определенную сумму на организационные нужды Выставки на условиях распространения Оргкомитетом информации о спонсоре рекламного характера.

2. Целевое использование спонсорской помощи.

2.1. Привлеченные от спонсоров финансовые средства предназначены.

2.1.1. Для приобретения дополнительного выставочного оборудования.

2.1.2. Для покрытия расходов на обустройство павильонов и застройку стендов.

2.1.3. Для распространения информации о Выставке и ее участниках.

2.1.4. Для иных расходов, связанных с проведением Выставки.

2.2. Сроки оказания спонсорской помощи – до [дата].

2.3. Получатель – [наименовании компании].

3. Размер спонсорских взносов.

3.1. Размер спонсорских взносов определяется спонсором и фиксируется в договоре о спонсорской поддержке.

3.2. Величина пакета рекламных услуг, предоставляемых Оргкомитетом, зависит от размера спонсорского взноса: [зависимость пакета рекламных услуг от размеров спонсорского взноса].

4. Формы размещения рекламной информации выбираются спонсором в соответствии с условиями п. 3.2 настоящей оферты и включают в себя:

4.1. Афиша (тираж […] шт.) – логотип (1 цвет).

4.2. Приглашения (тираж […] шт.) – логотип (1 цвет).

4.3. Реклама в прессе – логотип ([…] цветов).

4.4. Буклет (тираж […] шт.) – логотип (полноцветный) на обложке; в разделе «Спонсоры» – информация о компании, включая наименование и контактную информацию.

4.5. Устная реклама от промоутеров, стендистов и иного выставочного персонала.

4.6. Растяжка ([…] шт.) – логотип и указание на спонсорство.

4.7. Иные формы (ТВ-реклама, радиоролик и т. д.).

5. Порядок оказания спонсорской помощи.

5.1. Юридические или физические лица, желающие участвовать в Выставке в качестве спонсоров, направляют в Оргкомитет письмо о своем намерении осуществить спонсорский взнос для проведения данного мероприятия.

5.2. Договор на оказание спонсорской помощи заключается сторонами в течение 1 недели (семь дней) с даты заявления.

6. Основные положения договора на оказание спонсорской помощи.

6.1. Права и обязанности сторон.

6.1.1. Оргкомитет обязуется использовать полученные в качестве спонсорской помощи финансовые средства на цели, указанные в п. 2 настоящей оферты.

6.1.2. Оргкомитет обязуется предоставить спонсору пакет рекламных и информационных услуг в части, соответствующей размеру спонсорского взноса и оговоренной в договоре.

6.1.3. Спонсор имеет право указывать на факт поддержки Выставки в СМИ в течение 6 месяцев с момента проведения мероприятия.

6.1.4. Спонсор не вправе влиять на деятельность Оргкомитета.

6.1.5. Спонсор обязуется перечислить спонсорский вклад на расчетный счет Получателя [наименование компании] в срок, согласованный сторонами и зафиксированный в договоре.

6.1.6. В течение […] рабочих дней с момента перечисления средств, но не позднее [дата], спонсор имеет право отозвать выделенные средства. В этом случае спонсор обязуется уведомить в письменной форме Оргкомитет. При невыполнении этого условия полученные средства не возвращаются и используются по назначению в соответствии с ранее согласованными условиями.

6.1.7. Спонсор обязуется по просьбе Оргкомитета предоставить рекламные и иные материалы о своей деятельности (товарах, работах, услугах) в срок до [дата].

6.1.8. Спонсор обязуется предоставлять достоверную информацию о своей деятельности. Оргкомитет не несет ответственности за достоверность информации о деятельности спонсора.

6.1.9. Спонсор обязуется соблюдать регламент работы Выставки.

6.2. Пакет рекламных услуг и информационных Оргкомитета для спонсоров.

6.2.1 Пакет рекламных и информационных услуг для генерального спонсора включает в себя:

А) услуги, указанные в п. 3.2 и 4 настоящей оферты;

Б) Дополнительные услуги:

• предоставление права выступить с приветственным обращением от имени своей компании во время церемонии официального открытия выставки;

• распространение информации о товарах и услугах, оказываемых спонсором среди посетителей выставки;

• предоставление возможностей для презентации своей продукции во время работы выставки.

В) предоставление спонсору права в течение 6 месяцев с момента перечисления средств использования со скидкой выставочного оборудования городского выставочного зала для проведения каких-либо собственных мероприятий.

6.2.2. Пакет услуг для спонсоров остальных категорий включает в себя:

А) услуги, указанные в п. 3.2 и 4 настоящей оферты;

Б) Дополнительные услуги в зависимости от размера взноса:

• распространение информации о товарах и услугах, оказываемых спонсором, среди посетителей выставки;

• предоставление возможностей для презентации своей продукции во время работы выставки;

• предоставление спонсору права в течение шести месяцев с момента перечисления средств однократного использования выставочного оборудования павильона.

6.3. Ответственность сторон.

6.3.1. Стороны несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязательств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.3.2. Оргкомитет не несет ответственности за полноту выполнения своих обязательств при добровольном отказе спонсора от каких-либо услуг, предоставляемых Оргкомитетом выставки в соответствии с настоящей офертой и договором.

6.3.3. При возникновении споров Стороны будут решать их путем переговоров, а в случае недостижения согласия спорные вопросы подлежат разрешению в судебном порядке.

6.4. Форс-мажор.

6.4.1. В случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, оказавших влияние на выполнение обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке, сроки выполнения этих обязательств соразмерно отодвигаются на время действия этих обстоятельств.

6.4.2. В случае, если вследствие обстоятельств непреодолимой силы просрочка в выполнении обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке составит более […], любая из сторон вправе отказаться от невыполненной части договора. При этом ни одна из сторон не вправе требовать возмещения возможных убытков.

6.4.3. Стороны обязаны немедленно письменно известить друг друга о начале и окончании обстоятельств форс-мажора, препятствующих выполнению обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке.

6.4.4. Сторона, ссылающаяся на форс-мажорные обстоятельства, обязана предоставить для их подтверждения документ компетентного государственного органа.

7. Юридический/фактический адрес и банковские реквизиты получателя спонсорских средств (компании, формирующей Оргкомитет и являющейся его Председателем).

Договор о спонсорской поддержке (как вариант: договор спонсорства, договор об оказании спонсорской поддержки).

[Наименование организации-спонсора], в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Спонсор», с одной стороны, и [наименование организатора выставки и получателя средств], в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Спонсируемый», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора.

1.1. Спонсор обязуется единовременно предоставить Спонсируемому спонсорский взнос в виде денежной суммы в размере […] рублей для организации проведения [наименование выставочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка), а Спонсируемый обязуется принять спонсорский взнос и распространить сведения о Спонсоре в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

1.2. Передача денежных средств Спонсором производится для реализации целей, поставленных организатором и участниками Выставки.

1.3. Стоимость данного договора (величина спонсорского взноса) составляет […] рублей в соответствии с п. 1.1 настоящего договора.

2. Права и обязанности Спонсируемого.

2.1. Спонсируемый обязуется распространить следующие сведения о Спонсоре согласно его статусу: […].

2.2. Спонсируемый обязуется распространить сведения о Спонсоре, перечисленные в п. 2.1 настоящего договора, в период организации, открытия и проведения Выставки: с […] по […] г.

3. Права и обязанности Спонсора.

3.1. Спонсор не вправе обязать Спонсируемого распространять следующую информацию:

3.1.1. О политической деятельности руководителя организации-Спонсора.

3.1.2. О превосходстве качества производимых и реализуемых Спонсором товаров (выполняемых работах, оказываемых услугах) над качеством аналогичных товаров (выполняемых работах, оказываемых услугах), производимых или реализуемых иными организациями, в том числе участниками Выставки.

3.1.3. Иные сведения, которые действующим законодательством Российской Федерации признаются нарушающими конкуренцию в предпринимательской деятельности и признаются монополистической деятельностью.

3.2. Спонсор не вправе обязать Спонсируемого распространять информацию о себе, перечисленную в п. 2.1 настоящего договора, за пределами общего периода времени, указанного в п. 2.2 настоящего договора.

3.3. Спонсор не вправе вмешиваться в уставную деятельность Спонсируемого.

4. Способы выполнения обязательств перед Спонсором 4.1. Распространение сведений о Спонсоре производится в следующих периодических печатных (электронных) средствах массовой информации: […].

5. Урегулирование отношений между сторонами.

5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента заключения и заканчивается после полного и надлежащего выполнения принятых на себя обязательств сторонами в соответствии с условиями договора.

5.2. В случае нарушения какой-либо из сторон настоящего договора возложенных на нее обязанностей, другая сторона вправе в одностороннем порядке отказаться от его исполнения, в таком случае настоящий договор считается расторгнутым.

5.3. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежащим образом уполномоченными на то представителями сторон. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.

5.4. Во всем, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. Договор составлен на русском языке в двух экземплярах, одинаковых по смыслу и содержанию, имеющих одинаковую юридическую силу, из которых один находится у Спонсора, второй у Спонсируемого.

6. Юридический/фактический адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.