BzBook.ru

Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО.

Продуктивно используйте время в поездке.

Профессиональные путешественники часто говорят, что работают лучше всего именно в пути, вдали от постоянных помех: телефонных звонков, клиентов и коллег. Выберите на основе собственных привычек, вашего стиля работы и реакции на окружение в путешествии, какую работу вам лучше всего удается делать в пути. Майк М. брал с собой в самолет не слишком важную работу, потому что его постоянно отвлекали стюардессы и объявления. Шерри Дж. совершенно не обращает внимания на эти внешние помехи и берет с собой в самолет самую сложную работу; то, что она находится далеко от телефона, позволяет ей сконцентрироваться, и, планируя сроки сдачи проекта, она учитывает время полета.


Другие идеи для работы в поездке:

• Между пересадками, пока ожидаете у терминала, приведите в порядок портфель (или кошелек). Одна моя клиентка между полетами располагается рядом с большой урной и выбрасывает в нее все использованные блокноты, смятые салфетки, сломанные ручки и прочитанные журналы и отчеты. Когда она добирается до пункта назначения и открывает портфель, тот оказывается в полном порядке.

• Возьмите с собой специальную литературу, чтобы ознакомиться с последними новостями и событиями в вашем бизнесе или отрасти.

• Находясь за рулем, можно совершенствовать многие навыки, слушая аудиозаписи семинаров и учебных курсов, касающихся вашей профессии. Держите под рукой диктофон, чтобы наговаривать свои замечания по время прослушивания таких аудиоматериалов. Затем отправьте эту кассету своему ассистенту для расшифровки, чтобы, вернувшись в офис, вы могли действовать на их основе.

• Возьмите с собой папку или большой конверт с запасными письменными принадлежностями (бумага, карточки для заметок, конверты, марки, открытки) и займитесь старыми письмами и выражениями благодарности в самолете или поезде. Отправьте написанные письма по прибытии.

• Записывайте все свои дела и телефонные сообщения в календарь/органайзер. Берите в поездку тот же календарь/органайзер, который используете дома, чтобы вам не приходилось повторно записывать или переносить информацию.

3. Найти всему свое место

Ценность создания постоянного, подходящего места для всех вещей в сумках или в автомобиле для профессиональных путешественников нельзя недооценивать. Это позволит:

• Намного ускорить сборку и разборку багажа.

• Делать быструю визуальную проверку взятых с собой вещей и мгновенно находить то, что нужно, в любое время в течение поездки.

• Усилить чувство контроля и уверенности в поездке.

• Путешествовать в безопасности. Если в поездке вы суетитесь и выглядите неорганизованным, то легко можете стать объектом преступления. Например, в моем портфеле есть узкий карман, в котором я всегда храню билеты и путеводитель, а паспорт мне удобно хранить в небольшом отделении в бумажнике. Проходя через терминал в аэропорту, я могу легко и быстро достать билет и паспорт, без суеты и волнения.


Чтобы спланировать, какие вещи и где будете хранить, используйте следующие рекомендации. Естественно, окончательное решение нужно принимать на основе своих привычек, ассоциаций, физических потребностей и чувства комфорта.

ПУТЕШЕСТВИЕ В САМОЛЕТЕ ИЛИ ПОЕЗДЕ.

• Карман пиджака или кошелек — вещи, которые должны быть самыми доступными и находиться в безопасности (например, деньги, паспорт, визитки, ключи, пейджер, путеводитель).

• Портфель — вещи, связанные с работой, которые должны быть под рукой в течение всей поездки (например, ноутбук, документы, календарь, литература, руководства и карты, расходные материалы для записей).

• Дополнительная ручная кладь — связанные с работой или личные вещи, которые не помещаются в портфель и которыми вы не хотите рисковать, сдав их в багаж, потому что он может потеряться или застрять в пути (например, презентационные материалы или торговые предложения, книги, обувь, бутылка с водой, еда, подушка для путешествия, принадлежности на случай непредвиденный обстоятельств, например, зубная щетка, одеколон, сменное нижнее белье или чулки). Однажды один мой клиент направлялся к покупателю с важным перспективным торговым предложением. По пути он остановился, чтобы заправить машину. Опуская шланг, он облил бензином брюки и ботинки. После двадцатиминутной пробежки по морозу в надежде, что бензин выветрится, он вошел в офис клиента, молясь о том, чтобы запах наконец рассеялся. Секретарь с любопытством понюхала воздух и спросила, не чувствует ли он запаха зажигалки. Если бы у него была с собой запасная одежда и обувь в автомобиле!

• Основной багаж (который вы сдаете или берете с собой) — вещи, без которых можно обойтись или которые легко заменить, если они потеряются (например, одежда, обувь, нижнее белье, носки, верхняя одежда, туалетные принадлежности, складной несессер, сумка для грязной одежды).

• Косметика и туалетные принадлежности — небольшие предметы для личной гигиены (например, одеколон, пена для бритья, косметика, дезодорант, шампунь, мыло, аптечка). Отведите определенные отделения в сумках для туалетных принадлежностей или косметики каждой категории, вместо того чтобы сваливать все в одну кучу. Пусть эти сумки всегда будут собранными, чтобы не приходилось складывать вещи в спешке. Купите запасные экземпляры обычных туалетных принадлежностей и косметики и храните в багаже вместе с их списком. Не забудьте указать в списке «скоропортящиеся продукты», которые нужно положить в последний момент (например, лекарства, витамины, лак для ногтей). Если вы много путешествуете, храните два комплекта туалетных принадлежностей: один с небольшим их количеством для коротких поездок; другой — с туалетными принадлежностями обычного объема для длинных поездок.

ПУТЕШЕСТВИЕ НА АВТОМОБИЛЕ.

Чтобы превратить автомобиль в эффективный мобильный офис, Джордж Фирипидус, президент компании Mobile Outfitter, предлагает рассматривать салон автомобиля как рабочий стол, а багажник — как место для хранения файлов и расходных материалов.

• Переднее сидение для пассажира — предметы, которые обычно лежат на рабочем столе и к которым нужно иметь быстрый, постоянный и свободный доступ (например, ноутбук, диктофон, календарь или органайзер, файлы клиентов).

• Бардачок — права на машину и вещи/документы для ее обслуживания (например, регистрационная карта, страховка, отчеты о техобслуживании, фотокамера и бланки отчетов о несчастных случаях, карманный фонарь).

• Отделение в двери — узкие, плоские предметы, которые нужно держать под рукой (например, карты, конверты, блокноты и ручки).

• Углубление между передним сидением водителя и пассажира — не слишком громоздкие, связанные с работой или личные вещи, которые должны быть под рукой (например, музыкальные и образовательные аудиокассеты, мобильный телефон, наушники или салфетки). Не кладите тяжелые вещи на заднее сидение, если они понадобятся вам, когда вы за рулем. Если вы начнете поворачиваться, чтобы найти их, то можете повредить спину или создать аварию.

• Заднее сидение — хрупкие или мнущиеся предметы, которые можно повредить в багажнике (например, презентационные материалы, одежда на вешалках).

• Багажник — вещи, которые не понадобятся вам, пока вы ведете машину (например, громоздкие папки, образцы и справочники, литература, рекламные материалы, одежда).

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО.

Как только доберетесь до гостиничного номера, уделите пятнадцать минут тому, чтобы распаковать и положить на свое место все, что привезли с собой. Таким образом, ваш гостиничный номер тоже будет в порядке. Вот как это сделать:

• Установите рабочие зоны в гостиничном номере. Вот некоторые предложения: зона одевания, зона гигиены, зона работы, зона расходных материалов, зона багажа, зона еды.

• Сделайте привычкой всегда класть ключ от комнаты в одно и то же отделение сумки или портфеля. Так вы всегда сможете его найти. Например, я обычно кладу ключ от номера в тот же карман сумочки, что и ключи от дома — туда, где их логично и естественно искать.

4. Разложить по местам

МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ПУТЕШЕСТВЕННИКОВ.

• Портфель с расширяемыми отделениями — прекрасная вещь, если вы ожидаете, что, когда приедете домой, у вас в портфеле будет больше бумаг, чем вы брали с собой.

• Портативный чехол для компакт-дисков и дискет — кожаный или пластиковый конверт для хранения и защиты информации в пути.

• Расширяемая папка — идеальна для организации документов в хронологическом порядке или по встречам в дороге.

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — легкая и компактная альтернатива большим органайзерам, которые могут быть непрактичными в дороге. Позволяют электронным способом управлять встречами, делами, хранить телефонные номера. PDA, подобные Palm Pilot Professional позволяют получать электронную почту. Однако чтобы использовать PDA, вам должно быть удобно пользоваться цифровыми устройствами.

• Заранее подготовленные конверты для счетов — простой способ учитывать расходы в пути. Это также поможет составить отчет по расходам, как только вы вернетесь домой (прекрасные конверты для этих целей выпускает компания Day Runners).

• Портативные ящики для папок — прекрасны для хранения файлов, образцов и книг в багажнике автомобиля. Чтобы ящики в багажнике не скользили, наклейте на их дно полосы с двухсторонним клейким покрытием.

• Автостол — превращает переднее сидение автомобиля в удобную рабочую поверхность для документов, ноутбука и расходных материалов (выпускаются компанией Newell).

• Органайзеры для багажников — остроумный способ хранить различные материалы в багажнике автомобиля. Особенно хороши для продавцов.

• Пластиковые файлы для документов — идеальны для того, чтобы документы, которые хранятся в портфеле, не рвались, не мялись и не пачкались; они очень прочные.

• Крепления для мобильного телефона — прекрасны для повышения безопасности, освобождают руки, когда вы за рулем.

• Навесные лампочки для ноутбука и защитный компьютерный экран — выборочно освещают клавиатуру в самолетах, чтобы вы не мешали другим пассажирам, которые спят рядом с вами.

• Кожаный рукав и складная сумка — прекрасное дополнение к портфелю. Их можно брать на встречи, чтобы не приходилось таскать с собой набитый портфель.

• Протектор для бампера — пластиковый лист, который крепится к бамперу автомобиля. Прекрасная идея для того чтобы не испачкаться, загружая и выгружая вещи из багажника.

• Индивидуальный рюкзак для ноутбука — равномерно распределяет вес, предотвращая напряжение в спине.

• Сумка для туалетных принадлежностей с множеством карманов — просто повесьте ее на крючок на двери ванной в гостиничном номере, и вам больше не потребуется все время распаковывать и класть обратно эти предметы. (Обратите внимание: на изделиях для профессиональных путешественников специализируется компания The Mobile Office Catalog.)

МАРКИРОВКА.

Прикрепите помеченные ярлыки с указанием содержимого сумок к застежкам-молниям или поместите записку на каждый карман чемодана, чтобы не забыть, что внутри.


5. Поддерживать порядок

Теперь, когда ваш мобильный офис прекрасно организован, пришло время научиться поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день. Как и в офисах другого типа, для уборки и подготовки к следующему дню важно отводить пятнадцать минут в конце каждого дня. В дороге это в два раза важнее, потому что, скорее всего, вам придется иметь дело с огромным количеством документов, телефонных сообщений, информационных запросов и электронных писем, накопленных в течение поездки. Поэтому для сортировки и «чистки» отводите каждый день тридцать минут.

• Постоянно. Проверяйте голосовую почту и по возможности отвечайте на сообщения в пути. Используйте электронную почту, чтобы не терять связи и продолжать работать над проектами даже в отъезде. Позаботьтесь о том, чтобы ваш ассистент сортировал всю вашу почту. В этом случае, когда вы вернетесь, ее количество будет не таким пугающим. Будьте реалистичны относительно своей потребности «во времени на адаптацию после поездки» и отведите как минимум один-два часа на то, чтобы собраться с мыслями. Но если вы много путешествуете, пусть ваш ассистент отправляет вам почту и документы. Так вы будете оставаться в курсе дел. Если в дороге вы обнаружили, что в списке вещей, которые собирались взять с собой, упустили что-либо нужное или включили в него что-либо лишнее, исправьте список сразу же. Не ждите, пока начнете собираться в следующую поездку. Тогда будет почти невозможно вспомнить, какие изменения вы хотели сделать. По возвращении домой немедленно разберите чемоданы, портфели и сумки. Пополните все расходные материалы, которые исчерпались за время путешествия. Это позволит вам продолжать работать не прерываясь, и уменьшит время на подготовку к следующей поездке.

• С регулярными интервалами. Возьмите беспорядок под жесткий контроль, каждый месяц делая уборку в портфеле и автомобиле (и в багажнике, и в салоне), выбрасывая всю устаревшую литературу, использованные расходные материалы, туалетные принадлежности и ненужные бумаги.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО.

Как оставаться организованным на собраниях.

Вы всегда возвращаетесь с собраний с тоннами заметок и идей, которые никогда не читаете и не используете? Собрания — магниты для накопления ненужных бумаг, если только вы с самого начала не определяете, с какой целью их посещаете. Помните о своих приоритетах и посещайте только те семинары и собрания, которые помогут достичь ваших целей, собираетесь ли вы там установить новые контакты, встретить людей с общими интересами или получить знания по определенным вопросам. Когда люди дают вам свои визитки, записывайте на их обороте заметки, которые потом помогут вам вспомнить этих людей (например, «высокий рыжий парень с заразительным смехом»).

Также записывайте действие, которое хотите предпринять в отношении этого человека (например, позвонить, отправить письмо с благодарностью, отослать литературу), и положите эти визитки в портфель, в специальное отделение. Используйте время в полете, чтобы на листе бумаги подытожить «горячие» идеи, которые вынесли с собрания или из семинара и которые предполагаете использовать, когда вернетесь. Сразу же по возвращении поместите их в файл «Золотые мысли» (см. Главу 7-ю).