Разграничение доступа к информации.

При работе с обычным Outlook крайне трудно разграничить доступ сотрудников к информации. Exchange-сервер позволяет устанавливать права доступа только к папкам. Например, этот сотрудник имеет право задачи в папке только читать, этот – редактировать, этот – вносить (не видя содержимого папки) и т. д. Но если разложить задачи в разные папки, теряется удобство работы с ними – группировка, сортировка, отбор по различным критериям и т. п.

Иногда применяют обходные пути, например внутри задачи делают ссылку на документ, лежащий на портале SharePoint. А портал позволяет уже более тонко регулировать права доступа пользователей к документам. Но это создает ряд дополнительных неудобств и к тому же требует наличия и активного использования SharePoint в компании.

«Организатор задач Outlook» позволяет тонко разграничить права доступа к задачам, хранящимся физически в одной папке Exchange-сервера. Пользователи получают доступ к задачам в системе в соответствии с правами доступа, которые настраивает администратор системы с помощью специальной папки, в которой указаны пользователи с данными им правами.

По умолчанию пользователь системы имеет право доступа к тем задачам, в которых он является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования. Пользователь в роли руководителя дополнительно имеет доступ ко всем задачам, в которых пользователь-подчиненный является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования.

Есть также роль помощника, который имеет доступ к задачам своего руководителя и его подчиненных. Эта роль весьма актуальна, когда в контроле задач руководителю помогает секретарь.