7.2.1.3. Microsoft Powerpoint.

Презентация (presentation (англ.) – представление (рус.).

Система демонстрации графики MS PowerPoint позволяет просто и быстро подготовить разнообразный презентационный материал высокого качества.

Презентация PowerPoint включает: раздаточные материалы (выдачи), цветные и черно-белые прозрачные пленки, электронные презентации, тезисы доклада. Презентация может походить на экране компьютера (в пределах одной комнаты), на большом экране (в одном зале), в локальной сети (внутри организации), в глобальной сети (широкое вещание).

Способы создания презентаций.

При запуске PowerPoint открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается открыть готовую презентацию или создать новую презентацию одним из 3 способов:

• с помощью Мастера Автосодержания или шаблона презентации;

• с помощью шаблона оформления;

• вручную (на основе шаблона Новая презентация).

Мастер автосодержания.

Мастер проведет вас по трем диалоговым окнам, в которых вы выберите нужные вам параметры. В результате получится условная презентация, выдержанная в определенном стиле и содержащая условный текст, ее нужно будет немного доделать.

В стартовом окне выберите переключатель Мастер автосодежания. Появится информационное окно мастера → Далее.

В первом окне нужно выбрать Вид и Тип презентации (напр. Деловые – Рекламный буклет) → Далее.

В следующем окне выбирается Способ вывода презентации, на экран или в Интернет, в зависимости от этого выбирается Формат выдачи (на экран).

В последнем окне нужно указать Заголовок презентации и дополнительные данные. Нажать кнопку Далее → Готово.

Создание презентации на основе шаблона оформления.

Дать команду Файл → Создать, открыть вкладку Презентации.

Выбрать Шаблон оформления и нажать Enter.

Если оформление готовой презентации вас не устраивает, можно изменить шаблон оформления: Формат → Применить оформление. Выбрать новый шаблон оформления и нажать Еntеr.

Для добавления в презентацию нового слайда надо нажать кнопку/картинку «новый слайд» на панели Стандартные или выбрать команду Вставка → Новый слайд.

Если презентация создается на основе шаблона оформления, новый слайд создается автоматически.

Самостоятельное создание презентации:

1) создание слайда начинается c выбора автомакета;

2) миниатюра автомакета и описание подсказывают, какие объекты будут размещены на слайде;

3) автомакет ранее созданного слайда можно изменить в любое время, выбрав ФорматРазметка слайда.

Созданный слайд размечается в соответствии с выбранным автомакетом, т. е. на слайде располагаются специальные объекты, с помощью которых вводится выбранный тип данных (например, маркированный текст и таблица). Все автомакеты, кроме пустого, предполагают ввод заголовка слайда.

Для заполнения слайда достаточно щелкнуть по одному из объектов разметки и ввести информацию.

При создании слайда можно использовать различную информацию:

1) простой текст;

2) маркированный текст;

3) таблицы;

4) графические объекты (рисунки, диаграммы).

Если необходимо добавить новый текстовый объект – выбираем Вставка → Надпись. В появившееся поле вводим текст и форматируем с использованием всех стандартных приемов.

Создание таблицы.

В меню Вставка дать команду Рисунок → Таблица Microsoft Word.

Ввести в появившемся приглашении число строк и столбцов и нажать ОК.

Режимы просмотров слайдов.

1) первая кнопка – Режим слайдов. Позволяет просматривать слайды по одному в порядке появления;

2) вторая Режим структуры. Видно больше текста;

3) затем Режим сортировщика слайдов. Позволяет увидеть всю презентацию в внести изменения;

4) режим страниц заметок. Отображает заметки, которые вы добавляете к слайдам;

5) показ слайдов.

Перемещать, копировать, удалять слайды удобнее всего в Режиме сортировщика слайдов.

Для копирования слайда также можно предварительно дать команду Вставка/Дублировать слайд, а уже затем перенести копию на нужное место.

Удаление слайда: выделить и нажать на клавишу Delete.

В режиме сортировщика слайдов нельзя редактировать содержание, но можно проводить некоторые операции сразу для нескольких выделенных слайдов. Например, можно изменить разметку выделенных слайдов (Формат/разметка слайда).

Печать.

Команда Колонтитулы из меню Вид позволяет поместить на образцы следующие элементы:

1) вкладка Слайд:

А) нижний колонтитул;

Б) дату и время печати;

В) номер слайда (страницы);

2) вкладка Заметки и выдачи, позволяет выбрать способ размещения презентации на печатной странице.

В окне Печать необходимо выбрать на чем печатать (тип и название вашего принтера), диапазон печати (какие слайды печатать), какую форму представления печатать (заметки, слайды, 1 или несколько на листе), в каком количестве печатать (число копий), как печатать (обрамление слайдов).

Эффекты анимации.

Под анимацией в РРТ понимается специальный визуальный или звуковой эффект, сопровождающий появление объекта на экране, а также установление последовательности построения объектов на слайде.

Для создания анимации в меню Показ слайдов надо выбрать команду Настройка анимации.

Можно изменить порядок анимации, задать порядок и время анимации, выбрать эффект и просмотреть его.

Смена слайдов.

Команда Переход слайда из меню Показ слайдов позволяет определить, каким образом происходит переход от одного слайда к другому. Задавать переходы удобнее в Режиме сортировщика слайдов:

1) выделить слайды, для которых планируется одинаковый переход;

2) нажать на панели Сортировщик слайдов кнопку Переход слайдов;

3) в открывшемся диалоговом окне задать параметры перехода.

Подготовка к презентации.

Параметры, связанные с показом презентации задаются с помощью команды Показ слайдов/Настройка презентации.

В окне Настройка презентации выбираются:

1) способ показа слайдов;

2) способ смены слайдов;

3) диапазон показа.

Репетиция.

Для задания времени показа слайда удобно провести репетицию, в процессе которой запоминает, сколько времени демонстрируется тот или иной слайд.

Нужно выбрать из меню Показ слайдов – Настройка времени или нажать на кнопку Настройка времени на панели Сортировщик слайдов.

При этом появляется панель Настройка времени:

– настройка времени.

Проведение презентации.

Для демонстрации презентации используется кнопка перехода в режим Показ слайдов. Демонстрация начнется с текущего слайда.

Для того, чтобы демонстрация началась с 1 слайда, надо дать команду Вид/Показ слайдов или Показ слайдов/Начать показ, или нажать кнопку внизу слева:

– показ слайдов.

Любой слайд можно исключить из текущего показа:

1) в Режиме сортировщика слайдов выделить слайд, который нужно скрыть;

2) показ слайдов – Скрыть слайд или нажать кнопку;

3) номер слайда будет зачеркнут;

4) показать скрытый слайд – Переход / Скрытый.

Управление ходом демонстрации осуществляется мышью или специальной кнопкой на экране. При этом открывается меню, которое позволяет гибко управлять процессом демонстрации слайдов.

Например, Указатель / Перо – можно рисовать на экране, чтобы его «положить», надо снова выбрать стрелку.

Экран / Стереть карандаш – можно стереть заметки, сделанные пером.

Основные правила:

1) все должно быть просто;

2) текст легко читаем и понятен;

3) краткие лаконичные фразы;

4) тезисы;

5) докладчик дает пояснения;

6) размер текста – зависит от величины экрана и аудитории никогда не меньше 14.

Придерживайтесь одного фона. Фон – это декорация для информации.

Установите декорации и больше их не трогайте!

Если вы пользуетесь проектором:

1) светлый текст на полутемном фоне;

2) свет притягивает взгляд;

3) старайтесь ослепить публику не графикой и стилем, а информацией. Содержание в данном случае важнее формы;

4) не выравнивайте маркированный список по центру. Это делает текст неровным и сложным для чтения.

Помните!

• Избегайте заглавных букв, сложно читать.

• Одна из основных ошибок при создании презентаций состоит в большом количестве информации на экране. Аудитория будет отвлекаться на чтение текста, а не слушать докладчика, как вы сейчас и делаете. Говорят, публика более восприимчива к словам, а не тексту.

Рис. 8. Горячие клавиши для PowerPoint.