Краткие итоги.

▪ Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

▪ Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.

▪ Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

▪ Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.

▪ Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.

▪ Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

▪ Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.

▪ Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

«Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и «небесные знамения» – все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых ошибок».