BzBook.ru

Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО.

Соблюдайте четкие границы.

Если пространство используется с двойной целью, делить его на зоны особенно важно. Если границ нет, офис растянется во всех возможных направлениях и станет неудобным и неупорядоченным. Такие нечеткие границы создадут проблемы и для вас, и для членов вашей семьи. Ниже описаны некоторые способы создания границ между работой и домом:

• Ставьте экраны.

• Используйте книжный шкаф, картотечный шкаф или стол как разделитель пространства.

• Встройте офис в шкаф, который можно закрыть в конце рабочего дня.

• Установите четкие рабочие часы и сообщите о них членам семьи.

• Информируйте клиентов (и друзей) о том, когда вы доступны.

• Каждый день, приступая к работе, надевайте специальную одежду.

• Отведите для расходных материалов шкаф в другой комнате.

• Установите отдельную телефонную линию для звонков по работе.

Советы по перестановке мебели

• Положение стола. Разместите стол лицом к окну или к входной двери, в том месте, где вам удобнее всего и где вам нравится. Остальную мебель разместите вокруг этой зоны.

• Чтобы достичь максимальных возможностей хранения в минимальном пространстве, используйте мебель в форме И, L, J или треугольную. Поставьте рабочий стол, книжный шкаф, картотечный шкаф или компьютерный стол перпендикулярно к стене или даже пустите их «в свободное плавание» в помещении, превратив в разделители пространства. (Больше советов по этому поводу приведено в Главе 6-й.)

• Используйте книжные шкафы. В них можно хранить расходные материалы и даже папки. Кроме того, они могут служить разделителями помещения, если оно используется с двойной целью.

• Оставьте достаточно свободного пространства перед шкафами, чтобы можно было полностью открыть дверцы и добраться до содержимого.


Идеи для расширения пространства

• Чтобы увеличить рабочую поверхность, поместите монитор компьютера на движущуюся платформу, а системный блок — под стол.

• Храните расходные материалы в гардеробе или ближайшем шкафу за пределами рабочей зоны.

• Используйте пространство для хранения над столом, разместив там полки.

• Используйте вертикали, установив полки от пола до потолка. (Оставьте перед полками как минимум 60 см свободного пространства, чтобы проход оставался свободным.)

• Не ограничивайте себя, расставляя модули для хранения вдоль стен. Например, два книжных шкафа, поставленные «спиной к спине», создают дополнительное свободное место с обеих сторон и даже служат разделителями пространства: одна сторона для офисной библиотеки, другая — для домашней. Если в вашем домашнем офисе есть дверь, используйте ее обратную сторону, разместив на ней полки и/или крючки и настенные «карманы», чтобы получить дополнительное место для хранения.

• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.


Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:

Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени Глава 7.  ДОМАШНИЕ ОФИСЫ. Соблюдайте четкие границы

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК.

Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.

Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени Глава 7.  ДОМАШНИЕ ОФИСЫ. ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.

• Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)

• Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.

• Папки по темам. Это — папки для статей, вырезок, заметок и наблюдений, которые помогают оставаться в курсе последних тенденций в вашей профессиональной области и в которые можно включить статью, речь, предложение, — то, что вы хотите обсудить и использовать вместе с клиентами, коллегами или членами семьи.

• Папки «Для вдохновения». Типовые брошюры, переписка и разные маркетинговые документы и бланки, полученные от других компаний, — в общем, все, что вы собираете для стимуляции собственных творческих способностей и бизнес-идей.

• Счета. Мой друг Энтони, цветовод, разработал самый простой из известных мне методов контроля наличных издержек, которые ему возмещают клиенты. Заведите конверт для каждой недели года и в течение недели кладите в него все счета. В конце недели запишите категории и подсчитайте общую сумму расходов на внешней стороне конверта, затем запишите соотношение наличных к общей сумме издержек. Эта сумма будет служить суммой на издержки в течение следующей недели. Если собираетесь представлять на рассмотрение счета для компенсации, рассортируйте их в конвертах по проектам, поездкам или датам.

• Конспекты с семинаров и курсов. Их можно сохранить, если поместить в подходящую форму. Попробуйте всего лишь на одной странице подвести итог самых основных идей каждого курса, который посетили. Поместите эту страницу в папку с металлическими разъемными кольцами. Назовите ее, например, «Золотые мысли». Держите ее под рукой на полке или рядом с телефоном, чтобы ее было легко ежедневно просматривать.

• Финансовые документы. Рассортируйте оплаченные счета в прозрачные файлы по месяцу и месту в банковских ящиках по годам. (Храните их в течение шести лет по соображениям уплаты налогов.)

• Бизнес-идеи. Если ваш ум генерирует новые идеи быстрее, чем вы успеваете их реализовывать, создайте раздел «Новые бизнес-идеи». Отведите для каждой новой идеи собственную папку и храните эти папки сгруппированными в большом навесном ящике с дном. Периодически добавляйте к этим идеям новые заметки и делайте обзор, чтобы понять, готовы ли вы приступить к их реализации.

• Сортируйте идеи для развлечений. Поместите обзоры ресторанов, хобби, спортивных и культурных событий в отдельный раздел своей системы хранения документов под названием «Стиль жизни» или «Городской каталог». Если вы часто путешествуете, заведите папку для каждого города, в котором постоянно бываете.

• Сортируйте файлы по зонам согласно их роли или функции. Ниже приведено несколько примеров файловых перечней. Они могут помочь вам стимулировать ваши собственные идеи.

ПИСАТЕЛЬ

Сюжеты:

— Текущие.

— Прошлые.

— Идеи для сюжетов.

Справочные материалы и источники.

Финансы:

— Счета.

— Оплаченные счета.

— Налоговые документы.

Консультант

Клиенты.

Маркетинг.

Финансы.

Административные вопросы.

2. «Чистка»

Эта стадия может быть очень сложной, особенно для предпринимателей, которые склонны сохранять все попадающее на их стол в надежде, что это может пригодиться для развития их дела. Но вещи, которые «могут пригодиться когда-нибудь», или потерявшие свою актуальность, становятся барьерами, блокируя доступ к важной информации, которая и приносит деньги. Пространство — это награда, так что держите его в чистоте.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ.

• То, что вы уже хорошо знаете. Статьи, которые подтверждают ваши знания в какой-то области и которые можно прочесть для уверенности, но в целом хранить не нужно. Сохраняйте только новую информацию, которая может вас чему-то научить.

• Устаревшие отчеты — если только вы постоянно к ним не обращаетесь и не имеете возможности получить более новые версии. Помните заклинание: «Хранить источник (в настольной телефонной записной книжке) — выбросить бумагу».

• Распечатки, которыми вы больше не пользуетесь. Храните только один или два листа каждого документа в архивном файле и выбросите остальные бумаги.

• Старые чеки, выписки из банковских счетов, отчеты — если только они не нужны для заполнения налоговой декларации. Обратитесь к своему бухгалтеру за рекомендациями по поводу хранения таких документов (обычно они хранятся в течение шести лет).

• Черновики творческих проектов. У некоторых писателей есть привычка обращаться к более ранним версиям проекта, над которым они работают, пока он не будет закончен, — а иногда даже и после этого. Будьте честны с самим собой. Храните более ранние версии проекта и черновики только в том случае, если действительно когда-либо вернетесь к ним снова. Если да, то подшейте их в хронологическом порядке позади окончательной версии проекта.

3. Найти всему свое место

Используйте глубокий ящик или даже самую верхнюю книжную полку, чтобы хранить объемные папки, справочники, литературу и почтовые конверты.

• Храните банковские документы в одном ящике, телефонные каталоги — в другом. В идеале заведите отдельный ящик для каждой категории файлов, даже если она не занимает весь ящик полностью. Это облегчит поиск и поможет вам оставаться сосредоточенным на одной теме.

• Храните предметы рядом, основываясь на собственных ассоциациях. Например, я храню файлы клиентов и файлы по маркетингу рядом в двух верхних ящиках моего картотечного шкафа, потому что это — взаимосвязанные ключи к моему бизнесу. Канцелярию, конверты и бумажные принадлежности лучше всего поместить рядом с принтером (если он у вас есть) или на столе в лотках.

• Если вы покупаете офисные расходные материалы оптом, храните их ежедневный запас в основной рабочей зоне, а избыток — в шкафу или в каком-то другом месте. Если вы часто работаете часами за столом без перерыва, подумайте о том, чтобы намеренно разместить некоторые предметы подальше от стола. Необходимость вставать, чтобы достать их, заставит мышцы двигаться, разгонит кровь и обеспечит полезное изменение ритма. Например, подумайте, как часто вы обращаетесь к своей библиотеке материалов исследований. Если нечасто, храните ее в другом месте помещения, далеко от рабочего стола, рядом с удобным креслом и столом. Некоторые мои знакомые намеренно ставят факс в другом конце комнаты только для того, чтобы время от времени вставать со стула.

• Поддерживайте пол в чистоте, чтобы не приходилось спотыкаться. Не загораживайте проходы. Держите компьютер и тяжелые предметы (резаки для бумаги, оборудование для рукоделия) вне досягаемости маленьких детей. Надежно прикрепите полки к стене. Один мой клиент потратил целый день на организацию книг и папок на настенных полках только ради того, чтобы проснуться среди ночи от ужасного грохота, когда полки обрушились, не выдержав веса. Следующие три дня ему пришлось потратить на то, чтобы убрать обломки.


4. Разложить по местам

Домашние офисы — идеальное место для того, чтобы полностью проявить свои творческие способности и темперамент при выборе приспособлений для хранения. Здесь нет никаких ограничений корпоративного окружения, и можно полностью использовать возможности цвета, текстуры и стиля, чтобы создать пространство, в котором вы будете проводить время с радостью.

МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ДОМАШНИХ ОФИСОВ.

• Настенная сетка в рамке из пластмассы, армированного стекла или дерева — прекрасно подходит для хранения расходных материалов и файлов; позволяет убрать их со стола, но все же держать в пределах досягаемости.

• Столик или тумбочка на колесиках — превосходное место для хранения черновиков или офисных принадлежностей; ее можно убрать с дороги или задвинуть под стол, когда она не нужна.

• Портативные файловые ящики — удобны для хранения файлов на полках. Позволяют расширить или освободить место в ящиках стола или тумбы. Организуйте документы по категориям, выделив для каждой отдельный промаркированный ящик (например, «Претензии по страхованию», «Оплата счетов», «Входящие счета»).

• Ящики для проектов или сортировщики литературы — хороши для хранения документов по проектам на рабочем столе. Документы остаются доступными и в то же время организованными.

Стойки для журналов — идеальны для аккуратного хранения на полках групп документов или периодических изданий.

• Проволочные корзины для входящих и исходящих бумаг — незаменимы для организации входящей и исходящей почты, а также записок и ежедневных сообщений.

• Настольные «гнезда» — идеально создают зону для хранения, расположенную выше рабочего стола, чтобы освободить рабочую поверхность и хранить письменные принадлежности в пределах досягаемости.

• Полки, обтянутые тканью, — отличное решение для создания привлекательного и элегантного места для хранения.

• Накопитель бумаг — прекрасная вещь для организации деловых бумаг и литературы на книжных полках или в шкафу.

• Настенный дисплей для литературы — превосходен для разделения рекламных статей и литературы. Облегчает сборку пакетов рекламных материалов и дает возможность вовремя замечать, когда они начинают заканчиваться.

• Оцинкованные ящики — хорошая вещь для хранения компакт-дисков и дискет.

Блок для проектов или сортировщик литературы. Прекрасная находка для творческих людей. На рабочем столе проекты остаются доступными и в тоже время организованными.


5. Поддерживать порядок

Хорошая работа! Вы создали домашний офис, отражающий вашу индивидуальность. Он удобен и будет помогать вам работать. Вот как поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день. В конце каждого рабочего дня отведите пятнадцать минут на то, чтобы положить на место каждую вещь. Когда вы войдете в свой офис на следующее утро, он будет аккуратным и готовым к работе. Убирать, «когда выдается свободная минута», — рецепт для того, чтобы вообще никогда этого не делать.

• С регулярными интервалами. Бизнес, который ведется из дома, постоянно растет и изменяется, особенно если вы частный предприниматель. Убедитесь, что офис соответствует текущим требованиям вашего бизнеса. Для этого достаточно каждый год тратить полдня на то, чтобы заново оценить обстановку в офисе (особенно систему организации документов) и обновить ее, чтобы отразить любые изменения в ваших целях и приоритетах. Добавляйте новые файлы, удаляйте устаревшие и очищайте файлы, относящиеся к путешествиям и домашним делам, если они стали слишком объемными.