BzBook.ru

Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО.

Вы испытываете чувство вины по поводу всех этих обращений благотворительных организаций, которым не всегда можете что-то пожертвовать, даже если хотели бы это сделать? Одна слушательница моего семинара разработала замечательный метод, помогающий справляться с этим неприятным чувством. Она собирала все обращения благотворительных организаций в папку под названием «Пожертвования за этот год». Затем один раз в год, в свой день рождения, она просматривала эту папку, выбирала три благотворительных организации и подписывала для них чеки. Это был ее подарок себе. Так она устраняла свое чувство вины.

3. Найти всему свое место

• Если вы собираетесь использовать картотечный шкаф, отведите для каждой группы документов отдельный ящик или секцию ящика. Поместите группу, которую используете чаще всего (например, «Финансовые документы»), в самом верху ящика, чтобы с ними было удобно работать.

• Там, где вы работаете с документами, недостаточно места для картотечного шкафа? Будьте мобильны и работайте с документами там, где вам нравится. Сделайте так, чтобы вам было легко убирать документы и полностью концентрироваться на выполнении одной задачи. Для этого храните домашние документы в наборе портативных коробок с папками на полке (см. раздел Мои любимые системы хранения). Отведите отдельный ящик для каждой категории бумаг.

• Чтобы отмечать содержимое и отслеживать состояние и поток документов и папок с файлами, используйте позиции табуляции. (Больше информации об использовании позиций табуляции как визуальных ключей можно найти в Главе 6-й.) Например:

Ящик для счетов

• Счета давности 1—45 месяцев (левая позиция табуляции).

• Счета давности 16–31 месяца.

• Счета за покупки, оплаченные кредиткой (центральная позиция табуляции).

• Банковские счета (по одному для каждого).

• Чеки (правая позиция табуляции).

— Электроприборы.

— Автомобиль.

— Одежда.

— Продукты питания.

— Арендная плата.

Ящик претензий по страхованию

• Бланки претензий (левая позиция табуляции).

• Счета для подтверждения.

• Представленные на рассмотрение, ожидающие решения, первичные обращения (центральная позиция табуляции).

• Претензии в процессе рассмотрения, относящиеся к врачу (правая позиция табуляции).

• Законченные претензии (в конечном счете, эта папка должна войти в налоговые отчеты).

Ящик планирования отпуска

• Рекламные буклеты (по авиакомпаниям) (левая позиция табуляции).

• Бланки путешествии.

• Идеи для поездок (центральная позиция табуляции).

• Экскурсии.

• Поездки на уик-энд.

• Экстремальные путешествия.

• Курорты.

Прошлые поездки (правая позиция табуляции)

— Франция.

— Калифорния.

• Если вы используете ячейку сейфа, ниже приведены документы, которые можно в нее положить. Кроме специально отмеченных случаев, все документы должны быть оригиналами; храните их копии в домашнем информационном центре.

— Документы на усыновление.

— Доверенность или документы на владение автомобилем.

— Свидетельства о рождении.

— Документы о гражданстве.

— Копии завещаний (храните зарегистрированный в округе оригинал).

— Список счетов и номеров кредитных карточек.

— Свидетельства о смерти.

— Акты и ипотечные документы.

— Свидетельство о разводе.

— Информация об истории семьи и негативы важных фотографий.

— Опись и оценка имущества (в том числе, негативы фотографий и видеозаписи).

— Важные контракты.

— Инвестиционные сертификаты.

— Договора аренды.

— Список номеров банковских счетов.

— Список названий и номеров страховых полисов.

— Свидетельство о браке.

— Записи о военном учете.

— Паспорта.

— Патенты и авторские права.

— Информация по пенсионному плану.

— Акции и облигации.

— «Карта» жизненно важных документов (см. Советы посвященного).