Раздел 2. Письменная коммуникация в рамках PR-деятельности.

Глава 1. Принципы создания письменных PR-материалов.

Термин «коммуникация» широко используется во всех гуманитарных науках, начиная с социологии, психологии, лингвистики, и вот уже более пятидесяти лет он служит и более молодым дисциплинам, таким как реклама и связи с общественностью. Единое определение этого термина, принятое учеными, представляющими как перечисленные выше, так и многие другие направления гуманитарных наук, звучит следующим образом: «Коммуникация – социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств». Связи с общественностью, используя различные коммуникационные средства, «представляют собой динамическую и гибкую систему управления общественностью в самых разнообразных областях человеческой деятельности – в бизнесе, политике, образовании, медицине, благотворительности, развлечениях, спорте и др.» [14, с. 242–243].

Связи с общественностью в реализации своей деятельности используют широкий набор коммуникационнных средств, но письменная коммуникация занимает одно из важнейших мест среди них. Специалист по связям с общественностью должен уметь не только точно, правильно и лаконично выражать на письме мысли и идеи (свои или своего руководства), но и облекать их в соответствующую форму, которая диктуется видом письменной коммуникации и ситуацией.

PR-материалы любой организации создаются с целью продвижения информации, с помощью которой организация намерена достичь понимания, адекватного отношения и желаемого поведения со стороны групп общественности, заинтересованных или обеспокоенных действиями данной организации. Следовательно, наиболее эффективная коммуникация достигается в тех случаях, когда в процессе ее осуществления использованы знания, касающиеся мотивации поведения человека. Например, если общенациональная политика страны в области здравоохранения направлена на сохранение здоровья и активной жизнедеятельности каждого гражданина, то соответствующая PR-кампания может включать пропаганду превентивной медицины. В таком случае первоочередной задачей PR-службы организации будет обеспечение населения информацией («крепкому здоровью и хорошему самочувствию способствует превентивная медицина»). Далее нужно создать заинтересованность и осознание необходимости со стороны членов общества участвовать в обсуждении этой проблемы («мое здоровье ухудшится, если я не буду заботиться о себе»). И наконец, призвать каждого из них к действию («пожалуй, мне следует присоединиться к поддержке этой инициативы»).

Приведенная выше PR-кампания, может быть, и не окажется достаточно эффективной, но она уж наверняка провалится, если письменные материалы, подготовленные PR-специалистами, не будут спланированы и оформлены соответствующим образом. Умение хорошо излагать свои мысли в письменной форме – необходимый навык специалиста любой профессии, связанной с интеллектуальным трудом. Можно назвать десятки таких профессий, и тем не менее можно сказать с большой долей обоснованности, что, за исключением, пожалуй, труда писателя, две профессии – журналиста и PR-специалиста – выделяются из всех остальных. Положением, объединяющим эти две профессии, является абсолютная необходимость писать понятным языком (ясно), давать правдивую информацию (точно), не «расплываться по древу» (сжато).

Действительно, на заре возникновения и становления PR-профессии в качестве обязательного требования к PR-специалисту со стороны работодателя в США было наличие предварительного опыта журналистской работы. В настоящее время такие требования ушли в прошлое, однако многие положения, принятые в журналистской практике, так же важны и в PR-профессии. Не последнее место в этом занимает тот факт, что PR-специалисты примерно половину своих письменных материалов готовят для средств массовой информации.

Существует три основных аспекта, по которым деятельность журналистов и PR-специалистов в плане подготовки ими письменных материалов различается коренным образом.

Первое отличие – у них разные задачи. Деятельность PR-специалиста в организации направлена на использование СМИ для налаживания как односторонней, так и двусторонней коммуникации с различными целевыми аудиториями, важными для этой организации при реализации ею очередного проекта. Целью такой коммуникации является не просто передача информации, а убеждение, создание мотивации и призыв к действию.

Гарольд Берсон, создатель и руководитель одного из крупнейших в мире PR-агентств Burson Marsteller, филиалы которого работают более чем в восьмидесяти странах мира, считает, что PR-специалист, работая над созданием положительного имиджа своей организации или своего клиента, не должен забывать о том, что в его обязанности всегда входит также и соблюдение интересов всего общества.

Задачей же журналиста является сбор информации, обработка и изложение ее в письменном виде с целью дальнейшего доведения новостных материалов до той части общественности, которая читает данное издание, слушает радио или смотрит телевизионную программу. Наиболее важной характеристикой журналистского материала является его объективность и соблюдение абсолютной нейтральности со стороны журналиста. Конечно, при этом манера представления и стиль изложения материалов, присланных PR-специалистами, всегда остаются неотъемлемым правом журналиста.

Второе отличие – у PR-специалиста и журналиста разные аудитории. Первый, даже в рамках одного проекта, готовит письменные материалы всякий раз по-разному, учитывая цель коммуникации, состав и интересы своей целевой аудитории, будут ли это партнеры, держатели акций, правительственные органы или множество каких-то других групп общественности. Соблюдение интересов и снятие обеспокоенности целевой аудитории в связи с изменением характера деятельности или новыми проектами организации определяют стиль и манеру представления материалов в подготавливаемых письменных сообщениях. Поэтому в основе таких сообщений всегда лежит глубокое исследование целевых аудиторий, поскольку только на основе информации, полученной в результате такого исследования, PR-специалист может подготовить материал, который достигнет целевой аудитории, вызовет интерес и доверие, настроит ее на определенные действия.

Журналист в отличие от специалиста СО, работая в рамках средств массовой коммуникации, как правило, не направляет свой материал определенной группе общественности. Журналист работает на массовую аудиторию, она в определенном смысле безлика, люди, ее составляющие, могут иметь разные взгляды, интересы, потребности. Поэтому один и тот же материал журналист может передать или продать разным СМИ, лишь бы в нем содержалась важная, правдивая и интересная информация или даже сенсация.

Даже готовя материалы для профессиональных изданий и имея конкретную аудиторию, журналист передает прежде всего информацию о новых исследованиях, открытиях или технологиях, а не стремится целенаправленно влиять на читателей, так как в последнем случае это уже будет материал из области рекламы или PR, ведь, как мы знаем, задача журналиста – информировать, а не убеждать или призывать к действию.

Третье отличие – у PR-специалиста и журналиста разные цели использования каналов коммуникации. Для журналиста каналом передачи информации всегда будут служить те средства массовой информации, в которых он работает или чей заказ он выполняет. PR-специалист волен выбирать любое средство массовой информации, всякий раз руководствуясь указанными выше принципами выбора СМК для передачи информации целевой аудитории.

Глава 2. Классификация письменных PR-материалов.

PR-специалист в силу специфики своей профессии использует все возможные пути доведения письменной информации до целевой аудитории. В рамках одного и того же проекта он не только определяет формат и содержание каждого письменного материала для каждой отдельной целевой аудитории, но также всегда обеспокоен поиском наиболее надежного и быстрого средства передачи этого материала адресату. И его выбор не ограничен только средствами массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение, Интернет), он может использовать также формат писем, листовок, брошюр, которые можно распространять и не используя каналов средств массовой коммуникации.

Проблема классификации – это всегда вопрос выбора того, что именно следует принять за основу при упорядочении явлений, фактов или материальных предметов, указывая на какие-то принципиальные различия между ними и в то же время отмечая общие, присущие им черты в пределах выделенных подгрупп и категорий. Всякая классификация может вызвать возражения, почему конкретные явления или факты рассматриваются так, а не иначе.

Представляется, что вариантом классификации письменных материалов, наиболее подходящим для достаточно подробного их описания, является прежде всего деление всей массы текстов и документов, подготавливаемых специалистами по связям с общественностью, на две большие категории. Это так называемые контролируемые и неконтролируемые средства передачи информации. Термины «контролируемые» и «неконтролируемые» в данном контексте означают, кто в конечном счете контролирует содержание, объем и форму письменных материалов в том виде, в котором его получает целевая аудитория.

Контролируемыми обычно называют письменные послания, тексты, документы, которые доходят до целевой аудитории в том виде, в каком их подготовила служба по связям с общественностью самой организации. Конечно, правка в рамках организации со стороны руководства вполне вероятна и оправданна, и касаться она может как содержания, так и формы. Однако эта правка не меняет основной сути, а также все равно правка происходит в рамках самой организации, и именно организация контролирует объем и форму информации. При этом никто, кроме сотрудников данной организации, не имеет ни права, ни возможности вносить какие-либо изменения в эти материалы.

К контролируемым организацией письменным материалам, составляемым для внешней аудитории службой по связям с общественностью или при участии специалистов этой службы, относятся:

• письмо;

• информационный релиз;

• приглашение;

• буклет, проспект;

• брошюра;

• листовка;

• заявка и предложение;

• текст речей и выступлений.

В особую группу в разряде контролируемых организацией PR-материалов следует выделить так называемые внутрикорпоративные виды письменной коммуникации, к которым относятся:

• отчет;

• информационный листок, ньюс-леттер, бюллетень;

• медиа-план;

• медиа-карта;

• пресс-дайджест.

Неконтролируемыми письменными материалами называются те, которые направляются в средства массовой информации для распространения. Они являются информационной основой для подготавливаемой в редакциях печатной продукции или программ для радио или телевидения. Тот факт, что тексты проходят правку в соответствующих редакциях, вовсе не означает, что эти тексты создаются в свободной форме и манере, выбранной специалистом по связям с общественностью. Скорее наоборот: если в этих PR-материалах не соблюдены определенные нормы и требования, общепринятые для каждого из них, то в лучшем случае это вызывает раздражение у журналиста, а в худшем такой материал просто летит в корзину непрочитанным и соответственно неопубликованным. К подобным неконтролируемым организацией письменным материалам относятся:

• письмо в редакцию;

• заявление для СМИ;

• медиа-, ньюс-, пресс-релиз;

• бэкграундер;

• биографическая справка;

• статья;

• факт-лист;

• медиа-, ньюс-, пресс-кит.

Глава 3. Контролируемые организацией PR-материалы для внешней аудитории.

Общие замечания. В то время как письменные материалы, создаваемые специалистами по связям с общественностью для использования средств массовой коммуникации в качестве канала передачи информации, не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всегда для определенной целевой аудитории, деловые документы, такие как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют адресное персональное обращение. Эти документы относятся к категории так называемых контролируемых организацией материалов, поскольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы, и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается материалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой коммуникации, решение относительно объема публикуемого материала и времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков. В этой связи всегда следует помнить, что вы, специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые документы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подготовки и оформление этих документов. Несколько приводимых ниже положений, при их соблюдении, помогут в работе над документом любой важности и любого объема.

Ясность изложениия и цели создания документа. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реакцию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толковании документа.

Полнота информации. Независимо от того, какой именно документ вы составляете – годовой отчет или приглашение на конференцию, вы должны быть уверены в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не получал ее от вас или иными путями ранее, а также, что вы не упустили ничего существенного.

Краткость, сжатость текста. Конечно, нелегко одновременно быть кратким и включить в текст полную информацию, но, естественно, никогда не делайте этого за счет использования телеграфного стиля или куцых предложений.

Точность. Помните, что в организации всегда известно, кто готовил документ, даже если он подписан не его составителем, а начальником. А это означает, что за все ошибки в тексте и искажение информации придется отвечать вам.

Вежливость. Не забывайте, мы говорим сейчас о документах с адресным обращением; часто в содержании такого документа одинаково заинтересованы обе стороны, поэтому всегда следует быть вежливым, но не фамильярным, независимо от близости знакомства сторон.

Ответственность. На всех деловых бумагах проставляется имя составителя (если его не пишет само лицо, подписывающее документ). Для этого в конце документа, а иногда и на его обратной стороне указываются инициалы составителя. Письма – один из видов деловых документов, уходящих за пределы организации. Следовательно, именно в письмах нужно быть очень точным и аккуратным, поскольку с помощью опытного юриста в суде конкуренты или клиенты вашей организации могут использовать вашу оплошность или двусмысленность в своих интересах.

Письмо.

В современном мире с его бурно развивающимися новыми электронными средствами коммуникации (факс, Интернет) письмо, отправленное по почте или с курьером, при всей своей традиционности не утратило определенной значимости. Прежде всего письмо, приходящее в запечатанном конверте, предназначено персонально лицу, указанному в качестве адресата, и никому более, и именно этот факт придает данному виду письменной коммуникации особый, личностный характер. Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований.

Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке организации (белая бумага, формат А4), на котором помимо полного наименования организации, отправившей послание, указываются также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть длиннее одной или двух страниц; если требуется отправить более объемную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо, а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печатается через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интервалом, либо сдвинутым началом строки.

Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности, его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по европейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В русской практике в настоящее время принято обращение «Уважаемый господин Петров» или «Уважаемая госпожа Петрова»; в том случае, когда фамилия адресата неизвестна, в обращении указывается должность этого лица, например: «Уважаемый господин директор». Однако некоторые организации используют, может быть, и несколько устарелую, но все еще встречающуюся форму обращения «Глубокоуважаемый господин Петров». Если отправитель и адресат знакомы и общаются довольно регулярно, вполне уместно обращение по имени и отчеству «Уважаемый Иван Иванович», а в некоторых случаях в деловом письме возможно и обращение «Дорогой Иван Иванович».

Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем, в котором излагаются причины и цель его написания, а также объясняется, почему оно направлено данному адресату. Далее следует абзац (или два), в котором раскрывается существо дела; в заключительном абзаце делаются какие-либо предложения.

Например, вы пишете письмо с просьбой о встрече. Такое письмо должно начинаться указанием на то, что пишущий хотел бы встретиться с адресатом для обсуждения определенного вопроса. В основной части письма следует более подробно объяснить суть дела и указать, почему требуется именно личная встреча с адресатом. В заключительной части может быть предложено место и время встречи.

Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его собственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его напечатанным именем.

Особо следует остановиться на роли списка адресов для рассылки писем вашим целевым аудиториям. В такой список должны быть включены адреса всех организаций и отдельных лиц, в разное время и по разным причинам составлявших целевые аудитории для данной организации. В списке должны иметься отдельные рубрики для компаний-партнеров, клиентов, властных структур и всех других видов организаций и лиц, направление информации которым будет работать в интересах вашей организации. Конкретное содержание таких списков адресов, конечно, всегда будет специфичным для каждой отдельной организации. Кроме того, список адресов – далеко не постоянная величина, он регулярно меняется в зависимости от перемен в самой организации и ее деятельности или в силу каких-то внешних причин, что означает, что со списком адресатов должна вестись регулярная работа.

Где найти нужные адреса? Во-первых, такой список можно заказать специальным агентствам, которые занимаются сбором и распространением информации, указав им профиль деятельности вашей организации и ее интересы. На основании социологических и маркетинговых исследований они подготовят для вас основу для базы данных. Во-вторых, регулярное, внимательное и целевое чтение публикаций в профессиональной литературе и печатных изданиях средств массовой информации для широкой общественности всегда поможет вам увеличивать и обновлять ваш список адресатов. Конечно, рассылка деловых писем по Интернету значительно облегчает задачу. Необходимо знать лишь электронные адреса и фамилии адресатов.

Виды деловых писем. В специальной литературе деловые письма обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно содержание письма и цель его написания определяют целевую аудиторию вообще и конкретных адресатов в частности. Ниже приводится перечень наиболее важных видов деловых писем, составляемых специалистами по связям с общественностью:

• информирующее письмо;

• информационное (новостное) письмо, информационный релиз;

• рекомендательное письмо;

• сопроводительное письмо;

• письмо-заявление;

• письмо-просьба.

Информирующее письмо.

Цель написания такого письма – сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях организации. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна. Информирующее письмо, как правило, не имеет персональной адресации, тем не менее оно адресовано конкретной, пусть даже и очень широкой, аудитории. Так, например, приводимое ниже в качестве образца письмо направлено в адрес практически всех российских вузов, где готовят специалистов по связям с общественностью.

Образец информирующего письма.

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет. ЛЭТИ. При поддержке. Северо-Западного отделения Российской ассоциации по связям с общественностью (РАСО). И Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными оргаганизациями Санкт-Петербурга. Представляют. Х Всероссийский фестиваль студентов. «PR – профессия третьего тысячелетия». 12–16 апреля 2010 г. Тема Х юбилейного фестиваля – «PR-специалист: взгляд в будущее». На протяжении многих лет студенты, преподаватели, теоретики и практики по связям с общственностью собирались на PR-фестивале в ЛЭТИ. В этом году мы подводим итоги прошедшего десятилетия и вместе формируем образ PR-специалиста нового поколения. В рамках фестиваля пройдут: • торжественная церемония открытия; • PR-бал в Шереметевском дворце; • второй розыгрыш кубка по Public Relations «Признание»; • HR-квест по Санкт-Петербургу; • межвузовская научно-практическая студенческая конфереция <^орыш 2010»; • научно-практический семинар преподавателей и практикующих специалистов в области связей с общественностью; • круглый стол для студентов и преподавателей; • мастер-классы; • торжественная церемония закрытия. Подробная программа мероприятий опубликована на сайте фестиваля www.pr-fest.org. Регистрация участников. Командам-участникам необходимо зарегистрироваться на специальном сайте фестиваля не позднее конца декабря 2009 г. Уведомляем вас, что максимальное количество членов команды – пять человек. От каждого вуза в розыгрыш Кубка и конкурсы допускается одна команда. Команды, не представившие документ об уплате организационных взносов в размере 800 рублей, не допускаются к участию. Адрес сайта – www.pr-fest.org. Зарегистрировавшимся участникам будет выслано информационное письмо с подробным описанием мероприятий и финансовыми условиями.

Информационное (новостное) письмо.

Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, оповещающим письмом, рассмотренным ранее, поскольку цели их создания различны. Если информирующее письмо, как уже было сказано, предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостных писем заключается в регулярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, клиентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, поисках и результатах повседневной деятельности организации.

В этом случае спектр адресатов очень широк. Зачем пишутся подобные послания? Главным образом либо для того, чтобы поддерживать интерес к организации со стороны своих реальных партнеров или клиентов, либо для того, чтобы расширять круг своих целевых аудиторий; иногда и для того, и для другого.

В качестве способов передачи информации в формате информационных писем используются как традиционные каналы, такие как почтовая рассылка (теперь уже все реже и реже) и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуникациях между организациями (факс, Интернет). Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали от вас новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целевых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтересована прежде всего сама организация.

Образец информационного письма № 1.

АРБИТРАЖНЫЕ СПОРЫ. Уважаемые дамы и господа! Позвольте представить вашему вниманию. ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ. Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа. «АРБИТРАЖНЫЕ СПОРЫ». Редакция журнала – ООО «КАДИС». «Арбитражные споры» – ежеквартальное подписное издание ФАС СЗО – содержит наиболее интересные и значимые решения и постановления по конкретным делам, разрешаемым в арбитражных судах СевероЗападного округа, анализ судебной практики, материалы по актуальным теоретическим проблемам правовой науки. На страницах нашего журнала вы найдете до 50 постановлений ФАС СЗО по наиболее интересным вопросам правоприменительной практики, в том числе: 1) … 2) … 3) … Вы можете оформить подписку на 2004 г…………. Стоимость подписки на 2004 г…….. Стоимость одного номера………….. Адрес редакции……. Телефон……..

Информационное письмо не следует посвящать описанию нескольких событий или фактов; не забывайте, что его цель помимо сообщения о какой-либо новости, – также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, что чем больше новостных писем вы будете писать и чем чаще они доходят до целевой аудитории, тем больше оснований полагать, что вас не забудут.

Образец информационного письма № 2.

«МЮЛЛЕР». 190000, г. Санкт-Петербург, Главпочтамт, а/я 837. Тел./факс: (812) 328-67-94. Комплексные подряды по Системам кондиционирования. Уважаемый (ая)___________________________________________! Фирма «МЮЛЛЕР», в течение девяти лет успешно занимающаяся проектированием, монтажом и пусконаладочными работами систем вентиляции и кондиционирования воздуха для любого вида помещений, специализируется главным образом на поставке основного и вспомогательного оборудования для систем глубокой очистки воздуха для медицинских и иных особо чистых помещений. При этом используется оборудование фирмы MECCO (Швейцария). ………………………………….……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. В Санкт-Петербурге монтаж – бесплатно. ………………………………….……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. Бесплатное гарантийное обслуживание. ………………………………….……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. С любыми вопросами по галогенным светильникам фирмы MECCO вы можете обращаться к нашему ведущему специалисту по медицинскому направлению (фамилия, имя, отчество) по телефонам (номера контактных телефонов). С уважением, (фамилия, инициалы). Коммерческий директор.

Нужно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно начало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны осветить дополнительные детали, поскольку именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце выражается готовность в случае необходимости ответить на вопросы, включить дополнительные детали и привести аргументы, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.

В последнее время в специальной литературе по PR все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А поскольку у организации может быть несколько целевых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, профессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, статистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требуется доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрения какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию. Информационное письмо в отличие от информирующего может иметь персональную адресациию.

Несколько иной вид имеют и другие цели преследуют информационные письма, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политическими деятелями, государственными структурами и руководителями крупного бизнеса. Цель таких релизов одна – увеличить электорат за счет объяснения своей программы или, не касаясь напрямую предвыборных обещаний, сообщить общественности, какую пользу стране и ее гражданам приносит деятельность данной структуры, партии или организации. Так, например, в ноябре 2003 г., за три недели до выборов в Государственную думу России, тысячи петербуржцев получили информационные письма, текст которых приведен ниже, в образце 3.

Этот тип официального письма близок по целям к информирующему релизу, но в нем имеется обращение к адресату и личная подпись автора послания; мы относим данное послание к категории новостных писем, поскольку основная его цель – распространение информации о новых направлениях деятельности компании (что, однако, характерно и для новостного письма, и для информационного релиза).

Образец информационного письма № 3.

РАО «ЕЭС России».

ЛЕНЭНЕРГО.

197342, Россия, г. Санкт-Петербург.

(улица, номер дома, номер квартиры).

Сидоровой Татьяне Ивановне.

Исх. № 0948403.

Уважаемая Татьяна Ивановна!

Обращается к Вам Анатолий Чубайс, Председатель Правления РАО «ЕЭС России». Я пишу Вам, чтобы объяснить, для чего РАО «ЕЭС России» проводит реформу электроэнергетики и почему она не приведет к «обвальному росту цен», которым сейчас пугают людей многочисленные политики и экономисты.

По инициативе РАО «ЕЭС России» Правительство принимает трехлетнюю программу сдерживания тарифов на электроэнергию на 2004–2006 гг.

По нашим расчетам, три года – это минимальный срок, который нужен для того, чтобы обуздать тарифы по всей стране, – без ущерба для Вас и для РАО «ЕЭС России».

Подчеркиваю, мы не даем невыполнимых обещаний. Уже с 1 ноября в пяти регионах России: Санкт-Петербурге, Свердловской, Ленинградской, Нижегородской и Пермской областях, энергокомпании поставляют потребителям электроэнергию на 20 % дешевле.

Во всем, что мы делаем, нам очень нужна Ваша поддержка. Именно об этом я и хотел рассказать Вам в своем письме.

Всего Вам доброго.

С уважением,

Анатолий Чубайс.

Рекомендательное письмо.

Поскольку руководитель организации, дав общие указания, вполне может поручить специалисту по связям с общественностью такое важное задание, как написание рекомендательного письма, включение этого вида корреспонденции в данную книгу достаточно оправданно, хотя, конечно, в основном рекомендательное письмо – это свидетельство личной оценки успехов одного человека другим. Но поскольку зачастую требуется, чтобы подпись лица, выдавшего рекомендацию, была заверена организацией, такое письмо приобретает одновременно и официальный характер.

Рекомендательное письмо всегда содержит только известные автору письма факты относительно рекомендуемого лица. В таком письме может не быть персонального обращения (за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-нибудь персоны), и оно, так же как информационное письмо, не требует никакого ответа. Рекомендательные письма бывают необходимы людям по разным поводам, например при устройстве на новое место работы, или для получения гранта на исследование, или для продолжения образования. Ниже приводится образец рекомендательного письма для получения стипендии с целью продолжения обучения за рубежом.

Образец рекомендательного письма.

Владимир Андреевич Краснов был моим студентом в течение пяти лет с 2004 по 2009 г. по кафедре связей с общественностью на гуманитарном факультете Электротехнического университета Санкт-Петербурга. За время обучения он посещал лекции и участвовал в работе семинарских занятий по всему комплексу дисциплин, входящих в учебный план по подготовке специалистов по связям с общественностью, утвержденный Министерством образования России. В этот комплекс в качестве отдельных блоков входят такие направления, как паблик рилейшнз, реклама, маркетинг, менеджмент, журналистика, право. В. А. Краснов за период обучения достиг прекрасных результатов, усвоив теоретические основы дисциплин и научившись применять их на практике. Он получал высшие оценки на экзаменах и был удостоен получения красного диплома. Его дипломное сочинение было связано с практикой использования паблик рилейшнз в шоу-бизнесе в России, интерес к которому он с успехом реализовывал, являясь в течение четырех лет главным координатором международного кинофестиваля «Послание к человечеству». Его способность выражать свои идеи ясно и четко в устной и письменной форме, причем не только на русском языке, но также на английском и французском, делает его вполне достойным кандидатом на получение искомой стипендии. Что касается чисто личностных характеристик В. А. Краснова, то прежде всего хотелось бы отметить его открытость и интерес к окружающим людям, жажду знаний и умение делиться ими с другими. С. Я. Лисицын, Профессор кафедры связей с общественностью СПбГЭТУ. 15 января 2010 г.

Сопроводительное письмо.

В тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений; такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления.

Образец сопроводительного письма.

От: SPIBA (nac@spiba.ru) Отправлено: 4 июня 2007 г. 17:10. Кому: Имена получателей не указываются. Тема: Презентация инвестиционных возможностей. Республики Коми в Санкт-Петербурге. Вложения: пресс-релиз. Уважаемые члены СПИБА! 7 июня в 15:00 состоится презентация Республики Коми консульскому корпусу Санкт-Петербурга. Место проведения – Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе РФ по адресу: Санкт-Петербург, ул. Мира, д. 30. Более подробная информация содержится в прилагаемом пресс-релизе. Если Вы хотите принять участие в презентации, пожалуйста, направьте следующую информацию в СПИБА по эл. почте до 15:00 5 июня 2007 г.: 1. Имя, отчество, фамилия. 2. Должность. 3. Название компании. 4. Адрес эл. почты. 5. Факс. 6. Тел. Количество мест ограничено. Извините за позднее информирование. С уважением, Наталия Кудрявцева. Исполнительный директор СПИБА.

Письмо-заявление.

Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, этот документ в сжатой форме объясняет позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма – недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, и при этом существует вероятность, что данные явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.

Письмо-просьба.

Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любой организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. К примеру, коммерческие фирмы могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.

Но с регулярной необходимостью составления подобных писем-просьб сталкиваются специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается посредством благотворительных акций, создания специальных фондов, присуждения стипендий и грантов.

В таких письмах необходимо очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу или конкретной организации, указав, например: «Мы – жители одного города, и это наши общие заботы», или более конкретно: «Ведь вы выпускник нашего вуза», или: «Ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для такого-то проекта или для того, чтобы оказать экстренную помощь больным детям в такой-то местности и т. д.

При составлении письма-просьбы можно учитывать следующую рекомендуемую структуру: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, убедить и заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.

Ответы на подобные письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.

Образец письма-просьбы № 1.

Уважаемый Анатолий Петрович! Координационный совет благотворительной организации «Марина» обращается к Вам с просьбой о возможности оказания спонсорской поддержки в виде оплаты расходов по подключению нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе. Наркомания – проблема номер один в современном мире, никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависящих и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей. На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ-инфицированных людей с привлечением специалистов наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов. Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией IRTIHUUMEISTA, работающими в этом же направлении. В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e-mail адресов для большей специализации. В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию. Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы борьбы с наркоманией принесет свои плоды. Председатель Координационного совета. П. И. Спиридонова. Исполнительный директор. С. М. Лихачева. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

Образец письма-просьбы № 2.

БОЛЬШАЯ МЕДВЕДИЦА. Центр поддержки ветеранов силовых структур и семей сотрудников, погибших при исполнении служебного долга. №…..от…… Генеральному директору. ООО «Букет». Зайцевой М. Л. Уважаемая Марина Леонидовна! Организационный комитет РОБД «Большая Медведица» совместно с ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области, ЛенВО, ЛенВМБ и СЗРЦ МЧС России проводит серию мероприятий для ветеранов силовых структур и детей сотрудников, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Планируются следующие мероприятия: 1. Неделя милосердия, посвященная Международному дню инвалидов. Посещение инвалидов и раненых военнослужащих, находящихся на излечении в отделениях Военно-медицинской академии 442-го окружного клинического военного госпиталя. Вручение подарков 1-10 декабря 2003 г. 2. Организация новогоднего праздника в Гигант-холле для детей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Концерт, конкурсы, эстафеты, призы, подарки от Деда Мороза (16 декабря 2003 г.). 3. Участие в проведении мероприятий, посвященных 13-й годовщине образования чрезвычайной службы спасения «День спасателя», проводимых в гарнизонном клубе УГПС. Торжественное собрание, поздравление ветеранов, вечер отдыха, фуршет, подарки (27 декабря 2003 г.). 4. Проведение лыжного праздника на спортбазе пос. Токсово для семей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Конкурсы, эстафеты, вручение призов, чаепитие (5 января 2004 г.). Прошу Вас принять участие в благотворительной деятельности РОБД «Большая Медведица» и рассмотреть вопрос о выделении 2000–4000 рублей для проведения данных мероприятий. Акт об использовании целевых средств представляется в течение месяца. Надеемся на сотрудничество. С уважением, Генеральный директор РОБД «Большая Медведица». Зимин А. В. Наши реквизиты…………… Контактные телефоны……… Вниманию бухгалтеров! Назначение платежа следует излагать так: «Благотворительный взнос по письму №……..НДС не облагается».

_______________________________________________________________

Следует обратить внимание на то, как точно и скрупулезно в деталях составлено письмо-просьба № 2. Описаны все мероприятия, на которые испрашивается финансовая помощь, указаны сроки и место их проведения, а также получатели (лица, для которых проводятся перечисленные в письме мероприятия). В письме указывается срок, в течение которого «Большая Медведица» вышлет акт об использовании целевых средств, а также объем очень небольшой запрашиваемой суммы. Видимо, политика этой благотворительной организации заключается не в том, чтобы работать с одним крупным спонсором, а иметь в своей спонсорской базе данных актив, превышающий сотни, а может быть, и тысячи коммерческих и государственных организаций. Последние две строки письма подчеркивают благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам организаций правильно оформлять документы.

Как отвечать на письма, полученные вашей организацией.

Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме (по телефону), так и в письменной; выбор часто зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее ответить по телефону. Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, письмо будет более уместным. Очевидно, что в настоящее время обмен письменными сообщениями между организациями происходит в основном по каналам электронной связи.

Для поддержания корреспонденции с адресатами на регулярном и уважительном уровне рекомендуется не забывать поблагодарить их за быстрый ответ, за желание сотрудничать и многое другое в зависимости от того, что содержится в переписке двух организаций. Соблюдение норм вежливости и благожелательности часто помогает в очень трудных ситуациях, однако вовсе не означает, что ради этого можно поступиться принципами и интересами своей организации.

Информационный релиз.

Информационный релиз отличается от рассмотренных выше информирующего и информационного письм прежде всего тем, что он не носит личностного характера, не имеет адресного обращения и может быть направлен не только в разного рода организации, но и в средства массовой информации в том числе. Выделение информационного релиза в отдельную группу письменных материалов важно еще и потому, что в литературе по PR выделено несколько типов релизов, которые составляются в организациях службой по связям с общественностью. Именно информационные релизы, хотя напрямую и не предназначенные для средств массовой информации, чаще всего обеспечивают начало контактов организации с журналистами. СМИ – как подлинно массовые, так и специальные и профессиональные издания – могут заинтересоваться и опубликовать ваше сообщение в любых удобных для них форме и объеме (в таком случае ваш материал принимает форму неконтролируемого вами послания), могут прислать репортера для проведения интервью, могут запросить дополнительные материалы, если в сообщении, по их мнению, содержится важная для широких слоев общества или специалистов новость.

Среди различных типов релизов следует, конечно, выделить пресс-или ньюс-релизы, но о них подробно речь пойдет в разделе о материалах, специально предназначенных для средств массовой информации. Здесь же следует остановиться на других видах релизов, также регулярно подготавливаемых и рассылаемых организацией.

Бизнес-релиз составляется для партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля, которые могут заинтересоваться содержащимся в релизе информационным материалом. В средства массовой информации такой релиз обычно не направляется.

Специальный релиз составляется для потребителей, содержит информацию о товаре или услуге; распространяется либо прямой рассылкой по почте, либо размещается в местах продаж или оказания услуг.

Финансовый релиз содержит информацию о финансовом положении фирмы и предназначен прежде всего для держателей акций данной фирмы. Но он также может представлять значительный интерес для партнеров и конкурентов, а иногда даже и для более широких финансовых или деловых кругов, и тогда им могут заинтересоваться и средства массовой информации, имеющие разделы, посвященные финансам.

Образец информационного релиза.

СТОКГОЛЬМСКАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ. Stockholm School of Economics in Saint-Petersburg. Основной миссией Исследовательского центра Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге является научная поддержка бизнеса и развитие активного сообщества исследователей бизнеса на Северо-Западе России. Основные направления деятельности: ………………… ………………… Текущие научно-исследовательские проекты: ………………… ………………… С серией Working paper Вы можете подробно ознакомиться на сайте Школы! Мы приглашаем Вас к сотрудничеству! Директор Исследовательского центра Dr. Carl F. Fey. Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, Шведский пер., 2, Санкт-Петербург, Россия. Www.sseru.org. Тел./факс: +7(812) 320-48-06.

_______________________________________________________________

Приглашение.

Приглашения на участие в каком-либо мероприятии (выставка, презентация, пресс-конференция) печатаются на одной стороне листа плотной бумаги или полукартоне, в сложенном виде легко помещающегося в почтовый конверт (рис. 1). Доставляются приглашения адресатам либо почтой, либо курьером.

Образец приглашения на юбилей.

Уважаемая Людмила Всеволодовна! Приглашаем Вас 4 декабря 2009 г. в Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича на празднование 20-й годовщины кафедры социально-политических наук гуманитарного факультета. В рамках этого события и XI Международной студенческой научно-практической конференции «Глобальные и региональные коммуникации: настоящее и будущее» планируются заседания двух круглых столов. Темы круглых столов: 1. Образование и бизнес в условиях глобализации. В рамках круглого стола предполагается обсудить: • вопросы взаимодействия бизнеса и высшей школы; • проблемы инвестирования в образование; • рынок рабочих мест и роль бизнеса и др. 2. Особенности российских PR и рекламы. • проблемы развития отрасли; • специфика функционирования PR-специалиста и специалиста в области рекламы; • новые технологии PR и рекламы и др. Тезисы выступлений для публикации в сборнике принимаются до 20 ноября 2009 г. по электронной почте: e-mail: spn.spb@mail.ru. Адрес проведения мероприятий: Санкт-Петербург, пр. Большевиков, д. 22, ауд. 333. (м. «Улица Дыбенко»), начало в 15:00. С уважением, зав. кафедрой СПИ. Ачкасова Вера Алексеевна. Контактная информация: Тел. (812) 305-12-75. Кафедра социально-политических наук. Internet: ww.gf-sut.ru – сайт гуманитарного факультета.

_______________________________________________________________

Текст приглашения должен быть кратким, но обязательно должен включать название мероприятия, время и место его проведения; следует также указать виды городского транспорта, проходящие вблизи от места проведения акции. В приглашении в скрытой форме всегда должно содержаться обещание интересно и с пользой провести время либо за счет темы и порядка проведения самого мероприятия, либо за счет указания имен известных людей, присутствие которых на мероприятии заранее запланировано.

Рис. 1. Вариант оформления приглашения с текстом на внутренней стороне пригласительного билета.

Приглашение обычно адресовано конкретному лицу и начинается словами: «Уважаемый…» или «Глубокоуважаемый…», далее следуют имя и отчество адресата. Приглашение также может начинаться с прямого обращения: «Господин (Госпожа).» с указанием фамилии адресата.

Кого приглашать? На каком основании делается выбор и отдается предпочтение тем или иным адресатам? Проблема выбора всегда связана с решением целого ряда вопросов. В отделе по связям с общественностью должен иметься список лиц, с которыми организация поддерживает деловые отношения или планирует их наладить. В списке должны быть указаны должности всех лиц, с которыми организация поддерживает регулярные контакты, полное наименование организации, почтовые адреса и номера телефонов. Всякий раз, когда рассылаются приглашения, главный менеджер по связям с общественностью организации, которая ответственна за проведение мероприятия, определяет персональный список приглашенных.

Проспект, буклет.

Проспект и буклет в равной мере относятся к печатной продукции, издаваемой организацией для распространения информации о своей деятельности среди целевых аудиторий. Однако если мы заглянем в Словарь русского языка С. И. Ожегова, изданный в 1953 г., то увидим, что слово «проспект» определяется там как «программа, план или торговый прейскурант», а слово «буклет» в данном словаре за этот год издания вообще отсутствует. Следовательно, появление этого английского слова в русском языке является знаменем более позднего времени, оно вошло в русский обиход вместе с рядом других заимствований в связи с развитием международных деловых контактов и возрастающей ролью бизнеса в жизни общества. С этими же процессами следует увязать увеличение объема и разнообразия письменных материалов для целевых аудиторий, создаваемых специалистами по связям с общественностью.

Представляется, что в настоящее время в русском языке не существует какого-либо заметного различия в значении слов «проспект» и «буклет» и они могут считаться близкими, если не полными синонимами. Тот факт, что разные организации в силу традиции или по каким-либо другим причинам пользуются одним из этих слов, например словом «проспект», а другие выбирают слово «буклет» для обозначения одного и того же вида печатной продукции, лишь подтверждает высказанное предположение.

Рис. 2. Образец проспекта.

По определению слова «проспект» и «буклет» обозначают особым образом сложенный лист глянцевой бумаги или полукартона с текстом и иллюстрациями на обеих сторонах листа. В дальнейшем изложении для простоты и единообразия во всех случаях будет использовано слово «проспект».

Разные авторы выделяют различные виды проспектов в зависимости от целей их создания.

Проспект – визитная карточка организации. Такой проспект имеет определенный срок жизни и корректируется с изменениями миссии организации, ее структуры, новыми направлениями деятельности, новыми людьми в руководстве и т. п.

Проспект-заказ используется производителями и рассылается потребителям, заказчикам и партнерам для облегчения оформления закупки.

Проспект-инструкция прилагается к технически сложному изделию и содержит указания по правилам пользования.

Проспект-календарь большинство организаций издает для рассылки и раздачи вместе с новогодними поздравлениями. Цель подобного проспекта – еще раз напомнить о своем существовании, и поэтому обязательными атрибутами проспекта календаря являются логотип и слоган фирмы, а также адрес и телефоны для будущих контактов.

Рис. 3. Образец буклета.

Дизайнерское решение оформления любого вида проспекта всегда подчинено его целевой направленности. Все элементы дизайна – соотношение объема текста к количеству и размеру иллюстраций, взаимосвязь шрифтов, цвета и графики – все должно быть объединено с учетом вида проспекта, целей его создания и группы общественности, для которой он предназначен.

Обычно каждая страница проспекта отводится для освещения одной части общей задачи, которой посвящен весь проспект. Стандартное построение проспекта можно представить следующим образом:

• сколько бы ни было страниц в проспекте, первая, титульная страница, как правило, не содержит большого по объему текста; здесь дается заглавие, иллюстрация, логотип и слоган организации;

• все внутренние страницы строятся однотипно и состоят из комбинации текста и иллюстраций; вполне допустимо использование заголовков и подзаголовков в тексте на каждой внутренней странице;

• не рекомендуется наложение текста на цветную иллюстрацию, поскольку это затрудняет чтение; по этой же причине не рекомендуется использовать шрифт только из прописных букв для всего текста.

Брошюра.

Слово «брошюра» специалистами службы по связям с общественностью чаще всего употребляется для обозначения печатного издания в виде книжки малого формата, содержащей обычно не более 8-10 страниц, прошитых или скрепленных металлическими скрепками. В издательском деле «брошюрой» принято называть малоформатную печатную продукцию объемом от двух до пяти печатных листов.

Брошюра не является периодическим изданием организации, и это означает, что она всякий раз создается по-новому, с какой-либо конкретной целью. Брошюра распространяется организацией либо как самостоятельный продукт, либо в пакете с другими материалами и должна быть привлекательно оформлена и, как уже отмечалось, невелика по объему. Очень часто брошюры включаются в пакет материалов для раздачи журналистам при проведении пресс-конференции или помещаются на стенде организации в выставочном павильоне.

Задача издания брошюр – вызвать интерес, возможно, ответить на какие-то вопросы и указать источники получения дальнейшей информации. Среди основных целей, для которых создаются брошюры, следует назвать информирование, убеждение и просвещение. Что касается информирования, то совершенно понятно, что организация пользуется любым случаем, чтобы напомнить о себе. Но нельзя давать одни и те же факты из брошюры в брошюру, вот почему выше было сказано, что каждое следующее издание должно нести новую информацию об организации. В этом брошюра в чем-то сходна с информационным письмом (там тоже всегда должно быть что-нибудь новое); разница между ними не только в весомости информации (для брошюры она должна быть всегда более значительна и основательна), но и в оформлении и объеме.

Если же мы будем рассматривать роль брошюры с точки зрения убеждения, то в этом она более всего схожа с текстом рекламных объявлений, в которых основной акцент делается на попытке убедить потребителя, что предлагаемый товар, услуга или идея имеют все преимущества по сравнению с аналогичными, представленными на рынке.

Просветительская роль брошюры заключается в том, что информация, содержащаяся в ней, всегда связана с новыми открытиями, сделанными сотрудниками организации, и должна быть подтверждена ссылками на статистические и экспериментальные данные, сравнительным анализом относительно результатов деятельности других организаций в этой же области. Всеми возможными путями текст брошюры должен способствовать более глубокому пониманию роли и места организации в конкретной отрасли, а также важности ее деятельности для широкой общественности.

Конечно, практически одна и та же брошюра может выполнять все эти три цели одновременно – информировать, убеждать, просвещать. Однако никогда не следует забывать о том, что любое послание должно всегда быть ориентировано на определенную целевую аудиторию, а это означает, что то, что важно для партнеров, может быть неинтересно потребителям, и наоборот. Следовательно, для разных целевых аудиторий должны быть различными стиль, лексика текста брошюры и даже ее оформление.

Очень важную роль в брошюре играет иллюстративный материал, и, как правило, границы его использованию ставит либо бюджет, либо уровень креативных и творческих способностей создателей брошюры. Нет определенных правил относительно соотношения текстового и изобразительного материала, все зависит от целей и основной концепции брошюры. Однако следует помнить, что иллюстрации должны быть как бы говорящими, не нужно тратить место на их толкование и разъяснение. Можно привести несколько общих правил по техническому оформлению брошюр, проспектов, буклетов:

• используйте подзаголовки для разбивки блоков текста;

• не располагайте в наклонном положении текст или отдельные фразы, это мешает быстрому чтению;

• тщательно продумайте выбор шрифта и никогда не используйте курсив.

Рассмотрим в качестве примера структуру брошюры Санкт-Петербургского электротехнического университета ЛЭТИ (рис. 4). Брошюра отпечатана на глянцевой плотной бумаге, имеет нестандартный формат (16 х 30 см), богато иллюстрирована. Титульный лист – название университета, красочная фотография; там, где обычно ставится дата выпуска, даны слова: «Основан в 1886 г.».

Страница 2: «История СПбГЭТУ».

Страница 3: «СПбГЭТУ сегодня».

Страницы 4–5: «Образование».

Страница 6: «Наука в СПбГЭТУ».

Страница 7: «Международное сотрудничество».

Страницы 8-21: каждая посвящена отдельному факультету университета.

Страница 22: «Наша жизнь». Страница 23: «Библиотека».

Рис. 4. Пример брошюры. Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».

Задняя сторона обложки: общий вид университета и адрес. Формат брошюры многие организации часто используют для оформления годового отчета, который регулярно рассылается держателям акций данной фирмы, а также предпринимателям, с которыми фирму связывают деловые отношения.

Листовка.

Листовки относятся к виду письменных материалов, в равной степени широко используемых как в рекламе, так и в целях передачи информации от службы по связям с общественностью. Широкое использование листовок объясняется тем, что распространение любой информации с их помощью является самым быстрым и дешевым способом. Их раздают на улице, в магазинах, в метро, их можно получить на семинарах и конференциях и в других местах, где проводятся массовые мероприятия.

Обычно это листок бумаги размером А4 или меньшего формата, текст на котором напечатан либо на одной стороне листа, либо на обеих. Листовку складывают только в том случае, если она распространяется по почте, – для нанесения адреса непосредственно на ней, на обратной стороне текста. Очень часто листовка помимо текста содержит логотип фирмы или иллюстративный материал, но связь между иллюстрацией и текстом должна быть ясна и прозрачна.

При написании текста для листовки следует всегда иметь в виду объем информации, которую вы хотите разместить, и общий размер листовки. Если ваша листовка носит чисто информационный характер (что? где? когда?), используйте крупный шрифт, поскольку текст не займет много места, если же в ней даются подробные сведения о событии или продукции, тогда примените более мелкий шрифт и иллюстрации меньшего размера. Листовки обычно размножаются в самой организации средствами ксерографии; высокая печать (офсет) используется лишь в тех случаях, когда они выпускаются на глянцевой бумаге и требуется хорошее воспроизведение цветовой гаммы.

Иногда предвыборная листовка имеет несколько завуалированный характер с точки зрения ее целенаправленности. Так, приводимое поздравление женщин района с праздником 8 Марта (рис. 5) можно было бы рассматривать как вполне искреннее побуждение, если бы 14 марта не предстояли очередные выборы и листовка не была бы подписана кандидатами в депутаты муниципального совета.

Рис. 5. Поздравительная листовка.

Образец предвыборной агитационной листовки.

Мы призываем всех жителей 211-го Центрального избирательного округа Санкт-Петербурга 7 декабря прийти на выборы для того, чтобы поддержать одного из опытнейших депутатов Государственной думы, основоположника самого массового в России движения в защиту прав граждан ПЕТРА БОРИСОВИЧА ШЕЛИЩА. ВСЕРОССИЙСКАЯ ПАРТИЯ. ЕДИНАЯ РОССИЯ. САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ.

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Образец оповещающей листовки.

THE ENGLISH SPEAKING UNION. Вам интересен английский язык? Вы с удовольствием изучаете культуру Великобритании, США, Канады и других англоязычных стран? Вы хотите общаться на английском, знакомиться с новыми людьми, быть всегда в курсе культурной жизни города? ДА? Значит, Вам будет интересно узнать про Союз англоязычных (English Speaking Union). Вы найдете нас по адресу: Санкт-Петербург, наб. р. Фонтанки, 21, Международная ассоциация по связям с зарубежными странами, комната 88; или по телефону (812) 314-83.

_______________________________________________________________

Заявка и предложение.

Подобного рода письменные документы уже в своем названии содержат указание на их предназначение, они говорят о том, что вам что-то надо, что вы хотите что-то получить. Это может быть что угодно – заявка на получение гранта или другого вида поддержки, материальной или информационной, предложение о заключении партнерских отношений, а также многое другое, в чем нуждается ваша организация.

Заявка и предложение начинаются с описания ситуации, в которой организация находится в настоящее время; иногда приводятся причины и дается обоснование, почему организация оказалась в этой ситуации просителя. Затем в таком письме (документе) обычно приводятся пути, с помощью которых организация планирует выйти из этой ситуации и решить связанные с ней проблемы. Точный расчет необходимых средств прилагается вместе с потребностью в человеческих ресурсах и календарным планом всего проекта.

Некоторые фонды, ассоциации и центры, работающие в том числе и ради оказания благотворительной помощи в основном некоммерческим организациям, имеют специальные бланки для оформления заявок. Но и в жестких рамках этих анкет умелые составители заявок добиваются прекрасных результатов. Умение привлечь внимание и завоевать доверие ведет к заветной цели – получению материальной поддержки.

Образец заявки на получение гранта.

Фандрейзинговый проект, Санкт-Петербург, 2003 г. 1. Информация об ассоциации «Пантира». Полное название: общественная организация «Ассоциация «Пантира»» – институт экологических исследований и социальной работы. Адрес: Россия, 191042, г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 182, офис 10. Тел./факс (812) 112-32-67 E-mail: pantira@mail.ru. Координатор проекта: Сидорова Татьяна Петровна. 2. Обоснование проблемы. ……………………………………………………. …………………………………………………… ……………………………………………………. 3. Цели и задачи фандрейзинговой кампании. ……………………………………………………. …………………………………………………… ……………………………………………………. 4. Инструменты и механизмы работы. ……………………………………………………. …………………………………………………… ……………………………………………………. 5. Обоснование мотива. ……………………………………………………. …………………………………………………… ……………………………………………………. 6. Ожидаемые результаты. ……………………………………………………. ……………………………………………………. 7. Календарный план работ. 8. Бюджет и комментарии к бюджету. (подпись руководителя организации ставится на сопроводительном письме).

_______________________________________________________________

Тексты речей и выступлений.

Составление и написание речей и выступлений для руководителя, может быть, и не самая частая работа, которую приходится выполнять специалисту по связям с общественностью в организации. Но в нашем быстро изменяющемся мире с его подчас очень существенным дроблением функций среди отделов организации написание речей для руководства все больше входит в круг обязанностей службы по связям с общественностью. Мнение Е. А. Блажнова, одного из первых и авторитетнейших российских авторов в области PR, по этому вопросу достаточно однозначно и категорично: «Кто пишет речь оратору? ТОЛЬКО СПЕЦИАЛИСТ по связям с общественностью. Иного не может быть, потому что эта «речь» – не свободный поток сознания начальника, не упражнения в остроумии и т. п., а устное PR-обращение» [4, с. 124].

Чтобы написать текст выступления для другого человека, рекомендуется знать этого человека достаточно хорошо. Нужно знать много его личных качеств, таких как манера говорить, свойственно ли ему жестикулировать во время публичных выступлений, знать, какие обороты речи ему присущи. Когда вы пишете текст для его выступления, вы на это время должны стараться стать этим человеком, мыслить как он, видеть ситуацию, как видит ее он.

Конечно, очень часто текст выступления пишется теми, кто будет его произносить, но также часто этот текст появляется в результате сотрудничества руководителя со специалистом по связям с общественностью. Не останавливаясь здесь на личных и служебных взаимоотношениях руководителя и такого специалиста, попробуем лучше определить, что именно, какие черты характеризуют хорошее выступление и как этого добиться.

Что же следует иметь в виду, работая над текстом речи?

Краткость. Длинные выступления (от 30 до 60 минут) ушли в прошлое. Теперь даже на очень серьезных научных конференциях, где встречаются ученые с мировым именем, или на бизнес-встречах с участием крупнейших представителей этого мира отдельный выступающий не занимает время аудитории долее чем на 15–20 минут. За счет чего достигается эта краткость? Прежде всего за счет того, что оратор не затрагивает много разных, хотя и связанных между собой тем, не цитирует классиков, «не растекается по древу», а выбирает лишь одну тему, особенно в тех случаях, когда эта тема нова и сложна для аудитории.

Контакт с аудиторией. В тексте должна быть заложена основа доверительного отношения со стороны слушающих к тому, о чем вы говорите. Не давайте аудитории возможности потерять основную мысль вашего выступления, развивайте ее за счет доказательных деталей и повторов наиболее ярких моментов речи. Последнее очень часто используют ораторы во время политических дебатов и предвыборных кампаний.

Юмор. Он, конечно, оживляет вашу речь, но ни в коем случае ваше выступление не должно задеть или обидеть какую-либо часть вашей аудитории. Пользуйтесь этим приемом осторожно. Помните, что юмор носит очень личностный характер, писать текст с элементами юмора для другого нелегко и довольно ответственно.

Хорошее построение речи. Удачное вступление, последовательное, доказательное и логически обоснованное изложение центрального вопроса и заключение, показывающее глубокую убежденность оратора в правильности занимаемой им позиции, – три момента, о которых необходимо помнить, работая над текстом выступления.

И еще несколько слов о структуре и построении устного PR-обращения.

Вступительная часть. В ней всегда раскрывается тема и перечисляются конкретные вопросы, которые будут затронуты в выступлении.

Основная идея излагается в логически упорядоченном виде с привлечением примеров и доказательств. Если информация сложная, используйте визуальные материалы.

В выводах повторите основные положения выступления. В каждом конкретном случае при составлении текста выступления нужно также дополнительно учитывать много разных параметров:

• место, время, состав аудитории;

• цель выступления – информировать, убедить, поздравить или развлечь. Но какова бы ни была цель выступления, всегда пишите «для уха», а не «для глаз». Главным правилом для этого является использование коротких фраз. Длинные периоды с придаточными предложениями и причастными оборотами делают речь тяжелой и очень трудной для восприятия на слух.

Дополнительные рекомендации:

• при выступлении имейте перед глазами текст вашего выступления даже в том случае, если вы не намерены его зачитывать. Между прочим, в последнее время на конференциях с большим числом докладов все чаще рекомендуется именно зачитывать доклады, поскольку это в значительной мере содействует соблюдению регламента;

• не переполняйте свою речь излишним использованием статистики и специальной терминологии;

• планируйте свое выступление на 10–15 минут.

Ниже приводится текст выступления, подготовленный для произнесения на встрече с потенциальными клиентами организации. Документ подготовлен специалистом по связям с общественностью, но он еще не получил одобрения лица, которое будет выступать на этой встрече, поэтому документ не имеет личной подписи. И вообще, следует иметь в виду, что тексты речей, включаемые, например, в пресс-кит, никогда не имеют личной подписи лица, выступающего с этой речью.

Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами.

Уважаемые господа! Позвольте представить вашему вниманию Информационный центр «МЕНТОР» – региональный центр Общероссийской сети распространения правовой информационной системы «КонсультантПлюс» в Санкт-Петербурге. Мы работаем в городе с 1992 г. и оказываем правовую поддержку организациям Санкт-Петербурга и Ленинградской области – мы всегда готовы прийти вам на помощь во всем, что касается бухгалтерского учета, налогообложения, хозяйственной деятельности и юридических вопросов в организации. Мы занимаемся………………………………………………… Мы проводим ежеквартальные семинары……………………………………. Мы активно развиваемся и всегда рады сотрудничеству с профессионалами.

_______________________________________________________________

Глава 4. Контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории.

Правильно налаженная программа внутренней коммуникации в организации требует регулярного внимания и участия в ней руководства и штатных сотрудников для ее реализации, определенных и достаточных средств, отводимых на ее осуществление, продуманных методов оценки ее эффективности. Особое значение внутренняя коммуникация приобретает в крупных организациях как в бизнесе, так и в государственном секторе, поскольку зачастую подведомственные отделы могут находиться не только в разных частях города, но и в разных концах страны. Видов таких коммуникационных материалов достаточно много, и от организации зависит, какие именно из них окажутся наиболее востребованными в каждом отдельном случае. Ниже будут рассмотрены только виды письменных материалов, создаваемых организацией с определенной периодичностью.

Отчет.

Один и тот же отчет может быть предназначен одновременно как для внутренней, так и для широкой внешней общественности; но, как правило, отчет составляется с конкретной целью и предназначается определенной целевой аудитории.

Прежде всего это отчеты, связанные с так называемыми календарными датами (ежегодный, квартальный, месячный отчеты), или отчеты по окончании проекта либо определенных его этапов, выполняемых всей организацией по заказу партнера или клиента. Составление любого отчета – серьезная и кропотливая работа, включающая как результаты производственной, научной или общественной деятельности организации, так и данные по результатам финансовой деятельности. В составлении такого отчета принимают участие либо все отделы организации (по сбору данных, отбору фотографий, таблиц, диаграмм и другого иллюстративного материала), либо конкретный отдел организации, являющийся ответственным исполнителем по определенному проекту.

Специалиста по связям с общественностью могут пригласить для составления единого документа на основе всех материалов и фактов, собранных разными отделами и составленных разными авторами. Он начинает свою работу с внимательного ознакомления с этими материалами, а затем предлагает вариант или несколько вариантов макета расположения материалов для законченного документа. Он также занимается работой по приданию документу вида цельного единого документа с точки зрения языка и стиля. Вся его работа проходит в процессе постоянных консультаций с главным менеджером или лицом, отвечающим за данный проект.

Каковы бы ни были цели составления отчета, его адресная ориентация или количество исполнителей, существуют некие общие правила внешнего оформления отчета, и этих правил рекомендуется строго придерживаться. Вот основные части любого отчета:

1. Титульный лист. На нем указываются название отчета, имя и должность составителя/составителей отчета, а также адрес организации, дата составления.

2. За титульным листом обычно следует оглавление с перечнем всех разделов, содержащихся в отчете, списки прилагаемых таблиц, диаграмм, фотографий и рисунков. Страницы с этими данными в отчетах помечаются римскими цифрами (II, III, IV и т. д.), при этом, хотя титульный лист и входит в это число, цифра I на нем не ставится.

3. Затем дается краткая аннотация (одна-две страницы) с информацией об основных вопросах, рассматриваемых в отчете.

4. Основной текст отчета обязательно должен включать три следующих раздела: введение, содержательную информацию и заключение. Рекомендуется избегать повторений, не пытаться разъяснять в тексте то, что и так очевидно из прилагаемых таблиц и диаграмм. Но приводимые в отчете таблицы и диаграммы должны убеждать читателя в неопровержимости излагаемых фактов.

Вот еще несколько советов по написанию основной части текста отчета:

♦ сделайте основной упор на достижения за истекший календарный срок (этап);

♦ объясните, как деятельность за прошедший период увязывается с основной миссией и целями организации;

♦ сравните достижения этого отчетного периода с предыдущими периодами равной продолжительности и либо отметьте высокие результаты, либо покажите, в чем причина более низких показателей;

♦ на основании изложенного обрисуйте перспективы развития организации на будущее;

♦ дайте дополнительную информацию относительно участия персонала в деятельности организации с точки зрения заинтересованности, взаимоотношений, общего климата.

5. В заключительной части принято не только кратко обобщать все содержание отчета, но и определять перспективы развития или, если это необходимо, говорить о путях ухода от кризисной ситуации посредством проактивного планирования. Независимо от того, позитивный или негативный характер носят показываемые в отчете данные, необходимо следить за тем, чтобы они были четко сформулированы и не оставляли возможности быть двояко истолкованными.

6. Особенно внимательно следует относиться к аппарату ссылок на цитаты и имена, приводимые в отчете, и в этом отношении отчет практически ничем не отличается от любой научной работы.

7. Библиография, включаемая в отчет, должна содержать не только цитированные работы, но также и те, которые просто упомянуты в отчете.

8. Приложение, имеющееся почти в каждом отчете, обычно содержит иллюстративный материал большого объема (не включенный поэтому в основную часть отчета) или носящий второстепенный характер. Каждое отдельное приложение обычно маркируется заглавными буквами латинского или родного языка.

9. Не менее важным для отчета, чем его содержательная часть, является то, как этот отчет технически выполнен и оформлен. Полное отсутствие орфографических ошибок, спокойный деловой стиль, использование лексики, соответствующей этому стилю, доказательность всех выводов во многом могут содействовать приданию отчету высокого качества.

В данной книге не представляется возможным привести полностью образец какого-либо отчета, поскольку, во-первых, это всегда достаточно объемный материал, а во-вторых, как формат, так и содержательная часть отчета зависят от столь многих факторов, специфичных для каждой отдельной организации, что приведение отчета одной организации в качестве образца вряд ли окажется полезным десяткам других.

Тем не менее, для того чтобы дать приближенное представление о возможной содержательной стороне годового отчета, пожалуй, имеет смысл привести здесь хотя бы названия разделов отчета некоммерческой организации.

Образец содержания годового отчета.

ГОДОВОЙ ОТЧЕТ.

Северо-Западное отделение.

Российская ассоциация по связям с общественностью.

Содержание.

1. Краткая справка.

2. Состав членов.

2.1. Форма членства.

2.2. Членские взносы.

2.3. Состав членов.

3. Состав правления.

4. Работа с членами.

4.1. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 1.

4.2. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 2.

4.3. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 3.

4.4. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 4.

5. Реализованные проекты:

5.1. Межвузовский фестиваль СПбГЭТУ.

5.2. Интернет-сайт СЗ РАСО.

5.3. The Baltic PR Weekend.

5.4. РRоба.

6. Спонсорская поддержка.

7. Финансовая отчетность.

_______________________________________________________________

Информационный листок, ньюс-леттер, бюллетень.

В последнее десятилетие в России во многих организациях стали регулярно выходить письменные довольно обширные материалы, предназначенные для внутреннего пользования. Дело в том, что руководство по разным причинам все больше начинает испытывать потребность в доведении до сотрудников разного рода сообщений о текущих событиях и о планах на будущее, касающихся как организации в целом, так и ее подразделений. И это при том, что в данной конкретной организации, например, продолжает выпускаться давно всем привычная и пользующаяся популярностью среди сотрудников газета. Однако газету издают и готовят журналисты (штатные или внештатные), а ньюс-леттер составляют специалисты по связям с общественностью, и цели у этих внутренних изданий совсем разные.

Что же касается названия письменных материалов, о которых идет речь (ньюс-леттер, информационный листок, бюллетень), то, как показывает анализ, единообразия в их наименовании в различных организациях нет. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов как по целевому назначению, так и по содержанию. В данный момент достаточно трудно сказать, какое из названий – ньюс-леттер, информационный листок или бюллетень – заменит в будущем в употреблении два других. Может быть, этого и не произойдет вовсе, а эти три термина останутся полноправными членами в одном синонимическом ряду. Для удобства изложения в данной книге в дальнейшем будет использован термин «ньюс-леттер», однако в разделе, где будут приведены образцы этих материалов, мы оставляем за собой право называть их так, как их называют в данной организации.

Итак, какие же цели преследует руководство организации, распространяя среди сотрудников материалы жанра «ньюс-леттер»?

Информирование о делах организации и о происходящих в ней событиях. Отдельные выпуски могут иметь в качестве главной темы рассказ о перспективах развития, или о финансовом положении, или о структурных изменениях в организации. Чем быстрее сотрудники получат сведения о вещах, которые напрямую затрагивают их интересы, тем лучше. И очень важно, что они получают такую информацию непосредственно от руководства, а не по слухам или из второстепенных источников.

Мотивация сотрудников. Очень важно дать понять сотрудникам, что они – интегральная составляющая часть организации, что их благосостояние и будущее всецело связаны с успешным функционированием всей организации. Показать сотрудникам, что руководство заботится о каждом из них, что трудности каждого из них небезразличны организации.

Получение обратной связи. Руководство хочет быть осведомленным о том, что думают сотрудники по поводу предстоящих изменений, какова их реакция, их идеи и предложения, чем они обеспокоены.

Основным составляющим элементом ньюс-леттера является новость, что и заключено в значении самого этого слова. Поэтому, как и в любом другом новостном материале, в ньюс-леттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? как? Поскольку объем ньюс-леттера часто ограничен 2–4 страницами формата А4, статьи в нем обычно короткие, стиль изложения нейтральный. В тех случаях, когда ньюс-леттер или информационный листок состоит из 4–8 полос, в некоторых организациях его называют «бюллетень», а в других еще – «вести».

Специалистам по связям с общественностью, отвечающим за подготовку ньюс-леттера, приходится выполнять роль репортеров, собирая сведения по отделам; им приходится работать с самыми разными материалами, касающимися работы целых отделов или отдельных сотрудников в связи с их особыми успехами, открытиями или достижениями либо в связи с календарными датами и т. п.

Именно через бюллетень к сотрудникам попадает своевременная (как правило, в сжатом виде) информация о событиях в организации. Бюллетень, сообщая конкретную информацию, всегда, хотя и неявными путями, объясняет сотрудникам миссию организации, цели и задачи, перед ней стоящие. Это делается посредством выбора тем для бюллетеня, путем освещения общего позитивного климата, господствующего в организации, посредством уважительной манеры доведения информации до сотрудников.

Бюллетень во многом похож на внутреннюю газету, его задача – дать важную информацию оперативно при небольших организационных расходах. Поэтому в бюллетене при описании событий преобладает использование стиля газетной журналистики с комментарием относительно отдельных частных вопросов, если это требуется. События всегда подаются с учетом взглядов и мнения руководства организации с целью объяснить их понимание вопроса и таким образом повлиять на отношение сотрудников к ситуации.

Ньюс-леттер (бюллетень для внутренней аудитории) обычно включает комбинацию сообщений следующего содержания:

• 50 % – информация о деятельности самой организации в настоящее время;

• 20 % – информация о деятельности, направленной на сотрудников (уровень профессионализма сотрудников, премии, надбавки);

• 20 % – информация о внешней среде и событиях (партнерах, конкурентах);

• 10 % – информация личностного характера (повышение в должности, переход сотрудников из отдела в отдел, уход на пенсию, увольнение).

Не существует единого, общепринятого формата для внутреннего издания подобного типа. Стиль и объем ньюс-леттера во многом зависят от размера организации; в крупной корпорации это может быть глянцевое издание на 8-10 страницах, а в компании небольшого размера он может состоять из 4 страниц и носить менее формальный характер. Тем не менее легко можно назвать элементы и разделы, которые, как правило, присутствуют в любом ньюс-леттере:

• содержание (для экономии места обычно размещается на первой странице);

• название организации, ее адрес, имя редактора (в колонке «содержание», над или под текстом);

• редакционная статья;

• письма читателей и ответы им;

• краткий обзор новостей об организации;

• статьи;

• объявления;

• календарь предстоящих событий и дат, важных для деятельности организации и ее сотрудников.

Образец оперативного бюллетеня.

(предлагаемый вариант создан по подобию реального документа). (печатается на бланке организации для внутреннего употребления). Оперативный бюллетень по итогам совещания 03.10.2009. 1. Тема: Реформирование еженедельного совещания. 2. Тема: Методические рекомендации. 3. Тема: Обучение новых сотрудников. 4. Тема: Награждения. (оперативный бюллетень не подписывается). _______________________________________________________________

До недавнего времени во многих российских организациях информационный бюллетень носил однонаправленный характер и практически был посланием от руководства к сотрудникам. Но необходимость обратной связи стала ощущаться обеими сторонами, и на страницах бюллетеня появились заметки с выражением мнения сотрудников и их отношения ко всему происходящему в организации.

Некоторые организации издают параллельно с многополосным бюллетенем еще один, так называемый еженедельный оперативный бюллетень, предназначенный для менеджеров среднего звена. Обычно его размер не превышает одной страницы печатного текста, а его цель – информировать всех руководителей подразделений о принятых решениях и событиях прошлой недели, а также о предстоящих изменениях или нововведениях.

К сожалению, привести в виде иллюстрации материалы внутренней коммуникации какой-либо организации с упоминанием ее названия не представляется возможным из этических соображений. Такая информация если и не носит подлинно секретного характера, все же адресована конкретной группе лиц, сотрудникам организации, а не широкой общественности.

Комплекс документов, обеспечивающих успешную работу организации с СМК.

В разделе 1 уже обсуждалась важность регулярной работы любой организации со средствами массовой коммуникации для эффективного обеспечения доставки информации целевой аудитории. Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого из видов средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создаются специальные документы. К их числу относятся база данных СМК, медиа-план и медиа-карта. В едином комплексе PR-материалов каждый входящий в этот комплекс документ служит определенным целям и выполняет свою собственную задачу.

База данных СМК. В базу данных СМК включаются все виды средств массовой коммуникации, с которыми работает организация. Это массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главных редакторов, редакторов отделов, рубрик и направлений и т. д. В этом документе фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.

Совершенно очевидно, что каждая организация составляет собственную базу данных СМК, поскольку отбор в список производится на основе специфики деятельности самой организации, а также с учетом приоритетного выбора СМК для получения информации основными целевыми аудиториями, с которыми регулярно работает организация. База данных СМК – документ регулярного использования и должен отражать реальную ситуацию на сегодняшний день, на текущий месяц, поэтому он требует пересмотра и обновления.

Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, – Интернет. Но пока что, в России по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей; в частности, старшие слои населения далеко не всегда в поисках информации прибегают к помощи Интернета.

Ниже приводится пример базы данных СМК одного из рекламных агентств, успешно функционирующего на рынке рекламных услуг Санкт-Петербурга.

_______________________________________________________________

База данных каналов передачи информации в СМК.

Список названий сайтов и e-mail-адресов организаций.

…………………………………………

……………………………………….

…………………………………….

Дата составления базы данных: 10.10.2009.

Дата последнего пересмотра и обновления базы данных: 10.01.2010.

_______________________________________________________________

Медиа-план и медиа-карта. При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социо-графический) дает ответы на целый ряд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.

Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый список переменных, основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в базе данных организации.

Приведем в качестве примера некую схему, показывающую взаимосвязь различных элементов медиа-плана. Основная цель нашей воображаемой PR-кампании, проводимой администрацией Санкт-Петербурга, – информирование населения о мерах финансовой помощи пенсионерам города из городских средств.

Медиа-план и медиа-карту специалист по связям с общественностью составляет всякий раз, когда организация планирует какую-либо акцию, включающую необходимость оповещения потенциально или напрямую заинтересованных групп общественности. Из теории по связям с общественностью известно, что планированию любого PR-мероприятия всегда предшествует проведение исследования. Результаты исследования определяют целевые аудитории – как приоритетную, так и второстепенные. Для уверенности в том, что информация о планируемом мероприятии дойдет до выделенных в исследовании целевых аудиторий, необходимо составить медиа-план, определив последовательно цели, которые мы хотим достичь, обращаясь за помощью к СМК, а также стратегию и тактику их использования. Планирование всех отдельных мероприятий, входящих в PR-кампанию, обязательно строится на основе их логической последовательности, практической реализации и затем отражается в каледарном плане.

Календарный план включает следующие данные:

• тактическая задача (приводится наименование конкретных действий, предпринимаемых PR-службой для реализации целей PR-кампании);

• временные параметры (указывается период, отводимый на выполнение задачи);

• имя и должность ответственного исполнителя.

Также до начала осуществления всех мероприятий, включенных в PR-кампанию, составляется прайс-лист расходов, необходимых для ее реализации, и согласовывается с руководством организации.

Рассмотрим роль и место медиа-планирования в подготовке и реализации конкретной PR-акции.

_______________________________________________________________

Пример.

Уменьшение спроса на дизайнерскую одежду в услових кризиса заставляет фирмы искать новые рынки. Московский модный дом «Русский стиль», успешно работающий во многих городах России, планирует предложить свою продукцию на петербургском рынке. В активе фирма имеет: хорошую репутацию, привлекательные цены, высокое качество. К минусам следует отнести: высокую конкуренцию и недостаточную осведомленность потенциальных клиентов в Санкт-Петербурге о модном доме «Русский стиль». В связи с открытием 1 июня 2010 г. первого опытного бутика этой фирмы в Санкт-Петербурге планируется проведение презентации этого магазина, которой будет предшествовать PR-кампания с обширной информационной программой. Информационными поводами для создания PR-материалов будут включенные в план PR-кампании следующие мероприятия: участие в нескольких выставках с показом мод, специальная демонстрация тканей с участием их производителей, «Дефиле на Неве» и другие. Временные параметры PR-акции – три месяца, с 1 февраля до 1 июня 2010 г Целевые аудитории: • потенциальные клиенты; • партнеры, производители тканей; • оптовые байеры; • СМК. Для каждой из упомянутых групп общественности по необходимости составляются отдельные PR-тексты. Медиа-план. Медиа-задача. Привлечь внимание СМК и повысить осведомленность постоянных и потенциальных клиентов; проинформировать 70 % целевой аудитории. Медиа-стратегия. Использование: • сайтов модных и гламурных изданий; • печатных изданий (журналы мод и петербургские ежедневные газеты и еженедельники); • радио. Медиа-тактика. Подготовить 60 материалов для освещения мероприятий: • 10 анонс-релизов; • 8 пресс-релизов для сайтов и печатных изданий; • 10 пост-релизов для сайтов и печатных изданий; • 16 статей для печатных СМК; • 8 фоторепортажей по четырем конкретным событиям; • 8 радиотекстов для молодежных радиостанций. Медиа-карта.

Пресс-дайджест.

Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а кроме того, информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно (еженедельно или ежемесячно) составляется отчет для ознакомления с ним руководства и принятия оперативных мер, если они могут потребоваться.

В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.

До того как в организациях стали использоваться высокие технологии, пресс-дайджесты обычно выглядели как пухлые альбомы с вклеенными материалами из разных СМИ, причем последовательность расположения материалов могла быть разной. В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход, т. е. сверху всегда находится последний из опубликованных материалов. Помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМК.

Глава 5. Не контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для средств массовой коммуникации.

Письмо в редакцию.

Многие газеты и журналы в настоящее время имеют специальную колонку или часть полосы для публикации писем читателей. Очень часто на страницах этих изданий возникает интересный обмен мнениями и даже нелицеприятная полемика между читателями или у читателя с редакцией газеты.

В организации иногда возникает потребность сообщить общественности свое мнение относительно каких-либо экономических или политических событий, происходящих в стране или в мире. Тогда на имя главного редактора конкретного СМИ (газеты, журнала, радио или телевизионного канала) составляется соответствующее письмо. Важно помнить, что оно должно быть ясным и кратким, если вы хотите, чтобы текст вашего письма не подвергся существенной правке на редакторском столе, которая может внести нежелательные изменения или даже искажения в ваш текст.

По структуре письмо редактору пишется так же, как обычное письмо. Вводный абзац объявляет тему сообщения, во втором абзаце излагается мнение организации по данной теме, подкрепляемое фактами или статистикой. Далее следует критика в адрес оппонентов или доводы в поддержку своих сторонников. В заключительном абзаце можно назвать конкретную причину, заставившую организацию обратиться в редакцию с этим письмом. Письмо подписывает ответственное лицо организации, указывается ее полное название и адрес.

Итак, цель написания такого письма – опровергнуть взгляды оппонентов, убедить читателей, слушателей или зрителей в правильности своих взглядов, найти сторонников и т. д. При этом, однако, общий тон письма должен быть уважительным к мнению редакции и оппонентов, т. е. не надо забывать, что дипломатический подход только усилит, а не ослабит вашу позицию.

Медиа-, ньюс-, пресс-релиз.

Медиа-релиз и ньюс-релиз являются просто более широкими наименованиями уже давно бытующего в русском языке и также заимствованного из английского языка понятия «пресс-релиз», более широкими по значению, поскольку они предназначены для рассылки не только в редакции печатных изданий, но и в электронные средства массовой информации – на радио, телевидение, в Интернет. Конечно, данная классификация релизов для средств массовой информации не подразделяет их на основе одного и того же принципа. Например, если рассматривать эти термины с точки зрения содержащейся в них целевой направленности на вид средств массовой информации, то термин «ньюс-релиз» не несет указания на адресность информации, а лишь указывает на ее новостной характер. В то же время названия «пресс-релиз» и «медиа-релиз» содержат такое указание. Можно лишь заметить, что в настоящее время в русском языке все три термина часто используются почти как синонимы, заменяя друг друга.

Существует еще один способ разделения релизов для средств массовой информации с точки зрения вида сообщаемой в них информации: релиз-анонс, ньюс-релиз и новостной лист [15, с. 9].

Релиз-анонс – информация, содержащаяся в нем, всегда «направлена в будущее», она извещает о предстоящей акции и приглашает журналистов принять участие в планируемом мероприятии.

Ньюс-релиз как таковой может быть посвящен как прошедшему, так и будущему событию, т. е. это наиболее широкий по значению термин.

Новостной лист обычно содержит информацию с оценкой и характеристикой уже состоявшегося события.

Поскольку основные правила написания релиза для СМИ едины для всех этих трех разновидностей, то для удобства изложения в дальнейшем будет выбран один наиболее емкий термин, и таким, на наш взгляд, является термин «ньюс-релиз».

Ньюс-релиз представляет собой специально подготовленный организацией и написанный по определенным правилам информационный материал, предназначенный для доведения важной для организации информации до целевой аудитории по каналам СМК. Как уже неоднократно отмечалось ранее, редакции вольны поступать с присланной им в форме релиза информацией по своему усмотрению, публиковать полностью всю включенную в релиз информацию или только ее часть либо не публиковать релиз вовсе. Для того чтобы увеличить вероятность быть опубликованным, ньюс-релиз по форме должен соответствовать некоему стандарту, принятому всеми без различия видами средств массовой информации. Ниже приводится свод основных правил, которые следует соблюдать при написании ньюс-релиза.

Ньюс-релиз должен содержать только факты. Если вы хотите включить в рассылку какие-либо дополнительные материалы, например фотографии, статистические данные или таблицы, они должны высылаться отдельным пакетом. Следует учесть, что в настоящее время ньюс-релизы все реже рассылаются по почте: Интернет и факс стали основными каналами, которыми пользуются организации для пересылки своих ньюс-релизов.

С точки зрения содержания ньюс-релиз обычно включает ответы на пять основных вопросов: кто? что? где? когда? почему? – изложенных в строгой последовательности и ясной форме.

Ньюс-релиз всегда ориентирован на конкретную целевую аудиторию.

Ньюс-релиз может быть ориентирован на какое-либо одно средство массовой информации, если в этом есть конкретная необходимость.

Не менее важным моментом помимо содержания ньюс-релиза является вопрос его оформления в соответствии со следующими, также строго установленными и соблюдаемыми правилами.

Текст ньюс-релиза печатается на одной стороне листа бумаги белого цвета формата А4 и занимает одну страницу (предпочтительно). Текст печатается через два интервала, размер шрифта – 12, справа и слева оставляются достаточно широкие поля (2,54 см) для правки в редакции, если ее сочтут необходимой. Некоторые организации используют для ньюс-релизов цветную бумагу, что выделяет их ньюс-релиз из всех остальных, однако редакторы заявляют, что на их решение публиковать или не публиковать ньюс-релиз влияет не цвет бумаги, а ценность новостной информации, содержащейся в нем.

Если ньюс-релиз занимает более одной страницы, в конце первой и каждой последующей страницы пишется «продолжение», а в конце всего текста ставится знак # # # #.

Ньюс-релиз печатается на бланке организации с указанием даты, а иногда и времени его отправления; номера телефонов и имя контактного лица указываются внизу.

В ньюс-релизе может иметься указание на разрешение публикации разного рода информации. Указание «ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОЙ ПУБЛИКАЦИИ» разрешает публиковать материал с момента его получения редакцией, тогда как помета «ДЛЯ ПУБЛИКАЦИИ С… (дата) И ПОСЛЕ» означает, что информация остается в силе и после указанной даты. Указание «НЕ ПУБЛИКОВАТЬ ДО… (далее следует указание конкретной даты и времени дня)» обычно связано со временем проведения пресс-конференции, и указанное время соответствует времени окончания этой пресс-конференции.

Размещение элементов в тексте самого ньюс-релиза также строго структурировано. Независимо от длины или разновидности с точки зрения содержания ньюс-релиз должен быть форматирован следующим образом:

• если ньюс-релиз печатается на бланке организации, то первым словом на странице будет «НЬЮС-РЕЛИЗ», оно набирается более жирным и крупным шрифтом, чем основной текст и заголовок;

• заголовок также печатается более крупным шрифтом, чем основной текст, он сообщает в сжатой форме новостную информацию, которой посвящен ньюс-релиз. В заголовке избегайте употребления прошедшего времени, поскольку это может представить информацию как устаревшую, неактуальную. Однако наличие заголовка как такового не является абсолютно обязательным требованием, часто редакторы предпочитают сами давать название публикуемым ими материалам по информации, полученной из ньюс-релиза;

• вводный абзац, открывающий ньюс-релиз, содержит ответы на вопросы, о которых уже говорилось выше – что? кто? когда? где? почему? как? Таким образом, адресат, прочитав только вводную часть ньюс-релиза, уже получает всю фактическую информацию относительно новостного события, которому посвящен ньюс-релиз;

• основной текст принято писать по так называемому в журналистской практике принципу «перевернутой пирамиды». Это означает, что первый или первые два абзаца основной части текста релиза раскрывают более подробно то, что было заявлено во вводной части. Следующие абзацы должны освещать дополнительные детали. Необходимость такого построения объясняют разными причинами. Если редактор не заинтересуется, прочитав первые абзацы, он вряд ли будет читать остальные. Редактируя ньюс-релиз и сокращая его для публикации, редакторы часто выкидывают скорее конец, а не начало;

• конечный абзац должен логически завершать содержание ньюс-релиза.

Стоит добавить еще несколько подсказок, которые помогут избежать грубых ошибок при написании ньюс-релизов:

• если вы хотите использовать один и тот же новостной материал для распространения через разные средства массовой информации, напишите разные ньюс-релизы с учетом специфики каждого из них (газета, профессиональный журнал, радио, телевидение, Интернет);

• не злоупотребляйте использованием специальной терминологии, старайтесь все сказать простыми словами;

• прежде чем отправить ньюс-релиз, проверяйте и перепроверяйте его с точки зрения стиля, орфографии, отсутствия повторений, последовательности и логичности изложения.

_______________________________________________________________

Образец ньюс-релиза.

(ньюс-релиз взят из материалов, подготовленных к пресс-конференции отделом по связям с общественностью пивоваренного завода «Вена»). НЬЮС-РЕЛИЗ. Дополнительная информация. «Вена»: 130 лет в ногу со временем. 29 октября 2002 г., Санкт-Петербург. Пивоваренный завод «Вена» отметил свой 130-летний юбилей запуском нового сорта пива «Невское лайт», первого российского пива класса «премиум» с пониженным содержанием алкоголя, и введением в строй новой баночной линии. По итогам работы компании за 9 месяцев…………………………………………. Отмечая свой юбилей, компания делает подарок потребителям —………… ……………………………………………………………………………………………………… Пиво «Невское лайт» будет выпускаться в банках………………………………. В 2002 г. компания «Вена» празднует свой 130-летний юбилей……………… ……………………………………………………………………………………………………… Фотоинформация о событии будет представлена на сайте www.interpress.ru в разделе «События недели». Информация предоставляется бесплатно. # # # #

_______________________________________________________________

Бэкграундер.

Бэкграундер – вид письменного материала, цель которого – сообщить информацию об истории возникновения и развития компании, дать дополнительные сведения по какому-либо поводу или ситуации, которые связаны с деятельностью организации в настоящее время. Хотя бэкграундер не имеет персонального обращения, пишется он очень часто для журналистов, для тех, кто собирается писать об организации, и именно бэкграундер призван обеспечить такого журналиста полной и точной информацией. Но бэкграундер также служит информационной базой для сотрудников организации при подготовке ими брошюр, статей, ньюс-релизов, а кроме того, он используется для ознакомления с организацией новых сотрудников.

Бэкграундер обычно не передает новостной информации и не содержит сенсационного сообщения. Поводом для создания бэкграундера может послужить описание товаров и услуг, предлагаемых фирмой, или давно ожидавшийся переход на новые технологии и многое другое. Но бэкгра-ундер, содержащий историческую справку о возникновении организации и ее развитии, должен быть в отделе по связям с общественностью всегда под рукой и высылаться по первому требованию. Бэкграундеры рассылаются обычной или электронной почтой и обязательно включаются в ньюс-кит при подготовке очередной пресс-конференции.

Бэкграундер как форму для информирования различных целевых групп, с которыми работает или связана организация, часто используют также в маркетинговых и рекламных целях, но в таких случаях в тексте явно прослеживается намерение «продать продукт», а не просто обеспечить целевую аудиторию дополнительной информацией.

Ниже приведены некоторые общие замечания о форме и содержании бэкграундера:

• бэкграундер всегда посвящен одной и только одной теме;

• бэкграундер всегда основан на неопровержимых фактах;

• бэкграундер может занимать 4–5 страниц, его длина зависит от объема передаваемой информации;

• текст бэкграундера рекомендуется сопровождать статистическими данными, таблицами и графиками, если они делают текст более убедительным (иногда все эти документальные сведения даются в бэкграундере в виде приложения);

• заголовок и подзаголовки – обязательная составляющая бэкгра-ундера;

• не используйте при написании бэкграундера слишком много узкоспециальных терминов, объясняйте сложные вещи простыми словами;

В случаях, когда бэкграундер посвящен деятельности отдельного сотрудника и его вкладу в развитие организации, хронологическое расположение материала оказывается наиболее приемлемым.

В бэкграундер не принято включать каких-либо частных мнений по поводу излагаемого материала.

Бэкграундер всегда пишется от третьего лица, стиль – деловой, фактический.

_______________________________________________________________

Образец бэкграундера.

(бэкграундер взят из ньюс-кита, подготовленного для проведения пресс-конференции). ПИВОВАРЕННЫЙ ЗАВОД «ВЕНА»: СТРАНИЦЫ ИСТОРИИ. Пивоваренный завод «Вена» был основан в 1872 г. в Петербурге, за Невской заставой, неподалеку от Императорского фарфорового завода. Одним из соучредителей «Вены» в то время выступало венское акционерное пивоваренное общество LiesingerBrauerei. Австрийские акционеры назвали завод в честь столицы своей исторической родины – города Вены. С первых лет своего существования завод был известен качеством производимой продукции. Уже через 10 лет после своего основания, в 1882 г., компания «Вена» была награждена золотой медалью Европейского общества наук в Париже за качество производимого пива. В 1881 г. «Вена»……………………………………………………………………………. Лишь к 1922 г……………………………………………………………………………….. К 1997 г. объем продукции……………………………………………………………… В течение последних лет……………………………………………………………….. В июле 2000 г. в «Вене»…………………………………………………………………. (всего 2 страницы текста). _______________________________________________________________

Биографическая справка.

Биографические справки имеются в архивных материалах организации на всех сотрудников руководящего звена, а также составляются на любое лицо, занимающее штатную должность, когда в этом возникает необходимость. Основой для составления биографической справки, как правило, служит резюме, которое сотрудник представил при поступлении в организацию. Дополнительно в справку включаются материалы, показывающие как продвижение сотрудника по карьерной лестнице, так и факты, свидетельствующие о конкретных успехах и достижениях уже во время работы в данной организации.

Область использования биографической справки весьма широка – от создания материалов для средств массовой информации о человеке до представления его к наградам и поощрениям или таких горестных моментов, как смерть, и в этих последних случаях использования биографической справки ее с полным основанием можно отнести к категории контролируемых организацией PR-материалов. Биографические справки на всех лиц, ведущих пресс-конференцию, являются обязательной составляющей любого пресс-кита.

Если попытаться дать некое общее представление о содержании и форме биографической справки, то ее обычно начинают с указания полного имени, места работы и занимаемой должности в настоящее время; эти сведения даются в качестве заглавия к основному тексту. Текст справки включает сведения о полученном образовании, в нем упоминаются основные места работы и занимаемые должности, особые научные или производственные заслуги, государственные награды. Включение информации о семейном положении, домашнем адресе и других сведений личного характера является факультативным, эти данные предоставляются либо по особому требованию, либо по желанию составителя справки. Стремление формализовать представление данных в биографической справке для более быстрого ознакомления с ней привело к тому, что многие фирмы имеют специальные бланки для заполнения при поступлении на работу или в связи с другими обстоятельствами. Здесь приводится наиболее широко распространенный вариант одного из таких бланков.

_______________________________________________________________

Примерный формат биографической справки.

КОМПАНИЯ (полное наименование и адрес) ____________________________ ДОЛЖНОСТЬ (занимаемая в настоящее время) ________________________ ЛИЧНЫЕ СВЕДЕНИЯ __________________________________________________ Фамилия, имя и отчество ______________________________________________ Место и дата рождения ________________________________________________ ОБРАЗОВАНИЕ _______________________________________________________ Учебное заведение, адрес, полученная степень, дата __________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ДОЛЖНОСТИ И МЕСТА РАБОТЫ _______________________________________ _______________________________________________________________________ ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ ______________________________________ _______________________________________________________________________ НАГРАДЫ _____________________________________________________________

_______________________________________________________________

Ниже приводятся две биографические справки, представленные в сентябре 2009 г. в папке в разделе «Спикеры» для раздачи журналистам и участникам крупной международной конференции в области PR (Baltic PR Weekend International Cjnference). Форматы этих биографических справок совершенно различны; если в первом случае биографическая справка как-то перекликается с приведенным выше образцом, то о втором случае этого сказать никак нельзя. Можно сделать вывод о том, что при составлении этого документа вполне приемлем и свободный стиль изложения.

Образец биографической справки № 1.

Александр Борисов. Профессор МГИМО, Представитель России в Комитете Совета Европы по новым СМИ. Родился 26 августа 1945 г. в Москве. Окончил МГИМО МИД СССР. В 1983–2000 гг. являлся деканом факультета международной информации МГИМО. В 1995–2000 гг. возглавлял Учебно-методический совет по связям с общественностью, заложивший основы новой специальности и профессии в десятках российских вузов. В 2000–2004 гг. находился на дипломатической работе в качестве советника-посланника посольства РФ в Нидерландах. Указом Президента РФ Александру Борисову присвоен дипломатический ранг Чрезвычайного и Полномочного Посланника. Основатель и первый президент Российской ассоциации по связям с общественностью (РАСО) (1991–2001 гг.), председатель жюри Национальной премии в области развития связей с общественностью «Серебряный лучник» (1997–2000 гг.), член международного жюри конкурса IPRA Golden World Awards (1996–2000 гг.). Указом Президиума РФ награжден медалью к ордену «За заслуги перед Отечеством» II степени. Доктор исторических наук, профессор, автор множества научных работ. Увлекается путешествиями. Владеет английским и испанским языками.

_______________________________________________________________

Образец биографической справки № 2.

Петтер Андреассон. Управляющий директор агентства Andreasson Public Relations. Петтер Андреассон уже более тридцати лет работает в качестве политического и PR-консультанта с клиентами в Европе и по всему миру. В течение нескольких лет он сам являлся политическим деятелем в Швеции. Также более семи лет он занимался информационной поддержкой и организацией кампании в исполнительном комитете социально-демократической партии Швеции. Кроме того, Андреассон возглавлял Комитет по коммуникациям в Союзе журналистов Швеции и в Международном центре имени Олафа Пальме. До этого он занимался социологическими опросами и исследованиями Гэллапа в частном научно-исследовательском институте Gruppen for samhallsstudier. В 1987 г. Петтер Андреассон основал агентство Andreasson Public Relations. В 1989 г. он открыл офис компании в Ленинграде (Санкт-Петербурге), которым управлял до 1996 г. Сейчас Andreasson Public Relations – одно из самых успешных шведских PR-агентств. Входит в международную коммуникационную сеть Fleishman-Hillard. В компании работают более 15 профессионалов, предоставляющих национальным и международным клиентам широкий спектр консультационных услуг – как в области связей с общественностью и корпоративных коммуникаций, так и в сфере политконсалтинга.

_______________________________________________________________

Факт-лист.

Факт-лист, как это совершенно очевидно из самого его названия, должен содержать только факты и ничего, кроме фактов. Факт-лист в кратком виде передает основную информацию об организации, всегда увязанную с каким-либо конкретным событием, и сообщает дополнительные сведения, важные для более полного понимания и оценки этого события целевой аудиторией или журналистами. С точки зрения содержания различают три основных типа факт-листов.

В первом сообщаются важнейшие сведения из истории и развития организации, приводятся основные даты и имена лиц, с деятельностью которых связаны успехи организации в прошлом.

Во втором варианте факт-листа могут приводиться факты, касающиеся деятельности организации в настоящее время, объясняются ее миссия и цели, рассказывается о выпускаемой продукции, упоминаются ключевые фигуры.

В третьем типе факт-листов дается конкретная информация о каком-либо проекте, событии или мероприятиях, планируемых на ближайшее время.

Объем факт-листа обычно не превышает одной страницы; если весь желаемый текст не помещается на одной странице, окончание печатают на оборотной стороне листа. Формат факт-листа часто используют, когда нужно включить много цифровых данных. Именно таким образом он служит важным дополнением к пресс-релизу, включаемому, например, в пресс-кит для журналистов, присутствующих на пресс-конференции.

Образец факт-листа.

Факт-лист. Музей города Екатерингофа. МУЗЕЙ ГОРОДА ЕКАТЕРИНГОФА ПЕРЕЕЗЖАЕТ В НОВОЕ ЗДАНИЕ. Будущее местоположение: Большая вокзальная улица, в 10 минутах ходьбы от железнодорожного вокзала, рядом с автомобильной парковочной площадкой (число парковочных мест не уменьшится за счет улучшенной планировки). Сроки строительства: 1 июля 2004 г. – 31 декабря 2005 г. Стоимость: 100 миллионов рублей. Источники финансирования: Государственные средства – 50 миллионов рублей. Фандрейзинг – 25 миллионов (собраны с помощью PR-кампаний, проводившихся PR-агентствами Санкт-Петербурга в порядке спонсорской поддержки). АОО «Энергия» оформило дарение на 10 миллионов рублей целевым назначением. Поддержка строительных и производящих строительные материалы фирм, поставляющих материалы и производящих работы по сниженным на 50 % ценам. Полезная площадь: 3000 м². Особые характеристики: кондиционирование помещения для обеспечения сохранности экспонатов. Преимущества: увеличение экспозиции, возможности использования общественного транспорта, модернизированная парковка.

_______________________________________________________________

Статья.

Статьи являются одной из основных форм публицистики, и поэтому их написанием занимаются прежде всего журналисты. Но если организация будет заказывать статью в определенном издательстве, то.

Создание ее, как правило, следует оплачивать и опубликована она будет с пометкой «на условиях рекламы». Ни то ни другое организацию, как правило, не устраивает, поскольку именно с помощью публикации статей организация стремится работать в рамках паблисити, а за такую публикацию, как известно, платить не принято. Но если опубликование статей связано со значительными трудностями, почему же специалисты по связям с общественностью пишут их, почему они не ограничатся теми чисто информационными материалами, о которых говорилось ранее?

Отличие всех видов статей, подготавливаемых специалистами по связям с общественностью, от других информационных материалов, таких как информационный релиз или информационное письмо, не говоря уже о различии в формате и целевой установке, состоит в том, что статьи носят не новостной характер, а скорее подчеркивают актуальность сообщаемой информации, ее важность для целевой аудитории. Статьи также отличаются и от медиа-релизов, поскольку любой медиа-релиз всегда несет в себе и так называемую временную нагрузку, т. е. он должен быть передан в средства массовой информации до определенного срока, а статьи таких ограничений не имеют.

Кроме того, отличительными чертами статей по сравнению с чисто информационными материалами являются либо убеждающий характер, либо заложенное в них желание воздействовать на эмоции и воображение читателя, а может быть, просто напоминание о существовании организации. В статье можно более популярно, полно и красочно описать миссию и социальную ответственность деятельности организации, чем это удается сделать в информационных материалах. Статью можно посвятить значимому событию из жизни организации (юбилей, открытия, новые виды продукции) или увлекательно рассказать о выдающихся сотрудниках организации.

Какие цели ставятся перед специалистами по связям с общественностью, когда им поручают написание статьи, и что им необходимо знать, прежде чем приступать к выполнению этого задания? Прежде всего необходимо определить целевую аудиторию, точно знать, кому предназначена информация, и на этом основании выбирать тот канал, то средство массовой информации, появившись в котором публикация данной статьи окажется наиболее эффективной.

Второй момент связан с целью опубликования данного материала. Чего мы хотим? Продолжить работу над поддержанием своего имиджа, прочно устоявшегося среди профессионалов нашего профиля, и таким образом содействовать увеличению контактов и приобретению новых партнеров? Или мы хотим рассказать широкой публике о том, как относятся к нашей продукции потребители, давно знакомые с ней и регулярно ею пользующиеся? Конечно, нашей целью в этом последнем случае будет забота о росте числа потребителей нашего товара, а опубликован должен быть материал в одном из массовых изданий.

Но какие бы цели ни ставились при написании статьи, в каждом конкретном случае выбор соответствующего стиля изложения, соблюдение этических норм, необходимость обосновывать выводы на неопровержимых фактах, хорошее планирование и последовательность в изложении материала – все это входит в обязательные требования при работе над статьей.

А теперь попробуем подойти к этой проблеме с другой стороны и выяснить, какие виды статей в наибольшей степени подходят для различных целей.

Имиджевая статья. Как видно из самого названия, имиджевая статья должна служить созданию или поддержанию положительного имиджа организации, продукта или лица. Следствием, вытекающим из этой цели, является обязательно убеждающий характер любой имиджевой статьи. В результате прочтения такой статьи, опубликованной как в профессиональных изданиях, так и в широкой печати (но конечно, написанной по-разному, с разными акцентами, с разным объемом статистических данных и т. п.), цель будет достигнута, если читатель поверит, и не просто поверит, а будет убежден: «Да, эта фирма (изделие, специалист) – лучшее, что может быть в данной сфере».

Поэтому имиджевая статья должна содержать не подвергающиеся сомнению факты и все выводы в ней следует жестко аргументировать. Имиджевая статья идет в средствах массовой информации, как правило, без подписи со стороны руководства организации, хотя имиджевые фотографии могут сопровождать текст, придавая ему в какой-то степени более достоверный характер.

Имиджевая статья не обязательно должна создавать и поддерживать имидж и репутацию лица или организации в настоящий момент или на перспективу. Этот вид журнальной публицистики может быть связан также и с прошлым. В таком материале всегда подспудно присутствует не только восхищение, но также и невысказанное сравнение с настоящим. Хорошей иллюстрацией этого положения служит приводимая ниже статья об актрисе Вере Марецкой.

_______________________________________________________________

Образец имиджевой статьи.

(статья взята из еженедельника «Петербургский телезритель». 2005. № 12 (404). 21–27 марта). РЕТРО. Вера Марецкая: «женщина-победительница». Вера Марецкая – великая русская актриса ХХвека. Она сыграла десятки классических ролей на театральной сцене и в кино. Ей были по плечу все жанры: трагедия, комедия, драма, водевиль, буффонада, фарс. Марецкая была очень обаятельным, остроумным, интеллигентным, образованным человеком… Лучшие роли. Свою первую значительную роль в кино Марецкая сыграла в 1939 г. в фильме «Член правительства». Чтобы по-настоящему вжиться в роль малограмотной, но по-крестьянски смекалистой женщины из народа, актриса несколько месяцев провела в глубинке. Она <…> училась управлять лошадью <…> примеряла на себя крестьянские обычаи и повадки <…> разучивала особые присказки и острые словечки. Блины для Жана Марэ. Марецкая свободно говорила по-немецки и по-французски. Любила и умела готовить. Однажды она рассказала, как угощала звезду французского кинематографа Жана Марэ. Любовь. При внешнем благополучии – орденах, прекрасных работах в кино – в личной жизни актриса была человеком очень неустроенным. Она рано вышла замуж <.> Но их совместная жизнь была недолгой <.> Второй раз Вера Петровна вышла замуж <.> Его призвали в армию, и он погиб. Сильные не плачут. От переживаний она попала в неврологическую клинику <.> У нее начались страшные головные боли. Диагноз был страшен – опухоль головного мозга <.> Выйдя из больницы, Марецкая продолжала работать так, словно смертельная болезнь – лишь досадное недоразумение. Вера Марецкая ушла из жизни 17 августа 1978 г. Подготовила Мария Перепелкина. _______________________________________________________________

Авторская статья (байлайнер). Статьи, отправляемые в средства массовой информации или публикуемые во внутренних печатных изданиях организации, называются авторскими, если они подписаны первым лицом организации или лицом, близким к нему по должности. PR-специалисты, как правило, эти статьи не подписывают, хотя готовит такие статьи именно служба по связям с общественностью организации.

Авторская статья, где бы она ни была опубликована, всегда направлена на создание или поддержание имиджа организации, но в отличие от непосредственно имиджевой статьи она носит характер более личностного отношения между автором статьи и лицом, ее читающим. Такая личностная связь создается за счет двух факторов: текст начинается с обращения к читателю и заканчивается факсимильной подписью автора, что до некоторой степени имитирует внешний вид личного письменного послания. Наличие фотографии автора текста только усиливает это впечатление.

_______________________________________________________________

Образец авторской статьи.

(статья взята из брошюры, изданной Санкт-Петербургским международным банковским институтом по случаю своего десятилетия). В праздничный для всех нас день успешного завершения первого десятилетия в истории любимого института я поздравляю всех преподавателей, студентов, выпускников и сотрудников. Институт дерзко ворвался в образовательное пространство и финансово-банковское сообщество нашего города и России и за короткий срок успел сделать много нужных и полезных дел. Международный банковский институт – одно из первых негосударственных высших учебных заведений России – за десять лет своего существования подготовил уже сотни квалифицированных специалистов, с успехом применяющих на деле фундаментальные знания и практические навыки, полученные в годы учебы. Опираясь на богатый отечественный и зарубежный опыт в разработке программ обучения, широко используя возможности международного сотрудничества и привлекая к преподаванию ведущих ученых и профессионалов-практиков, институту удалось наглядно продемонстрировать большие возможности совершенствования образовательной системы за счет дальнейшего развития ее коммерческого сектора. Не сомневаюсь, что успешно доказавшие свою плодотворность и перспективность добрые традиции тесного делового сотрудничества института с Центральным банком России и сообществом коммерческих банков будут и впредь неуклонно развиваться и укрепляться… Желаю всем, кому посчастливилось хоть часть своей жизни связать с МБИ, счастья, успехов и удачи в работе, научной и педагогической деятельности! Начальник Главного управления Центрального банка. Российской Федерации по Санкт-Петербургу, Председатель Попечительского совета. Международного банковского института. Савинская Надежда Алексеевна.

_______________________________________________________________

Обзорная статья. Обзорные статьи главным образом пишутся для профессиональных профильных изданий с целью показать свое место на рынке, достоинства своей продукции, свое участие в социальных программах по сравнению с аналогичными показателями конкурентов. Издания широкого профиля, журналы и газеты в равной степени заинтересованы в публикации обзорных статей, так как они представляют читателям готовый сравнительный анализ иногда по целой промышленной отрасли. Само собой разумеется, что фактический характер текста обзорной статьи и каждого из ее положений должен быть безупречным и подтвержденным статистическими данными. Довольно часто обзорные статьи идут за подписью журналиста, работающего со службой по связям с общественностью, которая готовила весь фактический материал.

Занимательная статья. Под словом «занимательная» не следует понимать «развлекательная». Это один из не очень удачных в области журналистики и PR переводов с английского языка термина «feature story», используемого в целом ряде статей и монографий, посвященных проблемам письменной коммуникации. Не предлагая собственного перевода, хочется лишь отметить, что «занимательная» статья может быть посвящена очень серьезным, животрепещущим и насущным проблемам общества. В этом смысле словосочетание «занимательная статья» правильнее понимать как «вызывающая интерес статья».

_______________________________________________________________

Образец занимательной статьи.

(статья опубликована в газете «Московские новости». 2005. № 12 (1279). 25–31 марта). В Америке участь пребывающих в коме людей решает суд. В России полагаются на волю Божью. ЖИЗНЬ ВНЕ ЖИЗНИ. Неделю назад, 18 марта, Терри Шиаво, американку сорока одного года, последние пятнадцать лет находящуюся в коматозном состоянии, перестали кормить. Так решил суд. Терри осталось существовать не более двух недель. По прогнозам медиков, ее организм вряд ли сможет продержаться. Итак, это американский вариант эвтаназии, в США официально запрещенной… Всю неделю в США не утихают споры о судьбе этой тяжело больной женщины: ближайшие родственники, юристы, члены конгресса не могут прийти к единому мнению – как общество должно решать ее участь и участь подобных больных? И вправе ли брать на себя такое решение?.. Сон разума. «Состояние комы можно назвать своеобразным достижением медицины, но за это достижение приходится дорого платить! – заявил «МН» руководитель отделения реанимации «поленовского» института доктор медицинских наук Анатолий Кондратьев, один из ведущих специалистов в России по этой проблеме. – Еще 10–20 лет назад такие больные просто не выживали». «К нам с каждым годом попадает все больше юношей и молодых мужчин, – отмечает руководитель отделения реанимации Института мозга человека Ирина Ивченко. – Состояние комы может возникнуть не только в результате черепных травм, но и инсульта, тяжелого отравления <.> В подавляющем большинстве случаев развязка наступает через 2–4 недели: больные либо приходят в себя и быстро выздоравливают, либо умирают, либо переходят в иное состояние, которое называется «вегетативным» <…> По нашим законам такие пациенты могут провести в стационаре бесплатно не более трех недель, потом их судьба полностью зависит от родственников и их финансовых возможностей…». Шкала исходов. При этом юридическая и этическая установки отечественной медицины однозначны: за жизнь подобных больных надо бороться до конца, невзирая на отсутствие средств и соответствующих условий. То есть даже если нечем бороться. И все-таки в последние годы в России разработаны различные методы, которые могли бы помочь вывести человека из коматозного состояния <.> Однако профессор Кондратьев не может делать прогнозы о том, кто из больных выйдет из комы, а кто – нет <…> За тридцать лет практики он видел неожиданные случаи исцеления и долгое безнадежное угасание. Реаниматологи мира могут опираться сегодня лишь на так называемую шкалу Глазго – документ, где перечислены различные варианты выхода из комы. Кондратьев сослался на одного из британских коллег. Тот сказал об этих людях, что они просыпаются, когда the time is coming. (Когда придет время). Елена Кокурина.

_______________________________________________________________

Представляется, что приведенную выше статью можно считать хорошим примером статьи рассматриваемого жанра; она открывается мощным лидом (вводный абзац), моментально вводящим читателя в ситуацию и просто вынуждающим его продолжить и закончить чтение статьи.

Иногда представленные интересно и с неожиданной точки зрения детали второго плана дают возможность специалистам по связям с общественностью попробовать свои силы в этом новом для себя жанре, который по своим характеристикам в полной мере может быть отнесен к чисто журналистской практике. Некоторые американские авторы, изучающие письменные коммуникативные технологии в PR, замечают, что все тексты, создаваемые службами по связям с общественностью, должны быть функциональными и полностью отвечать всем стандартам в области стиля и орфографии, но есть также и жанры, в которых автор может проявить воображение, внести юмористические или ироничные интонации, использовать литературные приемы, делающие текст интересным и привлекательным (Reilly, 1987).

Жанр «занимательной статьи» требует от пишущего всех этих и многих других умений, поэтому в письменной практике СО относят такую деятельность к области «высшего пилотажа». Как правило, занимательная статья действительно предоставляет автору большую свободу для творчества, поскольку она в структурном отношении не регламентирована так жестко, как основные информационные PR-материалы. Одним из видов занимательной статьи является статья-портрет, основанная на проведении глубинного, имиджевого интервью с лицом, которому посвящена статья; тактичность, точность в передаче фактов, чувство стиля и личная симпатия пишущего к герою сюжета – важные составляющие для написания статьи подобного вида.

Газета «Аргументы и факты» в № 9 за март 2004 г. в рубрике «Дело» опубликовала материал под названием «Женщины, которые «сами с усами»» и с подзаголовком «Признания и успеха они добились без мужчин». В статье есть имена пяти героинь, описан их совместный двенадцатилетний путь к успеху – открытие некоммерческого образовательного учреждения. Но статью нельзя отнести к области паблисити или рекламы, так как в ней не назван не только вуз, который они создали, но даже город, в котором он находится. И только люди, знакомые с героинями статьи, сразу понимают, что речь идет о Невском институте языка и культуры в Санкт-Петербурге. В статье царит шуточный, иногда даже игривый тон, она полна иронии, все жизненные трудности служебного и личного характера, пережитого героинями за эти двенадцать лет, в статье приобретают если не полностью оптимистический характер, то уж, во всяком случае, создают впечатление, что главное в жизни – воля, трудолюбие, вера в себя и тех, кому с тобой по пути.

И хотя это в полном смысле занимательная статья, она, конечно же, несет очень сильный имиджевый заряд. Читатель, не получивший информации ни о направлении деятельности созданного высшего учебного заведения (гуманитарный? технический?), ни его адреса, тем не менее получает очень положительный образ и учебного заведения, и особенно его создателей.

Статья-анонс. Анонсироваться в печати могут как планируемые мероприятия, так и уже имевшие место. Информация в статье-анонсе может по содержанию относиться к самым разным явлениям жизни общества или деятельности организации (слияние двух компаний, предстоящие гастроли знаменитых исполнителей, изменение цен на товары или тарифов на услуги). Особый интерес и повышенный уровень доверия вызывают статьи, написанные от имени или со ссылкой на соотвествующие авторитетные источники информации.

_______________________________________________________________

Образец статьи-анонса.

(статья опубликована в журнале «TIME OUT ПЕТЕРБУРГ». 2005. 28 февраля – 13 марта). Римские каникулы. Борис Филановский: «На Масленой неделе в репертуар Мариинского театра вернется «Сказка о царе Салтане»». Считается, что Римский-Корсаков был сказочником, по контрасту с лириком Чайковским. Так оно и есть, только «сказочника» следует заменить на «миротворца». Большинство опер Корсакова – действительно сказки: псевдоархаическая («Снегурочка»), псевдобылинная («Садко»), лирико-ироническая («Кащей Бессмертный»), мистериальная («Китеж»), сатирическая («Золотой петушок»). «Салтан» отличается от всех этих шедевров тем, что эта сказка – сказочная и рассказывается ради себя самой. Пушкин в своей «Сказке о царе Салтане» каким-то чудом передал без искажений то, что ему рассказывала Арина Родионовна, – не слова, конечно, а что-то большее. Корсаков и его либреттист Бельский на чудо не полагались. Они его сочиняли. Появились новые персонажи, а кое-какие старые сменили имена. Бельский архаизировал и несколько засахарил Пушкина («умиротворение в простонародной идилличности», – писал композитор). Чтобы представить стиль либретто, достаточно вспомнить русские афиши и плакаты начала ХХвека с их тяжелой раззолоченной стариной или картину Врубеля «Царевна-лебедь». Мариинская постановка – не модерн, а взгляд в столетнее прошлое. Оно изрядно подзабылось, а опера Корсакова пришлась весьма кстати, чтобы его вспомнить. Ведь и Корсаков с Бельским взялись за «Салтана» в год столетнего юбилея Пушкина. Жаль только, что новую постановку после премьерных показов наверняка упрячут в резервацию детских утренников. Сказка ведь. 8.03, 12.03. Мариинский театр.

_______________________________________________________________

Заявление для СМК.

Это особый вид текста, рассылаемый в средства массовой информации и создаваемый службой по связям с общественностью по заданию руководства. В таком заявлении организация объявляет о своем отношении к событию или факту, рассматриваемому в этом заявлении. Организация, таким образом, снимает возможность любых кривотолков и неясностей относительно ее оценки этих событий. Такие заявления – обычное явление в жизнедеятельности политических партий и движений. Но и деловой мир часто прибегает к этому средству для информирования общественности.

Как правило, в этих случаях статье подобной направленности бывают предпосланы в виде подзаголовка такие слова, как «мнение» или «позиция».

_______________________________________________________________

Образец статьи-заявления.

Предприниматели формулируют свои требования к власти, пренебречь ими – дестабилизировать страну. «Хотим бумагу тщательную, фактическую, настоящую». Позиция. Александр Лифшиц. Заместитель генерального директора. Компании «Русал». Наш крупный бизнес – а это в основном экспортеры – находится в состоянии конкуренции на мировом рынке. Следовательно, он сталкивается с мощными международными финансово-промышленными группами. Наверное, было бы разумно со стороны государства дать нашему крупному бизнесу хотя бы то, что имеют его зарубежные конкуренты, – не больше и не меньше. Что конкретно я имею в виду? Первое – предсказуемость основных макроэкономических показателей… Второе – предсказуемость по ценам и тарифам, которые регулируются государством. Я имею в виду электроэнергию, газ, железнодорожные перевозки. Третье – хотелось бы большей определенности с налогами. Четвертое – инвестиционная льгота по налогу на прибыль. Пятое – России нужен действующий, работающий, крупный экспортно-импортный банк. Шестое – надо пересматривать отношение к утечке капитала… Но в России нет никакой политики, никаких законов, которые бы регулировали этот процесс, исчисляемый, между прочим, уже миллиардами долларов. И они проходят по периферии сознания власти, не готовой к серьезному обсуждению этого явления.

_______________________________________________________________

Мы привели образец того, как четко и достаточно резко крупный бизнес в дице А. Лифшица, в прошлом министра финансов в Российском правительстве, высказал в этом заявлении мнение о том, что предстоит делать власти для укрепления экономическго потенциала России.

Медиа-, ньюс-, пресс-кит.

Как и в сочетаниях со словом «релиз», стоящие в подзаголовке слова в широком смысле являются синонимами и называют один и тот же предмет – «папка с информационными материалами для средств массовой информации». Разница между ними заключается в том, что тогда как в термине «ньюс-кит» подчеркивается новостной характер содержащихся в папке материалов, сочетания с «пресс» и «медиа» подчеркивают адресную направленность этой папки – для печатных средств информации или для всех без исключения СМК, включая радио, телевидение, Интернет. Как и в случае сочетания этих определяющих слов со словом «релиз», в дальнейшем изложении повсеместно будет использовано сочетание «ньюс-кит».

Общепризнано, что одним из наиболее широко принятых и надежных путей распространения информационных материалов является ньюс-кит (рис. 6). Иногда ньюс-кит еще называют «информационный кит».

Рис. 6. Ньюс-кит.

Содержание пресс-конференции, приглашение, блокнот, другие сопровождающие пресс-релиз материалы, бэкграундер или «информационное досье» – это, как правило, имеет место в тех случаях, когда материалы распространяются во время презентаций или на выставках, где могут присутствовать представители деловых кругов или властных структур, а не только журналисты. Большинством организаций более широко используются новые технологии, поэтому все чаще стали появляться электронные формы представления материала. Для России в настоящее время в качестве основного вида представления ньюс-кита все еще является традиционный вариант – специальная папка. Однако в эту папку наряду с печатными текстами вкладываются компьютерные дискеты с полным содержанием всех материалов ньюс-кита, и это также стало обычной нормой.

Ньюс-кит – это папка особой формы, на внутренней стороне которой имеются специальные карманы для материалов, на внешнюю сторону этих карманов также принято прикреплять визитные карточки лиц, представляющих организацию на пресс-конференции.

Спецификой некоммерческих организаций при проведении пресс-конференции и подготовке всех материалов для этого следует считать размещение на внутренней или задней стороне ньюс-кита логотипов тех коммерческих организаций, которые оказывают им спонсорскую помощь, и логотипов СМИ, предоставляющих информационную поддержку. Для некоторых коммерческих организаций, выпускающих на рынок целую серию различных товаров, характерно размещение не только своего логотипа, но и торговых марок.

Набор основных материалов, включаемых в ньюс-кит, конечно, зависит от цели его дальнейшего использования, однако минимум документов, необходимых в любом ньюс-ките, может быть сведен к следующему:

• сопроводительное письмо с перечнем всех документов, включенных в медиа-кит;

• медиа-релиз, разосланный вместе с приглашением на мероприятие;

• медиа-релиз с более развернутой информацией по теме проводимого мероприятия (такой медиа-релиз предназначен для журналистов, которые будут готовить объемную и подробную информацию);

• биографические справки на лиц, участвующих в проведении мероприятия;

• текст выступления всех представителей организации, участвующих в проведении мероприятия;

• бэкграундер, или факт-лист, либо то и другое;

• брошюры и листовки, связанные тематически с мероприятием;

• тексты статей, подготовленных для публикации службой по связям с общественностью организации;

• фотографии, графики, таблицы;

• визитные карточки представителей организации, присутствующих на мероприятии;

• мелкие рекламные образцы продукции фирмы;

• памятные предметы с логотипом фирмы (блокноты, ручки, пластиковые сумки).

_______________________________________________________________

Образец содержимого ньюс-кита.

1. Приглашение на пресс-конференцию. 2. Пресс-релиз. 3. Пресс-релиз (дополнительная информация). 4. Список участников пресс-конференции. 5. Визитная карточка PR-менеджера. 6. Бэкграундер (страницы истории организации). 7. Бэкграундер (справка о продукте). 8. Рекламная листовка. 9. Характеристики продукта, представленные в виде таблиц. 10. Список наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них. 11. Три фотографии (внешний вид завода, складов и продукта). 12. Бумага для записей с логотипом организации. 13. CD со всеми материалами, подготовленными для этой пресс-конференции.

_______________________________________________________________

Иначе выглядит подборка документов, вручаемых журналистам и участникам научных конференций. В качестве примера ниже приводится содержание информационного досье, подготовленного оргкомитетом Международной PR-конференции, проходившей в Санкт-Петербурге в сентябре 2009 г. Все материалы досье представлены на двух языках – русском и английском, которые заявлены как рабочие языки на данной конференции.

Информационное досье Baltic PR Weekend International Conferece содержит следующие разделы:

1. Титульный лист с логотипами организаций устроителей и спонсоров.

2. Текст приветствия Председателя оргкомитета участникам конференции.

3. Полезная информация.

4. Имена членов оргкомитета с указанием выполняемых обязанностей по конференции.

5. Культурная программа.

6. Анкета участника.

7. Программа конференции.

8. Спикеры (биографические справки).

9. Участники.

10. Партнеры.

11. Информация о конкурсах, грантах, премиях, вакансиях.

Приведенный пример с очевидностью показывает, что только содержание планируемого мероприятия, будь то международный форум, научная коференция или пресс-конференция, определяет, какие именно материалы должны быть включены в инфомационное досье, или ньюс-кит.