Порядок работы с картотекой.

Вносить мысли в картотеку желательно немедленно после их появления, поскольку мысль – субстанция трудноуловимая и легко теряющаяся. Когда под рукой у вас нет компьютера, желательно иметь специальный блокнотик для записи мыслей, из которого переносить их в электронную картотеку. Либо пользоваться смартфоном или коммуникатором, создавая заметку в нем и затем синхронизируя раздел «Заметки» коммуникатора с соответствующим разделом Outlook. Наиболее продвинутые смартфоны позволяют включать в такие заметки рисунки от руки и диктофонные записи – ваши комментарии.

При внесении заметки можно кликнуть в левом верхнем ее углу и выбрать некоторые необходимые параметры.

▪ Цвет. Удобно, например, важные мысли выделять красным, информацию к сведению – зеленым и т. п.

▪ Категорию. Аналогично задачам и контактам заметки можно упорядочивать по категориям. Присваивать категорию стоит заметке, которая не относится к определенному проекту, но касается некоторой общей области – «Клиенты», «Поставщики», «Подчиненные» и т. п.

▪ Контакт. Как и задачи, заметку в Outlook 2007–2010 можно связывать с контактом. В Outlook 2007 при работе с контактом вы увидите ее на вкладке «Действия». Это удобно, если мысль нужно не просто зафиксировать, но еще и обсудить с кем-либо, а для этого – вспомнить о ней в нужный момент. К сожалению, в версии 2010 вкладки «Действия» нет, для нее нужна отдельная надстройка. Но связать заметку с контактом все же можно.

^{Для связывания заметки с одним или несколькими контактами нужно кликнуть по изображению листка бумаги в левом верхнем углу заметки и выбрать в появившемся меню пункт «Контакты…». После этого в окне «Контакты для заметок» с помощью кнопки «Контакты…» следует указать необходимые имена.}

Мысли, занесенные в картотеку, необходимо регулярно просматривать. Удобно это делать в следующих случаях:

▪ вам необходимо «втянуться» в работу по проекту или направлению. Просмотрев нужную папку, вы настраиваете себя, входите в проблемное поле, включаетесь в решение задач;

▪ вы чувствуете творческий настрой, готовность рождать новые небанальные идеи. В такой ситуации просмотр старых мыслей является хорошим стимулом, стартером для рождения новых.

Просматривая картотеку, можно, как и в «Задачах», «Контактах» и «Календаре», переключать разные представления. Представление по умолчанию – значки, большие или мелкие: заметки выглядят как стикеры.

«Список заметок» – заметки выстроены простым списком. «Последние 7 дней» – отображаются лишь новые заметки.

Чтобы видеть одновременно и название заметки, и ее содержание, есть два способа. Первый – «автопросмотр». Когда он включен, под каждой заметкой виден начальный фрагмент текста, около абзаца. Чтобы его включить, в Outlook 2010 нужно сделать правый клик на заголовке любого столбца, после чего выбрать в контекстном меню пункт Настройка представления / Другие настройки / Автопросмотр. (В Outlook 2007 все проще: Вид / Автопросмотр.).

Второй способ – «область просмотра» (Вид / Область просмотра). Когда она включена, внизу под списком заметок появляется часть экрана, где видно полное содержание заметки, на которой в данный момент стоит курсор.

Иногда бывает полезно настроить автоматическое форматирование: например, выделить жирным шрифтом все заметки, в которых встречается слово «проект». Это делается стандартным путем – через пункт «Настройка представления» (в версии 2007 – «Изменить текущее представление») в контекстном меню. Подробно эти действия описывались в главе 1.