Договоры аренды, найма и лизинга. Образцы, рекомендации, комментарии.

2.6. Использование личных автомобилей сотрудников.

Если работодателем для осуществления служебных поездок используется личный автотранспорт работников, то в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ работникам должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) автомобиля, а также возмещаться другие расходы, связанные с такими поездками.

Компенсация положена работникам (один раз в месяц) в тех случаях, когда их должностные обязанности предполагают постоянные разъезды по производственной или служебной необходимости. Для ее получения необходимо представить в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля.

При этом компенсация не выплачивается во время нахождения владельца автомобиля в отпуске, командировке или в случае его временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда его машина не эксплуатируется.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций, выплачиваемых работникам, отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Расходы на их выплату являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Для целей налогообложения расходы на выплату компенсаций в пределах норм, установленных Правительством РФ, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен размер компенсации в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 руб., свыше 2000 см3– 1500 руб., для мотоциклов – 600 руб.

Следует учесть, что согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяется соглашением между работодателем и работником, которое должно заключаться в письменной форме. В связи с этим в таких соглашениях могут быть определены и большие суммы компенсаций.

С точки зрения бухгалтерского учета повышенные компенсации также являются расходами по обычным видам деятельности, однако, для целей налогообложения суммы, уплаченные сверх норматива, предусмотренного для данного вида расходов, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

В соответствии со ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с возмещением расходов, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм не включается в налогооблагаемый доход работника, а вот сверхнормативная сумма должна облагаться налогом на доходы физических лиц. Датой получения дохода является день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Компенсационные выплаты за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах законодательно установленных норм не облагаются единым социальным налогом (п. 1 ст. 238 НК РФ). Сверхнормативные суммы также не облагаются этим налогом, поскольку не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).