BzBook.ru

Бюджетирование и контроль затрат: теория и практика

3.2.1. Системы контроля в процессе исполнения бюджетов

В процессе бюджетирования составление сводного бюджета является первой стадией бюджетного цикла, второй этап – это контроль исполнения сводного бюджета. Под системой контроля понимается логическая структура формальных (неформальных) процедур, предназначенная для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами компании в течение планируемого периода. В нее включаются: текущее принятие управленческих решений на различных уровнях организационной иерархии, исходя их критерия выбора оптимальных альтернатив в рамках установленного бюджетного задания; поступление от центров ответственности информации о ходе выполнения бюджетного задания соответствующим управленческим службам; анализ текущей информации о выполнении бюджета управленческими службами и подготовка рекомендаций высшему руководству.

Распределение ответственности за выполнение различных подбюджетов определяется существующей на предприятии организационной структурой и системой управления. Ответственность за выполнение бюджетов по центрам ответственности уже была рассмотрена во 2 главе, необходимо только добавить, что все бюджетные показатели в разрезе центров ответственности делятся на:

1) централизованно устанавливаемые аппаратом управления (показатели входят в бюджетное задание подразделения, и центр не имеет право самостоятельно их изменять);

2) устанавливаемые самими структурными подразделениями.

Причем, если ответственность за выполнение показателей несет соответствующий центр, то показатели называются «контролируемыми» центром ответственности; если бюджетные показатели относятся к данному структурному подразделению только по месту возникновения (амортизация здания) и не влияют на фактический уровень статьи затрат, то такие показатели называются «неконтролируемыми».

Регламент принятия решений по контролю и корректировке отдельных бюджетных показателей по различным центрам ответственности четко специфицируется внутренними нормативными актами предприятия.

Структурные подразделения в течение бюджетного цикла находятся в функциональном подчинении различных служб аппарата управления, т. е. каждая управленческая служба имеет свой профиль, что ограничивает пределы ее вмешательства в оперативную деятельность подразделения. Прямой контроль управленческих служб относится лишь к текущему выполнению показателей, но в плане методов достижения их значений аппарат управления может лишь давать свои рекомендации.

Система контроля управленческих служб складывается из трех компонентов:

1) распределение функций между управленческими службами по контролю исполнения бюджета. Данной составляющей соответствует следующая структура:

а) бухгалтерия предприятия выполняет расчетные функции сбора и систематизации сводной плановой и фактической информации в течение бюджетного периода в рамках системы комплексного нормативного учета,

б) планово-экономической отдел занимается вопросами контроля исполнения смет текущих расходов по центрам ответственности, калькуляцией фактической себестоимости продукции, аналитического учета фактических затрат;

в) отдел закупок контролирует объемы, структуру и цены по обеспечению запасов материальных ресурсов;

г) управление маркетинга и сбыта отслеживает объемы и структуру сбыта, движение расчетов по реализованной продукции, уровень расходов;

д) финансово-экономическое управление контролирует соблюдение финансовых норм предприятия и составляет промежуточные отчеты о движении денежных средств, а также проводит мероприятия по привлечению дополнительного капитала;

е) управление капитального строительства следит за реализацией графика утвержденных смет в разрезе отдельных проектов капитальных вложений;

ж) планово-экономический отдел следит за выполнением сводного бюджета компании в целом, если в структуре управления отсутствует отдел по маркетинг и сбыту, то на плановый отдел возлагается еще контроль за реализацией бюджета продаж;

2) система внутреннего документооборота. Управленческие службы компании периодически в течении планируемого периода получают отчеты о текущем выполнении бюджетных показателей по структурным подразделениям и обобщают их в сводных планах, которые анализируются и впоследствии корректируются. Необходимо заметить, что структурные подразделения предоставляют исполнительные отчеты только по контролируемым ими показателям.

Движение информационных потоков и составление сводной отчетности представлено на схеме 3.2;

3) система внутренних нормативных актов, регламентирующая функции управленческих служб и систему внутреннего документооборота.

Главным в регламенте работы управленческих подразделений являются стандартные процедуры деятельности, которые служат в качестве свода правил деятельности управленческих служб и структурных подразделений и порядка их взаимодействия с другими подразделениями в процессе контроля исполнения бюджета. Механизм стандартных процедур позволяет своевременно выявлять отклонения фактических показателей от бюджетных и предотвращать излишнее расходование имеющихся ресурсов.