Сбор материалов для модификации.

Чтобы модифицировать презентацию, вооружитесь полезной информацией и материалами. Начинайте этот процесс еще на этапе подготовки, за несколько дней и даже недель до презентации, и продолжайте вплоть до момента выхода на сцену. Вот несколько шагов, которые я предлагаю вам предпринять.

Накануне презентации.

Исследуйте свою аудиторию. Узнайте все о тех, кто будет присутствовать: их уровень знаний, главные интересы и заботы, личные предубеждения.

Выясните имена нескольких самых влиятельных людей из публики. Узнайте имена высокопоставленных сотрудников компании, авторитетных специалистов, самых уважаемых экспертов и руководителей, которые обладают наибольшей властью в принятии решений. Следите за новостями и тенденциями отрасли. Накануне презентации постарайтесь найти все новости, статьи и обсуждения в Интернете, связанные с компанией, перед которой вы собираетесь выступать, и соответствующей отраслью промышленности.

В день презентации.

Постройте открывающий слайд. Упомяните в первом слайде свою публику, место проведения презентации, дату и сделайте уместный переход к основной части своего выступления. В Microsoft PowerPoint есть специальная функция, меняющая дату автоматически. (Кликните пункт меню Вставка на панели инструментов, затем выберите Дата и время и задайте Автообновление.).

Ищите разные способы модифицировать презентацию. Утром в день выступления посмотрите новости по телевидению, почитайте газеты, поблуждайте в Интернете; просмотрите все источники, где можно найти темы, связанные с вашей презентацией и близкие аудитории.

В газете The New York Times есть ежедневная рубрика под названием «Этот день в бейсболе», где пишут о достопамятных и эпохальных событиях. Поскольку состязательные виды спорта служат отличной метафорой для бизнеса, вы можете выбрать одно из таких событий, чтобы провести аналогию и проиллюстрировать свою мысль.

В Интернете есть и более масштабные ресурсы, где по датам перечисляются знаменательные исторические события. В день выступления выберите какое-нибудь и включите его в содержание презентации, чтобы сделать свою речь более масштабной.

Пообщайтесь с аудиторией до начала презентации. Придите пораньше и побеседуйте с некоторыми из присутствующих – как со знакомыми, так и с незнакомыми. Задайте им несколько вопросов. Прислушайтесь к их разговорам. Собирайте ценную информацию, имена и факты, чтобы включить их в выступление.

Дон Листвин, основатель The Canary Foundation , общественной организации, пропагандирующей раннюю диагностику рака, долгие годы был исполнительным вице-президентом Cisco Systems . Впервые я познакомился с ним, когда он работал младшим менеджером по продукции в Cisco . Как вы, возможно, помните из введения, после первичного размещения акций Cisco Кейт Мезер, тогдашний вице-президент по корпоративному маркетингу, потребовала, чтобы все ее менеджеры по продукции про шли мою программу. Дон оказался в первом потоке, и он был самым прилежным студентом. Вскоре благодаря своему ораторскому мастерству он получил завидное поручение – провести презентацию нового продукта Cisco вместе с тогдашним главным исполнительным директором Джоном Моргриджем.

Задача была очень ответственной. С самого начала своего существования Cisco находилась в жесткой конкурентной борьбе с компанией Wellfleet за лидерство на рынке маршрутизаторов. В 1992 году Cisco разработала новый комплексный маршрутизатор, и это изобретение наносило удар прямо в сердце Wellfleet , по ее сильной стороне – «железу», и ранило в самое уязвимое место – программное обеспечение, которое и стало конкурентным преимуществом Cisco .

Дон разработал свою презентацию для СМИ, используя все приемы, которым научился в рамках программы «Эффективные презентации», все выходные накануне выступления, намеченного на вторник, провел перед зеркалом и проговорил свою будущую речь сорок раз. В понедельник Дон сделал опытный прогон перед сотрудниками Cisco уже на полном автопилоте. Презентация стала сухой и безжизненной.

Он позвонил мне и сказал: «Джерри, я выдохся! Что делать?».

Я напомнил ему о способах модификации, и он решил воспользоваться прямыми ссылками и вопросами. На следующий день, прямо перед выступлением, Дон зашел в зал и переговорил с некоторыми из присутствовавших, расспросив их, что бы они хотели услышать о Cisco . Затем он вышел на сцену и начал презентацию. Сразу после вступления Дон посмотрел на одного из гостей, с которым он только что беседовал, и обратился к нему по имени. Мужчина заулыбался, и Дон почувствовал искры признания, которые излучала публика. Дон, свою очередь, почувствовал, что он владеет собой и аудиторией. (Позже Дон сравнивал такой эффект с тем, что бывает, когда преподаватель называет кого-то из студентов по имени, хотя я никогда не рассказывал ему историю о профессоре Дрейке.).

Затем Дон поднял вопрос, который кто-то задал ему во время неформального общения: «Будет ли Cisco продолжать совершенствовать эксплуатационные качества этого нового маршрутизатора?» И сразу же ответил на него, рассказав о планах Cisco и дальше разрабатывать новинку. И снова Дон почувствовал отдачу, что, в свою очередь, придало ему энергии. Дон с энтузиазмом продолжил презентацию.

Позднее в том же году новый маршрутизатор Cisco занял лидирующее положение на рынке, а еще через год Wellfleet был поглощен.

Спустя несколько лет я проводил свою программу для группы новых менеджеров по продукции Cisco. Когда я дошел до модификации, я привел пример Дона. Один мужчина из группы воскликнул: «О да! Я тогда работал в Wellfleet и присутствовал на этой презентации». И печально покачал головой: «Когда я услышал выступление Дона, я понял, что наша карта бита».

Дон по сей день использует эти приемы, чтобы каждая его презентация была свежей и актуальной для аудитории.